Le Risorse Umane dello Studio Dentistico: come rendere il Team un acceleratore di risultati

Il titolo è:

Come rendere ogni componente del team un acceleratore di risultati

E questo è il testo dell’articolo…

Le Risorse Umane sono il fattore produttivo più importante per un Dentista Imprenditore che voglia creare uno Studio autonomo e in grado di lavorare a prescindere dalla sua presenza.

Senza le Persone giuste, nel ruolo adatto e con la corretta formazione, non puoi raggiungere il risultato che desideri e sei condannato a lavorare senza sosta, fino alla fine della tua carriera.

Proprio ciò che volevi evitare: diventare schiavo della tua Attività.

In un precedente articolo, abbiamo parlato della Catena del Profitto e del modo in cui una corretta Gestione Extra-clinica, possa rafforzare gli anelli, così che siano in grado di sostenere un grande peso: quello della sfera del Profitto.

Se ricordi però, abbiamo detto anche, che per quanto siano grosse la catena e la sfera di acciaio che ci agganci, non è possibile ottenere buoni risultati se il gancio attaccato al soffitto, non è resistente a sufficienza.

La forza di quel gancio, rappresenta l’insieme delle Risorse Umane che collaborano tra di loro per la corretta gestione dello Studio.

È vero che il Titolare sei Tu ed è tua responsabilità coordinare il Personale ma il lavoro deve continuare al meglio, anche quando sei assente.

“
Ogni fattore produttivo deve crescere in armonia insieme agli altri e il Personale non fa eccezione.
Anzi: ha il potere di fungere da catalizzatore.
”

E ciò in termini di: più denaro, più libertà, più sicurezza per Te e per ogni membro del tuo Staff. Questo è il risultato a cui puoi aspirare se fai un buon lavoro.

Al giorno d’oggi non si parla più di “gestione del personale” ma si parla di “Gestione delle Risorse Umane”.

Anche se i soggetti non cambiano – sono sempre le Persone che lavorano all’interno dello Studio – questo nuovo approccio, mette in evidenza l’importanza delle Persone come risorse preziose all’interno della tua Struttura.

Ho deciso di affrontare questo argomento come ultimo all’interno del magazine, perchè credo che ora, Tu abbia ben chiari i passaggi necessari per ottenere i risultati che stai cercando e abbia compreso il ruolo fondamentale che rivestono i tuoi Collaboratori e i tuoi Dipendenti.

In qualsiasi Impresa – e a maggior ragione in una Realtà piccola come può essere quella di uno Studio Dentistico – è importante organizzare i Dipendenti, in modo da evitare qualsiasi spreco di tempo.

In Italia gli stipendi sono tra i più elevati che un Imprenditore debba sostenere ma se inizi a sostenere il tuo personale come la Risorsa più preziosa, puoi far decollare la tua Attività, nonostante questi costi.

Sovradimensionamento o sottodimensionamento

A questo punto, considerando che le Persone sono risorse per produrre risultati, può sorgere spontanea una domanda:

“Sovradimensionamento o sottodimensionamento?  È meglio essere sovradimensionati o sottodimensionati?

Per quanto possa essere ben organizzato, uno Studio sotto organico, non potrà mai rendere al massimo delle sue potenzialità. Valuta quindi con attenzione ogni taglio al Personale, soprattutto se incide su una posizione chiave.

Piuttosto, se ti rendi conto che le cose non vanno come dovrebbero, investi tempo e risorse per rinforzare l’anello della catena in cui è coinvolta la Persona di cui pensi di fare a meno.

Rinunciare a un Dipendente, significa rinunciare alle ore di lavoro che svolge. Di conseguenza, accettare a priori che certe attività verranno trascurate. Con il risultato di compromettere la solidità di quel determinato anello della catena.

Un dato che abbiamo avuto modo di riscontrare – e che Tu forse puoi confermare – è che spesso, da un punto di vista del personale, l’ambito clinico è correttamente presidiato mentre non si può dire altrettanto dell’area extra-clinica.

Vale a dire, quelle attività non direttamente collegate alle cure.

In pratica, significa che c’è un numero adeguato di ASO per il lavoro alla poltrona ma la Segreteria non ha un adeguato numero di Risorse a disposizione.

Molto spesso infatti, è prassi che siano le ASO ad occuparsi anche della segreteria.

Ciò che devi considerare è che in ambito di Marketing educativo, ogni attività parte dalla Segreteria e torna alla Segreteria prima di diventare un risultato tangibile sotto forma di preventivi approvati e fatturato.

Come pensi sia possibile gestire una Customer Experience ad effetto WOW, se non c’è Qualcuno che se ne prende cura con attenzione e continuità?

Lo stesso vale per le attività di Marketing Esterno, il coordinamento dei Fornitori, il presidio dell’Anagrafica e la gestione degli incassi e di tutta l’amministrazione.

Pur stando attento ad evitare il sovradimensionamento, che esporrebbe lo Studio a dei costi eccessivi, devi metterti al riparo dall’errore contrario. E cioè quello del sottodimensionamento.

Chiedere alle ASO di occuparsi della segreteria, conduce ad un unico possibile esito.
Le ASO si occupano delle attività urgenti ma non si occupano della attività importanti della segreteria.

È chiaro che un’ASO non può evitare di igienizzare gli strumenti o di presentarsi alla poltrona quando c’è un Paziente.

Pertanto a rimetterci, sono tutte quelle attività che possono essere posticipate.

“
Rinunciare a una corretta gestione delle Risorse Umane, significa scegliere di sabotare i propri risultati.
”

Trovare l’equilibrio organizzativo non è scontato ma è fondamentale.

Il sovradimensionamento erode il profitto senza motivo.

Il sottodimensionamento lo compromette perché impedisce il pieno sviluppo del potenziale dello Studio.

Non potendo trovare il centro perfetto, ti conviene propendere per un leggero sottodimensionamento.

Lo so che è controintuitivo.

Ma con questo approccio, nei momenti di maggior lavoro Tu e le tue Persone siete un po’ sottopressione ma, se ben gestito, non arrivi mai a far scoppiare il Sistema.

Invece un sovradimensionamento – anche leggero – porterebbe a consumare ogni giorno, risorse economico-finanziarie che potrebbero esserti utili su altri fronti.

È un po’ come il sale: meglio “stare un po’ indietro e aggiungerne se e quando serve.”

Detto ciò, nei prossimi paragrafi, facciamo qualche considerazione in più su…

Le 3 tipologie di Persone che compongono le Risorse Umane dello Studio

I Collaboratori

I Collaboratori sono un’opportunità o una minaccia?
Dipende da Te.

È fondamentale poter contare su un numero di Collaboratori sufficiente a far lavorare contemporaneamente tutte le poltrone a disposizione.

E ciò, non solo per coprire i costi fissi dello Studio ma anche per consentirti di produrre un utile slegato dal tuo tempo e dal tuo lavoro.

Eppure, molti titolari di Studio hanno delle paure in merito alla presenza dei Collaboratori. Lo capisco ma non è sano farti bloccare da pensieri disfunzionali.

Piuttosto è bene (e necessario) comprenderli e gestirli.

Uno dei più comuni riguarda la qualità delle cure erogate.

E al riguardo, la domanda più utile da porsi è: quale è il livello di qualità adeguato?

Sono molti i Professionisti in grado di fare un buon lavoro e la qualità delle loro prestazioni può migliorare anche grazie alle indicazioni di Chi ha più competenze.

Considera la possibilità di crescere e plasmare un Professionista meno esperto, come l’opportunità di creare il “Collaboratore perfetto per Te”.

Questa paura può essere legata anche alla difficoltà di delegare e al bisogno di mantenere uno stretto controllo su tutto.

E ancora una volta devi porti una domanda: “Voglio rimanere inchiodato alla poltrona o voglio creare uno Studio che lavora per me?”

Se vuoi creare una Realtà produttiva indipendentemente dalla tua presenza devi costruire un Team che soddisfi i requisiti che Tu ritieni importanti.

È importante offrire un’elevata Qualità ma non è necessario che Tu lo faccia in prima persona. Puoi formare i tuoi Collaboratori affinché siano all’altezza delle tue aspettative.

Dal punto di vista biologico:

“
il cervello non è programmato per portarci al successo ma per tenerci all’interno della zona di comfort.
”

Per questo, se vuoi realizzare i tuoi obiettivi devi fare un piccolo sforzo di volontà ed essere disposto ad accogliere qualche novità nel tuo modello organizzativo.

Ci sono molti Professionisti bravi nel loro lavoro ma che non amano la gestione dello Studio: è su di Loro che devi puntare.

Tra l’altro, essendo il Titolare, puoi affidare ai tuoi Collaboratori le cure e i trattamenti che “ti annoiano” o che non ti permettono di mettere a frutto la tua esperienza.

La Libertà che conquisti, non riguarda solo il tempo libero ma anche la possibilità di gestire lo Studio in modo che ti procuri gioia e soddisfazione.

Un’altra paura piuttosto radicata è quella che i Collaboratori rubino i Pazienti.

È comprensibile. Ma se eviti di commettere questi tre errori, elimini quasi del tutto il rischio che ciò accada.

Errore n° 1: Far gestire al Collaboratore dei blocchi di Pazienti, a 360°.

È vero che è comodo avere un Collaboratore che sa fare “un po’ di tutto” ma è molto più funzionale creare delle Figure specializzate che possano essere presentate ai Pazienti come le migliori per trattare determinate situazioni.

Questo ti consente di delegare il lavoro, senza dare l’impressione di abbandonare il Paziente.

Anzi, lo fai sentire seguito e ben curato perché lo hai affidato “allo Specialista”.

“
Se ti presenti come il migliore in ogni ambito, è normale che i Pazienti preferiscano farsi curare da Te.
”

Creando delle specializzazioni, invece, il Collaboratore entra in contatto con il Paziente solo in casi sporadici e specifici. Mentre il resto della relazione prosegue con Te – o con altri Professionisti – ma sempre con la mediazione della segreteria e del tuo Sistema di Gestione.

Errore n° 2: Fidelizzare il Paziente attraverso il Collaboratore e non attraverso il Sistema.

Devi costruire un Sistema che nutra la Customer Experience rendendola speciale in ogni fase del processo. Ma il risultato di fidelizzazione, deve essere legato alla procedura non tanto all’Operatore che la mette in atto.

Errore n° 3: Lasciare al Collaboratore la libertà di decidere come erogare la prestazione che gli compete.

Un Collaboratore che arriva nel tuo Studio come specialista di un determinato settore, pur portando con sé le proprie competenze, non deve avere carta bianca su come gestire il Paziente che gli viene affidato.

Deve adeguarsi alle procedure dello Studio.

Questo tipo di approccio non compromette il suo talento ma limita la sua ingerenza dal punto di vista organizzativo.

“
Un Collaboratore che eroga il servizio in modo diverso, si differenzia creando un proprio posizionamento nella mente del Paziente: non deve accadere.
”

L’esperienza del Paziente deve essere costante a prescindere da Chi se ne prende cura.

Mettendo in atto questi protocolli di lavoro, ti metti al riparo dai “furti di Clientela” ma ricorda che non puoi mai annullarlo del tutto.

I Dipendenti

Partiamo da una domanda:

“I Dipendenti, risolvono i problemi o li creano? I tuoi a quale categoria appartengono?”

Voglio svelarti il segreto, per trasformare le tue Risorse Umane in acceleratori di risultati.

Anche in questo caso dobbiamo partire, correggendo un errore di concetto molto diffuso (non solo nel mondo odontoiatrico ma in generale).

Per calcolare una busta paga, semplificando al massimo il ragionamento, si moltiplica il numero delle ore lavorate per il prezzo orario concordato.

In pratica, è come se il datore di Lavoro comprasse il tempo di quella Persona.

Questo approccio però genera un equivoco, tanto comune quanto deleterio: per fare un buon lavoro è sufficiente essere presente e svolgere le mansioni affidate per il numero di ore stabilito.

È il caso ad esempio in cui il Titolare chiede alla Segretaria di fare le telefonate per recuperare i crediti: il risultato non risiede nell’effettuare le telefonate ma nel recuperare la liquidità.

Se vuoi ottenere un approccio diverso, devi far cambiare mentalità ai tuoi Dipendenti guidando con l’esempio.

“
Devi lasciar andare l’orientamento al compito per concentrarti sull’orientamento al risultato.
”

Adottando questo atteggiamento, le Persone smetteranno di svolgere i compiti meccanicamente e iniziano a ragionare sul modo più efficace per fare ogni attività. Sentendosi soddisfatte solamente al raggiungimento dell’obiettivo.

Impara a dare istruzioni precise e a orientare al risultato: vedrai subito grandi cambiamenti.

La differenza è sottile a livello operativo ma è fondamentale sia per il risultato che per l’atteggiamento con cui viene svolto il compito.

“
L’orientamento al compito limita il potenziale perché non richiede alcuno sforzo, a parte l’esecuzione di un’attività a prescindere dal risultato.

L’orientamento al risultato invece permette di esprimere il massimo del potenziale e della capacità creativa.
”

Vuoi che il tuo Team cambi mentalità?

Fissa degli obiettivi, stabilisci delle scadenze e se vedi che qualcuno è in difficoltà – soprattutto nei primi tempi – sostienilo incoraggiandolo e fornendogli strategie.

Deve essere chiaro a Tutti che le Persone dello Studio non vengono pagate per il loro tempo ma per il risultato che sono in grado di ottenere.

Le azioni che compiono sono il mezzo e se dovessero accorgersi della loro inefficacia, dovrebbero cercare alternative più funzionali.

Detto questo, è giunto il momento de…

Il Titolare

Lo Studio genera profitto, in funzione di quanto vale il Titolare.

Tu quanto vali?

È da Te che parte ogni impulso, sei di certo il fattore più importante di tutti.

“
Non sottovalutare mai il tuo ruolo perché, la quantità di valore che puoi portare nella tua Organizzazione, influisce direttamente sulla quantità di valore che questa è in grado di produrre.
”

Se vuoi fatturare un milione di euro, il valore intrinseco della tua Struttura deve essere di un milione di euro. E affinché ciò accada, anche Tu devi valere un milione di euro.

Sia chiaro: non sto parlando di valore umano ma di valore imprenditoriale.

In genere, il risultato che si ottiene è leggermente inferiore al proprio valore intrinseco.

Perciò, per aumentare il valore del tuo Studio, “basta” cambiare il tuo valore. Cambiando mentalità, acquisendo nuove competenze, sperimentando nuove strategie e utilizzando nuovi protocolli.

Questi articoli, i libri, i corsi, il Sistema Operativo Profit Monday, sono strumenti che puoi utilizzare per aumentare le tue competenze imprenditoriali e valorizzare il potenziale del tuo Studio.

Vuoi vedere crescere il tuo fatturato? Cresci come Dentista Imprenditore. Abbandona la mentalità del Dentista Professionista e diventa a tutti gli effetti un Dentista Imprenditore.

Ti basta prendere atto del fatto che lo sei già, lo sei dal momento in cui hai aperto la tua Attività.

I dati che abbiamo raccolto in questi anni di collaborazione con i Titolari di Studio, ci dicono che un Dentista Professionista, può arrivare a circa 100-150.000€ a poltrona. Mentre un Dentista Imprenditore può toccare  400-450-600.000€ a poltrona.

La differenza la fa quindi il modo in cui eserciti il tuo valore intrinseco.

Ogni Dentista Imprenditore, in quanto Titolare riveste almeno 3 ruoli:

Il ruolo dell’Imprenditore che è quello del visionario che sogna, riflette e crea nuove idee, che si forma leggendo libri e articoli, frequentando corsi e applicando nuove strategie per far crescere i Risultati della sua Impresa.

È colui che immagina il futuro che desidera e lavora per realizzarlo.

Il secondo ruolo, è quello del Manager che gestisce i fattori organizzativi mettendo in operativo la Visione e il piano, organizzando la quotidianità e risolvendo i problemi che sorgono.

Il terzo ruolo che ricopre quando lavora alla poltrona, è quella dell’Operatore, svolgendo le attività operative all’interno dello Studio.

Il fine che ci prefiggiamo di ottenere in Accademia, è migliorare la qualità di vita dei Dentisti Titolari di Studio, attraverso l’incremento del benessere economico e personale: maggiori guadagni e più tempo libero.

È un risultato che si può ottenere rafforzando la Catena del Profitto e generando un Sistema che funziona, a prescindere da Chi eroga le cure.

Entrare davvero nel ruolo di Dentista Imprenditore, ti permette di capire il punto più importante di tutti i discorsi che abbiamo fatto finora: la differenza che c’è tra i 3 ruoli, il valore del tempo che dedichi a ognuno di essi e l’importanza che rivestono all’interno della tua Organizzazione.

Lascia che ti dia dei parametri di riferimento, che sono solo esemplificativi delle proporzioni, nei confronti del risultato macroscopico dello Studio e quindi del Profitto.

Le attività che svolgi da Imprenditore, immagina che valgano 1000€/ora.

Quelle che svolgi da Manager, immagina che valgano 100€/ora.

Le attività che svolgi alla poltrona, valgono 10€/ora.

Un rapido conteggio rende tutto più chiaro.

Analizza la tua agenda di una settimana. Somma le ore che dedichi alle attività che svolgi nel ruolo di Operatore, poi quelle di Manager e quelle di Imprenditore.

Moltiplica le ore per il loro “valore unitario” e sommale.

Che risultato ottieni?

Dalla somma di queste tre cifre, ottieni la quantificazione del tuo valore intrinseco.

Quando chiediamo ai Titolari di Studio di fare questo conteggio, la maggior parte di Loro, ottiene un risultato che si aggira attorno ai 500-600€ a settimana.

Qualcuno magari arriva anche a 1500€/settimana perché magari nella settimana si occupa anche di cose “più importanti”.

“
Se dedichi l’80% del tempo della giornata lavorativa ad attività di basso valore intrinseco, quella è la misura del valore che dai e del profitto che riesci a concretizzare.
”

Per la corretta gestione di Te stesso come Risorsa della tua Impresa, il tuo compito, è organizzarti per riuscire a essere meno Operatore più Imprenditore.

È giusto che Tu faccia anche le cose che ti piacciono di più. E se stare alla poltrona ti rende felice, devi dedicare una parte del tuo tempo a questa attività.
Ma domandati come fare a trovare un buon equilibrio tra tutti i ruoli che rivesti.

Diminuire le ore alla poltrona non serve solo ad avere più libertà personale ma anche ad avere la possibilità di decidere come investire il tempo che passi in Studio.

La scelta migliore – la più produttiva – è dedicare molto spazio al ruolo dell’Imprenditore. Delegare le attività di basso valore e concentrarti su quelle che possono accelerare la crescita del tuo Studio.

Il mondo delle Risorse Umane è affascinante e ha il potere di fare la differenza tra il successo e il fallimento di uno Studio Dentistico. Ma ricorda che la risorsa più importante sei Tu. Ed è dalla tua mentalità e dalla tua Visione che tutto ha inizio.

Lavora su di Te e la tua Impresa crescerà di pari passo.

In conclusione

Credo che all’interno di questo articolo, ci siano alcuni passaggi fondamentali che riguardano tutto l’ecosistema “Risorse Umane” dello Studio perché abbiamo parlato dei Collaboratori, dei Dipendenti e di Te e del tuo valore intrinseco.

Ti aspetto ad Expodental per stringerti la mano e consegnarti una copia del Magazine…intanto ti faccio un grande in bocca al lupo!

E nell’attesa del prossimo approfondimento,  segui questo link e prendi qualche informazione in più sul Sistema Operativo Profit Monday.

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