I 7 errori da evitare quando inserisci un nuovo membro nel Team

Aprile 4, 2025
Podcast

Come rendere efficace il processo di Onboarding

Dal sogno all'incubo del nuovo inserimento

Hai mai inserito nel Team qualcuno che al colloquio sembrava perfetto, ma poi si è rivelato una sorta di incubo?

Non perché fosse scarso, eh, ma semplicemente perché non ingranava.

I Colleghi erano a disagio, Tu ti sentivi frustrato e quella Persona sembrava il classico famigerato pesce fuori dall’acqua.
Magari all’inizio pensavi che fosse solo una questione di tempo e di adattamento, ma i giorni passavano e la situazione invece di migliorare peggiorava.
Il Team era sempre più diviso, il nuovo arrivato sempre più insicuro e Tu magari hai iniziato anche a chiederti: “Ma ho fatto la scelta giusta o ho sbagliato qualcosa?”

La verità è che il problema probabilmente non era questa Persona. Il problema si è generato da un’altra parte.

Certo, potrebbe essere un errore fatto nel percorso di selezione che ti ha portato a selezionare la Persona sbagliata. Ma escludiamo questo discorso da questo ragionamento adesso.

Supponiamo che la selezione sia stata fatta nel modo giusto, nel modo corretto. Tra l’altro, se vuoi approfondimenti su questo tema, ne abbiamo già parlato in diversi episodi all’interno di questo podcast.
Puoi consultare questi articoli se vuoi saperne di più:

Il vero colpevole: un processo di onboarding inefficace

Ecco, in questa puntata mi voglio focalizzare insieme a Te su un altro killer decisamente silenzioso. Perché molto probabilmente, quando la Persona è quella giusta e si genera una situazione come quella che abbiamo descritto, il vero problema non sta nella selezione, sta invece nel processo di onboarding. Cioè nel processo di inserimento della Persona all’interno del Team.

E ti assicuro che se non lo risolvi velocemente, se non elimini questo problema alla radice:

Continui a perdere tempo
Continui a perdere soldi
E soprattutto continui a perdere la pazienza…parecchio.

In questa puntata, proprio per questa ragione, smontiamo un pezzo alla volta tutti gli errori che ci sono nel processo di inserimento e trasformiamo ogni assunzione dello studio in un’ottima opportunità di crescita.
È come se diventassi capace a smascherare il killer silenzioso dell’onboarding sbagliato, così puoi ottenere quello che stai realmente cercando quando inserisci una nuova Persona all’interno del Team, cioè risultati ad un livello superiore.

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video, oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.
A Te la scelta!

Qui sotto puoi ascoltare il podcast.

Qui puoi guardare il video

Oppure continua a leggere.

***

I 7 errori fatali dell'onboarding

Ora, non importa quanto il tuo Sistema di Ricerca e Selezione sia raffinato.

Nel momento in cui commetti alcuni errori, in particolare sono sette errori grossolani nel processo di onboarding, rischi realmente di compromettere tutto quello che hai fatto prima. Perché questi errori, di fatto possono:

Bruciare letteralmente la persona all’interno del Team
Creare delle dinamiche che possono diventare irrisolvibili
Quantomeno generare qualcosa che ti costerà altro tempo, altro denaro e altri risultati posticipati, per poter essere risolto correttamente

Pertanto è estremamente importante evitare sistematicamente questi sette errori ogni volta che devi inserire una nuova Persona nel team.

Li vediamo uno dopo l’altro, li analizziamo, e questo ci permette di capire di fatto, qual è il percorso di onboarding più corretto, se vuoi accorciare i tempi di inserimento.
Accorciare cioè i tempi che servono alla nuova Persona di diventare realmente efficiente all’interno dello Studio e poter catalizzare i risultati. Così come quel ruolo richiede.

Errore #1: Il lancio nell'abisso

Il primo errore, quello più classico che viene fatto, è quello di lanciare la Persona immediatamente nell’attività del suo ruolo, senza fare alcun tipo di onboarding.

La Persona viene inserita, le abbiamo spiegato qual è il lavoro durante i colloqui, le cose da fare, facciamo giusto due chiacchiere iniziali, poi la Persona viene lanciata immediatamente nell’operatività.

Ecco, non funziona.

Questo crea tutta una serie di buchi. Nelle dinamiche, nelle regole del gioco, nelle modalità di ingaggio, nelle aspettative reciproche. Nelle modalità di interazione con gli altri membri del Team, nelle aspettative rispetto agli altri membri del Team, nelle responsabilità di ciascuno.

E di fatto, questo crea caos, confusione e tensioni, che possono di fatto portare anche a bruciare la Persona, in base a quanto sono intense le conseguenze di questo discorso.

Ogni volta che inserisci qualcuno, prima lo devi inquadrare bene, poi lo devi attivare.

Tante volte, invece, la Persona viene attivata e poi si cerca di riallinearla alla giusta direzione.
Non è l’approccio più sensato e non è nemmeno l’approccio più ecologico né per Te, né per il Team, né tantomeno per la Persona.

Prima inquadri la Persona, prima le spieghi il percorso che deve seguire, il modo in cui lo deve fare e poi la attivi.

Quindi ci deve essere sicuramente, un tempo dedicato a questa attività di formazione iniziale, prima che tu possa lanciare questa Persona nella mischia. Ovviamente in funzione del ruolo di cui stiamo parlando e anche in funzione del livello di competenze che questa Persona ha, questa fase può durare più o meno tempo.
Ma prima va inquadrata, poi va attivata.

Errore #2: La mancanza di riallineamento

Il secondo errore, riguarda un’altra cosa che è strettamente collegata alla prima. Cioè una mancanza di riallineamento della Persona allo scopo primario e alle responsabilità primarie della sua job description.

Ogni Persona che entra all’interno del Team, secondo il linguaggio del Profit Monday Operating System, ricopre un ruolo specifico all’interno del diagramma delle responsabilità.
Ha uno scopo primario che è collegato al suo ruolo (che è la finalità principale per cui quel ruolo esiste) e le responsabilità primarie che devono definire le cose che quel ruolo, da un punto di vista di responsabilità, deve andare a presidiare e garantire. In modo tale che tutta l’organizzazione possa portarsi a casa il risultato che si sta cercando. Ok?

Questo intendo per scopo primario e responsabilità primarie.

Ecco, un errore che viene commesso è: inserisco la persona senza avere richiarito correttamente, rifocalizzato, riallineato la persona nei confronti proprio di scopo primario e responsabilità primarie.

L’importanza della job description

Ovviamente il problema potrebbe essere che mancano proprio le job description all’interno dell’organizzazione. Quindi qui, non è tanto una tematica di onboarding ma è una tematica di organizzazione di tutto il modello delle Risorse Umane.

Fatto sta, che se la job description c’è, ricordati sempre una cosa: non vale il “gliel’ho spiegata durante il colloquio, ne abbiamo parlato, mi ha fatto delle domande e quindi l’ha interiorizzata”.
No.

Considera che ci sia una sorta di reset mentale da quando la Persona viene formalmente scelta, a quando la Persona inizia a lavorare.

Errore #3: la mancanza di condivisione di tutto il diagramma delle responsabilità

Un’altra cosa da fare subito, è andare ad allineare la Persona relativamente al suo ruolo, alle sue responsabilità primarie e soprattutto essere messa a conoscenza di tutte le altre responsabilità primarie e di tutti gli altri scopi primari degli altri ruoli all’interno dell’Organizzazione.
In modo che siano estremamente chiari e diventino più facili da capire, quelle aspettative reciproche di cui stavamo parlando prima.

Stabilire obiettivi chiari fin dall’inizio

È in questa fase, è in questo momento dell’onboarding, che vanno dati alla Persona anche gli obiettivi.
Io parto dal presupposto che Tu stia seguendo la logica e la filosofia che c’è dietro al Profit Monday Operating System, che porta a costruire una cultura legata all’obiettivo e non tanto al compito. Quindi una cultura che si basa sull’assumersi le responsabilità e sull’avere l’abilità di dare un responso (respons-abilità).

Di conseguenza, per fare questo, la cultura degli obiettivi e la cultura dei piani di incentivazione, fanno parte del gioco.
Ed è in questo momento che vanno condivisi con la Persona.

Se vuoi approfondire maggiormente il tema degli obiettivi e sistemi di incentivazione, ti invito ad andare ad approfondire le puntate nelle quali ti spiego perché è importante questo approccio. E soprattutto come puoi iniziare a costruirlo e ad abbozzarlo, puoi farlo qui:

Errore #4: La mancata condivisione del codice di condotta

Quarto errore che viene fatto in questa fase iniziale, che è proprio tutta quella parte di inquadramento, prima dell’attivazione vera e propria della Persona, è la condivisione del codice di condotta dello studio.

Se segui in maniera dettagliata il Profit Monday Operating System, qui è dove c’è bisogno di condividere quello che chiamiamo il manifesto dello Studio.
Che non contiene soltanto il codice di condotta – contiene anche altre cose – ma di fatto, questa è la fase nella quale va condiviso.

Per Chi invece non ha la più pallida idea di quello di cui sto parlando e se Tu non utilizzi tutto il Sistema Operativo Profit Monday nel tuo Studio, deve essere chiaro quanto segue.

In questa fase di inquadramento iniziale, è fondamentale andare a condividere con la Persona, quelle che sono le regole di ingaggio.
Perché il codice di condotta rappresenta le regole di ingaggio, i Valori fondanti sui quali si basa lo Studio, rappresenta le modalità di interazione con le altre Persone. Stabilisce proprio come ogni Persona si deve comportare nel momento in cui interagisce con Te, con i suoi Colleghi e i Pazienti.

Cosa accomuna i primi 4 errori nella fase iniziale

Qui vige tantissimo la regola del “meglio arrossire prima invece che sbiancare dopo”.
Quindi:

Sì il ruolo
Sì scopi primari e responsabilità primarie
L’interazione con gli altri
Le responsabilità degli altri

E poi il passaggio immediatamente successivo:

Gli obiettivi
La compensation policy (la politica retributiva)

E poi immediatamente dopo il passaggio diventa chiarire quelle che sono le rispettive regole di ingaggio.

Quindi, i primi quattro errori di cui stiamo parlando, hanno tutti a che vedere proprio con – se vogliamo – “il primo giorno”.
Non necessariamente tutto questo accade in una giornata, è probabile, ma non deve per forza essere così.
Ma tutti quattro i primi errori, hanno a che vedere proprio con il primo giorno, con l’inquadramento iniziale e cioè:
– la mancanza dell’approccio di dare un inquadramento;

– la mancanza di riallineamento allo scopo primario e alle responsabilità primarie;

– la mancanza di condivisione di tutto il diagramma delle responsabilità;

– la mancanza di condivisione con il codice di condotta.

Ecco, queste sono le cose principali primarie sulle quali la Persona va inquadrata.

Ma non è finita qua.

Dobbiamo fare un altro passo in avanti.
Perché non appena queste cose sono state condivise in modo corretto con la Persona, ci sono altri step da compiere.

Da un punto di vista di cultura personale, ti consiglio di fare personalmente questa tipologia di attività, se hai uno stile di leadership molto interno alla tua organizzazione e sei molto presente da questo punto di vista.

Puoi certamente però delegare la questione a un altro membro del Team che abbia una grande Leadership riconosciuta. E che possa, in un certo senso, anche essere una Persona con la quale avere il primo impatto da parte della Persona che sta inserendo.

Tutto questo, è un modo per acquisire immediatamente il DNA del tuo Studio.
Ecco perché ti dico, se puoi fallo Tu, perché ovviamente trasmetti il massimo dell’essenza dello Studio.
Però è altrettanto vero che ci sono tutta quanta una serie di tecnicismi, che in realtà può spiegare anche un’altra persona.

L’importante è che questa Persona incarni il DNA del tuo Studio e che abbia comunque una Leadership riconosciuta. Perché poi probabilmente, tenderà a diventare per certe questioni il riferimento diretto per la Persona che è stata inserita.

Errore #5: La mancanza di presentazione al Team

Ciò detto, l’errore successivo, il quinto, è quello della mancanza di un momento di presentazione con tutto quanto il Team.

Ti consiglio di presentare questa Persona, indipendentemente dal fatto che sia un Collaboratore, una Segretaria o un’ASO, a:
– la responsabile delle ASO;
– la persona responsabile della segreteria (ovviamente se ce le hai), altrimenti alla ASO storica, alla persona che si occupa della segreteria;
– la persona clinica con la quale questa ASO dovrà lavorare.

Quindi l’hai inquadrata, abbiamo definito le cose macroscopiche. Lo step successivo è presentare la Persona a questi soggetti per primi.

Poi, magari in una pausa pranzo, ne approfitti e lo fai con tutto quanto il resto del Team.
Ti consiglio, mentre fai questa tipologia di lavoro, non tanto di fare un momento di presentazione serioso ma di metterla sull’umanità.

Magari, fai semplicemente una veloce presentazione di ciascuno e fai raccontare ad una Persona una passione, un hobby, qualcosa che la caratterizza, qualcosa che la rende diversa da tutte quante le Persone che sono all’interno dello Studio.
In modo tale che escano fuori gli esseri umani e non soltanto degli sconosciuti, delle Persone fredde che ricoprono un ruolo all’interno di quel diagramma delle responsabilità.

Quindi, prima una presentazione magari un pochettino più approfondita con la responsabile delle ASO, la responsabile della segreteria e se è una ASO che lavora in modo particolare con dei Clinici, con i Clinici con cui questa Persona dovrà lavorare.

Poi con tutto quanto il resto del Team: va bene anche non un momento iperformale.

Errore #6: La mancanza di allineamento alle procedure interne

L’errore numero 6 è il fatto di una mancanza di un momento di allineamento alle procedure interne.

Qui ovviamente Tu ti devi sganciare, devi delegare questa tipologia di attività. Però è estremamente importante che questa Persona venga formata sulle modalità operative, su come si fa ogni singola cosa.

Lavora per gradi, magari falla focalizzare su un ambito specifico.
Ad esempio: è una Segretaria? Dall’altra Segretaria le fai spiegare come si fanno queste cose.

Un piccolo presupposto di cui non abbiamo parlato, che non è un errore di onboarding ma è un errore strategico.
Nel caso in cui c’è la sostituzione di una Persona, non avere un momento nel quale hai la Persona che se ne va, in presenza simultanea, alla Persona che arriva all’interno dello Studio.
Perché tante volte, deve essere proprio questa che fa il passaggio di consegne sulle procedure operative e sui protocolli operativi.

L'importanza delle procedure standardizzate

Qui c’è un altro presupposto molto importante che voglio sottolineare, sempre nella logica meglio arrossire prima invece che sbiancare dopo. E riguarda il fatto che, il presupposto, è che venga fatto un passaggio di consegne e vengano condivise delle procedure operative.

La cosa peggiore che può capitare se Maria, quella che se ne va, spiega alla nuova Persona come lei faceva a fare le cose e non tanto come si dovrebbero fare.

Ahimè, purtroppo, se non hai dei protocolli definiti, molto spesso questo è il massimo che hai.
Non va bene, è da risolvere.
Perché se fosse vero che Maria se ne va prima che ci sia questo momento di riallineamento, sarebbe un grosso guaio per lo Studio.
La cosa importante, è che la nuova persona venga allineata sulle modalità operative definite, perché sono anche quelle ideali.

È anche un momento per, magari, rifare un check a tutte quante le procedure.

Perché può succedere che, come accade nel gioco del telefono senza fili, man mano che una Persona applica per tanto tempo una procedura, inconsciamente inserisce dei correttivi (che vuol dire aggiunge delle cose o ne toglie delle altre).
E alla fine della fiera, quella che era stata progettata come un protocollo ideale che massimizzava il tempo e la qualità del risultato, diventa invece un piccolo Frankenstein che non è più così efficace, che non è più così efficiente.

Quindi approfittane anche per fare un check. Ma di fatto in questa fase, la Persona deve essere allineata alle modalità operative e ai protocolli operativi del suo ruolo specifico.

L'onboarding dei Collaboratori Clinici

Mi fermo un istante e apro una macro questione.

Questo discorso vale tantissimo anche per i Collaboratori. Ti direi soprattutto per i Collaboratori. Perché tantissime volte al Collaboratore viene assegnato il Paziente, gli si mette di fianco l’ASO del caso – sempre che sia un collaboratore che opera con l’ASO – e poi lo si lascia fare.

In questo modo, questa Persona inizierebbe a fare la prestazione che ha la responsabilità di erogare alla sua maniera. E comincerebbe a innescare delle dinamiche operative particolari che probabilmente, anzi quasi certamente, differiscono da quelle dello Studio.

Poi c’è un altro Collaboratore che viene inserito, che inizia a fare la stessa cosa.

E dopo un po’ lo Studio si ritrova a lavorare in “sette modi” diversi, magari per fare la stessa cosa.

Quello che sto dicendo e quello di cui ti sto parlando vale tantissimo anche per i tuoi Collaboratori.

Va spiegato loro, qual è la procedura per fare quella cosa specifica, quella prestazione specifica all’interno dello Studio e si chiede loro di allinearsi a questa modalità.

Un ottimo modo per farlo, magari, è affiancare in questa fase di onboarding iniziale nel quale il Collaboratore prende familiarità con queste modalità, l’ASO più esperta. In modo tale da tenere il Collaboratore sul pezzo il più possibile e allinearlo alle modalità operative dello Studio.

Perché Tu vuoi che lui si allinei alle modalità operative dello Studio.
Quello che devi evitare, è che lo Studio si allinei alle modalità operative di ciascun Collaboratore, altrimenti sarebbe un delirio da un punto di vista di efficienza.

Errore #7: Assenza di feedback regolari

E settimo errore – ma non meno importante – un sovraccarico immediato di compiti senza mai dei momenti di feedback.
Che siano con Te, in base al ruolo di questa Persona o in base all’organizzazione del tuo Studio.
O che siano con delle Figure intermedie che ci sono, dei ruoli intermedi di responsabilità che ci sono all’interno del tuo Team, è fondamentale che ti fermi con questa Persona.
E fate una sorta di checkup, una sorta di tagliando rispetto a quello che sta succedendo.

Avete bisogno di scambiarvi dei feedback.

Se vuoi approfondire maggiormente l’importanza del feedback, ti invito ad approfondire questi articoli:

La Persona deve darti feedback rispetto a quello che sta succedendo, relativamente:

Alle difficoltà che sta trovando
A cosa le sta piacendo
Agli ambiti in cui si sta trovando bene
Agli ambiti in cui sta facendo difficoltà

In modo tale che vi possiate confrontare e parlare di queste cose.
Nella stessa maniera, è estremamente importante che Tu – o Chi per Te – dia feedback a questa Persona. Dicendo a questa persona quali cose sta facendo bene, quali cose invece devono migliorare e soprattutto come devono essere migliorate, perché questo passaggio è fondamentale.

Di fatto anche qui torna la questione meglio arrossire prima invece che sbiancare dopo – questo è un po’ un mio mantra – diventa importante dare dei frequenti momenti di feedback.

Le conseguenze della mancanza di feedback

È cruciale questa questione, voglio sensibilizzarti particolarmente su questo punto.
Perché vedi, se Tu saltassi questo punto, avendo messo a posto anche le cose delle quali parlavamo prima, nel momento in cui si genera qualcosa che non va (e credimi, si genera sempre qualcosa che non va) questo qualcosa rimane lì.
L’episodio che è collegato a questa questione capiterà di nuovo.
E ciò nutrirà quella questione, facendola diventare più grande.
Continuando a lavorare, probabilmente di nuovo succederà o succederà dell’altro e dell’altro nutrimento va ad alimentare la forza, di quello che all’inizio era un piccolo mostro, una piccola questione da risolvere e un riallineamento da fare. Che però continuando a nutrirlo a causa della mancanza di feedback, quel piccolo mostro, può veramente diventare un tirannosauro che da gestire all’interno dello Studio è decisamente più complesso.

Pianificare i momenti di feedback

Quindi sempre momenti di feedback:

Alla fine del primo giorno
Potresti fare una prima chiacchierata generale alla fine della prima settimana
Magari fare un momento alla fine della settimana successiva
Poi alla fine del mese

E poi le cose vanno avanti in un certo senso con il pilota automatico, perché entriamo nella routine dei momenti e degli incontri periodici di feedback, che fa parte proprio di tutto il Sistema Operativo Profit Monday.

In conclusione

Non so quale errore Tu abbia fatto l’ultima volta in cui hai inserito qualcuno…Sinceramente spero non tutti!
Ma in base alla mia esperienza, questi sono proprio i classici, i più comuni.

Quindi non sorprenderti, se nell’inserimento dell’ultima Persona che è entrata nel tuo Team, hai commesso uno o più di questi errori.

La cosa importante, è che Tu abbia compreso perché non è ok.
E che, soprattutto, la cosa più importante, è che ti organizzi per evitarli tutti la prossima volta in cui inserisci qualcuno.

Perché se stai cercando crescita per il tuo Studio Dentistico, ovviamente probabilmente devi anche fare crescere il Team per dimensionarlo correttamente e per poter scaricare a terra tutto il potenziale che una struttura come la tua può avere.

Considera che anche la parte della gestione delle Risorse Umane e non solo questa che all’interno del Profit Monday Operating System è un pezzo del DTM, del Dental Team Management, che è tutto quanto il protocollo di gestione delle Risorse Umane che va dalla ricerca fino alla fidelizzazione dei membri del tuo Team.

Ecco, anche il mondo delle Risorse Umane fa parte del Profit Monday Operating System.

Se sei impegnato a fare funzionare il tuo Studio Dentistico meglio e magari stai facendo un pochettino di fatica o ci stai mettendo più tempo di quello che vorresti per fare funzionare le cose nella maniera fluida che desideri, aumentando anche la quantità dei risultati, ecco, sappi che noi siamo sempre a tua disposizione.

Siamo pronti ad aiutarti per far crescere le performance del tuo Studio nel caso tu ne avessi bisogno, puoi trovare tutte le informazioni in questo box.

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Da parte mia, in bocca al lupo!

Ricordati di seguire il podcast e vai ad approfondire i vari episodi che ti ho suggerito in questo articolo, se qualcosa ancora non ti è chiaro.
Ti aspetto nel prossimo episodio. Ciao!

Fammi arrivare la tua Voce!

Il tuo feedback e i tuoi suggerimenti per ulteriori puntate sono molto preziosi.
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