Come prendere decisioni migliori nello Studio Dentistico grazie alla SWOT Analysis
Ciao e Benvenuta o Benvenuto in questo nuovo episodio di “Grassi Risultati in Odontoiatria”.
Questa è un’altra puntata con la quale potremmo creare una sorta di rubrica dal titolo “Come migliorare le decisioni che prendi per far crescere risultati più velocemente e semplificare la quotidianità”.
Sì: torniamo a parlare di tecniche, di strategie, di approcci per prendere delle decisioni migliori.
Anche perché in questo podcast l’ho detto veramente molte volte: il tuo lavoro principale, se ci pensi, consiste nel prendere delle decisioni.
Tu devi quotidianamente decidere da un punto di vista clinico ma anche da un punto di vista organizzativo.
E tante altre volte, abbiamo detto in questo podcast che dalla qualità delle decisioni che prendi, dipende la qualità dei risultati che ottieni.
E allora in questo episodio, affrontiamo una tecnica che è molto semplice ma estremamente utile efficace tutte le volte in cui devi prendere una decisione in uno scenario complesso.
Nei vari episodi che abbiamo fatto su questo argomento, abbiamo parlato di come arrivare alla radice del problema per capire le vere cause.
Se vuoi andare o tornare ad approfondirli, ti consiglio di dare un’occhiata a questi articoli:
Oggi invece, mi voglio concentrare proprio su cosa fare quando arrivi al momento di prendere la decisione. Vale a dire, quando sei arrivato a dover prendere la decisione e magari hai davanti delle alternative, c’è uno scenario complesso. Oppure è una decisione che è un sì o un no, lo faccio o non lo faccio ma è inserita in un contesto un po’ intrecciato…
Ecco vediamo una tecnica molto semplice ma molto utile per gestire questa tipologia di decisioni.
Forse ne hai sentito parlare, si chiama analisi SWOT. Ti spiego che cos’è e come funziona e poi vediamo un esempio pratico per capire come si utilizza.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video, oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.
A Te la scelta!
Qui sotto puoi ascoltare il podcast.
Qui puoi guardare il video
Oppure continua a leggere.
***
L’analisi SWOT
L’analisi SWOT è uno strumento di analisi strategica, che ti aiuta tutte le volte in cui devi prendere delle decisioni e – ti dicevo – lo scenario è articolato.
Magari ci sono più alternative, ci sono pro e contro di ogni alternativa, o comunque è difficile identificare quella che potrebbe essere la scelta migliore.
Mi raccomando: qua voglio sottolineare una cosa che per me è estremamente importante.
Ricordati che ogni volta in cui devi prendere una decisione da un punto di vista imprenditoriale, non puoi prima metterti nelle condizioni di prendere la scelta giusta, perché non lo saprai mai qual è la scelta giusta.
C’è sempre quel concetto del rischio imprenditoriale che di fatto, indipendentemente da quanto ragioni, che approccio hai, le informazioni a tua disposizione, puoi fare una scelta ponderata, puoi arrivare a fare la scelta migliore.
Ma solo dopo sai se è quella che hai preso si rivelerà la scelta giusta.
Di fatto c’è sempre un fattore di rischio.
Il punto è, che quando hai un efficace sistema che ti porta a prendere le decisioni, il rischio imprenditoriale che ti assumi è un rischio ponderato.
Quando invece non hai un sistema efficace per arrivare a prendere le decisioni che devi prendere, ti assumi quelli che io definisco I rischi stupidi. E aumenti ancora di più la tua possibilità di fallimento.
A cosa serve l’analisi SWOT
Di fatto quindi, l’analisi SWOT è uno strumento che ti mette nelle condizioni di farti la chiarezza mentale che ti serve per poter prendere la scelta migliore, con le informazioni a tua disposizione.
L’analisi SWOT, si chiama così perché permette di fatto di identificare quattro cose.
La S sta per strengths, cioè punti di forza.
La W sta per weaknesses, cioè debolezze.
La O sta per opportunities, opportunità.
E la T sta per threats, cioè minacce.
Tutte che riguardano lo scenario nel quale si inserisce la decisione: punti di forza, debolezze, opportunità e minacce.
Considera che, se ti piace un po’ di dietrologia, si attribuisce la creazione dell’analisi SWOT più o meno negli anni ‘60 allo Stanford Research Institute da un team guidato da tal Albert Hamfri.
Originariamente si dice che si chiamasse SOFT che sta per Satisfactory Opportunity Falt and Treats, poi è stata modificata in quella che è l’attuale analisi SWOT.
Considera però, che ci sono ancora tutt’ora dei dibattiti aperti su Chi abbia veramente creato e sistematizzato l’analisi SWOT.
Fattori esterni ed interni: come individuarli con l’analisi SWOT
Comunque sia, considera che è progettata per permetterti di fare chiarezza dentro di Te.
E questo secondo me, è un elemento fondamentale ogni volta in cui devi prendere delle decisioni.
Ti consente di identificare dei fattori interni che riguardano Te, che riguardano lo Studio e dei fattori esterni che riguardano il Mercato, la concorrenza. Fattori cioè che influenzano il risultato che puoi ottenere, vale a dire il come va a finire e di conseguenza la decisione che devi prendere.
E poi di fatto, messo tutto questo insieme, ti permette di poter identificare la scelta migliore.
Come identificare i fattori interni
Il primo ambito della SWOT si concentra internamente: Strengths e Weaknesses.
i rimangono le altre due cause e quindi capiamo invece qual è la soluzione, qual è l’approccio per evitare queste due cause che sono rimaste.
Identificare i punti di forza
Dicevamo che consiste nell’identificare le Strengths, cioè i punti di forza.
Cioè dei fattori interni che sono positivi, cioè sono aspetti interni allo Studio o interni al progetto che hai, che di fatto costituiscono un vantaggio.
Sono un plus, sono una risorsa a tua disposizione.
Non so: delle competenze specialistiche di cui disponi, il fatto che Tu abbia un marchio riconosciuto sul territorio apprezzato, un Team già formato, tecnologie all’avanguardia, risorse finanziarie, il fatto di averlo già fatto una volta e di esserci riuscito, insomma dei punti di forza.
Di fatto come li puoi riconoscere?
Beh, semplicemente sono quelle cose che rispondono a quelle domande tipo:
“Cosa faccio meglio degli altri?”
“Quale può essere una risorsa per il successo di questo progetto?”
“Che caratteristiche ho o questo progetto ha, che di fatto lo semplificano?”
E così via.
Identificare i punti di debolezza
Le Weaknesses, cioè i punti di debolezza, sono anche in questo caso dei fattori interni ma negativi.
Di fatto le Weaknesses sono quegli aspetti interni che invece questa volta costituiscono un limite, un minus, un difetto dello Studio o del progetto che hai in testa.
Non so, poca esperienza relativamente a quella cosa, carenza del personale giusto, dei budget limitati, dei processi disorganizzati che non hai ancora messo insieme, un’incapacità nell’acquisire Pazienti che hai dimostrato finora.
Le Weaknesses sono quegli elementi che rispondono a:
“Ok che cosa faccio male relativamente a quest’ambito?”
“Che cosa mi limita?”
“Quali risorse mi mancano, cosa mi fa perdere terreno, dove normalmente mi incastro?”
Sempre relativamente al progetto, all’ambito e allo scenario che devi gestire.
Come identificare i fattori esterni
Il secondo ambito della SWOT si concentra esternamente.
Identificare le opportunità
Una volta identificati i fattori interni, ci si concentra, ci si focalizza sui fattori esterni e si parte dalle Opportunities.
Le opportunità, sono fattori esterni positivi.
Sono quegli elementi positivi dell’ambiente esterno che possono favorire il successo di quel progetto, di quell’idea, aiutare la crescita.
Esempi potrebbero essere, ad esempio, la possibilità di accedere ad un nuovo mercato, la forte domanda relativamente a quella cosa, delle nuove tecnologie disponibili che permettono di fare questa cosa meglio, la presenza di bandi o incentivi statali, la possibilità di stringere accordi o collaborazioni con dei Partner interessanti, carenza di concorrenti in una determinata area, ecc.
Di fatto sono quelle cose che rispondono a domande come:
“Quali elementi, situazioni, cambiamenti del mondo esterno puoi sfruttare a tuo vantaggio?”
“Ci sono dei trend che giocano a tuo favore?”
“Ci sono delle condizioni di mercato che puoi riuscire a cogliere ma che ti possono oltretutto supportare?”
Identificare le minacce
Le Threats invece, le minacce, sono fattori esterni ma questa volta negativi.
Quindi sono rischi, pericoli derivanti dal contesto esterno, dal mondo esterno che potrebbero ostacolare, danneggiare il progetto, la tua idea, lo Studio o quello che è.
Perché Tu di fatto, potresti fare un’analisi SWOT sulla situazione attuale dello Studio per decidere in quale direzione organizzare la tua crescita.
È il caso dell’aumento della concorrenza, dei cambiamenti di Leggi che hanno cambiato le regole del gioco, delle situazioni di crisi economica, delle nuove tecnologie che stanno rendendo obsoleto il modo in cui hai sempre fatto delle cose, dei cambi nella psicologia delle Persone, dei Pazienti.
Insomma, sono quegli elementi che rispondono alla domanda:
“Quali fattori esterni potrebbero limitarti od ostacolarti in questo progetto e nella tua crescita?”
“Cosa sta cambiando là fuori che potrebbe rendere più difficile il tuo successo o i tuoi risultati?”
Perciò, per riassumere: i punti di forza sono elementi che sono una risorsa interna, le debolezze sono elementi che diventano un limite, un ostacolo interno al successo, relativamente alla decisione che devi prendere.
Le Opportunities sono risorse però questa volta che sono esterne e le Threats sono invece ostacoli esterni.
La grande differenza, è che Strengths a Weaknesses, gli elementi interni, li puoi controllare nel senso che puoi intervenire e ne hai il diretto controllo.
Opportunitys and Threats, essendo elementi esterni, li puoi influenzare, puoi cercare di godere degli effetti o limitarne gli effetti, però sono lì.
Ecco, questo approccio, l’analisi dello scenario all’interno del quale si contestualizza la tua decisione, presa con questa analisi preventiva, ti permette appunto di avere quella chiarezza in più, identificare meglio lo scenario e migliorare la tua decisione.
Un’applicazione pratica dell’analisi SWOT per lo Studio Dentistico
Per capire il beneficio di quello di cui ti sto parlando, facciamo un esempio insieme. Così andiamo ad applicare – è un esempio – l’analisi SWOT come se fosse un ragionamento reale che un Titolare deve prendere per migliorare la sua situazione.
E così, diventa chiara la metodologia e diventa semplice capire quanto ti aiuta nel prendere le decisioni.
Ampliamento o trasferimento: cosa fare quando lo Studio ha raggiunto la saturazione delle poltrone e il fatturato è bloccato
Ipotizziamo che questo Studio sia saturo, cioè le poltrone sono piene e di conseguenza il Titolare si trova bloccato nella crescita del fatturato e nella crescita della redditività dello Studio.
Si trova bloccato perché non può alzare i prezzi per ragioni di concorrenza e di mercato locale. E di fatto, non ha più spazio per poter servire altri Pazienti.
Di conseguenza, non può aumentare il fatturato. Non può allontanarsi dal break even point (dal punto di pareggio) e non può mettersi in una zona di ricchezza e abbondanza superiore nella quale c’è più efficienza nel rapporto tra ricavi e costi e quindi di conseguenza dove c’è un utile esponenzialmente più alto.
Il Titolare, di conseguenza, valuta due opportunità che ha.
Perché accanto al suo locale, ce n’è un altro vuoto che può prendere in affitto per inserire altre due o tre poltrone. Perciò la prima opzione è quella di collegarli, ampliare e mettere altre due o tre poltrone.
Il Titolare è stimolato però anche dal fatto che ha individuato un locale in un paese a 50 km dal suo, nel quale potrebbe aprire un nuovo Studio di tre poltrone.
Sta pensando a questa alternativa, perché il suo Studio si trova in una zona comunque non così centrale, immaginiamo un paesino di periferia. Mentre questo nuovo Studio a 50 km di distanza, di fatto, è uno Studio collocato geograficamente in una cittadina con delle opportunità di mercato e un bacino completamente diversi.
Ha queste due strade ed è confuso.
Entrambe le opzioni hanno dei pro e dei contro, magari i pro dell’una diventano i contro dell’altra e non sa che decisione prendere.
Fatto sta che però deve prendere una decisione, perché non vuole rimanere incastrato nella situazione nella quale è.
Facciamo finta che il Titolare si chiami Mario.
Deve scegliere, non ci salta fuori e si avvita sistematicamente nei suoi stessi pensieri.
Quegli stessi pensieri, sono la vocina interna che gli fa fare dei ragionamenti. Una volta il ragionamento è “la scelta giusta è l’ampliamento”, cinque minuti dopo “la scelta giusta è il nuovo Studio”.
Di fatto si avvita.
E ogni tanto si siede al tavolo di casa con la moglie che lo guarda con questo enorme punto di domanda perché capisce l’ansia, la battaglia interiore che lui non riesce a risolvere.
Si sente anche un pochino in colpa al nostro Mario, perché a casa vorrebbe essere più sereno ma la testa torna sempre lì.
“Ma se prendo il locale accanto e amplio lo Studio sarà davvero la mossa giusta?
Se invece apro da un’altra parte e ampio il mio bacino geografico…se poi non riesco a gestirlo?
Eh ma se amplio…poi i Pazienti risponderanno bene? Ma poi dovrò assumere un nuovo personale… lo trovo? Ma poi devo trasferire parte del mio Team da una parte all’altra…”
Ecco, immaginati questa sensazione di vertigine.
Come se il nostro Mario stesse camminando su questa fune nel vuoto, come il funambolo senza reti di protezione che però deve arrivare dall’altra parte.
Mario vorrebbe sedersi, fermare il tempo, tracciare la mappa della questione e definire pro e contro ma non sa dove cominciare.
Non ha uno schema, non ha un metodo che lo aiuti a fare chiarezza per separare le questioni, per identificare bene le cose.
E questa confusione, è poi quello che blocca Mario.
Senza un sistema chiaro, Mario si ritrova a oscillare tra l’eccitazione di un nuovo inizio, la paura di sbagliare tutto e di conseguenza di trovarsi immerso nella frustrazione di non decidere.
Ecco non so se ti sei mai ritrovato nella situazione del nostro Mario ma è qui che entra in gioco il potere dell’analisi SWOT.
Il nostro Mario, deve decidere quale opzione di crescita perseguire tra ampliare lo Studio esistente, prendendo in affitto il locale adiacente, e aprire l’altro Studio in una città a 50 km di distanza.
Questi numeri non sono significativi, li stiamo usando solo a titolo di esempio per creare uno scenario.
Ho scelto comunque questa opzione, perché ci costringe a fare due analisi SWOT.
Dobbiamo infatti analizzare e valutare correttamente due scenari: uno scenario è quello dell’ampliamento e uno scenario è quello che riguarda lo Studio nuovo.
E poi, dobbiamo essere capaci di mettere insieme le due cose, pesarle e ponderarle, per poter capire proprio qual è, per il nostro Mario, la scelta migliore.
L’ampliamento dello Studio: l’analisi SWOT
Partiamo dall’analisi SWOT dell’ampliamento dello Studio esistente.
I Punti di Forza interni
Iniziamo perciò a esplorare (si parte sempre da lì) i punti di forza, le strengths.
E la domanda da farsi è:
“Che vantaggi abbiamo internamente, ora, che ci permettono di sostenere l’ampliamento?”
E allora potremmo dirci…
Che lo Studio è già avviato e gode di un’ottima reputazione nella zona.
Che lo Staff è collaudato e diventa più semplice gestire le Persone in più che serviranno e si tratta di aggiungere qualcuno.
C’è possibilità di sfruttare meglio l’Anagrafica, perché non viene fatto più di tanto, poiché lo Studio è già saturo così e quindi ci sono Pazienti stagnanti in Anagrafica che potrebbero essere meglio capitalizzati.
E poi il punto di forza di questo approccio, è che c’è un’ottimizzazione della struttura dei costi fissi.
perché probabilmente la segreteria rimane quella. Si tratta di aggiungere semplicemente le poltrone e usare gli altri metri quadri per inserire dei servizi, come ad esempio, lo spogliatoio o un’area per lo staff però di fatto c’è un’ottimizzazione della struttura dei costi fissi, perché le attrezzature sono già presenti all’interno dello Studio.
Si tratta di aggiungere qualcosa.
Sto veramente creando tutte queste cose inventandomele di sana pianta, cercando di definire una situazione assolutamente realistica.
I Punti di Debolezza interni
Quali sono le wicknesses – i punti di debolezza – e quindi:
“Quali limitazioni o vincoli o ostacoli interni potrebbero rendere difficile il successo dell’ampliamento?”
La risposta magari potrebbe essere, non so, la necessità di chiudere lo Studio per almeno un mese per poter concretizzare l’ampliamento, perché c’è buttar giù un muro, da collegare i locali e fare gli impianti.
Può esserci più o meno difficoltà a reperire Collaboratori quei in più che servono per concretizzare l’ampliamento. Magari a ciò si aggiunge il fatto che la collocazione geografica dello Studio rende un po’ difficile il fatto che qualcuno voglia venire lì perché è un po’ scomodo.
Potrebbe emergere la necessità di attivare un Marketing esterno, perché i numeri dicono che probabilmente l’anagrafica da sola non copre tutta la saturazione che le tre poltrone che permettono di saltar fuori dall’ampliamento, richiedono.
Okay abbiamo ragionato internamente, adesso ragioniamo esternamente.
Le Opportunità esterne
Chiediamoci:
“Quali opportunità offre il mercato esterno?”
Non so, potrebbe essere, che diventando i più grandi della zona – perché magari con quell’ampliamento si diventa davvero i più grandi della zona – si può ottenere un vantaggio in termini di immagine e di autorevolezza nei confronti dei Competitor.
E un’altra opportunità, è che magari nessuno dei Competitor locali sta facendo marketing esterno – o è particolarmente organizzato – e di conseguenza non dovrebbe essere così difficile acquisire nuovi Pazienti.
Le Minacce esterne
A questo punto occorre valutare la quarta dimensione, chiedendosi:
“Quali sono le minacce, cioè gli ostacoli esterni, che possono limitare la questione?”
Beh, magari potremmo dire che si dipende da due proprietari diversi, perché uno Studio è in affitto con un proprietario e l’altro Studio è in affitto da un altro proprietario, perciò bisogna metterli d’accordo tutti e due per fare il collegamento.
Fermo restando ovviamente che tutto questo scenario, sia fattibile per il catasto e tutto il resto.
Il bacino di utenza è limitato e comunque abbastanza saturo per la presenza di Competitor storici – non sono dei fenomeni ma ci sono – e i tempi dell’Impresa Edile che potrebbero far slittare il termine del lavoro. Con conseguenti tempi di chiusura più lunghi e di fatto l’esposizione dei Pazienti – che in quel periodo non vengono seguiti – ai dei canti delle sirene dei Concorrenti.
Ok, questa è l’analisi dell’opzione ampliamento.
Voglio farti ragionare, sul fatto che:
solo il fatto di approcciare l'analisi interna suddivisa in punti di forza e debolezze e l'analisi esterna suddivisa in opportunità e minacce, ti permette di identificare cose che normalmente, semplicemente pensando con la tua vocina interna, non sarebbero state chiarite con altrettanta lucidità.
E queste cose, alla fine della fiera, ti aiutano a identificare veramente meglio lo scenario.
L’apertura del nuovo Studio: l’analisi SWOT
Facciamo adesso la stessa cosa per l’apertura della nuova sede a 50 km di distanza. Poi capiamo come confrontare le due analisi SWOT e arriviamo a come prendere la decisione, nel nostro caso inventato del nostro Mario.
I Punti di Forza interni
Per identificare punti di forza, ci chiediamo:
“Che vantaggi interni ci sono, che supportano l’apertura della nuova sede?”
Non c’è nessuna necessità di chiudere, ad esempio, perché si può continuare a lavorare e guadagnare con il vecchio Studio. E questo, anche da un punto di vista finanziario, può aiutare a generare le risorse per pagare la startup e la creazione.
C’è esperienza di gestione.
Lo Studio ha un modello, ha un Sistema Operativo rodato e processi strutturati, deve semplicemente replicare di là. Quindi non ha bisogno di fenomeni per fare funzionare lo Studio ma ha semplicemente bisogno di persone normali che fanno funzionare un sistema che funziona bene.
Quindi di conseguenza lo studio la possibilità di replicare il modello di successo già testato.
Diciamo che c’è una buona solidità finanziaria grazie al flusso di Pazienti dello Studio attuale. Che tra l’altro, magari, in alcuni casi visto la loro collocazione geografica, per comodità alcuni dei Pazienti possono essere collocati nella nuova struttura. Aiutando così l’ampliamento, alleggerendo un pochettino la saturazione dall’altra parte e creando spazio sulle poltrone del vecchio Studio per presidiare l’Anagrafica.
C’è concorrenza, sì ma anche qui non esageratissima e c’è la possibilità di condividere alcuni degli specialisti del vecchio Studio, nello Studio nuovo, facendoli ruotare tra le Sedi. E magari sfruttare questo per avere più giornate da loro, fidelizzarli maggiormente e creare insomma un rapporto più solido.
I Punti di Debolezza
Bene:
“Quali sono le debolezze?”
Beh, in primis, la necessità di una nuova autorizzazione.
La necessità di assumere o formare completamente nuovo Personale, perché l’obiettivo non è cannibalizzare il vecchio e portarlo di qua.
I numeri dicono che l’investimento iniziale è superiore, anche qui sto inventando.
C’è bisogno comunque, soprattutto in fase iniziale, di una supervisione, nonostante i sistemi. E non volendo indebolire il vecchio Studio, magari il Titolare deve dividersi tra le due sedi, con il rischio che cali il suo focus, fino a quando non trova un Dental Office Manager all’altezza.
La minaccia è che c’è necessità di creare da zero la reputazione dello Studio che manca completamente.
E poi ovviamente, c’è una nuova struttura di costi fissi. Quindi con questo scenario, lo Studio ha più costi e di conseguenza c’è bisogno di una rapida crescita del fatturato di questo Studio, per arrivare inizialmente al punto di pareggio e non esporsi troppo finanziariamente. E soprattutto non trovarsi nella situazione che questo Studio mangia i profitti del vecchio perché non è efficiente.
Ok, abbiamo ragionato, anche qui ho inventato, per cercare di fare uno scenario verosimile.
Abbiamo identificato I fattori interni, adesso andiamo sui fattori esterni.
Le Opportunità esterne
Iniziamo perciò dalle Opportunità.
“Quali opportunità il mercato offre nella nuova zona?”
Dicevamo che l’area non è servita da Studi Dentistici di altissimo livello e quindi ci sono opportunità di acquisire non con così grande difficoltà, le nuove quote di mercato.
Anche qui, nessun concorrente fa Marketing sul territorio. C’è di conseguenza possibilità di intercettare un nuovo bacino di Pazienti.
Tra l’altro c’è più facilità ad inserire nuovi Collaboratori, perché ovviamente è una città ed è tutto più semplice.
E le lungaggini che magari i Fornitori esterni o la ASL fa per le autorizzazioni, possono essere assorbite da un punto di vista finanziario dal vecchio Studio che continua a produrre, perché in questo caso non si deve fermare la macchina.
Le Minacce esterne
Arriviamo perciò a considerare le minacce, chiedendoci:
“Quali elementi esterni potrebbero rendere rischiosa l’apertura?”
L’elevata burocrazia, i ritardi nelle autorizzazioni.
Studi già presenti sul territorio che non stanno facendo qualcosa ma potrebbero reagire all’apertura di un nuovo Studio con magari delle promozioni aggressive.
Oppure potrebbero arrivare delle Catene low-cost che si insediano nella zona: difficile, improbabile, impossibile nel paesino ma uno Studio in città si può trovare la concorrenza delle Catene.
Ok, con questi quattro punti si conclude anche la nostra seconda analisi.
Come mettere a confronto due Analisi SWOT
Come ti dicevo, ho scelto questo esempio perché il ragionamento ci porta a dover creare due analisi SWOT distinte.
Ma attenzione: se la decisione che devi prendere richiede che analizzi un solo scenario, è tutto più semplice. E a questo punto con quelle informazioni lì, sei pronto a valutare se fare o no quello che stai ragionando.
Se ci fosse solo l’ampliamento o solo l’apertura, saresti già nelle condizioni di metterlo insieme. Ma qui ne abbiamo due e allora voglio fare con te il passaggio in più.
Prima di tutto ti consiglio di mettere le due analisi SWOT una accanto all’altra.
Normalmente quando si fa un’analisi SWOT si ragiona su una matrice 2×2, cioè due righe e due colonne. Sopra i fattori interni: strengths e weaknesses. Sotto i fattori esterni: opportunities e threats.
In questo caso invece, ti consiglio di affiancarla in verticale in modo che Tu abbia i punti di forza affiancati, le debolezze affiancate, le opportunità affiancate e le minacce affiancate. Okay? Una accanto all’altra.
Dopodiché lo step successivo consiste nel dare un punteggio ad ognuno di questi elementi.
Quindi a ciascun elemento che compone i punti di forza, ciascun elemento che compone le debolezze e così via, dai un punteggio da uno a cinque relativamente a quanto questa cosa è potente.
Perciò in base a quanto sia un fattore positivo o quanto è limitante, quanto è risorsa o quanto è limite, quanto è potenzialmente un vantaggio, quanto è potenzialmente un rischio. Da uno a cinque rispetto a quello che vuoi ottenere.
A questo punto il nostro Mario – perché è lui che deve prendere la decisione – deve guardare tutto e con quelle informazioni davanti farsi delle domande.
Le domande per prendere la decisione assumendosi un rischio ponderato
- Quale delle due opzioni permette una crescita anche di lungo periodo maggiore?
- Quale delle due mi permette di crescere con più facilità?
- Quale delle due è più rischiosa?
- Quale delle due è più in linea con i miei obiettivi di crescita ma soprattutto con i rischi che voglio prendermi?
C’è una domanda che consiglio sempre ai “Quantici” (i Titolari di Studio che partecipano al nostro programma più avanzato quando siamo nelle sessioni di coaching che è:
- Se va tutto male, cosa succede? Posso permettermelo o vado a finire a gambe all’aria?
Con queste due cose davanti, quello che mi devo chiedere è:
- Voglio crescere meno ma rischiare meno? Oppure voglio crescere di più ma prendermi dei rischi in più?
E poi un’altra domanda estremamente potente è:
- Quale delle due alternative nutre meglio il mio Grande Piano personale?
Ecco: con la chiarezza derivante dall’analisi SWOT, la decisione diventa molto più semplice.
L’importanza di fare l’analisi SWOT per iscritto
E fermiamoci un istante, perché qualcuno ascoltandomi potrebbe chiedersi:
“Andre perché è più importante fare tutti questi ragionamenti facendo tutta questa analisi, invece di farsi semplicemente le stesse domande e rispondere mentalmente?”
Perché una cosa che non ho detto – ma che va detta – è che tutto questo lavoro, è un lavoro che ti consiglio assolutamente (altrimenti serve ad un decimo) di fare per iscritto.
Un’analisi SWOT non è una semplice lista di domande e risposte ma è un processo strutturato che va documentato che permette di mettere nero su bianco su un foglio, su Word, su Excel tutte le informazioni.
A me piace sempre farlo con carta e penna e di fatto, proprio questo processo di esternalizzazione e di scrittura, ti aiuta a chiarire in modo ordinato tutte quante le informazioni.
E una volta che ordinato tutte quante le informazioni e che le puoi visualizzare dall’esterno (perché le idee che hai in testa ti danno una percezione completamente diversa), riesci a vedere più facilmente dei collegamenti, delle ridondanze, degli aspetti mancanti che mentalmente sfuggono.
Tra l’altro, questo obbligo di distinguere in modo netto fattori interni da fattori esterni, ti permette di evitare la confusione mentale. Così riesci a focalizzarti su elementi che, nel bene e nel male, potresti trascurare e potresti confondere.
È molto diverso avere una risorsa che puoi controllare o una risorsa che non puoi controllare perché sono un fattore interno o un fattore esterno.
Inoltre, questo approccio fatto per iscritto, diventa un grandissimo strumento collaborativo perché puoi coinvolgere il Team, i Collaboratori, i Consulenti in una maniera decisamente più efficace, anche per fare dei ragionamenti insieme.
E poter così pesare le cose, da un punto di vista di com’è realmente lo scenario.
Altrimenti ognuno parla del “secondo lui” rispetto a come percepisce le cose, con il rischio di crearti ancora più confusione. Così, tutti, possono contribuire alla tua decisione con delle idee, con dei suggerimenti, con delle correzioni. Mentre un ragionamento solo nella tua testa non riesci a condividerlo.
Tra l’altro, quando ragioni solo nella tua testa è molto più facile cadere vittima dei tuoi bias cognitivi.
Con un approccio di questo tipo invece, è molto più facile renderti conto di quanto magari certe convinzioni o certe idee che hai in testa, sono poco fondate.
Proprio perché metterle nero su bianco ti obbliga in un certo senso a fare una “avvocatura del diavolo” che ti permette di guardare le cose molto meglio.
Fare l’analisi su SWOT scritta, anziché rispondere mentalmente alle domande (anche solo seguendo lo stesso processo), ti permette di avere uno strumento più organizzato e collaborativo, che ti permette di avere un livello di chiarezza decisamente superiore. Di conseguenza, prendere delle decisioni più razionali e avere molte più chance di arrivare alla decisione migliore non quella giusta ma la migliore che puoi prendere con le informazioni che hai. E di fatto così, abbiamo razionalizzato e chiarito più informazioni.
Ecco torniamo alla nostra analisi, al termine di tutto il ragionamento.
Nel concreto, tornando alla Situazione di Mario…
I fattori che l’Analisi SWOT prende in considerazione per giungere alla decisione migliore
Di fatto Mario dispone di un ragionamento che non solo valuta l’opportunità in maniera superficiale ma prende in considerazione il fattore tempo, il fattore investimento, il fattore operativo, la Visione più strategica e più ampia, anche in funzione del suo Grande Piano.
In questo modo, riesce a chiarirsi meglio le questioni.
Scegliere l’ampliamento – nel nostro scenario – è la scelta che Lui fa, se sente il bisogno di crescere in modo meno rischioso e magari consolidare un’area già presidiata e sentirsi più “nel suo” in un contesto del genere.
Oppure sceglierà l’ampliamento della nuova sede, se nel momento in cui mette tutto insieme – nonostante il dover reperire capacità finanziarie consistenti – vede delle ottime prospettive di crescita che nutrono di più il suo desiderio.
In conclusione
Quindi Tu che cosa devi fare quando ti trovi davanti ad una decisione anche meno articolata di queste?
Fai sempre il lavoro dell’analisi SWOT scrivendo. E se ci sono più alternative crea una SWOT per ogni alternativa, perché ti aiuta a focalizzare molto meglio I pro e I contro di ciascuna senza fare dei mischioni, dei pout-pourry.
Fatti le giuste domande subito dopo, perché la SWOT funziona tanto meglio quanto buone sono le domande relativamente a punti di forza, debolezza, opportunità e minacce.
Compara i risultati ogni volta che c’è più di uno scenario.
E soprattutto, ricordati che comunque devi decidere.
La SWOT non fa la scelta al posto tuo, ti aiuta semplicemente ad impostare un processo decisionale basato su dati, rischi e benefici, molto più strutturato. Ti permette di ponderare la decisione ma poi alla fine sei Tu che devi decidere.
Magari coinvolgi il Team, i tuoi Consulenti nel confronto anche nella creazione dell’analisi SWOT, perché ognuno può dare il suo contributo. Ma ricordati che poi alla fine sei Tu che devi decidere.
Fammi sapere come va utilizzando l’analisi SWOT, se Tu utilizzi dei sistemi diversi o se hai degli approcci diversi: magari scrivili nei commenti in fondo a questo articolo.
Da parte mia: buone decisioni, migliori decisioni… ti aspetto alla prossima puntata. Ciao!
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