Oppure continua a leggere.

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Come rendere il 2024 l’anno migliore di sempre per il tuo Studio Dentistico

Una cosa che potrebbe esserti molto utile, se non l’hai ancora fatto o se quei concetti non sono freschissimi nella tua mente, è approfondire la puntata divisa in tre episodi, che aveva il titolo “Come rendere il 2024 il tuo anno migliore di sempre”.
Ti dico ciò perché in quella puntata, ti ho dato un framework, una struttura, per fare il bilancio dell’anno appena passato (il 2023) e organizzare al meglio il piano, la strategia per il 2024 in modo da rendere il 2024 il tuo anno migliore di sempre. Toccando sia la parte più strategica del “cosa c’è da fare, che obiettivi e quali micro obiettivi intermedi” per poter arrivare lì, ma anche un po’ il “come farlo” scendendo nel dettaglio anche delle riunioni da fare con il team, cosa fare all’interno di quelle riunioni.

In quelle tre puntate, dal mio punto di vista, c’è tanto valore che ti può essere molto utile per una cosa di questo tipo. E te ne sto parlando in questo momento, perché molti ragionamenti che facciamo in questo episodio – che in realtà è un check del giro di boa – sono collegati a quegli aspetti.

Puoi approfondirle qui:

• La Metodologia in 3 step per definire gli obiettivi del nuovo anno nello Studio Dentistico _ parte 1
• La Metodologia in 3 step per definire gli obiettivi del nuovo anno nello Studio Dentistico _ parte 2
• La Metodologia in 3 step per definire gli obiettivi del nuovo anno nello Studio Dentistico _ parte 3

Questa puntata e il lavoro che ti consiglio di fare per creare le condizioni di un secondo semestre super produttivo, è comprensibile anche solo se ascolti o leggi questo episodio.

Perché è importante fare l’analisi di fine semestre

Ora, ovviamente, sei un Cliente che sta implementando il Sistema Operativo Profit Monday, questa puntata è semplicemente uno sprone in più, una guida in più. Anche se hai il protocollo che ti guida nella gestione di questa tipologia di attività, è comunque un buon ripasso.

Se invece Tu non hai mai fatto un’attività di questo tipo, nel modo in cui te ne parlo – perché è un modo multidimensionale e ognuna ha le sue ragioni – ti potresti chiedere ma perché serve un’attività di questo tipo?
Ma perché mi dovrei fermare e non dovrei essere lì semplicemente a lavorare lavorare, lavorare, lavorare?

1° motivo: lavorare a testa bassa nello Studio Dentistico non basta più

Lavorare a testa bassa non basta più perché oggi il lavoro del Titolare di Studio è profondamente cambiato rispetto a prima.

Probabilmente te ne rendi conto anche Tu, essere alla poltrona e basare il risultato dello Studio unicamente sulla qualità del servizio e la quantità di prestazioni che fai Tu non è più sufficiente per probabilmente concretizzare la vera visione che hai per l’Odontoiatria.
E soprattutto per avere quella gratificazione anche economica e finanziaria dal tuo studio dentistico che in realtà ti richiede grande impegno, grandi sforzi, grandi capitali, rischi e tutto il resto.

Quindi per ottenere dei risultati proporzionati ai rischi e all’impegno, occorre essere più fini.

Lavorare a testa bassa non basta perché quando lavori a testa bassa guardi solo lì poco davanti ai tuoi piedi e poco davanti alle tue mani.
In realtà, per pianificare una strategia di una prospettiva di una proiezione un po’ più lunga – e stiamo parlando in questo caso di sei mesi – ti occorre alzare la testa, guardare l’obiettivo e renderti conto se stai andando sulla strada corretta.

Perché quando sei a testa bassa, vedi solo la strada che stai percorrendo davanti a Te ma se non ti sei accorto che hai preso il bivio sbagliato e stai andando per la tangente rispetto a dove in realtà volevi andare, continuare a lavorare a testa bassa ti potrebbe far rendere conto fra sei mesi, che sei sì arrivato da qualche parte ma in realtà non era il posto nel quale volevi arrivare.

Quindi, un’attività di questo tipo, serve per ritarare un po’ il navigatore satellitare, ricalcolare il percorso, avere la conferma che sei sulla strada giusta – perché magari sei sulla strada giusta – se non lo sei, come correggere il tiro per arrivare veramente dove vuoi arrivare alla fine di quest’anno.

2° motivo: oggettivare le performance dello Studio Dentistico

L’altra ragione per cui è estremamente importante un’attività di questo tipo, è che oggettivare le performance ti serve per capire e per ritarare.

Non basta avere semplicemente la sensazione del “lavorare tanto”.
Occorre oggettivare quel “tanto” che stai lavorando: è un tanto sufficiente, è un tanto giusto, è un modo giusto, ti sta portando dove vuoi oppure no?

E quindi, tornando all’esempio del navigatore, ti permette di calcolare la posizione precisa ed eventualmente se fosse necessario fare quella attività di ritaratura.

Questo è fondamentale perché la realtà è spesso diversa dalle percezioni.

Io me ne rendo conto ogni volta che con i Clienti si fa un lavoro di questo tipo, lo confermano i Ccoach che li affiancano, lo vedo negli appuntamenti del Quantum Leap, quando facciamo i check dei vari giri di boa con i Clienti che seguo personalmente, la realtà è spesso diversa dalle percezioni.

Ti faccio proprio un esempio banale ma per capire il concetto.
Io ho la sensazione di stare lavorando tanto perché sono tanto alla poltrona. Lavoro con un matto, quindi stiamo andando bene.
Ma poi, in realtà, guardi i numeri e i numeri ti dicono qualcosa di completamente diverso. Ad esempio l’utile lordo è poco superiore allo 0.

A volte invece vale l’esatto contrario.

Ho la sensazione che stiamo andando male, oggettivizzo con dei numeri, e mi rendo conto che stiamo andando molto bene.

Questo punto è fondamentale, perché:

“
per la realtà che Tu percepisci decidi e di conseguenza, se la realtà è spesso diversa dalle percezioni, le decisioni prese sulle percezioni sono probabilmente sbagliate.
”

Quindi, visto che la realtà è spesso diversa dalle percezioni devono cambiare le decisioni e le azioni correttive. Pertanto è importantissimo allineare le percezioni che hai, con la realtà.

E l’attività di cui ti parlo, questi cinque passaggi, sono perfetti per fare questa tipologia di lavoro: oggettivare le tue percezioni e allinearle con la realtà dei fatti.

3° motivo: fare un periodico check-up

Infine, la terza ragione per cui serve tanto un’attività di questo tipo, te la sottopongo come un’analogia di tipo clinico: come un Paziente ha bisogno di periodici controlli per mantenere la bocca in salute, così lo Studio ha bisogno di periodici check- up di questo tipo per restare in salute.
Altrimenti si arriva dove non vuoi.

Hai una meta, l’hai decisa all’inizio dell’anno – soprattutto se hai lavorato come ti ho spiegato – e di conseguenza, questo è il momento di ritarare la bussola in direzione del tuo reale obiettivo.
Ok? Quindi questa è la ragione per la quale ha senso prendersi il tempo per fare un’attività di questo tipo.

Le 5 Macro-Attività di verifica semestrale

In cosa consiste?

Te lo dicevo prima. Sono 5 Macro-Attività semplici – ovviamente dipende un po’ dal livello di informazioni a tua disposizione – però sono 5 cose semplici da fare.

Non stiamo parlando di scienza missilistica e quindi è molto semplice da implementare anche nella tua realtà.

1° Attività: Guarda il MOL

Prima cosa: occorre che guardi il MOL.

Se sei un Cliente dell’Accademia per lo Sviluppo Imprenditoriale dello Studio Dentistico sai perfettamente che cosa si intende per MOL (cioè Margine Operativo Lordo). Se vogliamo dare una definizione semplice e anche approssimativa, chiamiamolo una sorta di “utile lordo”.

Guarda al risultato di MOL/”utile lordo” dello Studio – è sufficiente questo, non c’è bisogno che entriamo in macro dettagli, quello che ti dico di fare funziona lo stesso anche fatto in maniera meno precisa e analitica -e paragonalo all’obiettivo o alle tue aspettative.
All’obiettivo se ti sei dato un obiettivo, alle tue aspettative se non ti eri dato un obiettivo ad inizio anno.

Avevi obiettivo di generare una certa marginalità lorda con il lavoro dello Studio nell’anno per metterti in tasca determinati soldi, per avere le risorse finanziarie per fare certi investimenti o chissà per quale altra ragione? Okay.
Oggi più o meno dovresti essere a un po’ più di metà.

Un pochettino più di metà, semplicemente perché, ti dico questo generalizzando, tantissimi Studi chiudono ad agosto, il mese di dicembre è un mese monco e quindi un po’ più di metà, puoi anche ragionarla in questo modo.

Se, per farla semplice, vogliamo calcolare che la performance dell’anno è fatta su dieci mesi e non su dodici o su undici mesi e non su dodici, dividi il risultato che avevi in testa per la fine dell’anno –  se non hai dei cruscotti più sofisticati come i Clienti di Accademia – prendi il risultato complessivo lo dividi per undici lo moltiplichi per sei, e più o meno hai la proiezione di quello che dovrebbe essere il tuo risultato alla fine di giugno.

E guardi se sei allineato oppure no.

Una volta che hai fatto questo entriamo nel punto numero due.

2° Attività: Individua le 3 ragioni principali per le quali sei dove sei

Il punto n°2 di questo lavoro consiste nell’individuare le 3 ragioni principali che generano questa situazione. E per questa situazione intendo: sei allineato o addirittura sei avanti rispetto a dove avresti dovuto essere? Oppure sei indietro?

È importante prendere consapevolezza sempre, sia delle ragioni che non ti hanno permesso di ottenere risultato ma è estremamente sempre importante razionalizzare anche le ragioni per cui quel risultato che hai ottenuto è possibile.

Quindi individua le tre ragioni principali che generano la situazione nella quale ti trovi.

Ecco, da questo punto di vista, ti do un consiglio: approfondisci la puntata n° 98 del Podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria” che trovi in questo articolo Studio Dentistico: la Diagnostica Strategica per capire le verità nascoste dietro al fallimento

In quella puntata, ti spiego un sistema logico di analisi dei risultati dello Studio, che ti serve per evitare le trappole delle supposizioni e tutti quei ragionamenti fallaci che ti fanno cadere vittima delle tue stesse euristiche e dei tuoi stessi bias cognitivi.

Per orientarti rispetto a dove andare a cercare, ti dico, macroscopicamente focalizzati nel cercare le tre cause principali.
Attento: possono uscirti anche 7, 8,9 cose che contribuiscono a generare il problema che stai vivendo o che hanno generato il risultato che stai vivendo. È importante però che, e ti spiegherò il perché nella 3° Macro-Attività, ti focalizzi comunque solo sulle tre cause principali.

Valutare il rapporto Ricavi e Costi

Vale a cercare nel rapporto ricavi-costi perché può essere che o sono cambiati i tuoi ricavi (aumentati o diminuiti) oppure sono cambiati i tuoi costi.

Quindi guarda se, e adesso mi voglio focalizzare in modo particolare sull’ambito non ho ottenuto il risultato che volevo, guarda se è un tema di ricavi o se è un tema di costi.
I ricavi sono più bassi, oppure si sono alzati i costi?
Vai a capire, nel caso, perché si sono alzati i costi.
Ci son state delle spese improvvise, è semplicemente un aumento progressivo dei tuoi costi o c’è qualche altra causa?

Non è detto che questa prima tua analisi, ti dia delle risposte sensate. Anzi, forse ti dà degli indizi ma poco di più.

Valutare la produzione eseguita e da eseguire

La seconda cosa che ti consiglio di andare a guardare per capire, è il valore della produzione eseguita e il valore della produzione da eseguire.

Così facendo puoi renderti conto se potrebbe essere che qualcosa che ti ha impedito di ottenere un risultato, è collegato al fatto che hai eseguito meno produzione di quella che avresti dovuto e quindi, a quel punto, vai a scavare per trovare qual è la ragione profonda che genera questo.

E poi, vai a vedere anche il valore della produzione da eseguire, perché magari hai ottenuto un ottimo risultato perché hai eseguito tanto però poi ti rendi conto che per la seconda parte dell’anno il portafoglio di produzione cioè tutta la produzione che hai messo in cascina e che è stata accettata dai Pazienti ma non è ancora stata eseguita è poca o è nulla.
E quindi di fatto questo ti segnala un potenziale allarme o una cosa da dover gestire.

Valutare la produzione dei Collaboratori

Un’altra cosa che potresti fare quando fai questo ragionamento per capire le tre cause principali che hanno generato la situazione di fine semestre, fai anche un po’ di focus sulla produzione dei singoli Collaboratori.

Non entro nel merito dell’andare a vedere quanto sta effettivamente marginando ognuno di loro, perché è un’attività che riesce a fare Chi ha un cruscotto del Sistema Operativo Profit Monday, ma se non hai uno strumento di questo tipo potrebbe risultarti alquanto complessa.
Fermiamoci alla produzione dei singoli Collaboratori.

La produzione non è stata sufficiente perché alcuni Collaboratori hanno prodotto molto meno?
Hanno prodotto molto meno per quale ragione?
Hai venduto meno Piani di Cura che tiravano in ballo quella tipologia di prestazioni, oppure magari sono cambiate le disponibilità che quei Collaboratori ti hanno dato mesi fa?

Valutare il rapporto tra Preventivi presentati e Preventivi accettati

Un altro ambito che puoi andare a controllare per individuare queste tre cause principali, è il rapporto dell’accettazione dei preventivi cioè quanti preventivi hai presentato e quanti preventivi sono stati accettati.

È tutto regolare oppure qualcosa sta andando non bene come dovrebbe?

Attento, non ti fare ingannare.

Misurare correttamente l’accettazione dei Piani di Cura non vuol dire solamente misurare l’accettazione generale perché magari la maggior parte dei Pazienti che hai, sono Pazienti che vengono riferiti e referenziati da altri tuoi Pazienti. E quindi quando arrivano da Te, hanno percentuali di accettazione altissime, magari anche superiori al 90%.

La vera accettazione dei Piani di Cura che devi tenere sotto controllo è quella che riguarda quei Pazienti che si presentano un pochettino per caso magari hanno fatto una ricerca sul web e sono venuti da Te, quindi Pazienti molto più freddi.
Su quelli è importante vedere qual è la percentuale di accettazione. Perché è una percentuale di accettazione molto più realistica della qualità della tua Prima Visita.

E quindi, i ricavi sono calati o non sono ad un livello adeguato perché magari è calata l’accettazione dei Piani di Cura?

Valutare il valore medio dei Piani di Cura accettati

Oppure, sempre sui Piani di Cura, guarda il valore medio dei Piani di Cura che ti vengono accettati. Perché magari un calo dei ricavi che hai, può essere determinato da questo. Cioè, per una qualche ragione, ti stanno accettando, non so, Piani di Cura più piccoli ma stai perdendo Piani di Cura più grossi.
Piani di Cura più grossi ti vengono accettati solo parzialmente e di fatto questo ti mette nelle condizioni di portarti a casa, a parità di sforzo per metterti sulla poltrona quella Prima Visita e avere l’accettazione di quel Piano di Cura, meno produzione da eseguire.

E questo avuto un impatto sui ricavi.

Valutare gli incassi

L’altra tematica che ti consiglio di andare a guardare nell’individuare le cause principali è “Come stanno andando gli incassi?”.

Perché tante volte, un aumento dei costi potrebbe segnalarti un problema di incassi. Quindi vai a fare un bel controllo di tutte le cose che hai erogato.

Ovviamente se sei un nostro Cliente ti basta guardare nel cruscotto del Profit Monday che tiene traccia del cash-flow, se ci sono delle problematiche sugli incassi, perché potrebbe essere lì una ragione.

Valutare le Prime Visite

E per tornare, se vogliamo alla parte di saturazione delle poltrone, vai a controllare come sta andando il numero di Prime Visite e la fonte di queste prime visite.

Per numero di Prime Visite, intendo numero di Prime Visite con Pazienti nuovi o con Pazienti che hai riattivato dalla tua Anagrafica. E con la fonte, intendo proprio la distribuzione: magari quello che è arrivato dal passaparola, quello che ti trovato sul web o quello che hai riattivato Tu. Per capire se rispetto alle aspettative che avevi – se hai fatto un lavoro di budget in più preciso, hai dei parametri magari di quante prime visite avresti dovuto fare – di fatto questo numero ti può dare delle indicazioni.

Ecco, se vai a scavare in questi ambiti, qui in mezzo, in una maniera o nell’altra, ci sono le 3 cause principali che hanno generato l’attuale situazione cioè il tuo attuale risultato di marginalità lorda di tutto lo Studio di questo semestre.

Bene questi primi due punti, ti sono serviti per prendere consapevolezza della questione.

Adesso è importante “definire il Piano di Cura per lo Studio Dentistico”.

Il punto n°1 e il punto n°2, sono una sorta “di Prima Visita” che ti hanno permesso di capire la patologia dello Studio. Il punto 3, 4 e 5 sono la definizione “del Piano di Cura e l’inizio di questo piano di cura.

3° Attività: Definisci azioni concrete

La prima cosa da fare, è definire delle azioni concrete con una scadenza e con una chiara responsabilità per spostare il risultato da dove è a dove vuoi che sia.

Come detto prima, il focus principale deve essere sulle tre cause primarie che hai individuato per la situazione attuale. Lo so che potrebbero essere più di tre le cose che ti hanno generato questa situazione ma ti dico: focalizzati solo su quelle tre cause principali.

E ciò perché, in primis, non ti serve focalizzarti su mille cose tanto non le faresti. C’è da gestire la quotidianità e probabilmente lo Studio non è staffato a sufficienza per gestirle tutte.

Focalizzati su poche cose ma su quelle importanti. Prendi le tre patate bollenti e concentrati su quelle. Anche perché, quando hai messo a posto le tre patate bollenti, molte altre cose più piccole si sistemano da sole.

Ti avviso: l’istinto ti suggerirà di concentrarti su piccole cose che ti danno un immediato riscontro nel vederle sistemare. Ma se sono piccole cose, cambiano in modo piccolo la sterzata alla direzione che stai seguendo.
Vai sulle cose più rognose, le tre cause principali, affronta quelle e per ciascuna di quelle tre cause principali definisci anche qui quelle due/tre cose massimo concrete con una scadenza e con una chiara responsabilità in modo tale da indirizzarle e riallinearle rispetto a come dovrebbero essere.

4° Attività: Fai l’incontro periodico di feedback

Fai assolutamente l’incontro periodico di feedback con ogni membro del Team e se li utilizzi – come i Clienti di Accademia – condividi i sistemi di valutazione, valuta gli obiettivi collegati al piano di incentivazione in modo tale che ci sia una condivisione con ogni singola persona.
Parti da dare appunto loro il feedback rispetto a cosa è andato bene, che cosa poteva migliorare, fai anche una chiacchierata con ogni tua risorsa per raccogliere da loro feedback su cosa potrebbe semplificare il loro lavoro e cosa potrebbe essere utile fare all’interno dello Studio per mettere loro nelle condizioni di lavorare meglio.
É estremamente importante raccogliere questa tipologia di feedback dal punto di vista dell’Operatore che si occupa di un’attività nello specifico, perché magari a Te osservatore esterno, questa cosa potrebbe sfuggire.

Condividi anche feedback o chiedi a loro feedback, su cosa potrebbero fare loro per semplificare il lavoro degli altri, magari di Chi sta loro a valle o a monte nella catena di generazione del Profitto dello Studio.

Poi, ovviamente, dai gli obiettivi e fissa le aspettative che hai nei loro confronti per il secondo semestre.

E, se fosse necessario ricordartelo: uccidi il mostro finché è piccolo.
Ogni cosa che c’è, ogni tematica che c’è, ogni mal di pancia, ogni questione in sospeso, ogni complimento, ogni plauso che devi fare, fallo all’interno di questa riunione ma in modo particolare uccidi il mostro finché è piccolo.
Se ci sono dei comportamenti disallineati vacci subito sotto, perché prima li sradichi più facile è ottenere un buon riallineamento. Perché se lasci radicare troppo a lungo dei comportamenti devianti nella quotidianità può diventare impossibile andarli a sradicare. E lì dopo ci sono solo interventi violenti con il diserbante.

5° Attività: Organizzare Riunioni di Team

Punto n°5, l’ultimo del lavoro, una volta che hai fatto tutto quello che abbiamo visto, organizza una riunione con il Team. Condividi il risultato del primo semestre, fate uno sharing, una condivisione, una chiacchierata aperta, su cosa generato la situazione: attento a parlare di fatti e non supposizioni o pareri.

Una volta che hai condiviso il risultato, spiega qual è l’ingaggio per la seconda parte dell’anno e perché è importante farlo. Sempre “cosa”, “perché” e “come”: quali sono le azioni sulle quali ti vuoi concentrare e vuoi che il team si concentri?
Potete anche fare un brainstorming su quali altre azioni potreste implementare per migliorare la situazione.

E se potete in seguito a questa riunione un pochettino più formale, magari divertitevi insieme. Andate a cena insieme, fate qualcosa di piacevole e divertente per nutrire anche la componente umana e non soltanto quella più lavorativa e professionale.

Pensa che noi nei prossimi giorni, avremo proprio questi incontri. Tra l’altro, questo lavoro ci cui ti sto parlando, lo facciamo in due giornate. Fermiamo tutto per due giornate, con anche costi di trasferta importanti perché le persone si spostano da tutta Italia letteralmente per essere a queste riunioni.
Voglio farti capire, quindi, che è un qualcosa di importante da un punto di vista sia di impegno di tempo ma anche di impegno economico e finanziario.

Ecco, prima di queste due giornate, i vari responsabili dei vari gruppi di lavoro, danno feedback alle loro Persone. Poi nella prima giornata di riunione insieme, per Dipartimenti ci focalizziamo sul Dipartimento in modo specifico, (immagina per Te l’area clinica e l’area extra-clinica), poi c’è una cena e c’è del divertimento insieme. E poi il secondo giorno ci focalizziamo sulla azienda in generale e sui focus dell’ultimo semestre.
In realtà questo nostro lavoro si conclude anche con il nostro bootcamp, che sono tre giorni insieme a settembre residenziali dove facciamo anche dell’addestramento interno, ma quella è un’altra storia e magari te ne parlo in un’altra puntata.

In conclusione

Fine del semestre: questi cinque punti ti servono per fare il check della situazione attuale, capire dove devi reindirizzare il muso della nave per arrivare a destinazione, nel porto corretto, nel quale vuoi approcciare in funzione di dove sei arrivato in questi primi sei mesi.

Fermati a fare questa attività, prenditi il tempo che ti serve perché il tempo che ti serve ogni minuto che ti prendi per fare questa attività vale 5x, 10x, 20x il risultato di fine anno in termini di guadagno, di tempo e di denaro che puoi produrre una volta che hai preso chiarezza e hai ridefinito.

Perché ricordati lavorare sempre con la testa bassa in mezzo alle tue mani guardando nella bocca del Paziente non è più quello che solo ti serve per produrre il risultato, la soddisfazione, la felicità, la gratificazione professionale e soprattutto la libertà che hai scelto di avere quando hai deciso di aprire il tuo Studio Dentistico.

Io ti aspetto, dopo questo lavoro magari, alla prossima puntata. Ciao!

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