Il monitoraggio dei dati: due strumenti fondamentali per il Controllo di Gestione nello Studio Dentistico

Oppure continua a leggere.

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L’analogia con…

…il Capitano di una nave…

Immagina di essere il Capitano di un veliero che sta navigando per conquistare nuove terre sconosciute. E di starlo facendo senza una bussola, senza una mappa e senza la consapevolezza di quanti viveri sono rimasti nella tua stiva (e di conseguenza di quanta autonomia hai per nutrire tutta quanta la tua ciurma).

Come credi che sia navigare in questa situazione?

Certamente diventa particolarmente complesso, se Tu da Capitano di quel veliero, vuoi fare arrivare la tua nave esattamente dove desideri Tu.

Perché è quello che interessa a Te. Anche perché, ormai è chiaro “a tutti i Capitani” che stanno navigando là fuori, che quando non ti organizzi per far arrivare la tua nave dove desideri il mondo attorno a Te la fa andare da qualche parte ma dove fa comodo al mondo esterno e non certamente dove fa comodo a Te.

Ho voluto iniziare con questa analogia, perché voglio cominciare a farti un a farti fare un parallelismo, che reputo fondamentale, e che ha proprio a che vedere con le informazioni a tua disposizione.

Introduco per questo un altro parallelismo perché, come spesso dico:

“
Se un Titolare di Studio Dentistico approcciasse la parte extra-clinica con la stessa mentalità, con lo stesso approccio, con la stessa forma mentis, con la quale approccia il mondo della clinica, lo Studio Dentistico di questo Titolare, andrebbe decisamente più veloce verso i risultati che cerca.
”

…e la diagnosi nella bocca di un Paziente

Il secondo parallelismo che voglio fare, riguarda il fatto che io sono sicuro che prima di qualsiasi intervento nella bocca di un Paziente, la prima cosa che fai è una radiografia (una tac se dovesse essere necessaria).

Perché lo fai?

Perché di fatto, vuoi assolutamente avere quante più informazioni sul Paziente.

Lo fai infatti raccogliendo dati con l’anamnesi e con le analisi strumentali per guardare che cosa c’è sotto la superficie di quello che appare con un semplice colpo d’occhio.

Lo fai perché sai che hai bisogno di dati e di informazioni per poter operare con precisione.

Prendere decisioni

Probabilmente mi hai già sentito dire quanto sia importante disporre delle giuste informazioni per poter prendere le giuste decisioni. E ciò perché, di fatto, il tuo mestiere in clinica e in extra-clinica, consiste quotidianamente, più volte al giorno, nell’assumerti la responsabilità di prendere delle decisioni.

Di conseguenza, la qualità delle informazioni a tua disposizione diventa un fattore cruciale, determinante, fondamentale per poter prendere delle decisioni di qualità.
Perché è solo attraverso informazioni, che puoi sapere ad esempio di quante Assistenti hai bisogno.

“Aspetta un attimo Andrea, in realtà io lo so! Perché ho quel Collaboratore o quell’altro Collaboratore che mi dicono che c’è bisogno di un’Assistente in più.”

E la domanda che ti faccio è: Tu ne sei sicuro?
Perché magari Loro ti dicono così ma la loro percezione potrebbe essere falsata dal fatto che prendono in considerazione i dati errati.

Come è possibile?

Semplicemente perché, magari, non disponendo di dati e non ragionando sui dati serve una Assistente in più perché c’è una cattiva organizzazione dell’agenda di cui non si è consapevoli. Perché manca la visione.

Oppure essere consapevole di quali sono i tuoi Operatori più performanti e Quelli che invece sono sotto la soglia di efficienza e quindi deve essergli restituito un feedback per farli operare in modo diverso.

O ancora essere consapevole dei tuoi margini oppure del perché sta succedendo quello che sta succedendo all’interno del tuo studio dentistico.

Ecco: la gestione di tutto questo, dipende dalla qualità dei dati a tua disposizione.

Arriviamo quindi al binomio di cui ti voglio parlare inerente al…

Binomio del Controllo di Gestione

Fare un’efficace attività di Controllo di Gestione, che è quella che serve a un Titolare per misurare l’efficienza della sua gestione extra-clinica in modo particolare e di conseguenza poter fare gli interventi correttivi, è un’attività fondamentale.

Ma per poterla fare con successo, servono appunto questi due elementi.

In caso contrario, diventa impossibile poter concretizzare un’efficace attività di controllo di gestione e si cade in errori sistematici quando si prendono decisioni che non sono appoggiate su dati solidi e affidabili.

Con la conseguenza che poi, il Titolare finisce con il fare cose fuorvianti o inefficaci.

E la verità, è che a volte, fare cose inefficaci è il danno minore.

Perché?

Perché inefficace vuol dire che quello che hai fatto non ha prodotto risultati. E quindi, nel peggiore dei casi, ti è costato solo del tempo o del denaro tempo, o tutti e due insieme.

Quando invece le azioni sono fuorvianti, oltre a farti usare tempo e denaro, ti portano anche fuori strada.
Ti portano in una direzione diversa. E quando te ne rendi conto, hai buttato via il tempo e il denaro e devi anche rifare tutta la strada per rimetterti in carreggiata.

Ecco quindi perché diventa fondamentale gestire questi due elementi per poter fare una pratica di attività di Controllo di Gestione efficace.

Arriviamo quindi alla scoperta di quali sono questi due elementi necessari e fondamentali, al punto che, molte volte, la mancanza di uno dei due impedisce di poter concretizzare veramente un’attività di controllo di gestione.

All’interno del podcast abbiamo già parlato più volte dell’approccio al Controllo di Gestione, pertanto se già non l’hai fatto, ti consiglio di andare ad approfondire questi articoli:

• Le 4 macro aree (+ 1) per presidiare e gestire correttamente lo Studio Dentistico
• L’approccio corretto per prendere le Decisioni Extra-Cliniche

Il software gestionale

Nel 2010, quando è iniziata l’avventura dell’Accademia per lo Sviluppo Imprenditoriale dello Studio Dentistico ed è nato quello che oggi è il Sistema Operativo Profit Monday, le statistiche mi mostravano dei numeri tanto diversi da oggi.

Ed io, 13 anni fa, ero veramente allibito nel vedere che circa il 50% dei Titolari di Studio che si rivolgevano a noi, gestiva lo Studio unicamente con la carta.

Oggi le statistiche sono completamente diverse.
Posso dirti che oggi, siamo arrivati a circa il 90% che gestisce invece lo Studio attraverso un software gestionale, rispetto al solo 50% di 13 anni fa.

E, a dirla tutta, per me è ancora allucinante vedere che c’è un 10% di Studi che viaggia solo con la carta. In parte a causa di scarsa conoscenza o di ostacolo nei confronti della tecnologia, in parte per gestire necessità più meramente operative.
Non mi interessa entrare nel motivo a fondamento perché non è l’obiettivo di questa puntata. Comunque sia, è una follia.

Perché…

“
se non hai un software gestionale non hai lo strumento principale per raccogliere le informazioni.
”

Se non hai le informazioni relative ai Pazienti e alle prestazioni, di fatto ti manca la base su cui costruire il secondo elemento fondamentale per il tuo controllo di gestione, che è una dashboard di controllo.

Fammi fare un po’ di considerazioni su questo argomento perché mi rendo conto che molto spesso, nella testa dei Titolari di Studio c’è un po’ di confusione a riguardo.

Molti usano il gestionale solo per poter gestire efficacemente l’operatività di tipo clinico e questo è un grandissimo peccato.
Perché in realtà, la mancanza di un uso corretto del gestionale, impedisce a queste Persone di caricare o di inserire dei dati, che invece potrebbero essere estremamente utili per poter fare dei ragionamenti ulteriori.

Il mondo dei gestionali è veramente ed estremamente variegato in Odontoiatria ed è – tra l’altro – un mondo fatto di tanti software che dal mio punto di vista offrono troppo poco al Titolare di Studio.

Considera, peraltro, che in tutta probabilità, la maggior parte dei software è nata perché tanti anni fa qualche Titolare di Studio “illuminato” si è rivolto probabilmente ad un Amico programmatore o a una Software house, chiedendo di sviluppare un software gestionale.

E probabilmente, scontrandosi sui costi che gli sono stati richiesti per realizzare questa soluzione, quello stesso Titolare ha ricevuto una proposta da parte di quella Software house o di quel Programmatore, di fargli pagare semplicemente una quota per quel software. Per poi commercializzarlo anche ad Altri, in modo da ammortizzare i costi di sviluppo e non farli pagare tutti a quel Titolare.

E qual è il risultato di un approccio di questo tipo?

La nascita di un gestionale orientato alle richieste di quello specifico Dentista.

Quello che accade poi, è che quella Software house, quando lo propone ad un altro Dentista, implementa le richieste anche di questo. Idem dicasi poi per il successivo e via di seguito.

Proseguendo in tal senso, la Software house si fa un pochettino di esperienza in materia. Ma se consideriamo che il gestionale classico dello Studio Dentistico è nato per quelle che erano le necessità di un tempo – cioè unicamente tematiche di tipo clinico – oggi la maggior parte dei Titolari si trova davanti a gestionali che vanno molto bene per la parte clinica ma sono estremamente carenti per tutto il resto.

Accade anche, ad onor del vero, che ci siano Titolari che si trovano davanti gestionali che sono a tutti gli effetti delle Formula 1 che però non utilizzano correttamente. E ciò perché nella loro testa c’è il pensiero:

“Perché mi chiedi questo dato? Ma no, questo dato non mi serve, non ce lo metto! Perché mi chiedi di fare questa cosa qua? Non mi serve a niente questo passaggio…”

In effetti certe informazioni non servono a niente da un punto di vista clinico. E quindi per Loro, non serve in generale.

Questo però fa sì, che quello stesso software gestionale, che potrebbe essere una Formula 1, venga utilizzato parzialmente.

“
Parziali informazioni all’interno del Gestionale, vogliono dire parziali informazioni per il Titolare e di conseguenza pessime decisioni organizzative.
”

E guarda caso, tutte le volte in cui incontro un Titolare di Studio Dentistico che inizia il percorso di implementazione del Sistema Operativo Profit Monday e ha un gestionale che non utilizza al meglio, quello Studio è quasi sempre affogato pesantemente all’interno della zona pericolo.

Perché c’è questa correlazione?

Perché quel Titolare, non avendo la visione del perché “accade quel che accade”, si trova nell’incapacità di diagnosticare le ragioni di determinate performance e di poter definire dei corretti “piani di cura” per la situazione dello Studio.
È esattamente come se dovessi fare una diagnosi di tipo clinico, senza poter disporre di radiografie, status, tac e così via.

E poi c’è Qualcun altro, che invece vive un altro problema legato al come estrarre le informazioni utili e necessarie.

Vedi, i software gestionali hanno la capacità di raccogliere le informazioni ma a Te non serve solo disporre delle informazioni.

Ad esempio, immagina di disporre di tutte le informazioni che riguardano i tuoi Pazienti, l’operatività, i tempi delle prestazioni, eccetera… tutto tracciato e raccolto dal tuo sistema gestionale.

Nel momento in cui vuoi sapere, ad esempio:

– quanti Pazienti hanno eseguito quella prestazione specifica in quel periodo;

– quanti uomini o quante donne sono Pazienti del tuo Studio Dentistico;

– quanti “mariti hai di cui non hai le mogli” e quante “mogli hai di cui non hai mariti”, perché non hai coperto completamente il nucleo familiare;

– qual è la reddittività di quell’Operatore;

se non hai la possibilità di fare domande strategiche al gestionale, l’unico modo che hai per avere queste informazioni, è andare sfogliare dato per dato nell’Anagrafica.

“
Il tuo gestionale deve essere in grado di raccogliere i dati che ti servono, di poterli organizzare e poterteli restituire aggregati.
”

I dati disgregati non servono a niente, il tuo software gestionale deve avere la possibilità di aggregarli.

Tanti Studi Dentistici, hanno software gestionali che sono veramente scarsi ad aggregare i dati.
Ad esempio, ti sanno dire perfettamente l’elenco di tutti i Pazienti che non hanno ancora pagato qualcosa ma sono totalmente incapaci di dirti, rispetto a un piano di pagamenti, quali Pazienti ti devono pagare oggi.

E di conseguenza, non avendo dati aggregati, non hai informazioni che sono di fatto utili.
Un dato disgregato non serve mai a niente.

Ecco perché il tuo software gestionale deve metterti nelle condizioni di fare delle domande ed ottenere delle risposte.

La maggior parte dei software gestionali sono altamente inefficienti su questo.
Te lo dico proprio con grandissima chiarezza.

In realtà, gli ultimi anni stanno portando ad una bella evoluzione. Ho visto nascere dei prodotti da questo punto di vista ben fatti. Ci sono state ad esempio delle Software house che ci hanno contattato proprio per chiederci delle indicazioni e una di Queste, ha fatto un lavoro speciale proprio a seguito delle indicazioni che abbiamo dato Loro.

Alla luce di ciò, io non so come Tu stia utilizzando il tuo software gestionale in questo momento.

Ti sto dando queste informazioni semplicemente per farti riflettere sul fatto che la gestione e la raccolta dei dati, sia della parte clinica che extra-clinica, deve passare principalmente dal tuo software gestionale.

Ti faccio un altro esempio.

Moltissimi software gestionali sono totalmente inefficaci, perché non sono stati strutturati per tracciare i Nuclei Familiari.

Un elemento che invece costituisce la base, se vuoi creare un network di Pazienti e sviluppare un passaparola.

Personalmente, se avessi uno Studio Dentistico, non userei mai un software gestionale che non è capace di fare questo.

Tante volte mi sento dire:

“Andrea, guarda io ho scelto quello perché mi piace graficamente…”

“Ho scelto quello perché gira su XYZ.”

Vogliamo sfatare entrambi i miti?

Allora, ormai la piattaforma su cui gira il gestionale, non è quasi più un tema perché è un limite che si sorpassa facilmente.
Per quanto riguarda l’appeal estetico, lo capisco. Anch’io se devo interfacciarmi con un software che è veramente poco piacevole da un punto di vista grafico, mi disgusto un po’.

Però la base dei dati e la capacità di interrogare il gestionale ed avere le risposte che ti servono è decisamente più importante.

Quindi sacrificherei certamente una bella grafica rispetto ad una buona operatività.

Considera che la maggior parte dei titolari che arriva da noi (quel 90% che ti ho detto che utilizza un gestionale, quando gli chiedo se ne sono soddisfatti, mi rispondono:

“Sì! Mi fa fare tutto quello che serve.”

Quando poi, in Studio iniziano a lavorare per implementare la metodologia del Sistema Operativo Profit Monday – che ovviamente ha tutta una parte di Controllo di Gestione – e si trovano di fronte alla necessità di estrapolare alcune informazioni, tantissimi di Loro mi dicono:

“Scusa, non è che mi puoi consigliare un software gestionale diverso da questo che uso?”

Arriviamo quindi al secondo elemento chiave del binomio del Controllo di Gestione e cioè…

La dashboard di controllo

In merito a questa, molti Titolari fanno un po’ di confusione ed infatti mi chiedono:

“Scusami Andre ma la dashboard di controllo, non è quello di cui mi stavi parlando del gestionale? Non è costituita da quei report, da quella possibilità di fare quelle query che mi permette di organizzare le informazioni?”

No.

“
La dashboard di controllo, è quell’elemento che permette a tutto il valore potenziale che c’è nelle informazioni contenute all’interno del software gestionale di potersi tramutare in qualitative decisioni organizzative.
”

Una dashboard di controllo è qualcosa di decisamente più sofisticato e quasi sempre è uno strumento che lavora accanto al gestionale.

Tant’è che ai Titolari di Studio, per non dover avviare attività importanti che richiedono lo sviluppo pluriennale di soluzioni informatiche complesse, forniamo una dashboard che può essere compilata molto facilmente, perché è sviluppata con un foglio di calcolo.  Ma è qualcosa che va molto oltre al gestionale.

Seguimi in questo passaggio…

Immaginati che all’interno del tuo gestionale ci siano le informazioni che ti servono e che vengono aggregate attraverso delle query in dei report. Se ci pensi però, tutti questi report aggregano le informazioni secondo una determinata logica, che è la logica con la quale è stata costruita quel report. Con il risultato che ti mettono davanti a tantissimi report, che però – di nuovo – sono informazioni di tipo disgregato.

Sono disgregate rispetto a che cosa?

La disgregazione è rispetto ad un elemento fondamentale di cui mi hai sentito parlare tantissime volte: la logica della Catena del Profitto.

Se ricordi, la Gestione dello Studio è la conseguenza di una serie di attività chiave concatenate tra di loro:

– il traffico di pazienti, quindi gli accessi di pazienti vecchi e nuovi;

– la capacità di presentare e far accettare i piani di cura;

– l’efficienza operativa;

– il mix delle prestazioni;

– l’efficienza dei singoli operatori;

– il corretto calcolo dei margini di prestazione e di conseguenza dei prezzi;

– la capacità di incassare correttamente

e così via.

Tutte queste informazioni – che potrebbero essere l’oggetto di un singolo report di un gestionale – in realtà, per darti una diagnosi precisa della situazione del tuo Studio Dentistico, hanno bisogno di essere aggregate e concatenate tra di loro.

Perché, ad esempio, un report sugli incassi potrebbe dirti che stai lavorando male sugli incassi.
E se Tu, in conseguenza a ciò, vai a potenziare gli incassi – certo qualcosa di buono lo fai – ma se il problema vero (cioè se l’anello debole della tua catena del profitto) è un altro sistema primario dello Studio, andare a rendere più forte un anello che non è quello debole, non fa aumentare più di tanto la quantità di Profitto che generi.
Ed anzi, ti potrebbe fare sprecare risorse ed energie.

Ecco quindi che entra in gioco la dashboard di controllo.

La dashboard di controllo deve essere semplicemente questo: l’estrema sintesi di quei parametri che ti permettono di capire che cosa sta succedendo, perché sta succedendo e cosa succederà se continui a lavorare come hai lavorato fino adesso.

Di fatto quindi, il software gestionale e la dashboard di controllo, potrebbero essere parte di un’unica soluzione informatica. Ma ad oggi sono tendenzialmente due elementi ben distinti.

Ed in merito a ciò in più occasioni mi sono sentito chiedere:

“Andrea ma perché non realizzi un software gestionale da zero?”

La risposta vera è:

“Perché vorrebbe dire creare un business completamente diverso.”

Non basta fare il software gestionale: quello è molto semplice, è solo ed esclusivamente una questione di denaro per la realizzazione.
Il fatto è che poi va venduto. E va venduto a un numero sufficiente di Studi Dentistici per poter ammortizzare l’investimento.
E poi, soprattutto, l’altro vero valore di un software gestionale, è la qualità del servizio d’assistenza e questo presuppone la creazione di un’altra struttura, un’altra Impresa e di un’altra Attività.

Al di là di ciò, la soluzione molto semplice (che poi i nostri Titolari trovano) è capire come utilizzare bene il loro software gestionale perché molti lo utilizzano solo parzialmente, con la conseguenza che hanno solo informazioni limitate sulle quali poter ragionare.

“
Disporre di una metodologia molto efficace che identifica quei parametri chiave per definire lo stato di salute dello Studio, aggregati secondo una logica molto semplice da leggere nella dashboard di controllo: è questo connubio che permette al Titolare di poter ottenere molto velocemente dei Risultati.
”

In conclusione

Voglio farti riflettere su queste cose perché devi ragionare esattamente come quando viaggi con la tua auto.

Hai un sistema di navigazione che ti porta dove vuoi. Che calcola la tua posizione attuale. Definisce la tua destinazione perché gliela inserisci. Calcola il percorso e ti dà feedback continui mentre stai viaggiando per farti capire se arrivi in tempo, se devi accelerare un po’, se sei in anticipo o, se esci dal percorso corretto, cosa devi fare di preciso per poterti rimettere in carreggiata.

E poi hai anche un cruscotto che ti dà una sintesi di come sta funzionando l’auto.
E questo sia a livello generale, che per tutti i vari elementi che sono tuoi alleati per viaggiare.
È il caso quindi dell’indicatore del carburante e delle varie spie che si accendono se qualcosa non va.

Ecco avere un buon software gestionale e una buona dashboard di controllo sono i due elementi fondamentali per poter far bene il controllo di gestione.

Non basta avere solo un ottimo gestionale?
Oppure pensare di dotarmi di una dashboard di controllo?

No…e no.

Perché una dashboard di controllo che non ha sotto una base dati, non ti permette di avere dati all’interno di quella dashboard di controllo.
E senza entrambe queste fonti di informazione, navighi veramente alla cieca.
O, peggio, navighi esclusivamente con le indicazioni che magari ti dà il Consulente del caso (che non so nemmeno come faccia a dartele). O del Commercialista, che in base ad un’analisi parziale dello stato di salute del tuo Studio, semplicemente guardando dati di tipo economico ti dice “Taglia questo, taglia quest’altro per generare più Profitto.”

Ma questa non è la soluzione.

Solo avendo un buon software gestionale – che ovviamente usi correttamente – combinato con un’efficace dashboard di controllo, sei nelle condizioni di avere un controllo totale sul tuo Studio.

E ti dico di più!

Quando i Titolari iniziano a fare efficacemente Controllo di Gestione, non ne vogliono fare più a meno.

Perché è come per il Pilota di un aereo di linea che sa pilotare, ma non vuole fare più a meno del pilota automatico perché è troppo comodo avere il pilota automatico che risolve la maggior parte delle questioni, mettendo nelle condizioni di prendere decisioni precise e focalizzate.

A questo punto…

Fai un check up al tuo software gestionale, se stai pensando che forse lo strumento che hai non è esattamente quello che dovresti avere per il tipo di Risultati che stai cercando.
E dotati di una buona dashboard.

Infine, se vuoi cercare – e trovare – la miglior dashboard disponibile, con grandissima trasparenza te lo dico perché è la più copiata, sappi che la trovi all’interno del Sistema Operativo Profit Monday.

Trovi tutti i dettagli  in questo link 

Da parte mia, Buon Controllo di Gestione e in bocca al lupo per la crescita del tuo Studio!

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