Le linee guida per creare uno Studio Dentistico etico, competitivo e performante

Oppure continua a leggere.

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I Principi non sono in ordine ma diciamo che, è la loro presenza o meno nell’interezza all’interno dell’organizzazione del tuo Studio Dentistico o della tua filosofia di gestione dello Studio Dentistico, ad essere importante.

Quello che ti chiedo di fare, mentre leggi le mie parole, è di fare mente locale rispetto alle dinamiche che ci sono all’interno del tuo Studio. E con grande onestà intellettuale, perché di fatto stai facendo una sorta di check-up allo stato di salute del tuo Studio, sii molto onesto con Te stesso rispetto a quanto le cose che vedremo, sono presenti e fanno parte della tua organizzazione.

Perché certamente, la mancanza di congruenza rispetto a questi 14 Principi comporta, di più o di meno, dipende quanto sei disallineato e da quanto tempo tutto questo continua ad attecchire all’interno della tua realtà, una mancanza di Profitto.

Tutto ciò ti impedisce di avere uno Studio Dentistico competitivo anche nel lungo periodo.
E prima o poi, il tuo Studio Dentistico o andrà ceduto ai tuoi Figli e quindi è necessario passare loro una struttura sicura ed altamente performante, oppure deve essere venduto.

E ciò che accade, è che la mancanza di questi principi nell’organizzazione, fa sì che Tu passeresti ai tuoi Figli un’automobile tutt’altro che sicura. O che ti troveresti a dover vendere uno Studio che sul mercato varrebbe praticamente zero. E questo è un grandissimo peccato, perché la tua vera pensione dovrebbe venire dal “volo della fenice del tuo Studio”, che è appunto la vendita, se non hai Figli d’arte a cui cederlo.

Iniziamo quindi con il…

5° principio: La complessità è la più grande nemica della crescita

Più un’Attività è complessa, più questa complessità rema contro all’Attività, nel senso della sua capacità di generare dei Profitti.

La complessità che tante volte si ricerca a causa del pensiero “devo trovare dei compromessi organizzativi” oppure del “se faccio più cose ho più opportunità nella pratica”, crea tutta una serie di dinamiche da gestire che vanno a generare delle sfide organizzative interne. Sfide che assorbono quell’energia che invece dovrebbe essere utilizzata per combattere battaglie esterne nei confronti del Mercato.

“
La complessità genera tutta una serie di fronti di attenzione, di battaglia, di ricerca, di bisogno di risorse che vanno a sottrarre energie a tutto quello che invece serve per produrre i risultati di Profitto che stai cercando.
”

La complessità è una subdola maledetta causa di inefficienza perché all’interno dello Studio si può manifestare in tantissimi modi.
Tant’è che questo principio, a dirla tutta, non riguarda soltanto gli Studi Dentistici: è estremamente trasversale per qualsiasi tipologia di Attività.

Nello Studio Dentistico prende tre tipologie di forme principali che non sembrano forme di complessità ma che nella pratica, riducono estremamente l’efficienza dello Studio, al punto da costituirne uno dei più grandi ostacoli della crescita.

Le 3 forme di Complessità all’interno dello Studio Dentistico

La prima è una complessità nel Team, legata alla presenza di troppi part-time tra i Dipendenti o un elevato numero di Collaboratori perché ciascuno di questi mette a disposizione troppe poche ore.

Ad esempio, consideriamo la classica situazione nella quale la segreteria è presidiata non da una Persona che fa un full-time di 40 ore la settimana ma da tre Persone che si dividono questo numero di ore per coprire il ruolo di front office di cui c’è bisogno in segreteria.

Se da una parte, è lecito il fatto di dire: “Ne ho tre, così se Una si ammala, l’Altra può essere una valida sostituta”, il fattore da considerare è un altro.

Se il lavoro di un full-time viene suddiviso su 3, alla fine della fiera, le 3 Persone diventano più inefficienti di Una sola perché Chi fa un lavoro di quel tipo 8 ore al giorno, acquisisce tutta una serie di automatismi. E c’è molta più facilità di controllo nella regolarità dell’esecuzione delle procedure.

Perché se una mansione viene assolta da tre Persone, fai sempre fatica a capire Chi è performante e Chi no. Per cui: se le cose non funzionano, di Chi è la responsabilità?

E a ciò, si aggiunge il fatto che 3 Persone statisticamente generano 3 volte la tipologia di necessità di attenzione o di problematiche relazionali, che possono saltare fuori. Per non contare il mix di “vita personale e vita lavorativa”, che si accavallano e vanno a creare i disagi interni alle dinamiche di Team.

Ora, se è vero che quando c’è solo una Persona che sa fare qualcosa, averne delle Altre ci permette di avere un salvagente, è altrettanto vero però che c’è una scelta più intelligente per risolvere nella stessa maniera la questione.

Ne parleremo all’interno di un altro Principio.

Lo stesso discorso lo possiamo fare se andiamo a pensare ad esempio alla prestazione di Igiene.
Immagina di avere una poltrona d’igiene, che lavora 8 ore al giorno per cinque giorni alla settimana.

All’apparenza va benissimo se c’è il corretto rapporto tra poltrone di igiene e altre poltrone cliniche.
Ma se questa poltrona lavora otto ore al giorno perché ci sono 5 Igienisti diversi per coprire questo numero di ore, ecco che quella è complessità.

Uno degli elementi della filosofia del Sistema Operativo Profit Monday è rendere così interessante lo Studio affinché i Collaboratori siano motivati a dare sempre più ore.

E per certe tipologie di collaborazioni, avere addirittura una sorta di Collaboratore esclusivista che collabora solo all’interno del tuo Studio Dentistico.
Perché questa è la massima semplificazione dell’organizzazione del Team clinico in quanto proprio è tutto più semplice.

Molto spesso questa questione, si collega con un’altra forma di complessità, della quale tante volte i Titolari non sono consapevoli ma ne diventano assolutamente vittima.

Ed è la complessità che deriva da una grandissima varianza di procedure operative, causate da diverse modalità dei diversi Operatori. Con la conseguenza di trovarsi ad avere tante Persone che lavorano in modo diverso all’interno dello Studio.

Qui c’è un errore di fondo molto grande che risolveremo all’interno di un’altra puntata perché parleremo in quel caso, in quel momento di questo principio.

In questo momento, sappi che…

“
più Persone creano più variabili, più variabili creano una maggior complessità da gestire e questa maggior complessità ti apre più facilmente e probabilisticamente dei fronti interni da dover gestire.
”

E ciò perché, si generano più casistiche di necessità di attenzioni, di tensioni e di disallineamenti.
Il concetto di fondo, è che non devono esserci tanti modi con cui fare le cose.

Tu devi avere un modo, una procedura, un protocollo per fare quello che ti serve ed è quel protocollo, quella procedura che ti permette di farlo in un modo migliore.

C’è poi una terza tipologia di complessità che riguarda l’offerta dello Studio.

Seguimi in questo esempio che ti faccio un esempio che chiarisce la questione: è un estremo ma permette di capire la tematica con discreta facilità.
La grandissima voglia di crescere, tante volte fa dire ai Titolari:

“Ok ho dello spazio, se apro un poliambulatorio, ho i miei Pazienti che arrivano per l’odontoiatria ma poi agli stessi Pazienti posso offrire la collaborazione con i Professionisti di altre discipline mediche. E poi posso usare i Professionisti di quelle discipline mediche, per attirare delle Persone che poi inserisco nei servizi odontoiatrici e così via…”

Vedi, sulla carta tutto questo è meraviglioso.
É meraviglioso perché di fatto, sembra poter generare delle dinamiche di cross selling o di avere più punti di attrazione da parte di un target più ampio che possono fare sembrare che tutto funzionerà meglio.

Nella pratica però, 9 volte su 10, questi Studi organizzati sotto forma di poliambulatori sono altamente inefficienti nell’ottica di generare Profitto.
Generano del fatturato e fanno girare tantissimi soldi ma il Profitto è basso.

Tutto questo genera un sacco di caos organizzativo, crea più fronti sui quali combattere, più Persone da dover gestire e più procedure da dover gestire.

Basti pensare ad esempio, all’impatto che si genera sulla Segreteria che deve gestire il fatto che magari quella prestazione medica non odontoiatrica, ha bisogno di accortezze particolari come l’assoggettamento ad IVA.

Un’offerta molto più focalizzata e molto più centrata, semplifica di parecchio le cose.

Lo stesso problema si presenta, quando uno Studio vuole usare tante prestazioni diverse come elemento d’attrazione di nuovi pazienti, vuole rivolgersi a tanti target diversi per attirare nuovi pazienti.

Il tuo compito nello Studio è assolutamente, quello di ridurre tutto ciò che ti complica la vita.

È il caso, ad esempio anche del sostituire tutta la carta, smaterializzandola, in formato digitale.

Tu semplifica.

Ti invito ad andare (o tornare se lo hai già fatto!) ad approfondire la puntata numero 49 “Le 15 abitudini mentali per uno Studio di Successo” perché parlo in generale della migliore attitudine, del miglior atteggiamento per il titolare per combattere la complessità.

6° principio: La crescita non è guidata dalle tasse da pagare

La crescita di cui stiamo parlando, deve essere sostenuta dalla giusta forma fiscale.
In merito a ciò, potremmo aprire una disquisizione veramente molto lunga ma il punto, qui, è molto semplice.

Vedo tantissimi Studi Dentistici, che non avendo la più pallida idea di come fare un corretto controllo di gestione, delle previsioni e raggiungere solidità sul conto corrente, di fatto applicano una “strategia” molto semplice: per sapere quanto lavorare in un anno chiedono al Commercialista.

Commercialista che, a un certo punto gli dice:

“Non fare più nulla. Non incassare più perché sennò paghi troppe tasse.”

Oppure:

“Compra questo, compra quest’altro… perché sennò paghi troppe tasse”.

“
La crescita dello Studio non è guidata dalle tasse da pagare ed è pura follia smettere di produrre quando potresti farlo semplicemente per pagare meno tasse.
”

L’approccio corretto invece, consiste nel costruire attorno alla tua realtà il corretto impianto fiscale per andare a ridurre il quantitativo di tasse da pagare.

Il punto è, che per ogni volume d’affari e per ogni situazione personale del Titolare dello Studio Dentistico può esistere un diverso e specifico (quindi costruito ad hoc) impianto fiscale macroscopico, che permette alla Persona di continuare a crescere continuare ad aumentare Profitto e ridurre la pressione fiscale.

Solitamente l’approccio del “smetti di lavorare perché altrimenti paghi troppe tasse”, è quello che viene più comunemente consigliato.
E – ahimè – è un approccio superficiale, che non fa altro, che causare grossi danni ad uno Studio Dentistico. E ciò perché, quando c’è una crescita (o comunque un volano che sta andando ad una determinata velocità) non bisogna mai fermare l’andamento, per le implicazioni fiscali.

Questo succede perché manca la corretta impostazione fiscale dell’intero Studio e dell’intera posizione personale.

È giunto quindi il momento di sfatare due grossissimi miti molto comuni all’interno del tuo Settore, che sono…

I falsi miti sull’impostazione fiscale: SRL e STP

Mito numero uno: l’SRL / l’STP sono la panacea di tutti i mali e Tutti devono fare un SRL e un STP.

La realtà, invece è: No.

Fino ad un certo punto di crescita e di fatturato, non è necessario. Pertanto, questa scelta dipende dal punto nel quale ti trovi.

Da un certo punto in avanti, invece, diventa un vantaggio competitivo rispetto a un singolo Titolare di partita IVA.

É corretto dire, che non è la panacea di tutti i mali. E non è una soluzione adatta a Tutti in ogni momento.

In determinati momenti può diventare fondamentale ma non lo è sempre.

Ottimizzazione Fiscale: Ragione Sociale sì…ma non solo!

Quando si parla di ottimizzazione fiscale, c’è un altro molto importante falso mito, legato al fatto che l’unico aspetto che viene preso in considerazione – anche dai Commercialisti – è la ragione sociale da dare allo Studio. Semplice partita IVA? SRL? STP?

Tutto questo, senza fare un’analisi più ampia di tutta la posizione di quella Persona.

Approccio che invece, applichiamo all’interno del Sistema Operativo Profit Monday, facendoci supportare dalla miglior squadra di Commercialisti in assoluto che esiste in Italia specializzata sul dentale.
Vedi, pensare solo alla forma fiscale dello Studio Dentistico è un errore, perché è una visione parziale.

“
Molto spesso, la corretta forma dello Studio Dentistico è l’oggetto dell’analisi,
è  invece il punto di partenza della corretta impostazione fiscale
per poter ridurre e ottimizzare legalmente il carico fiscale.
”

Il recente passato infatti, ha presentato mille esempi di “soluzioni magiche” che però, quando ci sono stati dei controlli, hanno fatto molto male da un punto di vista di sanzioni, a Chi aveva adottato questi sistemi, un passo oltre la correttezza nell’interpretazione delle leggi.

Ecco quindi perché, il ragionamento per poter costruire un impianto fiscale che permetta di ottimizzare il quantitativo di tasse da pagare in maniera assolutamente legale, deve esser fatto partendo dalla Persona (o dalle Persone se sono più Soci) e non dallo Studio.

E per farlo, ti servono le giuste procedure, le giuste alternative da valutare e un bravo Commercialista.

Perciò, fermo restando che in alcuni casi è corretto adottare la forma societaria, ci sono tantissimi casi nei quali invece non lo è.

Ricordati quindi che il tuo focus principale non deve essere il pensiero “penso a quanto crescere in funzione delle tasse che devo pagare” ma “penso a crescere il più possibile o quanto mi serve partendo da quanto voglio guadagnare quest’anno e poi faccio sì che il mio impianto fiscale – al servizio del profitto – sia capace di ridurre il più possibile e in maniera legale la pressione fiscale”.

All’interno del podcast abbiamo trattato questo argomento in alcune puntate che ti consiglio di andare ad approfondire se già non lo hai fatto:

– puntata 22 e nella puntata 23, una puntata doppia per trattare un tema “di fantasia” cioè “Tutta la verità sul nero” in cui abbiamo parlato approfonditamente di quelle che potrebbero essere le conseguenze di un Dentista immaginario, che volesse approcciare questa strategia di fantasia.

– puntata 67 “Cavalcare il rischio come essere un Dentista audace” in cui trovi degli importanti collegamenti.

È arrivato quindi il momento di passare al…

7° principio: La liquidità è fondamentale…Cash is the king

Partiamo da dove si deve partire.

C’è un elemento che viene spinto tantissimo, è giusto sottolinearlo e partire da lì.

Molti Consulenti, Formatori e Dentisti spiegano i loro sistemi per fare funzionare lo Studio, concentrandosi su quanto fattura lo Studio.

Ecco: la verità è che il fatturato è il dato meno significativo per descrivere quanto è sano e performante il tuo Studio Dentistico.

Vediamolo con un esempio, per comprendere correttamente dove dobbiamo andare a focalizzare le attenzioni.

Se potessi scegliere, preferiresti avere:

– uno Studio Dentistico che fattura 1 milione di euro che fa 100.000€ di utile;

– oppure uno Studio che fattura 300.000/400.000 € e fa 100.000 € di utile?

Qual è la risposta migliore?
Sicuramente il secondo. Perché?

Perché nella prima Struttura, ci sono 900.000€ di costi, che misurano, di fatto, il rischio imprenditoriale (sempre che non ci siano degli investimenti a lungo termine) che grava sulla testa del Titolare.

La seconda Struttura, invece, a parità di utile, pone sulla testa del Titolare un rischio di 200-300.000€, cioè tre volte meno.

Ed è molto più saggio ed intelligente avere un rischio più basso.

Il fatturato in sé è puramente una metrica di vanità.

Fatturare 800.000€, un milione, due milioni…è un dato che in maniera molto semplice, dimostra quanti Pazienti fa circolare quello Studio. Ma non dimostra con altrettanta efficienza, la capacità di quello Studio di generare ricchezza per il Titolare che lo possiede.

È molto più importante il profitto rispetto al fatturato.

Ma il Profitto è un valore puramente economico: è quell’utile che lo Studio genera e che il Commercialista misura.

Tuttavia, la domanda che ti faccio è:
“Sul conto corrente, ci sono ad esempio quei 50.000 € per pagare le tasse legate a quei 100.000€ di Profitto?”

La risposta è “No”?
Ecco: è qui che casca l’asino.

“
É vero che il Profitto è la reale metrica dello Studio che misura la sua efficienza organizzativa ma il Profitto è denaro puramente astratto che diventa denaro reale, quando all’interno dello Studio c’è un Sistema che permette di trasformare questo Profitto in liquidità sul conto corrente.
”

Un principio fondamentale del successo dello Studio, è avere all’interno della propria Organizzazione, un cash flow positivo.

Il cash flow, altro non è che la differenza tra le entrate e le uscite.

Per la maggior parte del tempo dell’anno fiscale (e nel lungo periodo a meno che non ci siano momenti nei quali stai facendo grossi investimenti, ampliamenti, ristrutturazioni…), il tuo Studio deve avere un cash flow positivo.

Avere un cash flow positivo, è un parametro fondamentale perché il denaro è che il sangue che circola all’interno dell’organismo del tuo Studio.
E non importa quanto sia sano: se smette di circolare il sangue o se c’è un’emorragia, quell’organismo muore, anche se è l’organismo vivente più sano del mondo.

Il cash flow è positivo quando il livello delle entrate è superiore al livello delle uscite.

Le 4 cause organizzative del cash-flow negativo

In merito a ciò, ci sono diverse cause organizzative che portano ad una situazione di cash-flow negativo.

La prima è un valore di produzione troppo basso e non capace di allontanarsi dal break even point, questa è collegata al principio numero 3 che abbiamo citato nella scorsa puntata.

La seconda causa che uccide la liquidità dello Studio è un errato approccio alle spese.
Un approccio alle spese sbagliato, di fatto impatta sulla corretta strategia di gestione dei flussi di cassa all’interno dello Studio.
È il caso ad esempio di Chi, avendo disponibilità finanziarie (per non accendere un leasing o un noleggio operativo che costerebbe un pochettino di più) decide di fare un acquisto elevato ed impattante che, di fatto, va a “drenare sangue”. Col rischio di ridurre troppo la quantità di denaro in circolazione e far collassare il Sistema.

C’è poi una terza causa, molto più comune di quanto si pensi, collegata a un’errata strategia di prelievi dal conto corrente da parte del Titolare.
Tante volte, il Titolare non capisce che il saldo che vede sul conto corrente, non è “denaro suo” perché in parte è già destinato ad altri pagamenti: di fatture di Fornitori che devono ancora arrivare e soprattutto al pagamento delle tasse, perché parte di quel denaro, dovrà andare in tasse.

L’approccio sbagliato che invece in tanti hanno è del tipo:

“Ci sono 50.000€ sul conto corrente, posso permettermi tranquillamente di prenderne 30 o 40. Tanto ne rimangono 10 e con quelli si riesce a lavorare…”.

Di fatto, se prelievi di più di quello che potresti dal tuo conto corrente, metti in tensione finanziaria l’Attività, il cash flow diventa negativo e ti ritrovi in una situazione nella quale lo Studio non è più capace di generare profitto perché non ha le risorse per poterlo fare.

La quarta causa, che può essere una motivazione dell’essere troppo vicino al Punto di Pareggio, è un’errata strategia di incassi.

Tantissimi Studi sono profondamente inefficienti, quando si tratta di andare ad incassare i crediti non riscossi nei confronti dei Pazienti, che per una ragione o per un’altra sono sfuggiti.

Quello che accade, è che la strategia d’incassi attuata dagli Studi, fa incassare in tempi troppo lunghi.
Troppo lunghi rispetto a che cosa?
Troppo lunghi rispetto a quando ci sono le corrispondenti uscite o rispetto alle dinamiche di flussi di uscita dello Studio che magari sta ripagando degli investimenti che ha fatto e ha delle pesanti uscite che deve controbilanciare con dei flussi d’ingresso più alti.

Di conseguenza, è necessario adottare delle strategie d’incassi più intelligenti.

Questa è una tematica molto importante per il tuo Studio Dentistico.
Ed è uno dei primi ambiti sui quali ci focalizziamo con il Sistema Operativo Profit Monday per mettere lo Studio nelle condizioni di avere un cash flow fortemente positivo.

Tant’è che a distanza di 12 mesi dall’inizio del loro percorso con noi, i Titolari dichiarano di non avere mai visto una disponibilità finanziaria come quella che vedono: nonostante abbiano investito sulla metodologia.

Tutto questo, lo facciamo sistemando una volta per tutta la strategia degli incassi, affinché il Titolare diventi veramente consapevole di:

– qual è quella parte che può effettivamente essere prelevata dal conto corrente e quale no;
– come gestire correttamente le spese;
– come fare la pianificazione fiscale anche per il pagamento delle tasse;

oltre, ovviamente, ad aumentare la saturazione per allontanarsi dal break even point.

Anche in merito a questo tema, ti consiglio alcune puntate e quindi i relativi articoli che puoi trovare nei seguenti link, in cui approfondisco “l’argomento denaro” sia dal punto di vista mentale che operativo:

– la puntata 26 “I soldi sono lo sterco del diavolo”
– la puntata 41 “Lo stai facendo in modo sbagliato!”
– le puntate 43 e 44 “Parti con il piede giusto”
– la puntata 50 che ha come titolo “La segreteria è solo un optional costoso” che è collegata alla capacità di creare un cash flow positivo.

In conclusione

Rifletti su ciò che abbiamo trattato è presente correttamente all’interno della tua Organizzazione.

Ti aspetto nel prossimo episodio per proseguire con i 14 Principi dello Studio Etico e Performante.

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