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Parliamo di Ostacoli… Ma ostacoli a che cosa?

Considera che tutto ciò di cui parliamo rappresenta un ostacolo a…

I 3 obiettivi fondamentali del Titolare dello Studio Dentistico

Si tratta dei 3 obiettivi su cui orientiamo ogni Titolare di Studio con il Sistema Operativo Profit Monday.

Sono obiettivi fondamentali perché hanno un impatto molto grande sulla Qualità della Vita e sulla Quantità dei Risultati dello Studio.

E, nello specifico, questi obiettivi sono:

• la generazione di un maggior Profitto e solidità finanziaria nel lungo periodo
• l’aumento dei Risultati facendo meno fatica
• far funzionare lo Studio anche senza la presenza costante del Titolare (che altrimenti, alla crescita dell’Attività diventerebbe sempre più schiavo della poltrona o dello Studio).

Sono pertanto ostacoli alla capacità di ottenere soddisfazione Personale e Professionale.

Gli ostacoli alla Soddisfazione Personale e Professionale

In questo episodio, ti elenco i vari ostacoli, te li descrivo e faccio del mio meglio per spiegarti come ti limitano e quanto ti danneggiano.

Alla fine di ciascuno, ti chiedo di assegnarti un semaforo per ognuno di loro.

Semaforo verde significa che quell’ostacolo non fa parte della tua Realtà.

Un semaforo arancione significa che quell’aspetto non c’è sempre ma capita che accada.

Il semaforo rosso significa che la cosa di cui parliamo è concreta e presente all’interno della tua realtà.

L’invito che ti faccio è: sii intellettualmente onesto con Te stesso.

Gli ostacoli sono 16, quindi…cominciamo!

Ostacolo n° 1
La mancanza di una Visione e di un Piano Strategico a 3 e 5 anni

Immagina di essere in una grande foresta che devi attraversare ma non hai una mappa da seguire.

Quanto ti costa in termini di fatica e risorse trovare la strada?

Quanto tempo e quante energie risparmieresti se invece avessi un piano?

La mancanza di una Visione e di un Piano Strategico è un enorme ostacolo perché è come se Tu volessi andare da qualche parte ma senza sapere quale direzione prendere.

Rischi veramente di girare in tondo, di sprecare tanto tempo a “fare delle cose” per rimanere però sempre nello stesso punto.

Questo ostacolo è determinante nei confronti dell’aumento del Profitto perché se non hai un piano, come puoi prendere le decisioni corrette? Come puoi essere sicuro di investire in un modo corretto o di fare le mosse giuste per crescere?

Senza un piano e senza una Visione, di fatto, è come se fosse un passo nel vuoto.

Questo ostacolo, ti limita anche nella gestione dello Studio facendo meno fatica perché senza un piano non riesci:

– a ottimizzare le risorse;

– a far sì che ogni ora venga investita nelle attività giuste;

e di conseguenza, anche in questo caso, è una sorta di salto nel buio.

E per quanto riguarda la capacità di far lavorare lo Studio anche senza la tua presenza, è difficile che Tu sappia cosa delegare correttamente.

E tra l’altro, anche le tue Persone, se non hanno chiara quella Visione e quel piano, non sanno come valutare correttamente la priorità delle attività da svolgere.

Considera questo. Oggi, una Visione e un Piano Strategico non sono più un lusso. Diventano una necessità.

Perché questo Piano, è la mappa che ti guida attraverso la foresta, che ti tiene lontano dai pericoli e ti porta alla destinazione.

Lavorare senza un piano, ti fa fare cose per garantire la soddisfazione e la felicità a qualcun altro.

Adesso assegna il tuo semaforo per quanto riguarda questo punto: verde, arancione o rosso?

Passiamo all’ostacolo n° Due…

Ostacolo n° 2
Il non utilizzo della giusta tecnologia

Immagina di essere un Alpinista. La vetta è lassù, la vedi chiara e definita, hai la Visione, hai il piano per arrivarci e hai tutto il coraggio necessario per raggiungerla.

Ma c’è un problema: ti rifiuti di usare l’attrezzatura moderna. Vuoi arrampicarti usando solo le mani come facevano i vecchi scalatori.

È una scelta che certamente puoi fare ma quanto più diventa complicato e pericoloso? Quanto tempo perdi?

E quanto più in alto potresti arrivare se usassi i giusti strumenti che sono a tua disposizione?

Questo è quello che fa uno Studio Dentistico che evita di usare la giusta tecnologia per la gestione extra-clinica.

Potremmo parlare di tecnologia in generale ma considera che la tecnologia in ambito clinico, molto probabilmente, è già presente all’interno del tuo Studio e con molta probabilità hai già fatto tutti quegli investimenti tecnologici che ti potevi permettere o reputi necessari a sostenere gli standard qualitativi che vuoi.

La tematica vera arriva quando parliamo della tecnologia per la gestione extra-clinica: il gestionale e i software che possono automatizzare le comunicazioni nei confronti dei Clienti.

È tanto, troppo, sottovalutato questo ambito che impedisce e ostacola il raggiungimento dei 3 obiettivi primari.

E ciò perché aumentare il Profitto dello Studio diventa difficile se continui ad evitare di avere e di utilizzare correttamente la tecnologia extra-clinica.

Questa infatti, non solo può migliorare i flussi di fatturazione, la prenotazione degli appuntamenti, la gestione del magazzino ma ti serve anche per gestire i flussi di denaro nello Studio e monitorarli correttamente.

Di fatto, senza la tecnologia, non riesci a fare delle analisi precise.
Non riesci a capire dove sei efficiente e dove sei inefficiente.
E pertanto, lasci sul tavolo delle potenziali entrate perché non riesci a ragionare correttamente rispetto a quello che sta accadendo nella tua anagrafica.

Perché non puoi farlo con dei dati disgregati all’interno delle cartelle dei Pazienti. Operazione totalmente inefficiente che porta ad un enorme spreco di tempo tuo e delle tue Risorse.

La tecnologia alleggerisce il carico di lavoro quotidiano, può automatizzare i processi facendo risparmiare tempo e riduce gli errori.

E per quanto riguarda il terzo obiettivo strategico, cioè la possibilità di far lavorare lo Studio anche senza la tua presenza, con la tecnologia puoi delegare più facilmente, puoi controllare le operazioni a distanza, puoi assicurarti che tutto vada liscio quando non sei fisicamente presente.

La tecnologia, perché fa un po’ paura, a volte viene considerata come un nemico, in realtà è un alleato. È a tutti gli effetti il tuo passaporto per un futuro di successo.

Quindi, scegli la tecnologia perché evitarla, è un qualcosa che ti complica decisamente la Vita.

Anche qua, assegna il tuo semaforo: verde, arancione o rosso.

Continuiamo con le analogie e arriviamo all’…

Ostacolo n° 3
Tralasciare l’importanza del cash-flow

Immagina di essere il capitano di una nave che sta navigando in mari tumultuosi.

Hai davanti l’obiettivo di far aumentare il Profitto dello Studio, il tuo sguardo, è fissato correttamente su questo obiettivo – come se fosse il faro che devi raggiungere – ma stai tralasciando un dettaglio cruciale: il cash-flow e la solidità finanziaria.

Il cash-flow è il flusso vitale, è il motore che alimenta l’intera nave che stai portando.

Ovviamente puoi raggiungere e aumentare il Profitto ma se il flusso in cassa e di cassa è in negativo, non solo è come se stessi navigando controvento, è come se ci fosse una grossa falla nello scafo che ti fa affondare un po’ alla volta.

Perché:

“
il Profitto è una manifestazione astratta dei Risultati che stai producendo ma se quel Profitto non ha un riscontro nella Liquidità del conto corrente, la Strategia di gestione non è quella corretta.
”

 

Perché è il denaro che nutre lo Studio e nutre la tua Vita, non è il Profitto.

Il denaro diventa la concretizzazione di quel Profitto.

Perché se le entrate sono elevate ma le uscite sono ancora più elevate, la nave perde velocità o imbarca acqua.

E come se non bastasse, per quanto riguarda la tua presenza fisica, se non c’è cash-flow positivo, come puoi allontanarti dallo Studio?

Lo Studio ha bisogno di più di un “semplice” faro del Profitto per navigare: ha bisogno di un motore robusto e affidabile.
E questo si genera con il cash-flow positivo.

La gestione di successo dello Studio è una questione di Profitto, tenuto in equilibrio con dei buoni flussi di cassa.

Assegna il tuo semaforo per quanto riguarda questo ostacolo (assegnatelo rosso se il tuo focus è sul Fatturato invece che sul Profitto) e proseguiamo…

Ostacolo n° 4
La mancanza delle giuste attività di Marketing

Adesso, pensa al tuo Studio Dentistico come se fosse un tesoro nascosto in un bosco fitto inesplorato.

Hai servizi di Qualità, competenze Professionali eccellenti ma tutto questo è nascosto come quel tesoro nel bosco fitto, e nessuno sa che esisti.

Ecco, che valore ha possedere tutto questo ma non essere visto o non essere riconosciuto dalle Persone per queste caratteristiche?

Il quarto ostacolo è costituito dalla mancanza delle giuste attività di Marketing.

Senza le giuste attività di Marketing, aumentare il Profitto dello Studio diventa un miraggio lontano, se il numero giusto di Persone non conosce quella qualità e quell’eccellenza.

Il Marketing è come se fosse una luce potentissima che illumina quel tesoro e permette alle Persone di vederlo e andare ad impossessarsene.

Senza quel faro, i Clienti vagano alla ricerca di quello che comunque stanno cercando – e che Tu potresti dare loro – ma alla fine, magari, finiscono per scegliere un altro Studio Dentistico che invece si è reso più visibile. E, sì più visibile ma non qualitativamente al tuo pari.

Quindi, il limite nei confronti del Profitto è molto semplice.

Poi, è altrettanto vero che questa mancanza dei corretti investimenti di Marketing, ti fa fare più fatica all’interno dello Studio perché, tanto più è complesso arrivare ad avere il numero di Pazienti che ti serve e più è difficile raggiungere la saturazione corretta ed entrare nella Zona di Ricchezza ed Abbondanza.

Stesse considerazioni valgono nei confronti della possibilità di far lavorare lo Studio senza la tua presenza.

“
Il Marketing è il motore che anima il flusso dei Pazienti.
”

Pertanto se mancano le attività di Marketing e manchi Tu, è molto facile che tutto si inchiodi.

Anche qua: semaforo verde, arancione o rosso?

Ostacolo n° 5
Avere una Customer Experience mediocre

Ribaltiamo la prospettiva!

Immagina di essere un Paziente in cerca di un Dentista. Trovi uno Studio bello, con attrezzature all’avanguardia…però quando entri, senti una sorta di “freddo distacco”. Ti senti un numero.

Un ingranaggio in una macchina che sì funziona bene, ma pur sempre percepisci il tuo essere un ingranaggio.

E quando vivi le cure, non trovi niente che ti faccia dire “WOW!”, percepisci tutto nomale, medio…pertanto: mediocre.

Ecco quindi che il quinto ostacolo gigante al raggiungimento dei tuoi obiettivi, è costituito dalla mediocrità della Customer Experience.

“
Perché i Pazienti dovrebbero scegliere il tuo Studio, quando l’esperienza non li fa sentire valorizzati o non gli fa dire WOW?
”

Quello che accade e come accade (dalla gentilezza, al sorriso, …) può veramente fare la differenza tra un Paziente che viene una volta e un Paziente che si innamora per la Vita del tuo Studio Dentistico. Fino ad arrivare ad essere un Paziente che raccomanda il tuo Studio agli Amici e alla Famiglia.

La Customer Experience ha un impatto sul farti lavorare con meno fatica perché se la Customer Experience è mediocre, Tu hai bisogno sempre di nuovi Pazienti per poter raggiungere quella saturazione che ti serve…e questo è stancante.

Quando invece hai una Customer Experience di alto livello, sono i Pazienti a venire da Te.

I Pazienti quando si sentono valorizzati, quando sentono che il loro Benessere è la tua priorità e si accorgono che ciò che fai è pensato per farli stare bene e risolvergli disagi e problemi, veramente diventano Coloro che vengono chiamati gli “Evangelisti del tuo Studio”.

E per quanto riguarda il far funzionare lo Studio senza la tua presenza, se la tua Customer Experience è mediocre, se manchi Tu, probabilmente peggiora ancora di più.

Tieni a mente che, una Customer Experience mediocre, non è solo un disservizio per i tuoi Pazienti. È un freno per la crescita dello Studio, è veramente un ostacolo per il tuo Successo.

Una Customer Experience eccellente, invece, è quel ponte che consente ai tuoi Pazienti di diventare quegli “Evangelisti” che attraggono a Te altri Pazienti in una maniera molto più semplice e molto più economica.

Pertanto, adesso, assegna il tuo semaforo verde, arancione o rosso quando parliamo di Customer Experience.

Adesso arriviamo all’

Ostacolo n° 6
La mancanza di delega

Sei un po’ come un Giocoliere in un Circo, che corre da un posto all’altro, cercando di tenere in aria tutte le palline, senza farne cadere nemmeno una.

Questa è la situazione in cui un Titolare si viene a trovare quando manca l’esercizio efficace della delega.

La mancanza di delega è devastante perché per quanto riguarda l’aumento del profitto dello Studio, tutto passa da te, fai tutto Tu, pensi di avere le redini dello Studio in mano ma in realtà è solo un’illusione.

Perché

“
quando sei la Risorsa più importante dello Studio, sei anche il suo più grande limite.
”

Non puoi eccellere in ogni cosa: fai probabilmente molto molto bene alcune cose ma altre, o non vengono fatte nel modo e nella qualità corretta, o non vengono proprio fatte.

E attenzione: mancanza di delega, non significa abdicare la responsabilità.

Delegare significa far sì che le attività vengano assegnate correttamente e che i risultati vengano portati a casa nel modo giusto.
Con la mancanza di delega, il profitto non arriva perché rimani inchiodato troppo vicino al Punto di Pareggio.

E quando sei lì, e lavori nella Zona Pericolo, senza avere Profitto.

Va da sé, che la mancanza di delega rende tutto più difficile perché ti trovi a “scalare la montagna” da solo con un masso legato alla schiena.

È stancante, stressante e insostenibile nel lungo periodo.

Ed infine, se tutto dipende da Te, ti diventa impossibile ridurre la tua presenza in Studio perchè sei letteralmente incatenato alla poltrona.

La mancanza di delega è un ostacolo alla tua crescita, alla tua efficienza e alla tua stabilità.

Molti pensano che delegare corrisponda a perdere il controllo dei Risultati e della Qualità.

Invece consiste nel costruire un team di Persone competenti e di cui ti fidi, capaci di raggiungere quei Risultati.

“
La delega infatti, non solo ti fa raggiungere quegli obiettivi: te li fa superare.
Non solo porti lo Studio a raggiungere dei Risultati: lo fai prosperare.
”

Datti quindi il tuo semaforo verde, arancione o rosso, per quanto riguarda l’esercizio della delega nel tuo Studio.

Eccoci quindi adesso all’

Ostacolo n° 7
Il sottodimensionamento delle Risorse Umane

Ti riconosci come uno di quei Titolari che lavora incessantemente e che è circondato di Persone che dicono di essere oberate e non riescono mai a fare tutto quello che gli chiedi di fare?

Forse è perché, di fatto, veramente il numero di ore/uomo rispetto al numero di ore necessario per svolgere tutte le attività importanti e anche quelle urgenti, non è sufficiente.

Il sottodimensionamento delle Risorse Umane, costituisce il settimo ostacolo alla crescita dei Risultati.

Sottodimensionamento spesso dovuto alla paura legata ai costi connessi all’inserimento di nuove Persone in squadra.

Il tema è che un sottodimensionamento, sia di area clinica che extra-clinica, non consente di avere un numero di Pazienti corretto e di servirlo nei tempi adeguati. Da qui ne deriva che non si raggiunge il Profitto. E non raggiungendo il Profitto diventa tutto più faticoso, non ci sono i margini e di conseguenza non ci sono le condizioni affinché Tu possa far funzionare lo Studio anche senza la tua presenza.

Alla luce di ciò: come è il tuo semaforo?

Eccoci quindi all’

Ostacolo n° 8
La mancanza di apertura al cambiamento

Si tratta di un ostacolo in cui vedo veramente cadere tanti Titolari quando arrivano da Noi.

Persone che mettono grande Passione in quello che fanno e se la cavano bene ma tutte le volte che pensano al futuro, all’evoluzione e al cambiamento, vengono percorse da un brivido freddo.

“
Fare aumentare il Profitto dello Studio e il cash-flow senza l’apertura al cambiamento è veramente difficile.
”

Il cambiamento nel tuo Settore, oggi permea moltissime cose: le tecnologie, le aspettative dei Pazienti, la mentalità dei Pazienti, le forme di Concorrenza, …

E se non ti adatti a questi cambiamenti, come puoi competere e prosperare?

La mancanza di apertura al cambiamento rende impossibile aumentare il Profitto e fare meno fatica diventa impensabile.

E per uno Studio che non è abituato a gestire il cambiamento, c’è un Titolare che è inchiodato alla poltrona e che deve essere lì sistematicamente a gestire tutte quelle tematiche che si generano perché la mancanza di cambiamento genera un problema dopo l’altro.

Con grande serenità: prendi atto che l’adattabilità al cambiamento e l’apertura al cambiamento, comunque è una competenza e in quanto tale, può essere appresa.

Assegna il tuo semaforo verde, arancione o rosso anche per quanto riguarda questo semaforo.

In conclusione

Per questo episodio, ci fermiamo qua.

Tieni traccia di quanti semafori rossi e di quanti semafori arancioni hai segnato con questi primi 8 ostacoli.

Gli altri 8, ti aspettano nel prossimo episodio.

Ciao e intanto in bocca al lupo per i tuoi Risultati!

In attesa della prossima puntata,  segui questo link e prendi qualche informazione in più sul Sistema Operativo Profit Monday.

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