Oppure continua a leggere.

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Il libro “One Minute Manager”

Il “One Minute Manager” è un libricino, nel senso che è poco più alto di un centimetro.
É un libro che si legge velocemente ma è tanto breve, quanto potente.

Tra l’altro Blanchard con altri Autori, ci ha fatto una collana di una quindicina di libri, se ricordo bene, che approfondiscono temi diversi ma tutti collegati a questa filosofia del One Minute Manager.

Infatti poi approfondisce tematiche di delega, di leadership interpersonale, del bilanciamento vita lavoro, della creazione di un Team di successo e tante altre tematiche in quest’ambito.

Oggi tra l’altro ne è uscita una versione aggiornata – che io non ho letto – e che si chiama “Il nuovo One Minute Manager”.

Qui ti parlo dell’edizione originale ma mi aspetto che ci siano un po’ di novità.

Tra l’altro, questo episodio, non ha come obiettivo quello di darti una sintesi del libro e di evitartene la lettura, anzi!
Il mio obiettivo, è quello di farti venire voglia di leggerlo una prima volta e poi magari di rileggerlo più avanti, quando anche Tu sei evoluto e sei cambiato. E magari di leggere proprio l’edizione aggiornata.

Io qui, in questo articolo, voglio concentrarmi con Te solo su tre aspetti.
Tre tecniche che suggerisce nel libro, che ritengo davvero possano esserti molto utili per rendere più efficiente la gestione delle Risorse Umane nello Studio.

Partiamo a contestualizzare il libro, perché voglio darti un minimo di background per comprendere le tre tecniche di cui ti parlerò, in quale contesto e in quale scenario si inseriscono.

L’importanza della gestione del tempo e l’efficienza nella Leadership

Considera che il One Minute Manager è una sorta di guida che ai tempi di quando è stata pubblicata – perché se ricordo bene è stata pubblicata negli anni ’80 – è stata assolutamente rivoluzionaria rispetto all’approccio classico della gestione delle risorse umane e dell’esercizio della leadership.

Ma nel suo essere rivoluzionaria allora, è ancora oggi estremamente attuale.
Perché di fatto, introduce delle tecniche semplici ma molto potenti che hanno come obiettivo quello di migliorare la comunicazione, la produttività e il morale del Team.

Tra l’altro, questa filosofia e il libro stesso, prende il nome proprio dalle tecniche di gestione che propone, che hanno la caratteristica di essere estremamente brevi ed incisive e che possono essere eseguite idealmente in appena un minuto.

È un po’ questo il concetto che sta dietro allo stile di Leadership che Blanchard e Johnson propongono: l’importanza della gestione del tempo e dell’efficienza nella leadership.
Proprio perché il Leader di un Team è ingaggiato su molti fronti, ha bisogno di essere efficiente.

A me il loro Sistema piace tantissimo e, tra l’altro poi, nel tempo si è dimostrato tantissimo quanto degli interventi brevi ma mirati, hanno un impatto decisamente superiore sul rendimento dei Dipendenti e anche sulla qualità dell’ambiente che si genera.

Inoltre, questo approccio lo ritengo estremamente a fuoco nel contesto delle dinamiche interpersonali classiche che si generano in uno Studio Dentistico.

Ci sono tre strumenti fantastici nel libro di cui ti voglio parlare:

– gli obiettivi da un minuto;

– le lodi da un minuto;

– e le sgridate da un minuto.

Considera che tutto questo, si contestualizza in questa filosofia molto precisa su cui si appoggiano un po’ tutti i concetti di Blanchard e Johnson.

Loro vogliono ridurre la complessità e spesso l’inefficienza della gestione tradizionale delle risorse umane.

La semplificazione anche nella comunicazione

Loro vogliono semplificare: anche questo è un altro concetto che amano.

Non so quante volte mi hai sentito dire che “la complessità è la nemica della crescita”, quindi tutto ciò che è semplificato ti fa crescere meglio e ti fa crescere più velocemente.

Anche per Blanchard e Johnson di fatto, la semplificazione e l’approccio in una gestione semplificata delle Risorse Umane rende tutto più diretto, più chiaro e più produttivo.
La loro filosofia si basa proprio su questo: su una comunicazione diretta e chiara.

Blanchard tra l’altro, è uno che enfatizza tantissimo l’importanza della comunicazione chiara tra Chi gestisce il Team e i Dipendenti.

Di fatto, nel libro si parla tanto di Manager e Dipendenti, perché ovviamente il taglio è sempre stato quello di management di Risorse Umane per grandi Aziende.

Ma nel contesto dello Studio Dentistico, parliamo di fatto di Chi guida il Team (il Titolare) e i Dipendenti/Collaboratori, indipendentemente dalla forma di partecipazione al Gruppo.

E questa comunicazione chiara e diretta, deve servire per ridurre malintesi e perdite di tempo.

La velocità nel prendere le decisioni

Tra l’altro loro suggeriscono, e questo è rivolto ad Organizzazioni decisamente più grandi di uno Studio Dentistico, l’eliminazione della burocrazia inutile nella gestione delle Risorse Umane proprio perché tutto questo può rallentare i processi decisionali.
In modo particolare, fanno riferimento a scale gerarchiche, a “Chi deve parlare con Chi” e tutte cose che di fatto rallentano molto le dinamiche.

Questo se vogliamo, si contestualizza in Realtà più grandi di quello di uno Studio Dentistico.

Altra cosa che loro spingono, è essere sempre nelle condizioni di poter prendere decisioni rapide, grazie alla riduzione di quella formalità, alla chiarezza nelle aspettative e così via.

L’importanza degli obiettivi

Tra l’altro, nel loro Modello, c’è tantissimo focus sugli obiettivi – altro concetto di cui hai sentito parlare tantissimo all’interno del Podcast che peraltro è un elemento fondamentale del Sistema Operativo Profit Monday nell’ambito della gestione delle Risorse Umane.

Viene messa grande enfasi sull’importanza di dare obiettivi chiari e ben definiti ad ogni Persona che fa parte del Team.
E poi, con l’approccio degli obiettivi da un minuto, delle lodi da un minuto e delle sgridate da un minuto, mantenere il focus su ciò che è veramente importante e sulla performance sana raggiunta in modo sano, ecologico per la Persona, per l’ambiente e per il Team.

E poi, ultima caratteristica chiave del loro Sistema e del loro modello di gestione delle Risorse Umane, è

L’approccio alla delega efficace

Tra l’altro c’è proprio un libro molto bello, che va in verticale sulla delega: il “One Minute Manager insegna a delegare”.

Ti consiglio la lettura anche di quel testo.
Di fatto, nel loro concetto, la delega viene vista come l’elemento fondamentale per chi guida il Team per semplificare la gestione e quindi tutta quanta la strategia per l’assegnazione di compiti appropriati alle Persone giuste. Fidandosi ma anche valutando la loro capacità di portare a termine quel risultato e soprattutto, nello sviluppare la loro abilità di assumersi la responsabilità del lavoro.

Tra l’altro, altro concetto di cui hai sentito parlare tante volte, è la differenza di orientamento al compito rispetto all’orientamento al risultato.
Ecco, un approccio di questo tipo, è un approccio che permette ad un Team di lavoro maggiore efficienza, quindi meno burocrazia, azione più diretta, i processi diventano più efficienti, si genera un miglior morale perché si crea un ambiente diverso che parte dal fatto che le Persone capiscono chiaramente che cosa ci si aspetti da loro.

E anche questa incentivazione del lavorare in autonomia assumendosi responsabilità, fa tendenzialmente aumentare la soddisfazione lavorativa.

E tutto questo, permette una risposta veloce ai cambiamenti.
Perché è un sistema snello, chiaro e trasparente, nel quale aspettative, ruoli reciprochi ci sono chiari, c’è comunicazione aperta e riesce ad adattarsi più velocemente alle trasformazioni di Mercato.

Detto questo, che ti dà un po’ uno scenario di base della filosofia di Branchard e Johnson, voglio prendere e indicarti…

I 3 strumenti per l’esercizio della Leadership all’interno dello Studio Dentistico

Si tratta di tre strumenti potentissimi di cui parlano nel libro, che puoi veramente applicare da domani e che possono essere concretizzati esattamente in un minuto di tempo soltanto.

Partiamo da:

Gli obiettivi da un minuto

Mi hai sentito dire più volte all’interno del Podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, dell’importanza dello sviluppo della responsabilità delle Persone. L’orientamento alla responsabilità invece che l’orientamento al compito e quindi, di conseguenza, l’orientamento all’obiettivo e al risultato.

E mi hai sentito parlare tantissimo, dell’importanza per ogni ruolo, di assegnare degli specifici obiettivi di periodo che questa Persona è ingaggiata a portarsi a casa.
Ecco, gli obiettivi da un minuto sono un approccio e una logica molto efficace per dare ai Membri del tuo Team degli obiettivi estremamente efficienti.

Si parte ovviamente, dallo stabilire degli obiettivi per ogni ruolo. Obiettivi che devono essere collegati alle varie aree di responsabilità di quel ruolo.

Ogni ruolo ha delle responsabilità.
Ebbene, non necessariamente per tutte, ma per la maggior parte – e soprattutto per le principali – è necessario stabilire degli obiettivi.

Ecco, nella filosofia di Blanchard e Johnson questi obiettivi devono poter essere compresi, quindi condivisi e rivisti in maniera estremamente rapida in modo tale che – in questo caso – il Titolare e la Persona siano velocemente, chiaramente e correttamente allineati sugli obiettivi di lavoro e sulle aspettative reciproche.

È un concetto molto semplice.

“
Gli obiettivi devono essere definiti in modo chiaro e preciso, in modo tale che siano facilmente comprensibili e ricordabili.
”

Ma il modo, come suggerisce il nome, di formulazione di questi obiettivi, cioè obiettivo da un minuto, è un obiettivo che dovrebbe essere qualcosa che letto e compreso richieda al massimo 60 secondi.
E la ragione, sta nel fatto che quando un obiettivo può essere letto e compreso dall’altra parte in meno di un minuto, significa che l’obiettivo è diretto ed è privo di qualsiasi tipo di ambiguità.

Tra l’altro, nel Sistema Operativo Profit Monday, l’obiettivo dovrebbe essere sempre scritto.

Ti invito ad andare ad approfondire, lo strumento dei sistemi di valutazione degli obiettivi in questo articolo I Sistemi di Valutazione delle performance delle Risorse Umane.

Nella filosofia di Blanchard e Johnson, l’obiettivo va revisionato di frequente.
Dipende dalla tipologia di obiettivo ma potrebbe essere che all’interno del periodo venga rivisto una o anche più volte.
Ad esempio, se l’unità minima di periodo sono cicli di 90 giorni, può essere rivisto una o magari se c’è bisogno di un check intermedio una seconda volta, per monitorare se l’obiettivo è importante ed è collegato a una trasformazione urgente da far fare allo Studio.

Fatto sta quindi, che non basta dare l’obiettivo in modo chiaro: serve una revisione frequente.

E poi, ultima caratteristica anche secondo il modello di Blanchard e Johnson, gli obiettivi devono essere assolutamente quantificabili e misurabili.
Significa cioè che in un qualche modo, devono essere collegati a dei KPI dello Studio o comunque, deve essere possibile, appiccicare un numero di fianco a quell’obiettivo. E questo per poter valutare in maniera oggettiva bilaterale – cioè dal punto di vista del Titolare e della risorsa del Team, il progresso o l’efficace raggiungimento o meno dell’obiettivo.

Ogni volta in cui manca una quantificazione in un obiettivo, oltre ad essere meno efficace l’obiettivo per mille altre questioni che non hanno a che vedere con la gestione delle Risorse Umane ma con l’efficacia di obiettivi ben formulati, nell’ambito delle Risorse Umane ha un impatto notevole.

La mancanza di una misura precisa dell’obiettivo, abbassa le performance, rischia di creare tensioni o aspettative disattese e soprattutto, se a questi obiettivi aggancio anche un sistema di incentivazione, la mancanza di quella misurabilità genera una mancanza di oggettività nell’assegnazione di quei premi che può creare una serie di tensioni.

Gli obiettivi da un minuto per Blanchard e Johnson, esattamente come nella logica del Sistema Operativo Profit Monday, vengono dati all’inizio del periodo.
Solitamente ogni 90 giorni.
Poi il Titolare o la Persona che gestisce le Risorse (perché magari il tuo Studio ha una Responsabile di Segreteria che gestisce tutto il Personale di Segreteria e quindi diventa di fatto un Manager di altre persone), potrebbe essere Lei che si occupa di questa parte Manager.

In questo caso, Titolare e Membri del Team, si siedono “nel lunedì delle Risorse Umane” all’interno del Sistema Operativo Profit Monday per definire gli obiettivi specifici di quel periodo. Quelli che poi, sono collegati a quelle performance che è necessario portarsi a casa poiché servono per generare e sostenere i risultati dell’intero Studio.

Gli obiettivi, poi, vengono utilizzati dalla Persona, come riferimento per guidare dove indirizzare le sue energie quotidiane.
Perché è chiaro che gli obiettivi servono alla Persona anche per capire chiaramente le priorità.

E poi, periodicamente, vengono fatti questi momenti di analisi e di condivisione dei progressi.
Nel Sistema Operativo Profit Monday, i lunedì delle Risorse Umane, sono importanti per valutare lo stato d’avanzamento nel raggiungimento di quell’obiettivo e individuare le eventuali correzioni alla strategia che la Persona sta utilizzando per arrivare al risultato.

Di fatto, l’approccio di obiettivi da un minuto molto semplici e molto precisi, fornisce una direzione molto chiara sia per l’intero Studio che per la Persona.
Tra l’altro, è molto utile perché serve anche a migliorare la comunicazione trasversale, per eliminare malintesi e aspettative non realistiche.
E poi, tra l’altro, facilita tantissimo il monitoraggio del rendimento delle Persone. E quindi, individuare quelle che dovrebbero essere le azioni correttive per fare crescere quella Persona, migliorare la qualità degli output che produce e di conseguenza l’impatto che il ruolo che questa Persona ricopre sull’intera Organizzazione.

Di fatto, gli obiettivi da un minuto, è uno strumento di gestione che promuove il concetto di obiettivi chiari, concisi e misurabili.

Entriamo negli altri due strumenti su cui ti voglio far porre l’attenzione.

Le sgridate da un minuto

Nella filosofia di Blanchard e Johnson il concetto del feedback ha un’estrema importanza.
È fondamentale dare feedback tempestivi ed efficaci ai Membri del Team per farli crescere.

Anche per i due Autori, esattamente come nel Sistema Operativo Profit Monday, il feedback è lo strumento di crescita più importante a disposizione di un Team.
Nella loro logica, il feedback deve essere dato con tempestività, nel modo corretto e di fatto ha due sfaccettature: quella delle sgridate e quella delle lodi. Sfaccettature che derivano dal fatto che stiamo parlando di un comportamento che la Persona deve modificare e migliorare o di un feedback che deve gratificare il comportamento che una Persona ha tenuto.

Anche qua, il concetto è molto semplice.
L’obiettivo delle sgridate da un minuto è quello di correggere i comportamenti negativi in una maniera rapida ed efficace, minimizzando l’impatto negativo che il feedback può avere nella relazione che c’è tra il Titolare/Manager e la Risorsa.
La sgridata da un minuto, serve per proteggere la relazione e far arrivare il messaggio del feedback in modo chiaro così da modificare il comportamento.

Le regole delle sgridate da un minuto sono molto semplici.
La “sgridata”, si deve concentrare sul comportamento specifico e mai sulla Persona.
Quindi su ciò che è stato fatto, non su ciò che la Persona è.
Hai fatto qualcosa in modo non preciso, non sei una persona poco precisa.

Altra cosa importante – che è veramente la base – il feedback deve essere tempestivo.
Il più possibile tempestivo, a meno che non ci sia un contesto nel quale lì non si può.
Ad esempio, se c’è il Paziente non é possibile. Ma appena il momento è giusto, la sgridata deve essere data con tempestività perché la Persona deve essere ancora nel momento per poter comprendere ed evitare di cancellare magari quello che è successo.

Nella loro regola delle sgridate da un minuto, c’è anche l’integrazione di sentimenti. Nel senso che, occorre esprimere la delusione che si è provata per quel comportamento errato o per le conseguenze di quel comportamento errato.
Quindi non solo sul piano razionale e pratico ma anche più su un piano emotivo.

Ovviamente si chiama sgridata da un minuto perché deve essere breve e diretta: non deve essere un “pippone” da 74 minuti perché continuo a dire le cose in 18 modi diversi.
Perché sì: ci sono logorroici verbali nel feedback!
Molto più diretto, veloce, dritto al punto, massimo 60 secondi e, cosa importante, chiudere la sgridata da un minuto con la riaffermazione della fiducia nei confronti della Persona, separando nuovamente il comportamento dal valore della Persona.

Il concetto è:

“Guarda, questa non è un’azione da Te. So che puoi fare molto di più di questo, hai semplicemente fatto questa cosa in una maniera superficiale per mille ragioni ma mi aspetto comunque dei risultati diversi.”

Ecco: riaffermazione e nutrimento della relazione e della pancia della Persona al termine della sgridata da un minuto. Focus sul comportamento, tempestiva, integrazione di sentimenti, breve e diretta e poi riaffermazione della fiducia.

Questa è la struttura delle sgridate da un minuto e ti consiglio di replicarla pari pari se vuoi essere estremamente efficace nel far crescere le Persone del Team e riallineare i loro comportamenti, a quello che serve veramente.

Detto questo, passiamo a…

Le lodi da un minuto

Io dico tantissime volte una cosa ai Titolari di Studio Dentistico: il modo in cui allenano la loro mente sistematicamente per la tipologia di lavoro che fanno, porta Loro a cercare le cose che non vanno.

Se ci pensi, il lavoro del Dentista è questo: faccio aprire al Paziente la bocca, guardo dentro e indipendentemente da tutte le cose ok che ci sono, vado a cercare quelle che non vanno bene.
E grazie a Dio che è così! Fa parte del lavoro del Dentista.

Il fatto è, che questa tipologia di approccio, ha l’effetto di allenare la mente del Dentista in generale a cercare sistematicamente quello che non va e ignorare quello che è ok.
E questo allenamento, si riflette sulle relazioni interpersonali.
Perché – non sempre – ma tantissime volte, io vedo Titolari di Studio che con le Persone del loro Team e anche in generale, sono estremamente attenti e puntuali a far notare tutto quello che non va.
Ma non notano, non vedono e non danno riscontro a tutto il resto che viene fatto bene.

Questa dinamica, nella gestione delle Risorse Umane è un grande limite.
C’è bisogno di sgridate da un minuto e come dicono Blanchard e Johnson, anche di lodi da un minuto.

Come sono fatte? Come sono strutturate? E perché le devi dare con la stessa frequenza e la stessa intensità?

Impara a fare complimenti con la stessa capacità che hai nel fare sgridate.

Le lodi da un minuto servono per riconoscere e rafforzare immediatamente dei comportamenti positivi delle Persone che lavorano con Te.

Anche qua è fondamentale la tempestività e si può essere più tempestivi con le lodi rispetto alle sgridate, che ogni tanto richiedono un ambiente un filino più protetto.
Anche le lodi devono essere estremamente specifiche.
Non devi cioè limitarti ad un “Bravo!”.
No: “bravo” è un giudizio.

Una lode da un minuto è un riscontro, quindi devi essere specifico su cosa la Persona ha fatto bene.
Le lodi devono essere sincere e dimostrare sincero apprezzamento.
Anche in questo caso devono integrare dei sentimenti, cioè devono spiegare come ti sei sentito vedendo quella cosa, che impatto ha avuto su di Te o sul Team quel comportamento anche da un punto di vista emotivo. E poi si devono concludere con un incoraggiamento, nel senso di:

“Ok continua a farlo ancora, è esattamente quello che serve al Team.”

Le lodi da un minuto, oltre a nutrire tantissimo la pancia del Dipendente, hanno anche come obiettivo quello di dare ancora più valore alle sgridate. E ciò perché, quando le Persone che lavorano con Te si rendono conto che c’è questo equilibrio, che c’è questa reciprocità di sgridate e di lodi, ti fanno comunque considerare in generale più giusto e più corretto nei loro confronti.
E di conseguenza, anche le sgridate da un minuto hanno una capacità di modificare i comportamenti di quella Persona decisamente superiore.

In conclusione

Obiettivi da un minuto, sgridate da un minuto e lodi da un minuto.
Ti ho fatto davvero una sintesi e abbiamo anche ripassato alcuni concetti fondamentali del Sistema Operativo Profit Monday.

Se vuoi fare una bella cosa puoi acquistarti una copia del nuovo One Minute Manager, partire da lì per poi ampliare un po’ con altri titoli della collana tutte le tematiche di questa modalità di leadership veloce, diretta ed incisiva.

Io ti saluto e ti aspetto alla prossima puntata.

Ciao!

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