Controllo di gestione dello Studio Dentistico: vinci ogni giorno, ma stai perdendo nel lungo periodo
La sala operatoria vuota e la storia di Elisabetta
Nel 2002 un ospedale del Missouri aveva un problema.
Le sale operatorie erano sempre piene. Tutte. Tutti i giorni.
E allora ha preso una decisione che sembrava una follia.
Ne ha lasciata una vuota.
E ha fatto più interventi di prima.
Ok, ricorda questa cosa e mettiamola da parte un attimo. Ci torniamo.
Perché adesso voglio portarti da un’altra parte.
Venerdì sera, 20:10. Elisabetta è Titolare di uno Studio in provincia di Terni.
3 poltrone, un Team di 11 Persone.
L’ultimo Paziente è uscito.
Elisabetta è nel suo ufficio e guarda il conto corrente. 6.000 euro.
Lunedì c’è l’F24, e sono quasi 9.000.
Sulla scrivania c’è il preventivo della signora Ferri. Da richiamare. Da tre settimane.
C’è il foglio con i numeri del mese, che voleva guardare “con calma”. Mai fatto.
C’è la chiacchierata con l’Assistente che arriva sempre tardi. Rimandata. Di nuovo.
Elisabetta non è una Dentista che non lavora. Anzi. Lavora più di tutti, nello Studio.
E allora cos’è che non va?
Non è disorganizzazione.
Non è pigrizia.
Non è nemmeno mancanza di voglia.
È la scarsità.
E la scarsità, quando ti entra in testa, non ti toglie solo i soldi.
Ti toglie esattamente quello che ti servirebbe per uscirne.
In questa puntata ti spiego perché la Zona Pericolo ti costa molto più dei soldi che non guadagni.
E perché più ti impegni, più rischi di restare fermo, o di tornare indietro.
Alla fine di questo episodio avrai le due mosse per uscire dalla Trappola della Scarsità.
E capirai cosa c’entra quella sala operatoria vuota con il tuo Studio.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta!
Qui sotto puoi ascoltare il podcast.
Qui puoi guardare il video
Oppure continua a leggere.
***
Scarcity: la Zona Pericolo descritta senza mettere piede in uno Studio Dentistico
Qualche tempo fa ho preso un libro interessante, anche se controverso.
Si intitola Scarcity, scarsità.
L’hanno scritto due ricercatori: Sendhil Mullainathan, economista di Harvard, ed Eldar Shafir, psicologo di Princeton.
E leggendolo ho pensato una cosa sola.
Questi due hanno descritto la Zona Pericolo.
Senza aver mai messo piede in uno Studio Dentistico.
Te la ricordi, la Zona Pericolo?
È quella in cui il fatturato dello Studio è pericolosamente vicino al Break Even Point.
Al punto di pareggio.
Quella zona in cui basta un imprevisto e dal minimo guadagno passi alla perdita.
E normalmente, quando ne parliamo, la lettura più rapida e semplice è: “Devo uscire dalla Zona Pericolo per guadagnare di più.”
Giusto.
Ma è solo metà della storia.
Uscire dalla Zona Pericolo non serve solo a guadagnare di più.
Serve a evitare un pericolo ancora più subdolo.
Adesso ti spiego perché.
Le due scarsità della Zona Pericolo
Quando sei in Zona Pericolo, non vivi una scarsità sola. Ne vivi due.
La Scarsità di Cassa
La prima è la Scarsità di Cassa.
È quella che conosci molto bene.
Il conto che non respira. L’F24 che ti toglie il sonno. Il fornitore che chiede, il collaboratore da pagare, la rata dell’attrezzatura. Ogni mese è un incastro.
La Scarsità di Tempo
La seconda è la Scarsità di Tempo.
E questa è più subdola.
Perché nella maggior parte degli Studi in Zona Pericolo, la fonte principale della produzione è il Titolare.
È il classico Dentista Professionista: lo Studio gira finché è alla poltrona.
Ti fermi tu, si ferma tutto.
E allora il tempo per guardare i numeri e fare il controllo di gestione dello Studio Dentistico, per parlare con il Team, per pianificare, semplicemente non c’è.
Perché queste due scarsità non vivono separate. Si alimentano a vicenda.
Hai poco margine, quindi lavori di più alla poltrona.
Lavori di più alla poltrona, quindi hai meno tempo per governare lo Studio.
Governi meno lo Studio, quindi il margine si restringe ancora.
E si ricomincia.
Nella puntata 147 ti ho detto che io odio la forma mentis di scarsità.
Se vuoi approfondire, trovi l’articolo qui: Come evitare il Burnout mentre persegui obiettivi ambiziosi (parte 1)
E oggi voglio aggiungere un altro pezzo molto importante al discorso.
La scarsità fa più danni di quanto si pensi.
L'effetto tunnel: dentro l'urgente, fuori l'importante
Il cuore del libro è proprio questo.
Quando ti manca qualcosa — soldi, tempo, non importa cosa — la tua testa fa una cosa precisa: si focalizza unicamente su quello che manca.
Gli autori la chiamano effetto tunnel.
Pensa a quando guidi in galleria.
Vedi benissimo quello che hai davanti. Ma ai lati non vedi niente. Solo pareti.
Ecco. La scarsità ti mette in galleria.
Dentro il tunnel c’è l’urgente. L’F24 di lunedì. Il Paziente con il dolore. Il buco in agenda di giovedì.
Fuori dal tunnel c’è l’importante. Il preventivo della signora Ferri. I numeri del mese. La chiacchierata con l’Assistente. Il Piano di 90 Giorni.
E quello che è importante, quando sei nel tunnel, non lo vedi proprio.
Non è che decidi di rimandarlo. Semplicemente sparisce dal tuo campo visivo.
Cosa succede dentro il tunnel
Ma c’è un dettaglio che rende la trappola ancora più insidiosa.
1. Dentro il tunnel, tu funzioni
Dentro il tunnel, tu funzioni.
Gli autori lo dicono chiaramente: sotto pressione si diventa più efficaci sul compito immediato. L’F24 lo paghi. Il Paziente con il dolore lo sistemi. L’incastro in agenda lo trovi.
E quindi ti sembra di stare andando bene, di risolvere i problemi.
“Ce l’ho fatta anche questo mese.”
Sì. Ce l’hai fatta. Ma a quale prezzo?
2. Prendere in prestito dal futuro
Perché c’è una seconda cosa che succede nel tunnel.
Cominci a prendere in prestito dal futuro.
Non parlo solo di soldi.
Parlo di tutte quelle scelte che oggi ti salvano e domani ti presentano il conto.
Lo sconto per far partire subito un Piano di Cura, perché ti serve l’incasso.
Il fido in banca, perché le tasse arrivano tutte insieme.
Il Paziente che sai che non è quello giusto, ma che accetti lo stesso.
La formazione del Team che slitta “a quando c’è un momento più tranquillo”.
Tutte scelte con una cosa in comune.
Ti ingannano sul risultato, ma fuori dal tunnel comincia ad accumularsi un conto sempre più salato.
E siccome fuori non ci vedi, non te lo vedi arrivare addosso.
3. La coperta corta
E poi c’è una terza cosa. La coperta corta.
Tiri da una parte, ti scopri dall’altra.
Paghi il fornitore e rimandi il collaboratore.
Copri l’urgenza del martedì e salta la riunione del mercoledì.
Passi le settimane a spostare risorse da un buco all’altro.
Non è la Persona. È la situazione
Ora, so cosa stai pensando. “Andre, mi stai dicendo che sono io che sbaglio.”
No.
Ti sto dicendo esattamente il contrario.
Il punto del libro è proprio questo: non è un difetto di carattere.
Non è che sei disordinato, o poco lungimirante, o incapace di gestire i soldi.
Metti la Persona più brillante che conosci nella stessa situazione, e farà le stesse scelte.
Non è la Persona. È la situazione.
E se è la situazione, la buona notizia è che la situazione si può cambiare.
Perché più ti impegni, più rischi di restare fermo
Arriviamo al punto che, secondo me, fa più male.
Cosa fa un Titolare quando si accorge che le cose non vanno?
Si impegna di più.
Più ore alla poltrona. Più Pazienti in agenda. Il sabato mattina. La pausa pranzo saltata.
È la reazione più naturale del mondo. E anche la più sbagliata.
Perché se il problema è il tunnel, lavorare di più dentro il tunnel non ti fa uscire.
Ti fa scavare più a fondo.
Più ore alla poltrona significa ancora meno tempo per guardare fuori.
Ancora più cose importanti rimandate.
Ancora più prestiti dal futuro.
E le cose non restano ferme. Peggiorano.
Perché ogni prestito dal futuro restringe il margine di domani.
E un margine più stretto ti spinge ancora più dentro il tunnel.
Un cane che si morde la coda.
Ed è per questo che vedo Titolari bravissimi, che lavorano come muli, ritrovarsi dopo cinque anni esattamente nello stesso punto. A volte un passo indietro.
Non hanno lavorato poco.
Hanno lavorato tutto il tempo nel posto sbagliato.
C’è il Lavorare nel Tunnel: tutto quello che fai per arrivare a fine mese, a fine settimana, a fine giornata.
E c’è il Lavorare fuori dal Tunnel: tutto quello che fai perché il mese prossimo non sia uguale a questo.
Il primo ti tiene a galla.
Il secondo ti fa uscire dall’acqua.
E se dedichi il cento per cento del tuo tempo al primo, il secondo non succederà mai da solo.
Mai.
Torniamo in Missouri: il problema non erano le sale, era il margine
L’ospedale di cui ti parlavo all’inizio aveva le sale operatorie sempre piene.
Sulla carta, efficienza massima.
Ma c’era un problema.
Circa un intervento su cinque era un’urgenza. Non programmabile.
E ogni volta che arrivava un’urgenza, saltava tutto.
Gli interventi programmati venivano spostati. Lo staff faceva straordinari.
I chirurghi aspettavano ore per un intervento di due, e a volte si finiva a operare alle due di notte.
Allora qualcuno ha proposto una cosa che sembrava assurda: teniamo una sala libera. Solo per le urgenze.
Risultato?
Più interventi complessivi.
E quelli fatti dopo le tre del pomeriggio si sono quasi dimezzati.
Perché?
Perché il problema non erano le sale. Era che non c’era margine.
E quando non hai margine, ogni imprevisto diventa una crisi.
Ti suona familiare?
È esattamente la definizione di Zona Pericolo. Basta un imprevisto.
Attenta o attento, però.
Non ti sto dicendo di lasciare una poltrona vuota.
Il punto non è la sala. È il margine.
E nel tuo Studio il margine che ti manca ha due nomi.
Gli stessi delle due scarsità.
Tempo e cassa.
Le due mosse per uscire dalla Trappola della Scarsità
Mossa 1 — Il tempo blindato fuori dal tunnel
La prima cosa da costruire non sono i soldi. È il tempo per guardare fuori.
Perché è solo lì che decidi tutto il resto.
Ed è esattamente il motivo per cui nel Profit Monday le riunioni si fanno il lunedì mattina, prima di andare alla poltrona.
Non il venerdì sera, quando sei distrutta o distrutto.
Non “quando c’è un momento libero”, perché nel tunnel quel momento non arriva mai.
Il lunedì mattina.
Prima che l’urgente si prenda la settimana.
È il tuo spazio fuori dal tunnel.
Un appuntamento con l’importante, messo in agenda come se fosse un Paziente.
E come un Paziente, non si sposta.
Ogni lunedì guardi una parte diversa dello Studio.
Le Prime Visite e i Pazienti da riattivare. L’accettazione dei Piani di Cura. Gli incassi.
Le Persone del Team.
Il preventivo della signora Ferri, lì, non resta sulla scrivania per tre settimane.
Lo vedi il lunedì, e il lunedì decidi chi lo richiama.
Ti sembra poco?
È la differenza tra guidare guardando solo il paraurti della macchina davanti e guidare guardando la strada.
E attenzione: questa mossa da sola non ti toglie dalla Scarsità di Tempo.
Per quella, la strada è far sì che tu non sia più la fonte principale della produzione.
Ma senza il lunedì mattina, quella strada non la imbocchi nemmeno.
Perché non hai mai il tempo di pensarci.
Mossa 2 — Il Margine di Cassa
Se la sala vuota dell’ospedale assorbe le urgenze, il Margine di Cassa assorbe gli imprevisti economici.
L’F24. Il macchinario che si rompe. Il mese in cui le Prime Visite calano.
Con il margine, l’imprevisto resta un imprevisto. Senza margine, diventa una crisi.
E una crisi ti sbatte nuovamente nel tunnel.
E qui c’è il passaggio chiave.
Quando hai Margine di Cassa, smetti di prendere in prestito dal futuro.
Non fai lo sconto per incassare subito. Non accetti il Paziente sbagliato.
Non corri in banca per finanziare le tasse.
E soprattutto, la testa si libera.
Perché non devi più pensare tutti i giorni a come arrivare a fine mese.
Ti liberi dall’effetto della scarsità sulla tua mente.
Ed è esattamente questo che intendo quando dico che uscire dalla Zona Pericolo non è solo una questione di soldi.
“I soldi sono la parte che si vede. La testa libera è quella che cambia tutto.”
Come si costruisce il Margine di Cassa?
Come si costruisce, il Margine di Cassa?
Con un Cash-Flow Positivo governato. Sapendo cosa hai da incassare e quando. Mettendo da parte prima, invece di rincorrere dopo.
Guardandolo con regolarità nel controllo di gestione dello Studio Dentistico, il lunedì appunto, e non quando il conto è già in rosso.
E allontanandoti, mese dopo mese, dal Break Even Point.
Perché ogni euro di distanza dal punto di pareggio non è solo profitto.
È margine.
È la tua sala vuota dell’ospedale in Missouri.
Il Sistema Operativo per lo Studio Dentistico
Se vuoi che a tenere insieme tutto questo — il tempo blindato, il Margine di Cassa, l’uscita dalla Zona Pericolo — ci sia un sistema costruito apposta per lo Studio Dentistico, esiste il Profit Monday Operating System.
È il primo Sistema Operativo per lo Studio Dentistico.
È il tuo libretto di istruzioni: trasforma le cose che oggi dipendono dalla tua volontà in protocolli che funzionano da soli.
Non devi inventare niente da zero. Ti basta applicare quello che funziona già per migliaia di Titolari come te.
Ti evita la Trappola della Scarsità e porta lo Studio nella Zona Ricchezza e Abbondanza, nella quale, come puoi capire, si innesca un circolo virtuoso.
Per ricevere tutte le informazioni, compila il modulo qui sotto.
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Le due obiezioni dei Titolari in Zona Pericolo
Ora, so che ti stanno venendo in mente un paio di obiezioni. Prendiamole una alla volta.
"Prima devo uscire dalla Zona Pericolo, poi penserò alle riunioni del lunedì"
“Andre, ma prima devo uscire dalla Zona Pericolo. Poi penserò alle riunioni del lunedì.”
Lo capisco. Sembra la cosa più logica del mondo: prima metto a posto i conti, poi mi organizzo.
E lascia che ti dica una cosa.
Questa frase è l’effetto del trovarti immerso nella scarsità.
È esattamente il meccanismo di cui abbiamo parlato. L’urgente passa davanti all’importante, e ti convince che l’importante possa aspettare.
Ma se aspetti di uscire dalla Zona Pericolo per cominciare a guardare fuori dal tunnel, non ne esci. Perché è proprio guardando fuori che trovi la strada.
Il momento migliore per cominciare era ieri. Il secondo momento migliore è adesso.
"Io sotto pressione rendo meglio"
“Andre, ma io sotto pressione rendo meglio. Sono fatto così.”
E hai ragione. Davvero.
Te l’ho detto anche prima: sotto pressione, sull’immediato, rendi di più. Lo dice anche il libro, e probabilmente lo vedi tutti i giorni in Studio.
Il problema non è quello che fai sotto pressione.
È quello che non fai.
Il preventivo che non richiami. I numeri che non guardi. La Persona del Team che perdi senza accorgertene.
“Sotto pressione vinci nella giornata. E intanto perdi nell’anno.”
Lo capisco. Sembra la cosa più logica del mondo: prima metto a posto i conti, poi mi organizzo.
E lascia che ti dica una cosa.
Questa frase è l’effetto del trovarti immerso nella scarsità.
È esattamente il meccanismo di cui abbiamo parlato. L’urgente passa davanti all’importante, e ti convince che l’importante possa aspettare.
Ma se aspetti di uscire dalla Zona Pericolo per cominciare a guardare fuori dal tunnel, non ne esci. Perché è proprio guardando fuori che trovi la strada.
Il momento migliore per cominciare era ieri. Il secondo momento migliore è adesso.
Scavare il tunnel o costruirti il margine: tu cosa scegli?
La Zona Pericolo non ti toglie solo i soldi. Ti toglie la testa per uscirne.
E l’uscita non è lavorare di più.
È costruire margine: il tempo per guardare fuori dal tunnel, e la cassa per non doverci rientrare.
Da una parte c’è il Titolare che continua a scavare il tunnel, convinto che basti scavare più forte.
Dall’altra c’è il Titolare che si ferma, alza la testa, e si costruisce il margine per uscirne.
Tu cosa scegli?
Io ti aspetto nel prossimo episodio.
Ciao!
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