Preparare lo Studio Dentistico al nuovo anno fiscale: l'analisi dei risultati

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Iniziamo con il primo passo che è quello della preparazione della riunione di chiusura e potenzialmente, anche quella di lancio, poi ti spiego meglio questa cosa all’interno dei prossimi due step di questa metodologia.

Primo Step: Preparazione della Riunione con il Team

Di fatto, la prima cosa che devi fare, è preparare la riunione con il tuo Team all’interno della quale, insomma, vi confrontate sui risultati dell’anno.

Questo primo step è molto importante perché a Te serve per acquisire consapevolezza sul risultato da un punto di vista quantitativo ma anche e soprattutto da un punto di vista qualitativo. In modo tale, da fare una sorta di diagnosi accurata di quello che è stato il risultato delle modalità che ti hanno portato ad ottenerlo.
Per poter così, appunto, identificare tutto ciò che ti serve mettere a punto o quei punti di forza che puoi ulteriormente sviluppare e capitalizzare per migliorare i tuoi risultati il prossimo anno fiscale.

La Filosofia di Crescita Continua

Ricordati che la filosofia è molto semplice, magari me l’hai sentito dire tante volte all’interno di questo podcast: è un po’ come in natura, che quando qualcosa smette di crescere inizia a morire.

Anche un’Attività, ha come finalità, come obiettivo principale, quello di – da un anno fiscale al successivo – migliorare la sua capacità di generare Profitto.
Non per forza, in modi esagerati ed eclatanti ma comunque con piccoli e costanti miglioramenti, per fare in modo che l’anno fiscale successivo sia migliore del precedente, in modo particolare nella capacità dello Studio di generare Profitto.

Check degli Obiettivi Personali: il punto di partenza

Questo primo step, quindi, è fondamentale per poterti permettere di capire su cosa ti devi concentrare in modo particolare per rendere il 2024 il tuo miglior anno di sempre: sistemando le criticità che magari ti hanno ostacolato nel 2023 e valorizzando invece quei punti di forza che ti hanno permesso di ottenere il Risultato che hai ottenuto, qualsiasi esso sia.

All’interno di questo macro step, la prima fase è fare il check degli obiettivi personali.

Qui ti devo aprire una piccola parentesi, perché tutta quanta la parte di obiettivi della tua Attività deve essere in un certo senso collegata ai tuoi obiettivi personali.
Definire e sapere “dove vuoi andare come Persona”, determina anche che tipologia di Risultati vuoi ottenere per la tua Attività.
Perché:

“
la tua Attività, la tua impresa, di fatto è una risorsa che nutre la tua Vita ed è anche una risorsa che può indirizzare la tua Vita.
”

Quindi, partire sempre da Te, ti serve per dare una direzione chiara di dove vuoi andare.
In modo tale da battezzare tutta una serie di obiettivi nella sfera professionale che siano congruenti, utili, degli acceleratori, che ti mantengono in quella direzione e ti danno la propulsione corretta per concretizzare quella che è la tua Vision personale.

L’importanza di unire Obiettivi Personali e Professionali

Quindi, quando fai questo lavoro per l’Attività, ti consiglio di partire da qui.

È tutto collegato a un Sistema di Produttività Personale che spiego e che insegno. Non entro nel merito di queste cose altrimenti…altro che tre puntate, andremmo totalmente fuori tema!

Però considera questo: fatti delle domande di questo tipo.

Come sono andate le cose nelle tue quattro aree fondamentali

Nella sfera imprenditoriale, perché comunque come Titolare di Studio Dentistico sai che mi rivolgo a Te come Imprenditore, come sono andate le cose lì?

Nella dimensione personale, quanto hai ottenuto di quello che volevi ottenere?
Magari non ti sei dato degli obiettivi in quest’ambito, però cerca di fare una sorta di consuntivo da questo punto di vista.

L’altra sfera sulla quale ragionare, è la tua sfera di salute e vitalità: come sono andate le cose lì?

Come sono andate le cose nella tua sfera delle relazioni?

Questi sono i quattro ambiti nei quali fare un check-up, perché questo è il primo punto dal quale partire.
Ti permette di identificare tutti gli ambiti di soddisfazione o gli eventuali ambiti di parziale soddisfazione o di insoddisfazione che hai. Perché quando poi dovrai andare a pensare alla tua Attività, queste cose saranno certamente da prendere in considerazione.

Dopodiché, sempre nel check-up dei tuoi obiettivi personali, chiediti…

Che risultati hai ottenuto rispetto alla stella polare personale e ai suoi obiettivi primari

Aspetta, aspetta, aspetta, ti spiego. Perché se non sei pratico del Sistema di Produttività Personale che spiego e che insegno, devo darti la definizione delle etichette che ho appena utilizzato.

La Stella Polare Personale e gli Obiettivi Primari

La Stella Polare Personale, è il mio modo per definire e indicare la direzione macroscopica: è quella Visione, quella Missione che come Persona hai e che guida ogni azione della tua Vita.

Definisce un po’ quello che è un tuo scopo macroscopico, che ti dà la propulsione, la motivazione superiore ad ogni altra cosa, è quello che vuoi concretizzare come Persona.
Quella è la tua Stella Polare Personale e i suoi Obiettivi Primari, sono quelle cose che, in questo caso nell’anno appena passato, volevi concretizzare per poterti muovere in direzione della concretizzazione di quella Stella Polare Personale.

In questo ambito, fatti questa domanda:

Nella tua evoluzione personale, rispetto a quell’obiettivo macroscopico personale di lungo periodo, quelle cose che dovevi fare per poter crescere, come sono andate?
Che risultati hai ottenuto? Li hai ottenuti non li hai ottenuti?
Se li hai ottenuti perché? Se non li hai ottenuti che cosa ti ha ostacolato?

L’importanza dell’Autoanalisi

Sii estremamente onesto con Te stesso/stessa. E, da questo punto di vista ti dico: se puoi, fai questo lavoro scrivendo.
Non ragionare semplicemente rispondendo mentalmente alle domande che ti sto facendo.
Scrivi su dei fogli di carta, perché il processo di scrittura ti aiuta a razionalizzare molto meglio le cose.
Dargli una forma molto più concreta, ti permette di accedere, tra l’altro, ad aree del tuo pensiero, del tuo cervello, che semplicemente riflettendo mentalmente non riusciresti ad attivare.
E quindi, di conseguenza, comprendere molto di più della situazione.

La Stella Polare Professionale e gli Obiettivi Primari

Una volta che hai risposto a questo, cioè i risultati che hai ottenuto nella Stella Polare Personale e rispetto agli obiettivi primari che c’erano collegati per quest’anno, fai lo stesso discorso chiedendoti rispetto alla tua Stella Polare Professionale.

Vale a dire, quel macro obiettivo professionale che vuoi ottenere, che magari è anche una proiezione di qualche anno.

Come sono andati gli obiettivi primari che erano quegli obiettivi necessari che quest’anno avresti dovuto raggiungere per poter fare quell’ulteriore salto di qualità in quest’ambito?

Non sono necessariamente solo e soltanto gli obiettivi dello Studio.
Magari gli obiettivi dello Studio, sono uno degli obiettivi primari che avevi nella tua sfera professionale e rispetto alla tua stella polare professionale.
Ma magari ce ne potevano essere altri, che erano proprio associati a quanto, saresti dovuto crescere come mentalità imprenditoriale, come imprenditore, come competenze, eccetera.

Ragiona quindi su questo: che tipologia di risultati hai ottenuto rispetto alla stella polare professionale.

Tieni tutte queste cose che hai scritto su un foglio, perché adesso dobbiamo andare a fare un ragionamento su un altro ambito, che è proprio l’ambito dello studio…

L’Analisi dei Risultati dello Studio

Sì, volendo si può partire direttamente da questo secondo punto, che consiste nell’analizzare il consolidato dei Risultati dello Studio.

Ma perché partire dal check-up degli obiettivi personali?

Perché di fatto Tu sei il macro contenitore di tutto. E avere chiarezza, partendo dall’alto e poi scendendo in verticale, ti consente di avere una chiarezza maggiore rispetto a qual è la direzione corretta da dare allo studio.
E soprattutto, ti può aiutare a capire in questa fase meglio il perché sono capitate alcune cose all’interno dello Studio Dentistico.

Perché

“
indiscutibilmente la tua sfera imprenditoriale, la tua sfera personale, la tua sfera della salute, della vitalità, e la tua sfera delle relazioni, hanno anche un impatto sulla qualità dei Risultati dello Studio.
”

Ciò premesso, la seconda fase di questo primo macro step, è proprio analizzare il consolidato dei risultati dello Studio.
Qua le attività da fare passo per passo sono: prima di tutto chiederti

Quali Risultati hai ottenuto rispetto ai 3 Obiettivi Primari e a quelli della matrice 3×3

Se non sei pratico del Sistema Operativo Profit Monday il concetto è molto semplice: per l’anno in corso avevi un obiettivo, magari avevi un budget, budget ricavi, un budget costi, ti eri dato un certo numero da raggiungere da un punto di vista di profitto, e poi tutto quello che è collegato.

Bene, quello è il macro obiettivo dello Studio nell’anno.

I tre obiettivi primari sono le tre cose fondamentali che devi concretizzare, affinché Tu possa ottenere quell’obiettivo.
E la matrice 3×3, di fatto, altro non è, che per ciascuno di questi tre obiettivi primari, le tre cose che devi concretizzare, che ti devi portare a casa: le azioni che devi inserire all’interno dell’operatività quotidiana, che sono necessarie per poter concretizzare quei tre obiettivi primari.

Nel momento in cui Tu, anche qui ti apro una piccola parentesi, hai fatto un macro-piano che si basa su questa logica del 3×3, altro non hai che tutta una serie di obiettivi chiave.

Quelli più piccolini, quelli che stanno sotto, che sono l’esplosione, le tre cose per ciascuno dei tre obiettivi primari, diventano quei piccoli obiettivi che ti devi portare a casa per poter, in maniera quasi conseguenziale e naturale, concretizzare l’obiettivo macroscopico.

E questa logica, si basa sul fatto che è molto più semplice “mangiare il povero elefante un panino alla volta”, invece di doverlo mangiare ed ingoiare tutto intero.

Il poter ragionare in questo modo, ti permette – anche banalmente – di semplificare da un punto di vista di pancia, l’ansia da prestazione nei confronti del risultato.
Quindi:

Che risultati hai ottenuto rispetto ai tuoi obiettivi primari e quelli della matrice 3×3?

Se non sei strutturato in questo modo, e se non hai lavorato con questa logica, beh, semplicemente fai un check-up di quello che è stato il risultato macroscopico e di come sono andate le cose nei vari ambiti.

Una volta che hai fatto questo, relativamente agli obiettivi, chiediti…

Che cosa indicano i KPI primari (i Key Performance Indicators)

Anche qui, se non sei pratico e non hai mai sentito puntate del podcast nelle quali abbiamo parlato di controllo di gestione, è importante che Tu abbia degli indicatori che ti permettono di oggettivare come stanno andando le cose.

All’interno del Sistema Operativo Profit Monday, diamo ai Titolari di Studio una dashboard, un cruscotto che raccoglie i kpi che devono essere tenuti sotto controllo.

Ci sono dei kpi primari, quelli vitali, di massima importanza relativamente agli ambiti macroscopici del sistema di generazione del profitto.

E cioè: il traffico, la saturazione delle poltrone, l’accettazione dei piani di cura, tutto l’ambito dell’erogazione delle prestazioni, tutta la parte di gestione dei costi, tutta la parte della gestione degli incassi.

Per ciascuno di questi ambiti, ci sono dei kpi primari: ecco, che cosa indicano questi kpi primari?

Ascolta che cosa ti dicono i numeri.

Se lo Studio non è strutturato ancora in questo modo perché non hai un’organizzazione precisa, dai semplicemente un’occhiata ai tuoi numeri.

Lo capisco che è un’attività strutturata ma comincia a buttarci l’occhio. Poi, ovviamente, il mio consiglio è quello di avere una dashboard che esattamente come una tac 3D, ti permette di andare a guardare a colpo d’occhio la qualità del tuo Sistema di Gestione dello Studio. In modo tale da identificare facilmente, punti di forza e aree di miglioramento. É proprio a questo che servono questi KPI primari.

Ok, la seconda parte della nostra analisi del consolidato dei risultati dello Studio, è ascoltare cosa indicano i numeri.

Cosa avete realizzato come Team

Il terzo passo di questa parte, consiste nel rispondere a questa domanda:

Cosa avete realizzato come Team? Cosa avete fatto in più quest’anno? Cosa avete realizzato? Cosa avete concretizzato? Cosa vi siete persi?

Te lo dicono in parte i risultati degli obiettivi, te lo dicono in parte i kpi che hai guardato ma vai oltre.

Scava un po’, ascoltati dentro tutto quello che avete concretizzato e tutto quello che vi siete persi rispetto a quello che volevate fare.

A questo punto, chiediti:

Quali sono state le tre principali ragioni che vi hanno permesso come Studio di ottenere i risultati?

E una volta che hai identificato le ragioni che ti hanno permesso di ottenere il Risultato, fai la stessa domanda però ribaltandola.

Quali sono state le tre principali ragioni che vi hanno impedito di ottenere i risultati?

Questo step della metodologia di cui ti sto parlando in queste puntate, serve proprio per fare chiarezza sul cosa è successo e sul perché è successo.

Mi raccomando: il perché è successo, non è solo “il perché” legato al cosa non è andato bene ma anche “il perché” legato a ciò che è andato bene e ti ha consentito di raggiungere quei risultati.

É fondamentale per avere la lucidità mentale corretta.

Bene, siamo arrivati al terzo step, che anche uno step molto importante perché fino a qua, hai analizzato i risultati dello Studio e la realtà dello Studio dal tuo punto di vista.

Di conseguenza, è un po’ come se avessi analizzato la tua realtà ma nella pratica ciò che è successo davvero magari sta anche al di fuori di questa tua percezione di realtà.

Diventa quindi estremamente importante, integrare tutte quelle che sono le tue percezioni con le percezioni del tuo Team.
Perché se devi fare una diagnosi corretta devi avere tutti quanti gli elementi. Se la diagnosi è parziale o addirittura è fallata chissà da quale distorsione di percezione, di fatto non sei nelle condizioni di “tirare fuori il piano di cura corretto”. Quindi il punto numero tre di questo primo step è

Il reality check

Fare il reality check, significa fare il check della realtà con i Membri del tuo Team.

Quello che ti consiglio di fare, prima di incontrare il Team dal vivo, è di coinvolgerli in una prima fase con un questionario. Va benissimo un semplicissimo google form, che puoi costruire Tu, in modo tale da raccogliere da parte di Tutti le loro percezioni.

Anche per Loro, il fatto di scrivere, gli aiuta ad oggettivizzare le cose, tant’è che se gli chiedi di fare la stessa identica cosa a voce, non funziona nella stessa maniera.

Ti do un elenco di domande, da mettere all’interno di questo questionario perché sono quelle che ti permettono di pescare il loro punto di vista e la loro percezione su due cose macroscopiche la loro percezione dei risultati dello Studio e la loro percezione dei risultati del proprio Ruolo.

Tra l’altro, poi, le risposte a queste domande, ti sono utili per tutta la parte legata poi agli appuntamenti individuali di feedback sugli obiettivi personali.

Le domande da fare al Team sulla percezione dei risultati dello studio

1. Cosa abbiamo realizzato dal tuo punto di vista come Team?
2. Quale deve essere tuo parere, il nostro più grande rammarico?
3. Cosa possiamo imparare secondo Te da quest’anno?
4. Come credi che stiamo limitando i nostri risultati e come possiamo smettere di farlo?
5. Quanto siamo congruenti ai nostri valori?
6. Quale deve essere dal tuo punto di vista il focus principale dell’anno prossimo per crescere, migliorare e fare meno fatica?
7. Quali devono essere secondo Te gli obiettivi dell’anno prossimo?

Queste domande hanno con la percezione dei risultati dello studio le prossime invece sono

Le domande da fare al Team sulla percezione dei risultati del proprio Ruolo

Come vedrai, sono molto speculari ma si concentrano nell’ambito specifico della Persona.

1. Cosa hai realizzato nel tuo ruolo?
2. Qual è il tuo più grande rammarico?
3. Cosa impari da quest’anno?
4. Come ti stai limitando e come puoi smettere di farlo?
5. Cosa sta limitando la qualità e la quantità dei tuoi risultati?

La sfumatura è che nella domanda numero 4 la richiesta è come la persona si sta limitando da sola la domanda numero 5 invece riguarda le fonti esterne che stanno limitando la Persona.

6. Quanto sei stato/stata congruente ai nostri Valori e al nostro Codice di condotta?
7. Quale deve essere il tuo focus principale l’anno prossimo?
8. Quali devono essere i tuoi obiettivi l’anno prossimo?

In questo modo, fai riflettere la Persona ma soprattutto raccogli che cosa pensa di aver fatto bene

Quarto passaggio di questo primo step è

Aggregare le informazioni

Aggregare le informazioni serve a farti una prima idea sul Risultato dell’anno, sui punti di forza e sulle aree di miglioramento.

In questo passaggio è estremamente importante che Tu abbia l’insieme delle informazioni.
E cioè: su un foglio le risposte che ti sei dato o le riflessioni che hai fatto per il check up degli obiettivi personali.

Su un altro foglio, hai tutto quello che hai capito analizzando il consolidato dei risultati dello Studio.

Su altri fogli – che possono essere più di uno perché dipende anche quante persone ci sono all’interno dello studio – c’è/ci sono le risposte del Reality Check con i Membri del tuo Team.

Tieni tutto quanto lì davanti, aggrega e fai convergere tutto rispetto a:

– che cosa abbiamo fatto bene;

– che cosa dobbiamo migliorare;

– che risorse ci hanno sostenuto quest’anno;

– quali limiti ci hanno ostacolato.

Questo, è il primo pezzo di ragionamento, che ti serve poi per sfociare nella preparazione di un documento molto importante.
É il documento che devi preparare per fare la riunione di condivisione di questa parte con il Team, perché è estremamente importante che non soltanto Tu abbia tutta questa chiarezza.
Ma che l’intero Team, per averlo a bordo, per averlo allineato, per averlo motivato, sia consapevole di quello che avete fatto e di come lo avete fatto.

Perché è grazie a ciò, che potrete dare la giusta attenzione a tutto quello che servirà fare l’anno prossimo per migliorare.

Quindi, il quinto e l’ultimo punto di questo primo step è:

Preparare il documento di presentazione della riunione

Qua ti do due consigli di formato e ti do una <<strutturina>> molto semplice di questo documento.

Puoi fare una serie di slide (keynote o powerpoint), se vuoi presentare con schermo e proiettore, se hai la possibilità di proiettare. É professionale e ti guida.

L’alternativa è un documento di testo, un classico documento fatto con Word o con Pages che di fatto illustri le stesse identiche cose.

Qual è il contenuto indipendentemente dal formato?

Devi mostrare lo stato dell’arte sul risultato generale, in modo particolare come sono andate le cose rispetto gli obiettivi primari e rispetto alla matrice 3×3.

Poi fai vedere come sono andate le cose rispetto ai kpi principali e dai l’aggregato dei feedback individuali.

Probabilmente molte delle cose che sono state dette, si possono anche accavallare e quindi prepara un aggregato.

Questo documento diventa la base della riunione che chiamiamo “Riunione Good to Great” che però trattiamo nel prossimo episodio.

In conclusione

Riascoltati/rileggiti anche più di una volta questa puntata per segnarti le domande per il questionario e per fissarti i passaggi.

Comincia a metterti in agenda un momento durante le vacanze, nelle quali fai questa attività.
Ti potrebbero servire da due ore a una mezza giornata.

Mi raccomando, per poterlo fare, devi avere le risposte al questionario.

Quindi comincia anche a preparare il questionario, mandalo al tuo Team e quando lo fai, spiega loro perché è importante che ti diano le risposte.

Io ho mandato a tutti quanti i Membri del Team dell’Accademia per lo Sviluppo Imprenditoriale dello Studio Dentistico un questionario, fatto esattamente come quello di cui ti sto parlando.

Buon lavoro su questo primo step, io ti aspetto nel prossimo episodio!

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