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La Riunione “Good to Great”

Nello scorso episodio abbiamo analizzato lo step 1 di questa Metodologia: la preparazione della riunione che affrontiamo in questa puntata.

Specificatamente, se ti ricordi, le fasi erano:

• fare il check-up degli obiettivi personali;
• analizzare il consolidato dei Risultati dello Studio;
• fare il reality check con i Membri del Team;
• l’aggregazione dei risultati e delle informazioni raccordati mediante questionario;
• la preparazione del documento di presentazione della riunione.

Proprio di questo parliamo in questo episodio: della riunione “Good to Great”, prendendo il nome dal titolo del bestseller di Jim Collins, pubblicato agli inizi degli anni 2000.
Non ricordo l’anno esatto ma oggi trovi sicuramente l’edizione italiana.
Il macro concetto di quel libro è un elemento di questa riunione.

Di fatto la filosofia è: cosa c’è da fare per passare da good cioè da buono, a ottimo, a grandioso.

Partiamo da qua.

L’Importanza delle Riunioni con il Team

Allora, perché è necessario fare delle riunioni con il Team?

Parlo di riunioni perché in questa Metodologia ci sono due tipologie di riunioni che devi fare: una riunione plenaria e le riunioni individuali.

Le riunioni individuali le abbiamo trattate tante volte in questo podcast e nelle varie sezioni che trattano le risorse umane, quindi ti consiglio di andare a spulciare quelle puntate.

Visitando questi articoli:

• La Comunicazione aperta nello Studio Dentistico
• Come ottenere il meglio dalle tue Risorse Umane
• Leadership: 3 Soluzioni da un minuto per le Risorse Umane dello Studio Dentistico
• La Produttività Personale: interpretazioni e tecniche efficaci

troverai materiale utile ed educativo, che è la finalità principale di questo Podcast.

Le Riunioni Individuali con le Persone del Team

Le riunioni individuali servono per affrontare tematiche individuali con la Persona, collegate al suo ruolo e allo sviluppo delle performance del ruolo, agli obiettivi del ruolo, e così via.

Le riunioni plenarie ovviamente riguardano tutto lo Studio.
In questa fase dell’anno è importante organizzare, in forma più o meno formale, più lunga o più corta, una riunione plenaria coinvolgendo tutto il Team.

Poi mettiti in agenda i vari appuntamenti con le singole Persone.

Ma affrontiamo le tematiche per gradi, voglio essere lineare, altrimenti, buttandoti troppe informazioni contemporaneamente, rischio di farti confusione.

La Riunione Plenaria con il Team: Dipendenti e Collaboratori

La riunione plenaria ha come finalità quella di condividere con Tutto il Team cosa avete ottenuto e come lo avete ottenuto. E con “Tutto il Team” intendo certamente i Dipendenti ma anche i Collaboratori. È una riunione da programmare in anticipo ed è estremamente importante che ci siano anche i Collaboratori.

Molto spesso, all’interno degli Studi, il Collaboratore viene considerato come un’entità esterna e non viene gestito di conseguenza. Non è allineato alle modalità, agli obiettivi, alle procedure e diventa un elemento disfunzionale.

Non ci possono essere elementi disfunzionali all’interno di un Team in una realtà come quella di uno Studio Dentistico.
Per averli a bordo motivati e anche per tenerli fidelizzati e magari espandere la loro disponibilità, è importante considerare il Collaboratore esattamente come qualsiasi altro membro del Team.
E far sì che prenda parte a una riunione di questo tipo.
Per qualcuno che è stato lasciato molto distante, potrebbe non essere semplice averlo presente in una riunione ma devi lavorare anche per creare questa cultura.

Altrimenti, devi essere consapevole che un prezzo, in un modo o nell’altro, lo pagherai.

Struttura e Svolgimento della Riunione

La riunione plenaria di cui ti sto parlando, può essere organizzata in tre ore. C’è una parte di brainstorming molto utile che occupa un po’ più di tempo: potresti agganciarla all’altra riunione, allo step 3, facendola un po’ più lunga.

Pochi giorni prima di Natale, noi abbiamo fatto esattamente questo con l’Accademia per lo Sviluppo Imprenditoriale dello Studio Dentistico e tutto il team di Ekis, in realtà noi abbiamo organizzato la riunione in due giornate.

Trova la modalità organizzativa più efficace per Te.

Puoi condividere cosa è successo, perché è successo e soprattutto lavorare con il tuo Team per identificare cosa puoi fare per migliorare i risultati dell’anno prossimo. Dove vi dovete concentrare, indipendentemente dai contributi che hai già ricevuto nel questionario somministrato al gruppo nello step precedente.

Considera infatti che arrivano input diversi, una volta che le Persone hanno preso consapevolezza della realtà complessiva, perché i loro input erano collegati alla loro percezione della realtà, mentre qua stiamo espandendo tutto.

I 7 punti della Riunione “Good to Great”

Apertura con Rompighiaccio

Apri la riunione con dei rompighiaccio per creare un clima favorevole.
Può essere semplicemente il chiacchierare insieme, prendere un po’ di tempo per salutarsi, fare un giro di tavolo virtuale, raccontandovi aneddoti sulle cose più buffe capitate nell’anno.

È importante fare qualcosa per rompere il ghiaccio e creare connessione umana prima di iniziare la riunione. Quindi, il punto numero uno è il rompighiaccio per creare un clima favorevole.

Presentazione del Programma e Regole del Gioco

Spiega il programma, la struttura, le regole del gioco.
In modo particolare, metti focus e attenzione sull’accogliere le opinioni e i punti di vista di Chiunque.

Visto che chiedi e condividi opinioni e punti di vista, fai tutto questo senza giudizi di sorta ma semplicemente considerando tutti gli input di questa riunione.
Sono elementi che hanno l’obiettivo di far crescere il Team e di migliorare le cose: fai particolare focus su questo punto.

Revisione della Mission, Vision e Valori

Fai una veloce revisione della mission dello Studio, della vision e dei valori.
Se non l’hai ancora fatto, ti consiglio di andare ad ascoltare la puntata in cui parliamo del manifesto dello studio dentistico.
Spiego cosa sono mission, vision e valori e della loro importanza nella cultura della gestione delle Risorse Umane dello Studio e del loro impatto sulla capacità di motivare le Persone e allinearle allo Studio.

Puoi accedere direttamente da questo link Risorse Umane: palle al piede o acceleratori di risultati? (parte 1)

Fatta questa veloce review, vai subito al punto numero 4 nei risultati dell’anno.

Risultati Quantitativi e Qualitativi

Parti dai risultati quantitativi e quindi, dai lo stato dell’arte del risultato generale sugli obiettivi primari.

Per risultato in generale intendo: “abbiamo fatto questo fatturato…abbiamo fatto questo profitto…”.

E ti dicevo, non so quale sia la cultura che hai nella condivisione delle informazioni con il tuo Team.
Io sono per la cultura della trasparenza, che attenzione: la trasparenza non è condividere tutto.
É condividere soltanto quelle informazioni che sono rilevanti ed utili.
Dal mio punto di vista, per rendere le Persone parte della questione e anche perché comunque:

“
Se dai delle informazioni qualitative e quantitative sui risultati dell’Attività, alle Persone, le vedono.
Se non gliele dai, se le inventano.
”

Quindi, io sono per la trasparenza: dare il risultato generale in termini di quanto abbiamo fatturato e quale è stato il margine operativo lordo dello Studio, sono cose che nella mia filosofia fanno parte di questo stato dell’arte.

Non so quale sia la tua ma ti consiglio di creare una cultura di trasparenza su quelle informazioni che sono rilevanti ed utili. Utili nel senso che contribuiscono ad avere un impatto positivo sulle Risorse Umane, fare in modo che le Persone diventino un acceleratore dei Risultati.
E tante volte, essere consapevoli della situazione è un pezzo fondamentale per questo.

A questo punto, fai vedere i KPI primari.
Ad esempio: le prime viste che sono state fatte, la percentuale d’accettazione dei piani di cura, il valore medio dei piani di cura e così via.

Se non hai un cruscotto come quello del Sistema Operativo Profit Monday, fai vedere quei numeri che ritieni più significativi e che sono poi quelli che hai messo insieme facendo l’analisi e ragionamenti che hai fatto nello step precedente di questa Metodologia.

Poi, una volta condivisi i risultati quantitativi, condividi i risultati qualitativi facendo vedere l’aggregato dei feedback individuali – lato Studio – e poi fai un po’ di condivisione di qualche punto di vista.

Qui inizia a coinvolgere le Persone, tra l’altro nei risultati quantitativi, mi raccomando: energia ed entusiasmo.

Se avete raggiunto i vostri budget, quando condividi quelle cose, fallo con una bella energia.
E attenzione: se non avete ottenuto i risultati che cercavate, non creare un clima di mortorio e di mestizia. Non essere arrabbiato perché non hai ottenuto i risultati (a meno che non sia capitato un disastro ma non è che lo scopri qui).

L’atteggiamento in questa riunione è: non abbiamo ottenuto i risultati, non possiamo essere contenti di quello che non abbiamo ottenuto, possiamo imparare da quello che abbiamo fatto e possiamo imparare dalle cause che ci hanno impedito di ottenere il risultato.

Quindi, comunque, il mood e la modalità è estremamente costruttiva anche in caso di risultati non centrati.
Non è utile fare diverso e non è utile fare diverso in questa fase.

Nel fare la condivisione chiedi:

Cosa ne pensate? Che riflessioni fate guardando questo? Guardando quello che è stato scritto, indipendentemente da quello che avete scritto Voi? Date qualche significato a quello che avete scritto…

Non importa la qualità degli input che arrivano. O meglio, importa. Ma la vera ragione per cui ti dico di fare questa condivisione, questo sharing, è perché per le Persone è estremamente importante, quando lavorano in un team, sapere che hanno la possibilità di esprimere quello che pensano e che c’è qualcuno che ascolta.

Che non significa che poi, Chi ascolta fa quello che viene detto o che tutto quello che viene detto è corretto, ma è estremamente importante dare l’opportunità di poter esprimere dei punti di vista.

Identificazione dei Brutal Facts

Il punto numero 5 della scaletta di questa riunione plenaria “Good to Great” è l’identificazione dei brutal facts. Che cosa sono?

Qui mi rifaccio a quel concetto di cui ti parlavo che trovi all’interno del libro “Good to Great”.
Jim Collins, nella sua visione di gestione d’impresa e di miglioramento delle performance d’impresa, dice che è estremamente importante per un’organizzazione identificare quei brutal facts.
Quei fatti brutali, quelle cose che sono successe che hanno impedito di ottenere i risultati, di identificarle prima di tutto, e poi di trovare delle strategie o delle tattiche per poterle indirizzare.

Quindi, il punto numero 5, consiste proprio nel fare, come gruppo questa attività condivisa nella quale è importante che le Persone contribuiscano e dicano le cose.
Ti consiglio di farlo magari davanti a una lavagna, fogli mobili, o comunque con un computer collegato a un proiettore, in modo tale che le Persone possano vedere l’elenco dei brutal facts che saltano fuori.

Chiedere proprio questo alle Persone:

Quali sono stati quei fatti brutali, cioè proprio fatti e niente di più, che ci hanno impedito di ottenere risultati?

Attenzione qua: nota metodologica estremamente importante.
Una Persona potrebbe dire: “Abbiamo sottovalutato le prime visite”, o “Non ci siamo curati delle prime visite”, o “Non diamo la giusta attenzione alle prime visite”.

Ecco, un approccio di questo tipo è un approccio molto generico, è più basato su un giudizio e non è veramente un fatto.

Se dovesse accadere, chiedi:

Ok, che cosa intendi nello specifico? Che ne abbiamo fatte poche? Ok, poche quante?

Per identificare il problema, avvaliti della “Tecnica dei 5 Perché” di cui ti ho parlato qualche episodio fa: puoi approfondirla qui  Due strategie per Risolvere i problemi e trovare Soluzioni innovative.
Utilizza quella tecnica perché è estremamente potente.

Fai l’elenco comunque dei brutal facts, di quelle cose, di quei fatti.

Ad esempio:

“Non abbiamo sufficienti ore a disposizione da parte dei collaboratori, quindi non abbiamo abbastanza ore di igiene per coprire tutte le necessità che ci sono”.

Fai un elenco di tutte queste cose, in ambito organizzativo inteso come gestione, in ambito Persone, in ambito Marketing, in ambito acquisizione Pazienti, in ambito relazioni.
Mi raccomando: si parla del Team, non si parla di tematiche individuali che devono essere gestite in un contesto diverso.

Micro Sessione di Brainstorming

Il punto numero 6 è una micro sessione di brainstorming. Micro perché questa riunione, che davvero può durare dalle due ore alla mezza giornata, è tanto influenzata da quanto tempo vuoi dare a questa micro sessione di brainstorming.

Dire:

“Ok, quali sono i tre brutal facts che, se indirizziamo l’anno prossimo nel modo corretto, ci permettono di sbloccare in maniera significativa i nostri risultati?”

La sessione di brainstorming, si concentra su quelli. Ovviamente può durare tanto di più o tanto meno in funzione di quanto vuoi andare a fondo.
Io ti consiglio di non tenerla comunque troppo lunga, di annotarti tutte le cose che saltano fuori perché poi sarà importante prenderle considerarle nella definizione della nuova strategia: che è il prossimo step di questo Sistema di cui ti sto parlando.

Conclusione della Riunione e consegna dei premi

Una volta fatto questo, chiudi la riunione consegnando gli eventuali premi di gruppo che avevi previsto nel caso in cui si raggiungessero gli obiettivi.
Quindi, se c’erano degli obiettivi di team, consegna i premi di gruppo.

All’interno di questo podcast, abbiamo parlato dell’importanza di creare un sistema di incentivazione basato su premi di gruppo e premi individuali: segui questo link Le 4 componenti della corretta politica retributiva per scoprirne di più.

Se ci sono dei premi individuali, potrebbe essere l’occasione per consegnare anche quelli.
Io, Andrea, nella mia cultura nelle mie Attività, sono per questo tipo di trasparenza e quindi se ci sono dei premi individuali, consegno i premi individuali anche in questo momento.

Ma ti faccio la distinzione per permetterti, insomma, di capire l’approccio corretto.
Valuta, ecco, da questo punto di vista, come riunione plenaria, se organizzare un momento di festa nel quale consegnarli. Magari fate una festa, una cena, ecco, potrebbe essere invece di consegnarli qui alla fine della riunione plenaria in un contesto un pochettino più formale, fare una festa e consegnarli.

Noi, ti dicevo, la riunione organizzata in due giorni, tra il primo e il secondo giorno abbiamo la nostra festa e all’interno di quella consegniamo appunto quei premi.

Questa è la scaletta, sono i sette punti delle riunioni plenarie.

È importante che Tu metta in agenda anche le riunioni individuali perché nella riunione plenaria parliamo dello studio in generale, nelle riunioni individuali si parla dell’individuo.

I 6 punti delle Riunioni Individuali

Anche qua ti do una scaletta in sei punti di cui ho già parlato in maniera sparpagliata all’interno di questo podcast, però te la riaggrego qui, perché fa parte un pochettino della questione.

Prima di tutto, facendo focus esclusivamente sul ruolo, chiedi alla Persona come è andata dal suo punto di vista, tira fuori anche le risposte fornite nel questionario e anche come è andata dal suo punto di vista rispetto agli obiettivi che avevi assegnato a quella Persona.

Nella nostra filosofia c’è almeno annualmente – molto meglio semestralmente o trimestralmente – un momento di feedback perché ogni ruolo ha degli obiettivi specifici: perché nel Sistema Operativo Profit Monday si lavora per obiettivi e non per compiti.

Condividi a questo punto il risultato che, in alcuni casi, potrebbe esserci una discrepanza tra la percezione della Persona e il risultato ottenuto e anche il risultato rispetto ai premi di incentivazione, se non li hai già consegnati precedentemente.

Dopo che hai fatto ciò e hai fatto questa analisi sul risultato e ascoltato il punto di vista della Persona, dici Tu alla Persona, che cosa questa Persona ha fatto bene dal tuo punto di vista, su cosa si deve impegnare per migliorare in modo tale che la Persona abbia anche questa visione di crescita. E poi dai a questa persona i focus e gli obiettivi per il prossimo anno.

“Guarda, per il prossimo anno è estremamente importante che Tu ti occupi di questo, questo e quest’altro…

E in modo particolare, gli obiettivi che ti chiedo di perseguire nel prossimo trimestre/semestre sono questo, questo e quest’altro.

A questo e questo e questo ci ha attaccato questo premio di incentivazione e così via.”

Ascoltati la puntata sulla corretta struttura retributiva da gestire all’interno del tuo studio, se vuoi fare diventare la logica retributiva un acceleratore di risultati dello studio.

In conclusione

Abbiamo parlato della riunione plenaria e dell’importanza della sua struttura in sette step, e delle riunioni individuali.

Nel prossimo episodio parliamo invece della riunione di kick off, il calcio d’inizio, dove vengono dichiarati e condivisi gli obiettivi dell’anno fiscale successivo.

Ti aspetto nella prossima puntata e visto che ormai ci siamo, ti faccio gli auguri per uno splendido 2024!

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