Come risolvere i problemi con le Risorse Umane nello Studio Dentistico
Ciao e Bentornata o Bentornato in questa nuova puntata di Grassi Risultati in Odontoiatria.
Questa è una puntata che sono molto felice di registrare perché torniamo a parlare, nuovamente, di Risorse Umane.
L’abbiamo già fatto altre volte all’interno di questo podcast e se sei curioso di approfondire cosa abbiamo già visto, puoi accedere cliccando questi link:
- Le Risorse Umane dello Studio Dentistico: alla ricerca di Persone Ordinarie o Straordinarie?
- I compiti che assegni alle tue Risorse possono essere il tuo nemico
- L’importanza di dare i feedback alle Risorse Umane
E questa volta, voglio affrontare il tema da un angolo differente.
Vedi, circa ogni mese, incontro un gruppo di Dentisti, che inizia il percorso di implementazione del Sistema Operativo del Profit Monday all’interno dei loro Studi.
E ogni volta, quando chiedo:
“Qual è una delle principali problematiche che stai vivendo in questo momento?”
La risposta è sempre:
“Risorse Umane. Ho problemi con le risorse umane…ho problemi con i membri del mio Team.”
Puntare il dito contro le Risorse Umane
La cosa buffa è che nella realtà non è così.
Cioè, magari ci sono delle cose che non funzionano. Ma il reale problema, non è all’interno del Team, è da un’altra parte.
Però i Dentisti puntano il dito contro le loro Risorse Umane.
Le Risorse Umane è come se diventassero il capro espiatorio di tutte le questioni che non funzionano all’interno dello Studio Dentistico.
Si punta il dito lì, anche perché, tante volte, il Titolare quando non vede funzionare le cose, pensa:
“Se ne occupano le persone, quindi la cosa che non funziona sono le Risorse Umane.”
La questione è molto delicata e anche molto importante.
Perché, me l’hai sentito dire molte volte: lo Studio deve funzionare basandosi su un sistema.
Vale a dire sull’insieme dei protocolli che servono per poter far accadere le cose con efficienza, senza sprechi di tempo, di denaro, di risorse, di energia e permettere così allo Studio, di realizzare di più con meno sforzo.
Però è altrettanto vero che sono le Persone a dare vita al Sistema.
E la reale ragione per cui i Titolari di Studio Dentistico percepiscono le loro Persone come palle al piede, come zavorre che li rallentano e che non fanno mai le cose che vengono dette loro, in realtà non è collegata al comportamento o all’atteggiamento delle Persone.
Questa è la conseguenza di mancanze o di una disorganizzazione più alta, ad un livello più alto del “Sistema Studio”.
In questa puntata, la prima di due consecutive su questo argomento, voglio condividere con Te la corretta impostazione macroscopica necessaria alle performances delle Risorse Umane.
La cui mancanza, 9 volte su 10 , diventa la causa di tutti quei comportamenti di disallineamento e di risultati che non arrivano.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare la video-intervista oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.
A Te la scelta!
Qui sotto puoi ascoltare il podcast
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Oppure continua a leggere.
La genesi dei problemi con le Risorse Umane: l’assioma fondamentale
Partiamo veramente dalla genesi di tutta quanta la questione.
Affinché una Persona produca i risultati che ci si aspetta da La, è fondamentale che:
- sia motivata nel modo giusto;
- abbia le competenze giuste per fare quello che è richiesto dal ruolo che deve ricoprire
- abbia anche l’atteggiamento corretto per il ruolo che deve ricoprire.
Uno degli assiomi fondamentali di tutto il Sistema Operativo del Profit Monday è:
“
Persone giuste, al posto giusto, a fare le cose giuste.
”
E ciò perché, se una Persona “sbagliata” – nel senso che non ha le caratteristiche adeguate al ruolo giusto – la metto a fare anche le cose giuste, quella Persona non potrà mai ottenere risultati.
Idem dicasi se la persona è “giusta” – cioè in gamba – ma viene messa nel posto sbagliato (il classico attaccante che viene messo a giocare in porta o il portiere che viene messo a giocare in attacco).
Quella Persona non potrà mai produrre il risultato che ci si aspetta perché non ha le caratteristiche adeguate a quel ruolo.
Peggio ancora, se una persona in gamba, viene messa anche nel posto giusto ma non a fare le cose giuste.
È il caso in cui si fanno fare delle cose nella maniera più energivora e assurda possibile e quella Persona si brucia perché dopo un po’, stanca o in burn out per tutta la fatica che fa per produrre il risultato, lascia il team e se ne va.
Fatto sta che “Persone giuste, al posto giusto a fare le cose giuste”, è un assioma fondamentale del Sistema Operativo Profit Monday e anche in generale, della gestione delle Risorse Umane.
La responsabilità del Titolare di Studio
Per poter arrivare a questo risultato e a questa chiarezza, un Titolare di Studio:
– deve essere capace di individuare la persona giusta;
– deve essere consapevole di capire quali sono i ruoli giusti, cioè quelli che servono alla tipologia di risultati che sta perseguendo;
– e poi, ultimo ma non per importanza, deve capire quali sono le attività giuste.
Mettiamola così: con il Sistema Operativo Profit Monday sai quali sono le attività giuste.
Gli altri due elementi, dipendono dalla tipologia di risultato che vuoi ottenere.
Per questo, è assolutamente importante e fondamentale partire dall’inizio.
Perché, se non si parte dall’inizio, arrivare a capire quali sono le persone giuste da mettere al posto giusto, quindi, quali sono i posti giusti e quali sono anche le attività giuste, diventa molto complesso e molto complicato.
La visione
Se il tuo Studio Dentistico esiste, è perché Tu, in un qualche momento, hai avuto una visione: vale a dire uno scopo più grande.
Dietro l’apertura del tuo Studio, sono certo che ci fosse un sogno. Che è diverso per ogni Persona.
Quel sogno magari è collegato a una missione che una Persona ha nella vita.
E immagino che per Te, sia comunque collegata anche a fare del bene alle altre Persone perché le curi.
E questo sogno poi, è collegato certamente anche a qualcosa di personale, di affermazione e di realizzazione personale.
Di conseguenza, nell’immaginarti questo sogno, prende appunto forma la tua visione che altro non è che la tipologia di Studio a cui vuoi arrivare.
É un po’ quell’immagine, quell’idea di Studio che ti motiva e ti dà la grande energia per fare quello che fai ogni giorno.
Per gestire tutti gli impegni e gli intoppi di ogni giorno.
Che ti permette di sorpassare quei momenti nei quali ti passa per la testa quel benedetto:
“Ma chi cavolo me l’ha fatta fare questa cosa qua! Non potevo fare semplicemente il collaboratore?!”
La visione è un qualcosa di molto importante per qualsiasi impresa e di conseguenza anche per uno Studio Dentistico.
Perché la visione, altro non fa che settare la rotta di lungo periodo.
La visione, fa un po’ quella funzione del faro che per i naviganti è fondamentale per capire, anche in quei momenti di burrasca o di nebbia fitta, in cui navigare è difficile, qual è la direzione.
Quando sei perso nella tempesta e non hai nessun riferimento, molte persone possono essere prese dallo sconforto.
Invece, se c’è quel faro, quel bagliore di luce ti dà la direzione e ti ricorda verso cosa stavi navigando. E tutto è più semplice.
La visione quindi è un elemento fondamentale per la motivazione del Titolare dello Studio.
Visione e mancanza di motivazione delle Risorse Umane
Il problema è che le tue Persone non sono motivate come ti aspetti, perché questa visione è soltanto nella tua testa.
Quello che vuoi fare, che tipo di Studio vuoi costruire, che tipo di impatto vuoi avere nel mondo attorno a Te, che tipo di bene vuoi fare alle Persone che incontri nel tuo cammino, eccetera.
Tutto questo è solo ed esclusivamente nella tua testa.
La tua Visione, è quel carburante che ti fa andare oltre tutte le ostilità quotidiane.
Ma motiva solo Te e nutre soltanto Te.
L’importanza di condividere la Visione
Una delle cose che devi assolutamente fare, è condividere la visione con il tuo Team.
Perché è un elemento di carburante fondamentale, per permettere anche a Loro di saper rispondere alla domanda:
“Ma perché sto facendo tutto questo? Perché stiamo facendo tutta questa fatica?”
“
Quel perché è lo scopo.
E lo scopo è nella visione.
E quella visione deve essere condivisa anche con le tue Persone.
”
Visione e conto corrente emozionale
Dove vuoi essere fra 3 anni da adesso?
E fra 5?
Come sarà lo Studio?
Come saranno cresciute le Persone lì dentro?
Cosa avete fatto per il territorio attorno a Voi?
Che impatto avete avuto sulla vita delle Persone?
Queste cose nutrono il conto corrente emozionale dei membri del tuo Team.
E lo nutrono tanto quanto, (se non di più, per qualcuno certamente di più!) del bonifico dello stipendio che fai loro ogni mese.
Pertanto, se ti rendi conto che le tue Persone non sono così innamorate come Te, di quello che fanno ogni Santo giorno e nel Team manca quell’atteggiamento di motivazione, di coraggio e di passione, il motivo potrebbe essere proprio il fatto che gli manca il carburante che arriva dalla visione condivisa.
Ricordati: è la tua visione, non è la loro.
Ma loro, se sono a bordo della nave di cui Tu sei il capitano, devono sapere verso che cosa stanno navigando.
Perché?
Perché il viaggio è lungo.
Se tutto va bene, dura tanti anni insieme. Ogni anno è una tappa ma poi si salpa immediatamente e si ricomincia daccapo. Quindi quella macro-direzione, è fondamentale.
Alla luce di ciò, la prima questione è: condividi la visione con il tuo Team.
Non ce l’hai ben chiara? Fallo adesso.
Quando affrontiamo il tema con i Titolari di Studio, alla domanda:
“Qual è la visione che hai? Qual è lo scopo che superiore per cui stai facendo quello che stai facendo?”
ci sono sempre due schieramenti.
Ci sono persone infatti che hanno ben chiaro cosa vogliono fare e perché lo vogliono ottenere. E lo senti anche dall’energia che emanano.
Per contro, c’è sempre anche Qualcuno che tentenna e si limita a dire che gli piace fare quello che fa.
Ecco, in questo secondo caso, manca una risorsa importante.
O meglio: non è che manca. Non è percepita a livello conscio, c’è solo a livello inconscio.
Si tratta quindi di riuscire a “tirarla fuori”, metterla in luce e averla lì davanti. Perché, ricordati che è la risorsa principale per la tua motivazione di lungo periodo.
Gli obiettivi
Una volta chiarita e condivisa la visione, diventa fondamentale comprendere un’altra cosa: non basta navigare.
Va benissimo avere la direzione.
Ma se vuoi arrivare “là” in un determinato tempo (3 anni, 5 anni,…) significa che alla fine di quest’anno dovrai essere arrivato almeno “lì”.
E bada bene: la visione viene definita ogni 3/5 anni o perlomeno revisionata ogni 3/5 anni. Perché in quei 3/5 anni il Titolare è cresciuto come Persona e come esperienza; lo Studio stesso è cresciuto e magari anche la visione nel frattempo si è modificata rispetto alle idee iniziali. Il bello infatti è che siamo Persone che crescono e che quindi cambiano idea.
Quindi, va benissimo avere la visione di medio-lungo periodo ma ogni anno devi avere un obiettivo annuale molto chiaro che ti serve per poter rispettare le tappe nella concretizzazione della tua visione.
Molto spesso i Titolari di Studio – e in generale anche i Liberi Professionisti e Piccoli Imprenditori di altri settori – vivono la grande frustrazione di non veder concretizzare la visione.
Alla fine di un anno hanno ottenuto un risultato – magari anche un buon risultato – ma non li ha avvicinati a quella visione.
I due errori nella definizione degli obiettivi annuali
I Titolari spesso commettono due tipologie di errori.
Il primo errore, gravissimo, è non definire l’obiettivo.
Se non definisci l’obiettivo per la fine dell’anno fiscale, otterrai certamente meno di quello che lo stesso Team di persone, con le stesse risorse otterrebbe se avesse un obiettivo ben preciso e specifico da perseguire.
Il secondo errore, che si viene fatto una volta capita l’importanza di definire un obiettivo, è dire: “Voglio fare qualcosa.”
No. Tu quest’anno non devi fare qualcosa.
Tu quest’anno, devi fare nello specifico quel pezzo, quel determinato avanzamento,.
Il che significa che devi raggiungere quell’obiettivo che ti serve raggiungere, per poter essere, fra 3/5 anni a concretizzare la visione che stai perseguendo.
“
La visione è il tuo sogno, quindi sii anche ambizioso.
L’obiettivo dell’anno è quel risultato sfidante ma fattibile che ti serve per poter poi concretizzare quella visione.
”
Magari a questo punto ti starai chiedendo: “Cosa c’entrano le risorse umane qua?”
C’entrano eccome.
Con gli obiettivi annuali, succede quello che succede con la visione.
Obiettivi e mancanza di motivazione delle Risorse Umane
Molto spesso l’obiettivo è nella tua testa. È chiaro per Te ma non è condiviso con il resto del Team.
Stai chiedendo Loro di fare delle cose, magari gli stai chiedendo di impegnarsi in modo particolare, gettando il cuore oltre l’ostacolo perché dovete produrre-produrre-produrre.
Ma, ancora una volta: questa cosa è fatta senza condividere l’obiettivo.
L’importanza di condividere gli obiettivi
Visione ed obiettivo si intersecano in elementi molto importanti della motivazione dei membri del tuo Team.
Perché:
– se non sanno lo scopo superiore per cui state facendo quello che fate;
– e se non sanno qual è il parametro di successo dell’anno fiscale;
non saranno mai motivati come potrebbero/dovrebbero essere.
E soprattutto, performano meno perché non hanno un parametro che permette loro di capire se quello che hanno fatto è sufficiente o se veramente serve qualcosa di più.
La conseguenza di ciò, è che c’è qualcuno che è frustrato perché non riesce a capire se la fatica che sta facendo serve a qualcosa.
O, ancor peggio, c’è qualcuno che va in “modalità polleggio” perché non avendo la lepre da inseguire, semplicemente deve correre. E nella sua testa, la velocità alla quale sta correndo, è più che sufficiente per produrre quel risultato che lui crede essere il risultato.
Vedi, se Tu non dai alle tue Persone un obiettivo, Loro si danno un proprio obiettivo.
E la conseguenza, è che tutto questo non genera un team allineato. Anzi, spesso, crea un Team disgregato che si muove in condizioni diverse, a volte addirittura contrastanti.
Tanti Titolari non capiscono perché il team non è affiatato e non remi nella stessa direzione.
Invece è normale che accada se manca la direzione.
Perché di fatto, ognuno di loro sta seguendo la “propria direzione” invece di quella dello Studio.
La condivisione degli obiettivi – funzionali alla concretizzazione della visione – ha un impatto fondamentale sulla capacità delle Persone di essere motivate e di essere allineate con la velocità e con le performances che ti aspetti.
“
Non puoi aspettarti che le Persone si allineino a qualcosa che non conoscono.
”
Se vuoi un Team motivato che si muove allo stesso passo e che non ti fa sentire di essere l’unico che tira il carretto, devi spiegargli perché “quest’anno dovete arrivare qua”.
Fai capire alle tue Persone che l’obiettivo in funzione della visione.
La perdita della motivazione
A volte i Titolari mi dicono:
“Io ce l’ho obiettivo e gliel’ho dato. Ma il fatto è che partono sulla scia dell’entusiasmo ma poi si perdono per strada. È l’obiettivo sbagliato. Non gli interessa! Importa soltanto a me!”
Stop.
Non è così.
Questa dinamica è la naturale conseguenza dei comportamenti umani.
Lascia che mi spieghi.
Una persona, se non ha una preparazione particolare in modo naturale, non è capace di rimanere agganciata ad un obiettivo (cioè motivata e performante), se la scadenza dell’obiettivo è troppo distante.
È come se quella Persona perdesse la capacità di rimanere allineata con l’obiettivo.
E quindi, quello che accade, è che il Titolare vede le Persone che dopo un po’ “si perdono”. Sono motivate all’inizio ma già dopo due o tre mesi cominciamo a rallentare.
Questo non avviene perché quelle Persone sono svogliate o disinteressate ma semplicemente perché quel comportamento è una naturale conseguenza di come noi esseri umani siamo fatti.
Sia ben chiaro: ci sono persone che sono allenate a saper rimanere attaccate a un obiettivo di lungo periodo e a quella visione.
Ma la maggior parte, ha bisogno invece di una strategia diversa.
E ti dico di più.
Questa strategia, migliora le performances anche a Chi (come me o come tante altre persone) è capace di rimanere comunque agganciato all’obiettivo.
La motivazione attraverso la metafora della scalata dell’Everest
Quando spiego questa cosa, uso sempre questa metafora.
Immagina che l’obiettivo annuale sia per Te la scala dell’Everest.
La scalata dell’Everest non la fai tutta in una volta, ci sono dei campi base e la tua scalata si concretizza quando campo base dopo campo base, sei arrivato sulla cima.
Quando parti, ti organizzi per arrivare sulla cima.
Ma quando parti, il tuo primo obiettivo non è la cima: è il primo campo base.
Arrivi al primo campo base, ritari un pochettino tutto, analizzi come è andata, ripianifichi e riparti.
Sì: stai andando sulla cima dell’Everest ma quando riparti il tuo nuovo obiettivo è il secondo campo base e così via.
La tematica è che se vuoi avere Persone che sono più agganciate agli obiettivi, che performano meglio e per le quali gli obiettivi hanno un maggiore impatto sulla motivazione, ragiona con la stessa filosofia.
Gli obiettivi trimestrali
Tant’è, che all’interno del Sistema Operativo Profit Monday, l’obiettivo annuale e quindi l’attività annuale dello Studio, è scandita in cicli di 90 giorni.
I vari trimestri corrispondono ai campi base nella scalata dell’Everest.
Quindi, condividi con le Persone l’obiettivo annuale all’inizio dell’anno e poi suddividilo in trimestri, in ognuno dei quali concentrarti su una cosa specifica.
Così facendo, ne derivano due benefici.
Innanzitutto un obiettivo vicino, è molto più capace di tenere le persone sul pezzo.
Lavorando su un arco temporale di 90 giorni, riesci a tenere le persone del tuo Team allineate con il risultato.
Pertanto il primo beneficio è che aumenta il livello medio di performances.
Considera infatti che il raggiungimento di ogni piano di 90 giorni serve per sostenere l’obiettivo annuale. E che l’obiettivo annuale serve per sostenere e concretizzare la visione.
Per questo è molto importante la performance dei 90 giorni. Perché è chiaro che se non raggiungi il risultato annuale, non puoi concretizzare la visione.
Secondariamente, si abbassa il livello di stress e di tensione.
Perché?
Perché l’obiettivo di 12 mesi è “l’elefante che dobbiamo mangiarci”, cioè quella grossa cosa che dobbiamo gestire.
L’approccio invece dei piani di 90 giorni, permette alle Persone di avere davanti un panino da mangiare: il famigerato “elefante che si mangia un panino alla volta”.
Questo, di fatto, abbassa molto il livello di tensione e permette alle Persone di lavorare con molta più serenità, perché si focalizza solamente su quello che serve realmente.
Ci sarebbe tantissimo da dire relativamente a questa impostazione e c’è molto lavoro su vari livelli.
Sulla scelta della quantità di obiettivi intermedi da perseguire. Sulla logica della matrice 3 x 3. Sui tre obiettivi principali per i 90 giorni. Sulle 3 azioni fondamentali che vanno concretizzate per poter raggiungere ciascuno dei tre obiettivi.
C’è parecchio da dire ma non è questo l’obiettivo della puntata.
Lo scopo non è spiegarti l’impostazione macroscopica del Sistema Operativo del Profit Monday.
Lo scopo è darti quegli elementi che ti fanno capire perché hai la sensazione ogni tanto che le persone che lavorano con te siano delle palle al piede. O abbiano dei comportamenti sbagliati. O non facciano quello che serve realmente. O non siano motivate.
Arrivato qui dovrebbe esserti chiaro che tutto ciò, fonda le sue radici nella mancanza di condivisione della visione che si concretizza in un obiettivo di fine anno e che a sua volta si concretizza in quattro sprint di 90 giorni.
Ma non è finita qua.
Perché questo non basta per avere le Persone capaci di performare come desideri. Né per far sparire all’interno dello Studio tutte le questioni che ti fanno dire: “Ho problemi con le mie Risorse Umane.”
Il Diagramma delle Responsabilità
C’è un altro passaggio fondamentale che può essere così riassunto.
“Una volta che ho capito il livello del campionato nel quale voglio giocare – l’obiettivo annuale dice in quale campionato vuoi giocare – e una volta capite la partite che devo vincere – cioè i vari piani di 90 giorni – come costruisco la formazione per poter vincere il campionato?”
Io non mi intendo di calcio e quindi non entro in iper-tecnicismi ma possiamo fare questo discorso anche nei confronti di altri sport.
Una volta che hai la visione, gli obiettivi annuali e i piani di 90 giorni, con altrettanta chiarezza, devi definire quello che all’interno del Sistema Operativo Profit Monday, si chiama Diagramma delle Responsabilità. Che in altri contesti viene solitamente definito organigramma.
L’organigramma nella nostra analogia della squadra, definisce la formazione di gioco.
La parola organigramma, è quasi sempre collegata alle grandi aziende che hanno bisogno di razionalizzare e capire com’è la loro piramide aziendale.
Perché un organigramma è sempre strutturato con caselline e linee di riporto che permettono di capire i vari ruoli a chi rispondono.
Normalmente, è uno strumento che si pensa per le grandi aziende o che qualche volta qualche piccola realtà fa, perché ad esempio viene richiesto per ottenere una Certificazione.
La questione dell’organigramma, dai Liberi Professionisti, dai Piccoli Imprenditori e dai Titolari di Studio, tante volte è estremamente sottovalutata.
Perché spesso dicono:
“Che bisogno ho io di disegnare le caselline? Qua è chiaro chi riporta a chi.”
Allora, in un certo senso sì.
Se parliamo di una struttura molto piccola, quell’organigramma è veramente una cosa molto semplice.
Il punto però, è che quello che ti serve definire con chiarezza, in realtà non è tanto l’organigramma.
Infatti, all’interno del Sistema Operativo Profit Monday usiamo il termine Diagramma delle Responsabilità.
E lo facciamo per mettere immediatamente l’attenzione del Titolare dello Studio sulla questione che importa realmente.
“
Il Diagramma delle Responsabilità definisce quali sono le responsabilità di ciascun ruolo di quell’organigramma.
”
Questo è estremamente importante, proprio per le performances quotidiane delle Persone che compongono il Team.
Al punto tale che la mancanza di chiarezza – e quindi di un efficace diagramma delle responsabilità – è un’altra di quelle cause, forse una delle più potenti e dirompenti che fanno sì che il titolare vada a dire a sé stesso o agli altri:
“Io non posso ottenere i risultati che voglio perché il mio team bla bla bla bla.”
In conclusione
Siamo arrivati ad un punto molto importante.
Abbiamo approfondito il concetto della visione, degli obiettivi annuali e dei piani di 90 giorni.
E abbiamo introdotto il diagramma delle responsabilità.
Ma visto che l’argomento è bello denso e articolato, lo sviluppiamo nella prossima puntata.
Mi ha fatto molto piacere che Tu sia arrivato fino a qua.
Vuoi scoprire come raggiungere i risultati che stai cercando grazie al “Sistema Operativo Profit Monday”?
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Ti saluto, ti aspetto nella prossima puntata e ripartiamo esattamente da dove ci siamo lasciati.
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