La formulazione efficace degli Obiettivi per far crescere lo Studio Dentistico
Ciao e Benvenuta o Benvenuto in questa nuova puntata di “Grassi Risultati in Odontoiatria”.
E visto che per chiunque voglia ottenere dei grandi risultati, darsi degli obiettivi nel modo corretto e dare al Team degli obiettivi in modo corretto è fondamentale, in questo episodio voglio parlare con Te di obiettivi ben formulati: gli unici che servono veramente per raggiungere più facilmente i risultati.
E lo facciamo in un modo molto particolare.
Perché prima voglio spiegarti tutti i principali metodi, quelli più comuni, quelli più blasonati, per formulare correttamente i tuoi obiettivi e gli obiettivi del team.
Poi li analizziamo insieme e ricerchiamo in ognuno di loro, quei concetti che ritornano più spesso. Questo, per permetterti di capire, indipendentemente dal metodo che utilizzi, quali sono le cose che devi integrare certamente nei tuoi obiettivi personali e quelli che dai al tuo Team, per avere una marcia in più per raggiungerli, mettendo insieme tutte le cose che saltano fuori proprio dal confronto dei vari metodi.
Cerchiamo perciò insieme, un approccio che condensi al suo interno tutto quello che esce da ciascuna metodologia.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta!
Qui sotto puoi ascoltare il podcast.
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Perché è importante parlare di obiettivi ben formulati
Partiamo dall’inizio, perché per me è fondamentale sviscerare anche il perché è così importante per i tuoi risultati professionali e personali, parlare di obiettivi ben formulati.
Perché tante volte, il concetto di “lavorare per obiettivi” si dà un po’ per scontato, perché dovrebbe essere per chiunque un concetto ormai assolutamente assodato, digerito, interiorizzato.
Invece non è così.
Mi capita molto spesso durante il percorso di implementazione del Sistema Operativo Profit Monday, di incontrare delle Persone che quando ci conosciamo e cominciamo a fare i primi ragionamenti sull’evoluzione dello Studio, sono “semplicemente” impegnati a ottenere dei risultati migliori.
Ma il fatto è, che…
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ottenere dei risultati migliori non è propriamente un obiettivo, è un desiderio.
”
Le 4 conseguenze del “lavorare senza obiettivi”
Per rendere un obiettivo veramente utile nel catalizzare le performance dello Studio, è importante capire quali sono le conseguenze di “lavorare senza obiettivi”. E poi arrivare a definire quelli che sono degli obiettivi ben formulati.
Partiamo proprio da qua, dallo sviscerare le conseguenze che ci sono nel lavorare senza gli obiettivi.
La mancanza di direzione
La prima, forse la più grande di tutte, è che c’è una mancanza di direzione.
Di fatto, è un po’ quello che succederebbe a una Persona che si mette in macchina per un viaggio senza una destinazione chiara: di fatto si trova a vagare senza meta.
Certo, sta guidando ma consuma benzina, tempo ed energie senza arrivare dove dovrebbe realmente arrivare o dove vorrebbe realmente arrivare.
Molto spesso lavorare senza obiettivi, fa sì che le Persone a distanza di tempo si ritrovino in una vita che non gli ha dato esattamente quello che cercavano.
E tutto questo porta a confusione, porta a frustrazione.
Anche perché, se non hai un obiettivo chiaro e sei semplicemente impegnato a guidare, stai usando tempo, non sai bene su che cosa devi concentrarti, qual è la strada migliore e quindi è un continuo di frustrazione e di insoddisfazione.
L’innesco della bassa motivazione
L’altra cosa che si genera con la mancanza di obiettivi – non per forza obiettivi ben formulati ma anche semplicemente senza avere chiarezza sui propri obiettivi – è che ci si può ritrovare con bassa, scarsa o nulla motivazione.
Perché gli obiettivi, quelli ben formulati, dovrebbero essere collegati, lo vedremo dopo, ad uno scopo superiore, per permetterci di raggiungere quello che tante volte mi hai sentito definire in questo Podcast “il grande piano”.
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Senza degli obiettivi e di conseguenza senza chiarezza sul proprio scopo, manca un motivo vero e proprio, una motiv-azione, un motivo all’azione, che ci porta ad agire con il livello di energie che serve poi per sorpassare le difficoltà che normalmente si incontrano.
”
E tutto questo può portare a procrastinazione, scarsa produttività ed efficienza nel lungo periodo e – di nuovo – insoddisfazione, perché di fatto si fanno delle cose ma manca sempre quella realizzazione personale e professionale che si desidera. Perché in realtà, il “dove si è arrivati” non è mai il posto nel quale si dovrebbe essere per essere realmente soddisfatti.
La difficoltà nel misurare i progressi
Tra l’altro poi, la mancanza del lavorare per obiettivi, causa anche la difficoltà nel misurare i progressi personali. Perché se non si ha una chiara definizione di quello che si vuole ottenere, è molto difficile sapere se si sta facendo dei progressi, se si sta migliorando come Persone, come Team, come Studio in generale.
E questo può portare a stagnazione, può portare ad incertezza, può portare di nuovo in un circolo vizioso che abbassa la motivazione.
Perché se non c’è un obiettivo definito non si riescono a misurare i progressi e quindi si fa molta fatica a capire quando si è raggiunto qualcosa di significativo.
La bassa efficienza
E se mettiamo tutto questo insieme – che genera secondo me una sorta di tempesta perfetta – la mancanza del lavorare per obiettivi, genera anche bassa efficienza.
Perché se non hai chiari i tuoi obiettivi, non è chiaro tra le varie cose che si possono fare in una giornata, quali sono quelle importanti, quali sono quelle poco rilevanti, quali sono quelle addirittura inutili. E di conseguenza, è facile disperdere energie su attività che in realtà non dovresti fare perché non sono quelle che fanno parte della realizzazione del tuo Grande Piano.
Riducono l’efficienza complessiva, l’efficacia e questo porta a demotivazione e si innesca una spirale decisamente poco piacevole.
Le 4 conseguenze del “lavorare con obiettivi mal formulati”
Ma non è importante parlare solo di avere degli obiettivi.
Ed è per questo che ti parlo del fatto che non è sufficiente lavorare con degli obiettivi: è fondamentale formularli correttamente perché la loro corretta formulazione ha un impatto cruciale su quello che è l’effetto che l’obiettivo è in grado di dare a Te e al Team. E quindi di generare quella spinta propulsiva che in realtà si sta cercando e a generare quell’effetto di piacevolezza, di soddisfazione e di motivazione che si vuole dagli obiettivi.
É fondamentale perciò lavorare per obiettivi, perché senza obiettivi succede quello di cui abbiamo parlato fino adesso.
Ma è anche importante formulare correttamente quegli obiettivi. E quindi, prima di arrivare ai vari metodi che permettono di formulare correttamente gli obiettivi, facciamo un passaggio su quali sono le conseguenze del lavorare senza obiettivi ben formulati.
La difficoltà nel sapere quali sono gli obiettivi e come raggiungerli
Obiettivi che non sono ben formulati, sono obiettivi vaghi o ambigui. E se gli obiettivi sono vaghi, tipo “voglio migliorare il fatturato”, è difficile sapere esattamente che cosa significhi e come raggiungerlo. Perché è troppo ampio e questo può portare a confusione, perché non è chiaro cosa deve essere fatto.
E tornando a una delle riflessioni precedenti, come si fa a misurare il successo?
Sì, il fatturato è aumentato…ma in modo adeguato? È sufficiente? In modo soddisfacente?
Quindi un obiettivo malamente formulato porta a obiettivi vaghi o ambigui, che di fatto non risolvono per nulla la questione.
La definizione di obiettivi irrealistici
Questo porta alla difficoltà nel monitorare i progressi per il discorso che stavamo facendo prima. Ma di fatto, avere degli obiettivi non correttamente formulati, può portare anche alla definizione di obiettivi irrealistici e irraggiungibili.
Perché il punto è che, se gli obiettivi non sono realistici o raggiungibili, di fatto o all’inizio sembrano troppo difficili – e quindi non sono in grado di generare la spinta propulsiva che cerchiamo – oppure nel momento in cui Tu o il Team prendete consapevolezza del fatto che sono irrealistici, l’obiettivo viene abbandonato. Con la conseguenza della frustrazione e della demoralizzazione che tutto questo porta perché di fatto si sembra fallire, nonostante gli sforzi, l’impegno e così via.
La confusione nelle priorità
Tra l’altro, formulare malamente gli obiettivi, quindi lavorare senza obiettivi ben formulati, porta anche a confusione nelle priorità.
Perché senza una chiara importanza tra i vari obiettivi, potresti finire per lavorare su compiti che non contribuiscono significativamente al successo del tuo Grande Piano. Trovandoti così, di fatto, a disperdere energie su attività poco importanti che riducono l’efficacia e l’efficienza complessiva del tuo lavoro e di quello del Team.
La pessima gestione del tempo
Tra l’altro, tutto questo porta a una scarsissima gestione del tempo.
E se pensi, considerando il fatto che la maggior parte degli obiettivi di crescita dello Studio Dentistico è collegata ad attività importanti ma non urgenti – perché l’urgenza nella gestione del tempo è quasi sempre assorbita dal Paziente – avere e lavorare con obiettivi non correttamente formulati, porta a una pessima gestione del tempo.
Perché anche qui, magari manca una chiara scadenza, di conseguenza poi si va a procrastinare. Non si danno le priorità alle attività importanti. Così le attività urgenti – e peggio non importanti – diventano dei cannibali del tempo dello Studio. E lo Studio si trova a stagnare in risultati non soddisfacenti che poi generano frustrazione, stress, insoddisfazione, tensione tra le Persone. Creando un circolo vizioso decisamente poco efficace.
I metodi per strutturare obiettivi ben formulati
L’idea di questa puntata, nasce proprio per aiutare gli Achivers.
“
Gli Achivers, sono le Persone che vogliono migliorare la qualità di quello che fanno e di conseguenza migliorare la qualità della loro vita.
”
E proprio per aiutare gli Achivers, negli anni sono nati tanti metodi che hanno l’obiettivo di strutturare e semplificare la creazione di obiettivi ben formulati.
Sono diversi e arrivano bene o male tutti allo stesso punto, anche se con delle sfumature diverse, mettendo enfasi più su una cosa invece che su un’altra.
Sono tutti efficienti ed efficaci? La risposta generale è sì.
Sono tutti quanti adatti a Te? La risposta è non necessariamente. Perché ognuno di loro ha delle caratteristiche diverse, che li rendono molto adatti ad alcune Persone e meno adatti ad altre.
Tanto che, voglio farti la carrellata dei metodi più comuni per formulare correttamente gli obiettivi e poi permetterti anche di individuare, grazie a quell’analisi comparativa che facciamo, qual è l’approccio magari più efficace per Te.
La tecnica SMART
Partiamo dal primo, quello che forse è in assoluto il più comune. É quella che viene definita la tecnica SMART.
Smart in inglese significa <<intelligente>>.
Intelligente nel senso di furbo e anche astuto, con questa nuance linguistica, è forse uno dei più comuni.
Ovviamente SMART è un acronimo e ciascuna lettera “SMART” che corrisponde ad una caratteristica di un obiettivo ben formulato.
La tecnica SMART è uno dei metodi forse più popolari per la formulazione degli obiettivi.
La creazione di questo metodo è stata attribuita a George Doran, che l’ha introdotta nei primissimi anni ’80, pubblicando un articolo di ricerca dal titolo “There’s a SMART Way to Write Management Goals and Objectives”. Di fatto Lui in quell’articolo accademico, ha trattato proprio la logica dell’impostazione SMART degli obiettivi, facendo – tra l’altro – questo geniale gioco di parole.
Le Caratteristiche della Tecnica SMART
Veniamo quindi al significato delle quattro lettere che compongono l’acronimo.
– Specific (Specifico): Gli obiettivi devono essere chiari e ben definiti.
– Measurable (Misurabile): Deve essere possibile misurare i progressi per poter capire quando l’obiettivo è stato raggiunto.
– Achievable (Raggiungibile): L’obiettivo deve essere realistico e raggiungibile per mantenere la motivazione.
– Relevant (Rilevante): L’obiettivo deve essere importante rispetto al Grande Piano.
– Time-bound (Definito nel Tempo): Deve esserci una scadenza entro cui l’obiettivo deve essere raggiunto.
La Tecnica SMARTER
Partendo dalla tecnica SMART, è stata elaborata una sua evoluzione che a me piace molto. Perché tra l’altro, è anche molto in linea con la filosofia che c’è dietro tutto quanto il Sistema Operativo Profit Monday.
É stata fatta pertanto un’evoluzione alla tecnica SMART, tra l’altro anche qui con un colpo di genio, perché è stata definita la tecnica SMARTER cioè <<più intelligente>>.
Nel senso di più furba, più astuta, che introduce alla classica versione SMART due lettere E e R che in realtà fanno fare qualcosa di molto importante soprattutto nella definizione degli obiettivi e nella gestione degli obiettivi.
Non è collegata alla loro formulazione ma è collegata più alla loro gestione che io reputo fondamentale soprattutto quando stiamo parlando di risultati che deve raggiungere il Team.
– Evaluate (Valutare): Gli obiettivi devono essere periodicamente valutati per assicurarsi che siano ancora rilevanti per il Grande Piano.
– Re-adjust (Riaggiustare)**: Gli obiettivi devono essere modificati tutte le volte in cui è necessario se ci sono stati dei cambiamenti sostanziali nelle circostanze o nelle priorità.
Questo approccio migliora ulteriormente la tecnica SMART aggiungendo questa sorta di ciclo di feedback continuo che permette una maggiore efficienza, una maggiore efficacia nel raggiungimento degli obiettivi stessi.
In conclusione
Ok, questa è la prima tecnica con la sua variante SMARTER “più intelligente”.
Ce ne sono ancora sei delle quali ti voglio parlare ma visto che parlarne adesso e tirare insieme tutte le somme farebbe diventare questa puntata lunghissima, fermiamoci qua. Nel prossimo episodio continuiamo con questo discorso perché merita di essere approfondito nel modo giusto, senza necessariamente correre.
Io ti aspetto nel prossimo episodio e mi raccomando: se non l’hai ancora fatto, segui il podcast in modo tale che la prossima volta che esce la puntata dove concludiamo questo discorso, ricevi una notifica e puoi subito andare ad ascoltarla.
Ciao, ti aspetto nella prossima puntata.
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