La gestione dello Studio Dentistico: perchè è giusto pagare le tasse
Ciao e Benvenuta o Benvenuto in questa nuova puntata di “Grassi Risultati in Odontoiatria”.
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Il tema di questa puntata, è come se mi fosse stato suggerito da un commento che mi è stato fatto su una sponsorizzata.
Un Titolare di Studio infatti, ha scritto una cosa che più o meno può essere sintetizzata in:
“Altro che aumentare il fatturato dello Studio Dentistico, qui si campa solo se si fa del nero!”.
Di fatto, questa è una puntata un po’ particolare proprio per il tema fuori dal comune che affrontiamo.
Parliamo infatti di una materia che non esiste e cioè l’evasione fiscale.
Affrontiamo quindi, in modo ovviamente puramente teorico, un concetto che non esiste.
Perché la scelta di questo argomento?
Perché se mai (non Tu ovviamente!) un tuo amico, dovesse farti delle domande in merito, puoi avere alcune risposte da dare e un punto di vista da condividere.
In questa puntata voglio condividere con Te 10 punti.
Dieci elementi che devono essere presi in considerazione nel caso in cui un Titolare di Studio “in un’altra vita”, prendesse in considerazione il fatto di incassare contanti dai Pazienti, in modo non regolare.
Il tema è decisamente caldo.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video, oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta! Qui sotto puoi ascoltare il podcastQui puoi guardare il video
Oppure continua a leggere.
Il disclaimer di questa puntata, ovviamente, è “Ogni riferimento a persone esistenti o fatti realmente accaduti è puramente casuale”.
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L’evasione fiscale in Italia
Il tema è certamente delicato e richiede anche considerazioni morali ed etiche. Iniziamo col fare una premessa tanto ovvia quanto doverosa. L’evasione fiscale è un illecito, prevede sanzioni amministrative e per determinate quantità, è un reato addirittura penale. So che è inutile sottolineare questi aspetti, però vorrei che fosse molto chiaro questo concetto. Anche perché, proseguendo nella lettura, ti renderai conto di qual è il mio punto di vista relativamente alla questione. A mio avviso c’è molta ipocrisia attorno al tema. Nel senso che nessuno ne parla come un qualcosa che fa parte della quotidianità. Poi però, si sa che le cose possono funzionare in una maniera diversa. E non mi sto riferendo squisitamente agli Studi Dentistici e ai Dentisti. Sto facendo un discorso assolutamente generale e generalizzato, perché certamente, a confronto con altri Paesi, l’Italia è definita il paese dei furbetti o addirittura dei ladri. Dipende chi parla di questa cosa, quando si affronta il tema dell’evasione fiscale ma è un fatto che siamo un popolo di “creativi nella materia”. Questa pratica è molto diffusa nei diversi settori e con maggior probabilità, quando i Clienti sono privati. Anche perché, molto spesso, sono proprio i Clienti a chiedere di effettuare i pagamenti in contanti per poter risparmiare sui propri costi. Cercando di fatto, con la loro richiesta, di evitare il pagamento dell’iva.Perché alcune Attività scelgono l’evasione fiscale
Possiamo individuare due principali motivazioni che portano Imprese, Aziende, Professionisti e Artigiani a ricorrere all’evasione fiscale.La prima motivazione dell’evasione fiscale: avere più denaro a fine anno
Ci sono Aziende, Professionisti e Artigiani che optano per l’evasione fiscale per poter godere in misura maggiore dei frutti del proprio lavoro. Lo fanno perché sono convinti, in tal modo, di poter avere più denaro in tasca. E ciò deriva dal fatto che il livello della pressione fiscale nel nostro Paese, dal mio punto di vista, è a dei livelli insensatamente alti. Alti rispetto a che cosa? Sicuramente alti rispetto ad altri Paesi. E per quanto mi riguarda, alti rispetto a ciò che abbiamo in cambio del quantitativo di tasse che paghiamo. Non è mio obiettivo comunque partire da questa considerazione per entrare in inutili discussioni o sterili polemiche. Anche perché non sarà certo grazie ai ragionamenti in questo articolo, che la situazione potrà cambiare. La certezza comunque è che il conto delle tasse è terribilmente salato. A cui si aggiunge quello che io definisco durante i corsi “il diabolico meccanismo degli acconti”. Un meccanismo che spinge le attività in modo assurdo a essere penalizzate se sono brave a crescere, almeno all’apparenza.La seconda motivazione dell’evasione fiscale: far quadrare i conti per sopravvivere
Ci sono però anche Entità, che optano per l’evasione fiscale perché senza “nero” le loro Attività e le loro vite non sopravviverebbero. In merito a questo aspetto voglio fare una considerazione molto importante. La prima categoria, opta per “il nero” per avere di più da quello che fa. Questa seconda categoria invece, opta per “il nero” per cercare di sopravvivere. Perché nel momento in cui c’è il conto delle tasse da pagare, guarda il saldo del conto corrente e vede che quel denaro non c’è. Ci sono dei motivi per cui accade. E non entrerò in questa puntata, nel merito della ragione per la quale sul conto corrente non c’è il denaro che serve per pagare le tasse. Nella realtà delle cose, comunque, è un dato che ci sono delle Imprese che non riescono a restare a galla nel mercato. Tantomeno Chi le ha create riuscirebbe a sopravvivere se, per fare tornare i conti del proprio bilancio familiare, non facesse incassi in nero.L’incapacità di produrre denaro
Chiunque si trovi in questa seconda situazione, deve essere consapevole che la sua Attività non è organizzata correttamente. E che i sistemi chiave, che compongono la catena del profitto di questa attività sono inadeguati. Tutto questo, è a prescindere dalla pressione fiscale che abbiamo nel nostro Paese. Nel momento in cui un’Attività non produce abbastanza denaro – e abbastanza utile – deve essere chiaro che questo non è il problema. Questa è la conseguenza del problema: quell’attività non è efficiente, indipendentemente dalla pressione fiscale. Quando viene avviata un’Impresa, a livello macroscopico, si conosce l’entità delle tasse che devono essere pagate e come fare a calcolarle. Nel momento in cui un’Attività non è in grado di generare la ricchezza che le serve per poter prosperare, a prescindere dalla pressione fiscale, qualcosa non funziona al suo interno. È chiaro che se la pressione fiscale fosse più bassa, ci sarebbe un disavanzo maggiore. Fatto sta che se non c’è la capacità di produrre profitto – e soprattutto denaro in cassa – c’è qualcosa che non funziona all’interno dell’Attività stessa. In un contesto di questo tipo, deve essere chiaro che l’evasione fiscale non è una soluzione, ma è soltanto un pericoloso anestetico. La soluzione del problema è da un’altra parte.Le conseguenze dell’evasione fiscale
L’obiettivo di questo articolo è sviscerare insieme a Te, il “dark side of the moon” dell’evasione fiscale. Tiro in ballo il capolavoro dei Pink Floyd per indicare il lato non visibile del nero. Vale a dire le conseguenze negative che ha per un’Impresa. I “benefici” sono ovvi, nel senso che si possiede più denaro. Il fatto è, che molto spesso, le implicazioni (non soltanto quelle legali) cioè le conseguenze di questa pratica, hanno un impatto in grado di uccidere lentamente una Attività. E quindi uno Studio Dentistico. È questo quello che voglio condividere con Te all’interno di questa puntata.L’approccio all’evasione fiscale
Normalmente si pensa che il pericolo dell’evasione fiscale sia la multa o la conseguenza penale che può derivarne. In realtà questa pratica, anche senza essere “scoperti”, può uccidere lentamente la tua impresa.Dentista Imprenditore e Dentista Professionista a confronto
Pertanto un Dentista che vuole avere l’approccio del Dentista Imprenditore e non ragionare semplicemente da Dentista Professionista, deve esserne pienamente consapevole per organizzare correttamente il proprio Studio. Il Dentista Professionista potrebbe pensare che i benefici del nero valgano il rischio, seguendo un pensiero del tipo:“Insomma alla fine della fiera il gioco vale la candela. Il rischio che ho di essere beccato vale quello che ogni anno, ogni mese ho, mettendomi in tasca del denaro in più”.Nota: Se non hai mai sentito parlare della differenza tra queste due tipologie di approccio, puoi leggere l’articolo dedicato. Clicca qui e vai all’articolo “Dentista Professionista e Dentista Imprenditore”
Non è possibile creare un’impresa capace di produrre profitto nel lungo periodo, facendo leva sull’evasione fiscale, proprio a causa di ciò che “il nero” si porta dietro.“ Il Dentista Imprenditore sa perfettamente che l’evasione non è una strategia su cui costruire un’impresa profittevole. “
Evasione Fiscale e Strategia di Gestione
Cosa accade a un’Impresa che inserisce l’evasione fiscale nella sua strategia di gestione?La perdita di dati
L’aspetto fondamentale da prendere in considerazione, è che l’evasione fiscale obbliga a perdere dati. Comporta una perdita di informazioni sui Clienti, sulle terapie, sulle attività chiave e su ciò che viene fatto. Questo avviene perché lo Studio in questione, ovviamente cerca di proteggersi in caso di controlli. Se, per essere “protetto in caso di controlli” non tengo traccia dei Pazienti che ho curato, dei Piani di Cura fatti e degli importi che ho incassato, mi mancano dati cruciali. La conseguenza è che la mancanza di questi numeri, rende esageratamente complesse (se non impossibili!) le fondamentali attività di Controllo di Gestione.L’impatto sul Controllo di Gestione
Se mi hai seguito in altre puntate di questo podcast, hai capito che il Titolare dello Studio deve avere il suo “cruscotto di controllo”. Un prospetto di facile consultazione che gli permette di capire cosa sta succedendo e perché sta accadendo. Solo e soltanto in questo modo può sapere dove intervenire e cosa succederà se continuerà a lavorare nella stessa maniera. La perdita dei dati, comporta il fatto che le informazioni che il cruscotto di Controllo di Gestione restituisce, siano errate. È come se una Persona, prima di fare gli esami del sangue, bevesse mezza bottiglia di sciroppo di glucosio. I parametri risulterebbero alterati e il Medico che deve valutare lo stato di salute di quel Paziente, reagirebbe in modo sbagliato per le informazioni distorte. Il fatto che gli incassi in nero obbligano a perdere dati, fa sì che il Titolare non abbia più informazioni di qualità. E di conseguenza non sia più in grado di prendere decisioni di qualità per la gestione del suo Studio. Questa perdita di dati, agli occhi di Chi approccia il tema in maniera superficiale, potrebbe sembrare qualcosa di poco conto o di poco importante. Per questo voglio condividere con Te, dieci implicazioni collegate alla perdita dei dati.Le 10 Conseguenze dell’evasione fiscale nei numeri dello Studio
La premessa a monte di tutto è che quello di cui parliamo non ha a che vedere con l’essere dei “bravi soldatini” che rispettano le regole. Ciò che affrontiamo riguarda il modo con cui organizzarsi per poter generare più profitto, avere più denaro, più sicurezza e più longevità. Procediamo quindi con ordine e tocchiamo i 10 punti. Questo ti consentirà di poter decidere in tutta tranquillità e intelligenza, la strategia corretta da adottare per poter avere più denaro in cassa e una attività, solida profittevole e longeva.Conseguenza n. 1: Alterazione dei KPI
Questo punto abbiamo già iniziato a sviscerarlo nel paragrafo precedente. Essere impossibilitati a leggere i dati di Controllo di Gestione, significa non poter capire cosa sta succedendo e perché sta avvenendo. Come nell’esempio di poc’anzi in merito al fare gli esami del sangue dopo aver bevuto del glucosio, alterare i parametri, significa nel caso di uno Studio alterare i KPI (Key Performance Indicators). I KPI sono gli indicatori numerici dei vari sistemi chiave che utilizziamo nel Sistema Operativo del Profit Monday, per permettere al Titolare di conoscere i valori cruciali dello Studio. Per un Titolare è fondamentale governare questi numeri per capire: – cosa sta succedendo; – cosa succederà; – perché sta accadendo; – e di conseguenza dove concentrarsi per intervenire. Se i KPI risultano sballati a causa della mancanza di alcuni numeri, di fatto non ci sono i dati necessari per analizzare e intervenire in modo corretto. Nel concreto significa non avere traccia dei pazienti serviti, della quantità del lavoro fatto e in alcuni casi, anche della quantità dei costi sostenuti. Tra l’altro, l’ammontare di questi numeri collegati alle prestazioni incassate in nero, non segue una logica matematica. Vale a dire che non c’è una proporzione relativamente né a quanto entra rispetto al totale, né a quanto esce rispetto al totale delle uscite. Così facendo, gli indicatori del cruscotto di controllo, saltano completamente perdendo l’attendibilità. Essendo sballati, dicono delle cose diverse dalla realtà. E suggeriscono di apportare misure correttive ad elementi che non sono veramente la fonte di un problema. Vediamolo con un esempio. Ipotizziamo di essere di fronte al problema che non si riesce a generare sufficiente profitto. E la mancanza di informazioni, porta a puntare il dito sul motivo “B”. Di fatto quindi viene spostata l’attenzione e la linea di intervento su “B”, quando invece il vero motivo è “A”. Da ciò ne deriva che le azioni che vengono messe in campo o sono inefficaci o sono dannose. Pertanto, se per risolvere una situazione, ti metti a lavorare su un aspetto che non è il problema: – o tutto il lavoro che fai non serve a niente; – oppure, ancor peggio, fai un danno perché vai a cambiare qualcosa che in realtà stava lavorando bene. Questo è il punto numero 1. Non in termini di importanza. Ma per la sequenza logica e anche un po’ per l’escalation di conseguenze che ci sono adottando questa strategia di gestione.Conseguenza n. 2: Incapacità di allocare Budget
La mancanza di informazioni determina sempre per il Titolare e per lo Studio in generale, l’incapacità di allocare i budget. Il budget necessario per:- la promozione dello Studio;
- gli investimenti;
- i compensi ai Collaboratori;
- il numero di Pazienti che sono necessari per raggiungere gli obiettivi di fine anno;
- il numero di prestazioni da erogare per raggiungere il punto di pareggio dello Studio.
Conseguenza n. 3: Incapacità di calcolare i Prezzi di listino
Nel momento in cui si hanno informazioni distorte, diventa infattibile calcolare un efficace listino per le prestazioni. Questo è l’effetto diretto dovuto proprio alla mancanza dei KPI che abbiamo visto poc’anzi. Se lo Studio non ha chiarezza su alcuni di questi parametri, fa fatica a definire i prezzi corretti. Ed inoltre, risulta impossibile calcolare le soglie massime ammissibili di sconti. Questo è un aspetto cruciale che trattiamo in maniera molto approfondita con i Titolari durante i corsi, vista l’importanza strategica che ha. Se non riesci a calcolare i tuoi listini, non hai chiarezza sul margine delle prestazioni. E se non conosci i margini, non hai chiarezza sugli sconti massimi che puoi fare, quando un Paziente su preventivo ti chiede uno sconto. Ma non è finita qua. La mancanza di consapevolezza sul proprio listino prezzi, impedisce anche di valutare la convenienza di aderire a particolari convenzioni che obbligano a prezzi rivisitati (al ribasso). O comunque, non permette di capire a quali condizioni, ti puoi permettere di fare determinate attività, associate alle convenzioni, ai terzi paganti e così via. Pertanto, se per incassare “in nero”, vengono fatti sparire dei dati per cercare di non essere scoperti, viene a mancare anche il controllo sull’elemento fondamentale per la generazione del profitto. Vale a dire la formulazione e la proposta di prezzi corretti che permettano di generare i margini giusti. I margini cioè necessari a far prosperare lo Studio. Tra l’altro, mancando consapevolezza sui listini, manca la capacità di formulare i prezzi correttamente, affinché siano giusti anche lato Paziente. Alla luce di ciò, la terza conseguenza sono le pesanti implicazioni sulla definizione dei prezzi e sul margine delle prestazioni.Conseguenza n. 4: Rallentamento nell’operatività
Il quarto punto – a cui non si pensa – è che si rallenta l’operatività interna dello Studio. La mancanza di dati o di informazioni, che non sono a disposizione nemmeno per il personale, rende complesse le attività di programmazione e pianificazione delle varie attività. Tutto ciò complica e rallenta la quotidianità. E tra l’altro, si generano costi operativi occulti che comunque riducono la capacità di produrre e di generare profitto. Non dimenticherò mai il caso di uno Studio Dentistico che abbiamo affiancato e l’analisi che fece un nostro Dental Business Coach. A valle dell’inserimento del Sistema Operativo Profit Monday dentro questo Studio, è emersa una cosa che mi ha fatto mettere le mani nei capelli. È stato evidente come, questa tipologia di pratica, faccia diventare cieco il Titolare di fronte ad alcune questioni, portandolo a fare scelte organizzative errate. Voglio parlartene. Era uno Studio di sei poltrone che si era rivolto a noi per una situazione di grande tensione tra i due Soci che ormai erano arrivati ai ferri corti. Erano in una situazione di contrasto perché non ce la facevano più: avevano la sensazione di lavorare come matti per poi, alla fine, portarsi a casa due noccioline. La loro richiesta fu:“Vediamo se fare funzionare questa cosa, altrimenti ci separiamo e ognuno va per la sua strada”.Lo Studio, tra l’altro, aveva una bassa saturazione delle poltrone e di conseguenza un basso profitto perché il fatturato era molto vicino al punto di pareggio. Il Coach quindi cominciando ad analizzare le cose, iniziò a vedere alcune dinamiche. Ad esempio come mai, c’era una bassa saturazione delle poltrone, un basso traffico di pazienti e una bassa fidelizzazione dell’anagrafica, pur avendo tre Persone in Segreteria. Sei poltrone e tre Persone è certamente un parametro di efficienza. Nonostante ciò, le cose in Segreteria non funzionavano. Approfondendo sempre più, si rese conto del contenuto (anomalo) del lavoro di una di quelle tre Persone. Al mattino guardava l’agenda, lasciava lo Studio e attraversava la strada per andare in un garage del palazzo di fronte. Il garage intestato a un parente di uno dei due Titolari e conteneva l’archivio delle cartelle. Cercava le cartelle delle persone che in quella giornata sarebbero state visitate, prendeva cartelle della mattina e le portava in Studio. A quel punto, all’arrivo dei vari Pazienti, portava la relativa cartella nel riunito. Al termine della visita, prendeva tutti gli appunti scritti a mano e li trascriveva per renderli leggibili, mettendoli poi all’interno delle cartelle. In pausa pranzo riportava le cartelle in garage e prendeva le cartelle del pomeriggio. Voglio darti un’ulteriore informazione di contesto, che non ha a che vedere con “il nero” ma con l’informatizzazione dello Studio. Questo lavoro (già di per sé folle), veniva reso ancora più complicato dal fatto che le cartelle erano in modalità cartacea. Pertanto, anche se erano archiviate in ordine alfabetico, c’era comunque il rischio che potessero essere riposte nella scatola sbagliata. Tutto questo veniva fatto perché i Titolari volendo comunque riuscire a “guadagnare qualcosa assumendosi un maggior rischio”, si erano organizzati per poter nascondere le cartelle e i relativi dati. Fatto sta, che quello Studio stava praticamente pagando un intero stipendio per spostare delle cartelle cartacee. E quello che era peggio, è che quella persona in Segreteria non aveva il tempo di fare quello che avrebbe dovuto fare. Pertanto le azioni sull’anagrafica e per stimolare il passaparola strutturato non venivano fatte. Né da Lei né dalle altre due Persone perché una era impegnata a rispondere al telefono e all’accoglienza, l’altra a fare l’amministrazione. In sintesi: quello Studio aveva la Segretaria impiegata a fare un’attività inutile, per poter fare del nero con meno rischio. Ma in realtà pagando un costo organizzativo esagerato. Non dimentichiamoci che comunque un dipendente lordo aziendale, tra stipendio, ferie, permessi, TFR, costa, minimo 30-35 mila euro all’anno. Quindi, punto numero 4: il rallentamento dell’operatività interna, la complessità del lavoro, la generazione di costi operativi occulti che comunque riducono la capacità di produrre e generare profitto.