Oppure continua a leggere.

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Un recap dei primi due Step della Metodologia

Il primo step della metodologia, era quello della preparazione della riunione di consuntivo.

Ti ho fornito un protocollo molto preciso: fai il check-up degli obiettivi personali, analizza il consolidato dei risultati dello studio e fai il reality check con i membri del tuo Team.
Tutto questo per raccogliere una percezione precisa e chiara relativamente a quello che è successo, perché è successo, le risorse che ci sono, i limiti del sistema organizzativo, sia dal tuo punto di vista che ampliando con il punto di vista del team.

Poi, c’è tutta l’attività di aggregazione e organizzazione di queste informazioni per preparare il documento per la riunione con tutto il Team, all’interno della quale viene condivisa la situazione del risultato dell’anno.

Abbiamo parlato poi, dello step 2, quello che ho chiamato lo step delle riunioni “Good to Great”: per passare dal buono all’ottimo, prendendo il concetto dalla metodologia di Jim Collins. Ti consiglio di leggere quel libro perché dà molti spunti interessanti.

In generale, ti ho parlato dell’importanza della riunione plenaria di condivisione dei risultati e ti ho dato la scaletta di questa riunione: il rompighiaccio per creare un clima favorevole, il programma, le regole del gioco con grande focus sulla tematica dell’accoglienza dei punti di vista, una veloce review di mission-vision e valori dello Studio, per poi passare ai risultati dell’anno (prima quelli quantitativi sullo stato dell’arte del profitto, del fatturato, degli obiettivi primari della matrice 3×3 dei KPI principali, per poi passare ai risultati qualitativi con l’aggregato dei feedback individuali). Lì, c’è stata una prima condivisione di qualche punto di vista rispetto a quello che è emerso con il resto del Team. Dopodiché, il lavoro sui “brutal facts”, nei quali ti ho consigliato di applicare la tecnica dei cinque perché, che ho spiegato in un paio di episodi prima di questa miniserie, per fare brainstorming e individuare alcune azioni per indirizzare questi “brutal facts”.

Poi, si arriva all’ultimo punto di questa scaletta della riunione “Good to Great”, che è quella della consegna degli eventuali premi di gruppo o personali.
Ti ho suggerito anche di valutare se organizzare un momento di festa, magari la cena dello Studio, nella quale consegnare questi premi. Questo conclude la struttura di questa riunione plenaria.

Poi abbiamo parlato delle riunioni individuali da fare a valle di questa riunione per dare alla Persona un feedback specifico rispetto alle sue performance.
Si inizia con il come è andato dal punto di vista della Persona rispetto agli obiettivi, alle aspettative, anche rispetto alle cose che ha scritto, la condivisione dei risultati e degli obiettivi con gli eventuali premi che erano stati assegnati a questa Persona.
Poi tocca a Te dire, cosa questa Persona ha fatto bene dal tuo punto di vista, cosa invece deve migliorare e, infine, chiudere con il focus sugli obiettivi del prossimo anno.

Questo per fare un velocissimo riassunto per arrivare allo step 3.

Lo step 3 altro non è che:

La riunione di kick-off del nuovo anno fiscale

Riunione strategica da farsi con tutto il Team per poter fare il miglior inizio possibile ed iniziare così con il famigerato piede giusto, visto che come si dice “Chi ben comincia è a metà dell’opera”.

Iniziamo quindi con una considerazione importante.
Nello scorso episodio, ti ho detto che la riunione “Good to Great” e la riunione di kick-off, te le contestualizzo come se fossero due riunioni separate, perché di fatto sono concettualmente due momenti che hanno finalità molto diverse.

Ma per una economia di tempo e di logistica, può anche essere che la riunione “Good to Great” preceda nella stessa giornata il momento della parte di kick-off.
Pertanto, io te lo sto contestualizzando come una riunione separata, però potrebbe essere che, non so, in due o tre ore della mattina, fai la riunione “Good to Great” e poi fate la riunione di kick-off. Oppure lo fai a cavallo di due giornate, in due momenti diversi.

Adesso che hai capito questa metodologia, alla fine del 2024 puoi fare, anticipando i tempi, prima di Natale, la riunione “Good to Great” e all’inizio del 2025 una riunione di kick-off, dopo che magari, ti sei preso il tempo durante le vacanze per progettare gli obiettivi dell’anno.

Questa premessa è importante per permetterti di contestualizzare e visualizzare sul calendario l’organizzazione logistica di queste riunioni.

Fatto sta che, una volta che hai fatto la riunione “Good to Great”, sono emersi i punti di vista, hai condiviso con il Team la situazione, e magari anche Tu, con la parte dei “brutal facts” e la sessione di brainstorming, hai ampliato la tua consapevolezza sulla situazione dello Studio e hai avuto anche tutta una serie di input che potrebbero essere molto utili, diventa il momento di progettare dove si vuole andare quest’anno e come ci si vuole andare.

La prima parte della riunione di kick-off: la preparazione

La fase di preparazione puoi farla da solo o con i membri chiave del Team.
Questa è una tematica che va scelta caso per caso in funzione, intanto, della maturità professionale delle Persone che eventualmente puoi coinvolgere.
Ovviamente, se siete più di un Socio, ci siete certamente tutti e due.

Ma se c’è qualche altro individuo chiave del Team, come un Dental Office Manager o uno pseudo tale, può essere molto intelligente coinvolgere in questa parte di progettazione queste Persone.
Perché, di fatto, è un modo per farli sentire ancora più coinvolti, responsabilizzarli e comunque avere anche una visione lato operativo sulla fattibilità di certe cose.

Tra l’altro, prima di fare questo lavoro, ti consiglio di fare la parte di goal setting, di definizione degli obiettivi tuoi personali.
Perché se ti ricordi, come ti ho detto nel primo episodio di questa miniserie, si parte sempre da Te.

Perché i tuoi obiettivi sullo Studio devono essere ecologici, contribuire a realizzare il tuo grande piano. Quindi, prima di fare questo lavoro, ti consiglio di identificare la tua stella polare personale e quella professionale.

Detto ciò, come si prepara il budget e poi di conseguenza come si prepara questa riunione?

La definizione dell’obiettivo di Ricavo e di profitto

Prima di tutto devi definire l’obiettivo di ricavi e di profitto che hai per il prossimo anno fiscale.

Lo ragioni in funzione di quanto desideri fare da un punto di vista di profitto e di conseguenza qual è il fatturato necessario per poterlo fare.
I numeri che hai ovviamente ti aiutano ad identificare questo, perché più o meno sai qual è la tua capacità marginale percentuale di generare profitto rispetto al fatturato che fai. E quindi, a un determinato aumento del profitto, c’è un altrettanto aumento di fatturato necessario.

La logica è sempre questa: si pensa partendo dalla fine e poi si ragiona a ritroso.

L’identificazione delle risorse necessarie

Lo step successivo, una volta che hai definito questi obiettivi di ricavo e di profitto, è identificare le risorse necessarie per poter capire cosa ti serve per produrre quello, ma soprattutto anche per fare una verifica di fattibilità dell’obiettivo che ti stai dando.

Adesso ti faccio un discorso semplice, perché mi rendo conto che se non hai numeri, se non hai un cruscotto e dei kpi che ti aiutano, questa è un’attività che ha bisogno un po’ di struttura. Si tratta di un aspetto che è una parte fondamentale del percorso di apprendimento del Sistema Operativo Profit Monday e sul quale ci passiamo del tempo con i Titolari di Studio per spiegarlo.

Però voglio darti un approccio che a grandi linee ti permette di capire la filosofia. Non è scienza missilistica e anche se fai una cosa un po’ tagliata grossolanamente, comunque ti dà un livello di consapevolezza mille volte superiore a quello che hai quando normalmente inizi un anno fiscale e nella tua testa abbozzi un’idea di risultato che vuoi ottenere.

Ciò premesso, in base al fatturato, l’obiettivo di ricavi che hai, e con la redditività oraria delle tue poltrone, il primo elemento da ragionare, è quanto tempo poltrona ti serve, quale deve essere l’obiettivo della saturazione delle poltrone, facendo certamente una media.

Di conseguenza, in base al numero di ore per le quali tutte le poltrone devono lavorare, diventa estremamente importante capire la struttura di Risorse Umane necessaria per poter erogare tutte quelle prestazioni che portano a quel fatturato. Perché, ovviamente, potrebbero servire più ore di ASO o più Persone, più ore di Collaboratori. E tutto questo, visto che va preparato e ci si deve organizzare, è estremamente fondamentale capirlo all’inizio.

Il primo passo quindi è quello di valutare la capacità produttiva dello Studio, cioè la capacità di erogare tutto quel fatturato: condizione necessaria e indispensabile per poter ottenere perlomeno la grande parte di quel risultato.
Poi, certamente, ci possono essere degli incassi anticipati. Ma l’efficienza produttiva e la giusta capacità produttiva ci deve essere.

Quantificare la necessità di Pazienti per aumentare il fatturato dello Studio

Il secondo ambito di identificazione delle risorse necessarie, riguarda il numero di Pazienti e qua, in base più o meno a qual è il valore medio dei tuoi Pazienti all’interno di un anno, è importante capire quanti pazienti in più ti servono per poter generare questo aumento di fatturato.

Poi, analizzando i parametri corretti, andare a definire quanti di questi devono essere Pazienti che hai già, che vai a sviluppare, o nuovi Pazienti che devi andare ad acquisire.

Perché tutto questo fissa degli obiettivi molto importanti che hanno a che vedere con tutta la dimensione del Marketing.

Definire i KPI primari

Una volta fatto questo lavoro, è fondamentale andare a definire tutti i kpi primari.

Ti ho già spiegato il concetto dei kpi primari all’interno delle puntate precedenti, quando abbiamo parlato della consuntivazione dei KPI primari, in modo tale da avere gli indicatori precisi che fanno parte del tuo budget.

Perché

“
il tuo budget non deve essere semplicemente obiettivo di ricavi e obiettivo di profitto, ma devi avere dei numeri che ti quantificano in modo preciso tutto l’ambito del traffico dei Pazienti, dell’accettazione dei piani di cura, della saturazione delle poltrone, dell’erogazione delle prestazioni, della marginalità, dei costi.
”

 

Quindi devi andare a definire quei parametri che devono quadrare tra di loro, affinché Tu possa centrare quell’obiettivo.

Ora, è necessario che ti faccia una precisazione molto importante.
Nel momento in cui gestisci un anno con quello che stiamo costruendo, che all’interno del Sistema Operativo Profit Monday è il piano strategico dell’anno, impari una cosa: quando vai a tirare una riga alla fine, nulla è avvenuto esattamente rispettando quei numeri che avevi battezzato.

Allora, qualcuno potrebbe dire:

“Scusami, ma perché devo fare un’attività che non serve a nulla? Perché, in realtà, non rispetto quelle cose?”

In realtà, il piano che viene abbozzato strategicamente all’inizio, serve per fare chiarezza e per partire in modo chiaro. Serve cioè per poter anticipare le necessità che poi ci saranno all’interno dell’anno.

Con tutto quanta l’approccio dei piani di 90 giorni – concetto di cui abbiamo già parlato più volte all’interno di questo podcast – di fatto, c’è la ritaratura e l’allineamento del piano in corso d’opera.

Ma fare questo lavoro all’inizio è cruciale per fare quella chiarezza e fare quel progetto che permette di guidare lungo la strada senza la nebbia che offusca la vista.

Quindi, battezzati gli obiettivi primari, si identificano gli obiettivi che devono essere raggiunti e la loro matrice 3×3, concetto che ti ho già spiegato nel primo episodio di questa serie.
In modo tale che ci sia la chiarezza di:

Ok, qual è l’obiettivo di ricavo? Qual è l’obiettivo di profitto? Quali sono i tre obiettivi principali che devo raggiungere per poter arrivare lì? Quali sono i tre sotto obiettivi di questi tre obiettivi principali che mi devo portare a casa per poter arrivare lì? Come devono essere i parametri dei miei KPI primari?

Questa di fatto, è la realizzazione del tuo budget.

La definizione degli obiettivi individuali delle Persone

Una volta che hai fatto questa cosa, devi fare un passaggio successivo e dire: bene, a questo punto quali sono gli obiettivi individuali che devo andare ad assegnare ai vari ruoli?

Chiaramente ogni ruolo che ha la responsabilità di un ambito o di una funzione particolare dello Studio Dentistico, deve contribuire al macro risultato. E quindi si deve portare a casa un pezzettino di risultato. Di conseguenza, qua inizia la parte di definizione degli obiettivi individuali.

Fatto questo, inizia la progettazione del primo piano di 90 giorni, seguendo la logica che invece di fare una maratona per correre tutto quanto l’anno fiscale, è più opportuno ragionare sotto forma di sprint. E i nostri sprint sono i vari piani di 90 giorni.

Come abbiamo già visto, è importante che Tu mostri attraverso uno slideshow o un documento cartaceo, un supporto che riassuma tutte queste informazioni.

La presentazione dei dati

Quando hai fatto questa parte di preparazione, inizia il momento della riunione di kick off.
Anche qua, punto numero uno della riunione, come abbiamo parlato, come ne abbiamo parlato nella riunione Good to Great, fai un momento di rompighiaccio iniziale per creare il clima favorevole e generare connessione umana.

Dai il programma della riunione in termini generali, dai sempre la scaletta quando inizi una riunione con il tuo Team.

E poi, se fai la riunione di kick off in un momento diverso da quello delle riunioni Good to Great, fai nuovamente una veloce review di mission, vision e valori dello Studio.
Te lo dicevo nello scorso episodio, ripetili, ripetili, ripetili, ripetili.
Un ottimo modo per farli entrare nella testa di tutto quanto il Team e ribadirli anche sempre a Te stesso, in modo tale che diventino veramente parte dell’anima della squadra.

Una volta fatto questo, dichiara semplicemente quali sono gli obiettivi del prossimo anno e ti consiglio di farlo in questo modo: parti nel dire cosa vuoi fare e perché. É estremamente importante che Tu condivida cosa vuoi fare e perché questa cosa è importante rispetto alla tua visione, in modo tale da dare sì l’obiettivo, ma anche contestualizzarlo con un corretto scopo.

Una volta che hai fatto questo, passa a condividere come lo vuoi fare.
Quindi:

Quali sono i tre obiettivi primari che ci dobbiamo assolutamente portare a casa?
E per poter portarci a casa questi tre obiettivi primari, quali sono le attività chiave, gli obiettivi chiave che dobbiamo concretizzare?

Quindi, dai i tre obiettivi chiave per ciascuno di questi, in modo tale che le persone abbiano chiarezza sulla questione.

Il passaggio successivo è lasciare spazio a domande e approfondimenti per raggiungere l’allineamento.

Tu hai bisogno che le Persone comprendano.
Se hanno delle obiezioni in testa perché ritengono alcuni degli obiettivi sfidanti, non allineati, non ne comprendono il motivo, è importante che la cosa la tirino fuori.
Tu hai bisogno di uscire da questa riunione con il Team che ha compreso e possibilmente totalmente allineato rispetto a questa cosa.

Fatto questo, e quindi risposto alle eventuali domande che ci sono, un altro passaggio estremamente importante è scendere di un gradino con lo zoom e condividere con tutto il Team come il contributo dei singoli ruoli è fondamentale per il risultato di fine anno.
Perciò, ad esempio, come è importante che il comparto di igiene ottenga determinati risultati, che il comparto clinico ottenga determinati risultati, che il team delle ASO, che la segreteria, eccetera.
In modo tale, che ci sia da parte di Ognuno comprensione delle aspettative e del valore che deve aggiungere all’interno dell’anno. E anche permettere a ciascuno di avere chiare le aspettative nei confronti degli altri Ruoli e di come questi possono e devono contribuire al risultato finale.

Fatta questa cosa, si passa alla condivisione del primo piano di 90 giorni e quindi le cose sulle quali ci si deve impegnare a testa bassa nei primi tre mesi dell’anno, sempre nella logica dei nostri sprint.

Le riunioni Individuali

Come abbiamo visto nella riunione Good to Great, puoi pianificare le riunioni individuali separatamente. Pertanto, se vuoi spaccare anche le riunioni individuali in due momenti, ecco, la parte della definizione degli obiettivi individuali deve stare qui, pertanto toglila dalla parte del Good to Great.

Io sinceramente, visto che il tempo è sempre molto tiranno, e comunque fermare le Persone vuol dire che non si occupano di qualcos’altro, ti consiglio di tenere le riunioni individuali tutte quante insieme.

E se fai così, puoi collocarle dopo la riunione di kick off. Anche perché, se Tu non hai fatto il lavoro di preparazione che ti ha permesso di definire dove vuoi andare, come ci vuoi andare e quindi di conseguenza quali devono essere tutti gli obiettivi dei vari ruoli, diventa difficile per Te avere chiaro gli obiettivi che devi assegnare ad ogni Persona. E poi non hai nemmeno la possibilità di definire il piano di incentivazione che, tra l’altro, devi assolutamente considerare tra i costi nel budget iniziale.

In conclusione

Ok, quindi per fare un veloce recap: la fase di preparazione da solo o con i Membri chiave del Team.
Ti consiglio prima di fare questo lavoro di identificare la tua stella polare personale professionale.

Poi definisci gli obiettivi partendo dal profitto, poi dal ricavo e poi vai a capire le risorse necessarie in termini di numero di Pazienti, di tempo poltrona, di risorse umane necessarie.

Scendi ancora e capisci gli obiettivi che sono fondamentali sui KPI primari.

Vai a valle, battezzi i tre obiettivi primari e i loro sotto obiettivi, quindi la tua matrice 3×3.

Battezzi gli obiettivi individuali per ogni ruolo, crei il primo piano di 90 giorni e produci il documento per la riunione di kick off.

Fai la tua riunione di kick off.
Inizi con un rompighiaccio per creare allineamento tra le anime delle Persone.

Poi dai il programma della riunione, veloce review di mission, vision e valori dello Studio, obiettivi dell’anno prossimo. Il cosa vuoi fare, il perché è importante rispetto alla visione di lungo periodo, come lo vuoi fare.

Il momento di domande e chiarimenti rispetto a quello che hai detto e poi la spiegazione di come il contributo dei singoli ruoli è fondamentale per il risultato di fine anno.

A questo punto, condivisione dei focus del primo trimestre.

Si chiude la riunione e Tutti a testa bassa e pedalare.

Fai questo lavoro che ti ho spiegato in questi tre episodi, magari riascoltateli o rileggiteli.
Questo è il momento giusto dell’anno, all’interno del quale concretizzare tutto ciò.

Nel momento in cui hai fatto questo lavoro, Tu personalmente e con il tuo team, hai contribuito a chiarirti le idee e ad avere una strategia più efficace. Hai coinvolto le tue Persone, le hai motivate, vi siete ricompattati, hai lavorato, hai fatto un’importantissima attività di Team building, e soprattutto hai definito un piano, che è quello che ti guida.

Magari non sarà esattamente quello che succederà. Magari ci saranno delle modifiche nell’anno.
Ma partire con un piano ragionato è un presupposto necessario per migliorare la quantità dei tuoi Risultati, la qualità dei tuoi Risultati e soprattutto portarteli a casa facendo un sacco meno di fatica.
Che anche questo è un pezzo fondamentale della filosofia del Sistema Operativo Profit Monday.

Da parte mia, buon inizio di anno fiscale!

Ti do appuntamento alla prossima puntata, Tu intanto organizza tutto questo lavoro!

In bocca al lupo, ciao.

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