Come aumentare il Profitto dello Studio Dentistico

Ciao e Benvenuto in questa nuova puntata di “Grassi Risultati in Odontoiatria”, il Podcast dedicato ai Titolari di Studio Dentistico che vogliono far crescere i loro risultati, facendo meno fatica e garantendosi più soddisfazione personale e professionale.

In questa puntata, della rubrica “Chiedimi quello che vuoi”, abbiamo un’Ospite e risponderò ad una domanda che assilla molti Titolari di Studio, che ha a che vedere con il senso di frustrazione legato ai risultati non proporzionati al tanto impegno e alle tante energie profuse per far funzionare lo Studio.

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare la video-intervista oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.

A Te la scelta!

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Innanzitutto diamo il benvenuto a Mirella Marelli.

Mirella è la coordinatrice dell’intero Team di Consulenti alla formazione dell’Accademia per lo Sviluppo Imprenditoriale dello Studio Dentistico.
Lei e il Team, ogni giorno, rispondono alle domande dei Dentisti che si mettono per la prima volta in contatto con noi.

Le domande ricorrenti dei Dentisti

Tra le domande che ci vengono poste, ce ne sono alcune molto comuni, che si ripetono spesso.
Significa quindi che queste domande sono importanti per molti Titolari di Studio.
Lei ne ha selezionate alcune, così in questa puntata e nelle prossime – visto che una puntata non può bastare – darò le mie risposte a ciascuna di loro.

Adesso, lascio la parola a Lei…

Ecco la domanda di questa Puntata

“Ci capitano frequentemente delle domande, che pronunciate in un modo o in un altro, girano sempre attorno alla ricerca di spiegazioni su una questione molto importante, perché riguarda la frustrazione del Titolare da una parte, e la sua soddisfazione dall’altra.
Moltissimi ci dicono che, pur lavorando tanto, non hanno un ritorno proporzionato, sentendosi di fatto gli unici a tirare il carretto in Studio e questo peggiora ulteriormente il senso di frustrazione e il calo di motivazione.
Perché succede tutto questo? Quali sono le cause?”

Questa domanda, e il relativo senso di disagio, spesso li ritrovo anche quando incontro i Dentisti nelle prime giornate di formazione.
Ed è comprensibile peraltro!
Non dimentichiamoci infatti, la quantità di rischi che ciascun Titolare si assume ogni giorno e quindi è corretto che vi sia un’adeguata contropartita.

Dalla mia esperienza, posso affermare con ragionevole certezza che se capita a molti significa che è una questione strutturale-organizzativa.

Affermo ciò perché se capitasse solamente ad Uno, e uno soltanto, il problema sarebbe individuale, da ricercare cioè nel singolo.
Se invece capita a molti, significa che il tema è, possiamo dire, trasversale.

Ed inoltre, il fatto che capiti a molti ma NON a tutti, significa che c’è una soluzione: un qualcosa cioè, che permette di evitare di trovarsi in questa determinata situazione.

E quando i Titolari dicono che “Sono gli unici a tirare il carretto”, probabilmente ciò ha un fondamento ed è vero.

Per poterlo indagare, tuttavia, è necessario capire cosa sta alla base di tutto ciò, le ragioni che sottendono questa situazione e quindi dobbiamo partire da alcuni aspetti di contesto.

Perché il risultato non è adeguato allo sforzo profuso?

Iniziamo con il considerare alcuni fatti.

Innanzitutto gestire uno Studio Dentistico è sempre più costoso, basti pensare (senza considerare l’aumento del caro vita, dei costi dei materiali o dell’energia, che stiamo vivendo in questo particolare ed eccezionale momento storico) all’impatto dei costi della tecnologia.
La tecnologia infatti, rivestendo un ruolo sempre più di rilievo nello Studio e nella qualità che viene erogata, riflette il suo peso anche nella quadratura dei conti.

La seconda questione, che secondo me un Titolare deve tenere in considerazione, è che oggi non ci sono nemmeno più i prezzi di una volta.
Proprio in merito a questo tema, abbiamo assistito alcune volte a delle scene che -se non fossero aderenti alla realtà- potremmo definire “buffe” in cui i Dentisti mentre ci raccontavano che gli erano capitate in mano vecchie cartelle cliniche, con i prezzi di una ventina di anni fa, quasi gli scendeva una lacrima di nostalgia…

Potremmo parlarne a lungo delle ragioni che ci stanno dietro il “ribasso dei prezzi” ma andremmo fuori tema dall’argomento di questa puntata, per cui dedicheremo un episodio per trattare nello specifico l’argomento prezzi.

Tuttavia, se la gestione dello Studio più costosa e la riduzione delle tariffe, sono due elementi reali e sentiti, non deve essere commesso l’errore di considerarli le cause del problema.

Ritenere che questi due aspetti siano la causa della situazione in cui si trova il Titolare e quindi le cose su cui concentrarsi, è un approccio superficiale che non fa altro che aumentare la frustrazione e alimentare il meccanismo della lamentela.

Questi elementi non sono modificabili perché sono dei fatti: si tratta di fattori strutturali del  mercato attuale, su cui la semplice lamentela non produce alcun effetto migliorativo.

Pertanto il Titolare che vuole uscire dalla situazione di fare tanta fatica e portare a casa piccoli risultati, deve gestire queste cose e soprattutto, deve concentrare le sue energie su quegli aspetti in cui, queste energie, possono di fatto permettergli di cambiare risultati.

Non è certamente lamentandosi che qualcosa può cambiare.
Quindi i Titolari di Studio che vogliono invertire la loro tendenza, considerando che è possibile, devono mettere le loro energie su ciò che veramente possono controllare.

I Titolari di Studio che vivono la dinamica appena descritta, sono pronto a scommettere, che sono la predominante forma di produzione del loro Studio.
Probabilmente questi Titolari sono la fetta predominante della produzione clinica e di conseguenza anche la fetta principale del fatturato.

Ma c’è un “però”…

“
La produzione di un Titolare di Studio oggi non basta più da sola.

“

Il motivo è che si è alzato il punto di pareggio dello studio dentistico.

Punto di Pareggio e Zona Pericolo

Il punto di pareggio è quella quantità di fatturato necessaria ad uno Studio per coprire l’intera struttura dei costi.
“Punto di pareggio” perché è la quantità di ricavi che serve per pareggiare la quantità di costi.

Quando affermo che “la produzione del Titolare da sola non basta più”, mi sto riferendo alla situazione in cui è la produzione del Titolare da sola che consente allo Studio di raggiungere il punto di pareggio.
E quando lo Studio lavora vicino al punto di pareggio, genera un risultato pressoché nullo tendente allo Zero

É questo che genera la reale frustrazione del Titolare di cui stiamo trattando.

L’innalzamento del punto di pareggio è  determinato dalla combinazione di questi due fattori: da una parte l’innalzamento dei costi e dall’altra la riduzione dei prezzi delle prestazioni, che determina meno margine dalla singola prestazione.

Quando lo Studio è vicino al punto di pareggio si trova in quella che ai corsi definiamo la “zona pericolo”.

La “zona pericolo” è quella quantità di fatturato e ricavi che fa sì che lo Studio sia molto vicino al punto di pareggio.
Si chiama zona pericolo perché lo Studio è in pericolo, il Titolare è in pericolo.

Basta che qualcosa vada storto, basta che si rompa qualcosa, basta che con un paziente vada male un incasso o l’accettazione di un piano di cura, e lo Studio da un minimo guadagno entra in una situazione di perdita.

Per non parlare del caso in cui il Titolare (che è il principale operatore) sia costretto a fermarsi anche per una semplice influenza: si verificherebbe immediatamente un rallentamento nel fatturato e di conseguenza potrebbe andare al di sotto del punto di pareggio, innescando una serie di problemi.

-> Nota: Se sei interessato ad approfondire ulteriormente l’argomento, puoi cliccare qui e immergerti in una serie di video che ho fatto (è il mio regalo!), in cui spiego nel dettaglio e dimostro chiaramente perché la produzione del Titolare da sola non basta e che cosa vuole dire lavorare nella zona pericolo.

Zona di Ricchezza ed Abbondanza dello Studio

Nel momento in cui il Titolare comprende di essere la principale fonte di produzione del suo Studio (magari avendo accanto un’igienista e/o uno sporadico collaboratore che contribuiscono in maniera marginale al fatturato) e realizza che con una con un’impostazione di questo tipo si trova nella zona pericolo, deve cominciare a pensare ed organizzarsi per entrare in quella che chiamiamo la “zona di ricchezza e abbondanza dello Studio”.

La zona di ricchezza ed abbondanza dello Studio è quella zona in cui si entra con un volume sia di produzione che di fatturato superiore, che permette di allontanarsi dal punto di pareggio e di generare una crescita esponenziale del profitto dello Studio.

Quando un Dentista dice:

“Ho la sensazione di lavorare tanto di guadagnare poco”

sta dicendo una cosa verissima.

Il problema è che lui lavora tanto e anche se dovesse lavorare molto di più, sacrificando weekend e facendo degli orari folli in Studio, comunque riuscirebbe a sganciarsi poco dal punto di pareggio del suo Studio e di conseguenza vedrebbe vanificate tutte le energie che ci mette, perché fino a quando la produzione è dentro la zona pericolo, il grosso del lavoro viene fatto per gli altri.

Quando un Titolare di Studio lavora tanto ma è nella zona pericolo, lavora per gli altri: lavora per i fornitori, lavora per i dipendenti, lavora per lo Stato…Ma l’ultimo, cioè lavorare per sé, forse non arriva nemmeno perché quello Studio non riesce a generare un margine sensato.

La dimensione degli Studi Dentistici

Introduciamo adesso un altro ragionamento, che può consentire ad un Titolare di rendersi conto di un altro elemento che secondo me può dare un aggiuntivo spunto di riflessione.

Vengono pubblicati sistematicamente dati relativi al mercato degli Studi Dentistici ed è molto facile vedere, indipendentemente dall’impatto delle catene e dalle dimensioni di queste strutture – che comunque sono poco più di duemila i punti delle catene in Italia rispetto agli oltre 36.000 degli Studi – che sta aumentando progressivamente il numero medio di poltrone all’interno degli Studi Dentistici.

Sta aumentando la dimensione degli studi dentistici: anche quelli dell’odontoiatria tradizionale.

Oggi un Dentista che apre uno Studio e ha un minimo di consapevolezza mentre lo fa, non lo apre con la struttura tipica degli Anni d’Oro dell’Odontoiatria (cioè il classico studio mono-professionale con una o due poltrone) ma si orienta ad una struttura che, anche se magari all’inizio mette dentro una o due poltrone,  può ospitarne tre o quattro, non appena arriva a volumi di produzione sensati.

Questo aumento di dimensione medio degli Studi in termini di numero di poltrone, conferma il fatto che la produzione del Titolare, la produzione della singola poltrona, non è più sufficiente per uscire dalla zona pericolo e quindi allontanarsi dal punto di pareggio dello Studio, vedendo i propri sforzi giustamente, correttamente, remunerati.

La differenza tra Dentista Professionista e Dentista Imprenditore

Quando durante i corsi parlo di “Dentista Imprenditore”, ne parlo proprio con questa logica perché il Dentista Professionista si focalizza sul riempire la sua agenda e quando ha l’agenda piena, di fatto lavorando tanto, ha la sensazione di stare facendo il massimo.
Ed è vero: lui non può fare più di così se la sua agenda è piena.

Ha la sensazione che il suo Studio stia facendo il massimo ma in realtà è lui che sta lavorando come un matto.

La questione però è che la sua produzione non è in grado di generare quella ricchezza.

Il Dentista Imprenditore invece, ragiona non per saturare la sua agenda ma tiene in considerazione la saturazione delle poltrone dello Studio nella sua interezza.

Ti spiego il caso facendoti un esempio.

Immagina che il Dentista Professionista sta lavorando in uno Studio con due o tre poltrone e che su ognuna delle poltrone si trova una specie di tassametro.
l tassametro di ognuna, dal momento in cui lo Studio apre, indipendentemente dal fatto che ci sia seduto qualcuno o no sulle poltrone, comincia a contabilizzare i costi dello Studio perché sono le poltrone le entità che aggregano tutti i costi dello Studio.

In questo contesto, la principale (se non l’unica!) fonte di produzione dello Studio è il Dentista Professionista.
Immagina quindi che mentre questo Dentista sta lavorando ad una poltrona, il tassametro di questa gira contabilizzando dei costi, pertanto: lui lavora su questa poltrona ed il tassametro contabilizza costi.

Quindi cosa accade?
Lui sta producendo del valore, sta producendo della ricchezza, sta producendo del fatturato e se ha definito dei prezzi corretti per le prestazioni, il fatturato è superiore alla contabilizzazione dei costi del tassametro della poltrona su cui sta lavorando.
Tutto bene fin qua.

Il punto però è che stanno girando i tassametri anche delle altre poltrone, continuando a contabilizzare i costi.
Lui alla sua poltrona sta generando ricchezza ma le altre poltrone ferme, stanno erodendo quello che lui produce.

Quando il Dentista Professionista ha un approccio di questo tipo, ha la sensazione di lavorare tanto e non vedendo i suoi guadagni, cerca di lavorare di più.
E questo lavorare di più per aumentare il guadagno però gli fa pagare un prezzo molto caro.

Da ciò si nota, per così dire, come “torna tutto” in merito al concetto iniziale della frustrazione vissuta dai Titolari, perché dedicano ancora più tempo allo Studio, togliendo tempo alla loro vita personale e alla loro famiglia.

Tra di loro, c’è chi vive in uno stato di continua lotta interiore perché dal libero professionista che voleva essere, paradossalmente è diventato lo “schiavo professionista” perché deve lavorare nel suo Studio per sostenere lo studio stesso.

E cosa accade?

Accade che quando è a lavoro sta male perché sente che dovrebbe o potrebbe essere a casa con la famiglia e poi, viceversa, quando è a casa con la famiglia viene assalito dal senso di ansia per il fatto che non sta lavorando in Studio e non sta producendo fatturato idoneo a sostenere i costi.

Saturazione delle poltrone e cash flow

Alla luce di quanto abbiamo visto finora, il Titolare che si trova nella situazione descritta nella domanda iniziale, probabilmente ha un problema nella gestione delle poltrone.

La gestione delle poltrone si collega ovviamente alla generazione di un adeguato numero di pazienti che vanno ad occupare le poltrone e così via.

“
Il Titolare che gestisce malamente la saturazione delle poltrone deve cambiare approccio smettendo di pensare alla saturazione della sua agenda.
“

É necessario quindi affiancare il lavoro in proporzione, in modalità scalare, affinché anche le altre poltrone, ovviamente adeguatamente staffate e coperte dal personale che serve, possano produrre anche loro della ricchezza.

Oltre alla saturazione delle poltrone, introduco un altro elemento: il cash flow positivo cioè un flusso di denaro in entrata superiore al denaro in uscita.

Al riguardo si potrebbe aprire un discorso molto ampio in merito alla corretta capacità dello Studio di incassare dai pazienti in tempi corretti.
Qui mi limito a fare un inciso.

La maggior parte degli Studi ha problemi nell’incassare, con la conseguenza che rimandando il momento in cui il denaro entra, a fronte delle sistematiche uscite, si trovano ad avere una frustrazione ulteriore legata al fatto che anche quel margine che hanno prodotto – stando al di sopra del punto di pareggio sebbene nella zona di pericolo – non trova riscontro nella liquidità del conto corrente perché quel denaro non c’è: quel denaro deve ancora entrare e quel saldo di conto corrente è stato svuotato da tutte le uscite.

Possiamo dire che si viene a creare una tempesta perfetta.

Come far uscire lo Studio dentistico dalla tempesta perfetta

Saturazione delle poltrone e cash flow, cioè differenza tra entrate ed uscite (italianizzando il termine si potrebbe tradurre come “flusso di cassa” ma ormai abbiamo adottato il termine cash flow anche in Italia) sono due elementi fondamentali per la soddisfazione del Titolare.

Il Titolare che vive la frustrazione di cui stiamo parlando, di fatto non riesce a concretizzare correttamente il mix di saturazione delle poltrone e di mantenimento del cash flow positivo.
Quindi si deve concentrare su queste cose.

“
Non deve lavorare di più Lui, deve far lavorare di più il suo Studio.
“

Molte di queste persone, mettono la loro vita al servizio dello Studio Dentistico, quando invece dovrebbe essere lo Studio a servire, nutrire e sostenere la loro vita.

Questo è il motivo per cui i Titolari vivono tale frustrazione e per sommi capi, dove si devono concentrare per ottenere dei risultati diversi.

Adesso torniamo a Mirella….

“Mirella, hai altre domande, qualche considerazione, vuoi aggiungere qualcosa visto che anche Tu conosci molto bene i Dentisti?”

L’analogia con la ruota del criceto e la gestione “multi-sito”

M: 
Ho trovato molto chiara, limpida e lineare la tua spiegazione delle ragioni che stanno alla base della frustrazione e il conseguente calo di motivazione che ne deriva.

Al riguardo, possiamo visualizzare una vera e propria immagine per rappresentare le due tipologie di Dentista che hai descritto come Dentista Professionista rispetto al Dentista Imprenditore.

Questa immagine è data dal Dentista Professionista che come un criceto nella famosa ruota, continua a correre come un matto mentre perde un po’ di pezzi che fuoriescono dalla gabbia, contrariamente al Dentista Imprenditore che si posiziona al di sopra la gabbietta e capisce come dirigere il movimento della ruota.

Un’altra considerazione invece sorge da alcune domande che spesso ci vengono fatte in merito alla saturazione della poltrona e all’esempio del “tassametro che gira anche sulle poltrone inoccupate”.

Frequentemente – giustamente – il Dentista è concentrato sulla sua attività principale cioè di Odontoiatra e di conseguenza, la sua priorità assoluta è quella di curare i suoi pazienti.
E per tale aspetto, nessuna obiezione può essere avanzata.

Cosa accade però quando un Titolare possiede più Studi e alterna la sua operatività tra uno Studio e l’altro?

Non avendo purtroppo il dono dell’ubiquità, di fatto ci sono delle poltrone “aggiuntive” che non vengono saturate e ciò erode ancora di più il fatturato complessivo, perché ricordiamoci che alcuni costi vengono sostenuti a prescindere dall’occupazione della poltrona (ASO, affitti, noleggi di attrezzature, ecc).

Ovviamente la prima indicazione è di lavorare correttamente in entrambe le Strutture perché l’accelerazione della zona ricchezza ed abbondanza è superiore…e non è certamente nel nostro DNA consigliare ai Titolari di chiudere una delle sedi.
Quando però, con i numeri alla mano ciò non è sostenibile, il consiglio è di concentrarsi nel farne funzionare bene una.

I 12 anni di storia di Accademia ci insegnano questo e molto altro.

In conclusione

Nelle prossime Puntate andremo ad approfondire ulteriori temi e daremo risposte ad altre domande che spesso ci troviamo ad affrontare con i Titolari, tra cui la gestione delle Risorse Umane.

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