Le caratteristiche dello Studio Dentistico ad elevate performance

Ciao e Benvenuto o Benvenuto in questa nuova puntata di Grassi Risultati in Odontoiatria.

In questa puntata voglio parlarti del “Mio Studio Dentistico”.

Lascia che mi spieghi: non che io abbia uno Studio Dentistico ma tantissime volte mi viene fatta una domanda dai Titolari di Studio che è:

“Andre ma se tu facessi uno Studio Dentistico, come lo faresti?”

Ecco in questa puntata, voglio raccontarti proprio come lo farei e soprattutto perché lo farei così.

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video, oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.

A Te la scelta!

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Iniziamo con il razionalizzare questa tematica perché non ho mai dato una forma allo Studio Dentistico che vorrei.

Le caratteristiche principali

Mi diverte e mi stimola fare questo ragionamento insieme perché mi permette di dare forma a una serie di certezze, molto chiare, che ho.

Certezze che derivano da ciò che abbiamo visto in questi 12 anni di affiancamento ai più di 3.150 Titolari di Studio Dentistico che hanno partecipato ai nostri corsi.

Proprio grazie all’affiancamento che i Dental Business Coach fanno ai Titolari, abbiamo la possibilità di vedere i numeri degli Studi.
E sappiamo i dettagli dei dietro le quinte, anche quelli che molto spesso non si raccontano.

Ho le idee molto chiare quindi, su come realizzare il mio Studio Dentistico il giorno in cui dovessi decidere di fare l’investitore anche nel settore odontoiatrico.

Il numero delle poltrone

Certamente, se dovessi fare un investimento di questo tipo punterei ad avere una struttura con sei poltrone.

Sia ben chiaro che non necessariamente devono partire tutte insieme, anzi!

L’apertura delle poltrone sarebbe in funzione dei progressivi aumenti di saturazione in modo da ottimizzare la struttura dei costi fissi.

In questo contesto non entro nel merito quante poltrone metterei all’inizio e di quante e come le aggiungerei progressivamente perché dipenderebbe da mille ragionamenti finanziari ed eventuali
opportunità.

Sicuramente quindi mirerei ad una struttura con sei poltrone.

E se qualcuno mi dicesse:

“No Andre, sei poltrone il no, non puoi. Ti è impedito, deve essere più piccolo.”

Non scenderei mai sotto le quattro.
E la ragione è molto semplice.

Si tratta di avere un numero di prestazioni adeguato per poter ripartire correttamente tutta la struttura dei costi fissi e di conseguenza avere della una marginalità adeguata sulle singole prestazioni.

Se lo Studio è troppo piccolo, o non ti puoi permettere la dotazione tecnica, oppure se te la permetti, ha un impatto devastante sulla marginalità dello Studio.

Uno Studio più grande invece, di fatto, permette di gestire molto meglio la ripartizione dei costi fissi ed avere molta più marginalità sulle singole prestazioni.

Si tratta quindi di uno Studio che è in grado di generare con più facilità il profitto.

Sia ben chiaro che, ovviamente, bisogna essere capaci di saturare quelle poltrone ma questo è un altro discorso.

Se qualcun’altro mi dicesse:

“Andre no. Sei poltrone no dai, lo faresti più grande?”

Probabilmente io non lo farei più grande perché oltre una certa dimensione credo che cambino le regole del gioco per garantire determinati livelli di qualità.

Io sono un “maniaco della qualità” (nel senso che sono orientato ad avere progetti che arrivino ad elevatissimi standard di qualità) ed ho la mia personale credenza che oltre le sei poltrone, non si riuscirebbe a garantire uno standard qualitativo adeguato.

Ovviamente questo non significa che gli Studi con più di sei poltrone non sono Studi con elevati standard qualitativi.

La scalabilità dello Studio Dentistico

Io, piuttosto, se volessi far crescere e scalare lo Studio Dentistico agirei diversamente.

Agirei sulla strutturazione del modello.

Strutturando un modello che funziona, basato cioè su un sistema organizzativo che funziona, replicherei questo modello andando ad aprire altre sedi.

Anche per una tematica di sicurezza nel lungo periodo, non farei una struttura mastodontica ma punterei sulla maggior flessibilità che una serie di strutture mi potrebbero offrire.

Pertanto, replicherei il modello a una distanza logica definita ovviamente in funzione di dove si trova l’altro Studio.

È chiaro che in questo modo alcuni costi fissi si replicherebbero.
Pensiamo alla tecnologia: verrebbe raddoppiata perché sarebbe in entrambi gli Studi.

Ritengo però questo schema più adatto, adeguato, utile ed efficiente rispetto a uno Studio mastodontico.

Quindi, personalmente farei due strutture con sei poltrone piuttosto che uno Studio con 12 poltrone.

La Segreteria

Focalizzandoci quindi sulla dimensione delle sei poltrone, nello Studio strutturerei la Segreteria con tre persone.

Una Segretaria di front office, una di back office ed una Persona orientata alla presentazione dei piani di cura che segue l’Operatore Clinico.

Certamente quindi metterei in Staff, tre Segretarie e probabilmente mi orienterei con un’integrazione per supportare – e velocizzare – la contabilità interna.
Alla luce di ciò quindi, forse le Persone in segreteria sarebbero tre e mezzo.
“Mezzo” perché è probabile che sia sufficiente mezza giornata per la persona che si occupa dell’amministrazione.

La tecnologia

Investirei sicuramente tantissimo sulla tecnologia: sia per la diagnosi medica che per tutti gli ausili all’operatività clinica.

Credo che la tecnologia sia un ottimo elemento per poter offrire qualità.

Perché con un sistema diagnostico all’avanguardia, aumenti la qualità che puoi offrire.
É indiscutibile il fatto che vedendo meglio, proponi meglio.

E la tecnologia, è anche un ottimo elemento per impressionare positivamente il paziente.

Ne è un esempio – che io attuerei nel mio Studio – l’impronta digitale.
Al fine di offrire un servizio migliore, sicuramente io valuterei il sistema di impronta digitale come alternativa alla classica impronta, sia anche solo per il comfort per il Paziente.

Parimenti utilizzerei strumenti a supporto per poter spiegare e proporre piani di cura, come le telecamere intraorali e tutta l’altra tecnologia utile (laser, microscopio,…).

Io sono un amante della tecnologia e quindi la inserirei in modo decisamente importante sia per la parte clinica che extra-clinica.

Inserirei ad esempio diversi supporti come schermi posizionati in varie parti dello Studio e tablet da impiegare nell’esperienza della prima visita.

Darei quindi un’alta impronta tecnologica anche all’esperienza del paziente.

Il Manuale Operativo

Definirei il manuale operativo dello Studio, con tutti i protocolli operativi perché sono assolutamente necessari.

Senza volere entrare nel merito della clinica in quanto io non sono un clinico, voglio però portarti un paio di esempi per illustrarti il mio pensiero.

C’è chi oggi propone “Denti fissi in 4 ore”.

Questo perché dalla comunicazione “Denti fissi in 24 ore”, per fare una proposta diversa e superiore, qualcuno ha tolto il 2 e ha offerto il risultato in 4 ore.

E ciò grazie alla tecnologia attuale che permette di mettere i denti fissi in quattro ore.

Dall’altra parte invece, un altro Studio che ha un approccio molto più parodontale, non ci pensa minimamente a mettere dei denti fissi in 4 ore.
Se non dopo una serie di passaggi, perché ha un approccio completamente diverso.

Non voglio esprimermi in merito a quale sia l’approccio migliore perché non ho gli elementi per poterlo fare.
Tuttavia questi 12 anni di esperienza, ci hanno dimostrato in maniera incontrovertibile che c’è modo di prosperare sia perseguendo la strada dei denti fissi in 4 ore che perseguendo la strada di un approccio parodontale.

Ho voluto portarti questi due esempi perché solitamente, sono quelli che si trovano agli estremi delle “filosofie”.

Qual è quindi il punto del ragionamento?

“
Il concetto base è che un Titolare di Studio, deve avere ben chiaro che deve costruire il suo Studio
attorno a ciò che gli piace e che è compatibile con i suoi valori e la sua filosofia.
“

Perché, tranne rari casi, nel rispetto dell’etica, c’è sempre il modo di poter prosperare adeguatamente.

I servizi offerti

Per quanto riguarda la parte clinica, inserirei ogni tipologia di servizio con grande spazio al mondo dell’Odontoiatria Estetica.

Il primo asset: l’Odontoiatria Estetica

A mio avviso l’Odontoiatria Estetica è un ottimo asset, perché oltre a essere un elemento che, a seconda della prestazione, permette degli ottimi margini, consente di aumentare il traffico dei Pazienti.

Vi è una grande distinzione da fare in merito al bisogno intrinseco che spinge una Persona a recarsi dal Dentista.

Vi sono i casi di urgenza legati a tematiche di tipo funzionale o dolorose, riassumibili nel bisogno “via dal dolore”.

E poi vi sono i casi correlati all’estetica riassumili nel bisogno “verso il bello”.

L’Odontoiatria Estetica permette di introdurre una grande opportunità di traffico di pazienti e di proposte di piani di cura.
E lo fa su qualcosa che è meno orientato a spostare il paziente da un fastidio che ha, tendendo invece a proiettarlo verso qualcosa di più piacevole.

Il mondo dell’estetica peraltro, anche al di là dell’odontoiatria, è oggetto sempre di grande attenzione, basti vedere anche quanto è in crescita il mondo del beauty.

L’etica professionale

Mi preme fare un’importante precisazione per quanto concerne l’etica.

Alla stregua di quanto detto in merito alla qualità, un altro elemento su cui non transigo e su cui quindi non scenderei a compromessi nel mio Studio, è l’etica professionale.

Da ciò ne deriva che qualsiasi prestazione che andrei a offrire e proporre ai miei Pazienti, sarebbe sempre nel pieno rispetto dell’etica.

Aspetto che ahimè a volte viene violato nei casi di “over treatment”.

Il secondo asset: l’Ortodonzia

All’interno dell’odontoiatria estetica, annovero anche l’Ortodonzia benché abbia non solo tematiche di tipo estetico ma anche di tipo funzionale.

Conosco il disagio che normalmente l’ortodonzia genera ai Titolari nell’organizzazione dello Studio.

Tuttavia, con dei protocolli operativi che consentono una corretta organizzazione dello Studio e con l’ortodonzia attuata con un approccio più moderno (es. mascherine ed allineatori ove possibile), si può ridurre molto questo impatto.

Considero l’ortodonzia un asset per due motivi.

In primis perché essendo una prestazione collegata a piani di cura di lungo periodo, fa sì che il Paziente venga in Studio con una certa frequenza.

Secondariamente perché nel caso in cui i Pazienti sono ragazzini o giovani, questi sono accompagnati dai genitori.

La presenza anche del genitore permette:
– la fidelizzazione;
– la possibilità di avviare quel determinato nucleo familiare;
– opportunità per creare il passaparola
e così via.

La posizione e lo spazio interno

La posizione

In merito alla location, certamente farei lo Studio a piano terra, fronte strada e con un parcheggio facilmente raggiungibile.

La posizione fronte strada è cruciale non solo perché è facilmente individuabile ma perché – forse non ci hai mai pensato – alcuni Pazienti prima di venire in Studio vogliono avere la possibilità di “dare un’occhiata”.

Ed è probabile che alcuni vogliano farlo prima di prendere l’appuntamento.
E se il tuo Studio è situato ad un piano alto all’interno di un palazzo, non hanno la possibilità di farlo.

Permettere quindi alle Persone di vedere come è lo Studio, è un ottimo modo per iniziare a creare dei punti di contatto per tutta la customer experience (l’esperienza del paziente) di prima visita.

La sala di sterilizzazione

All’interno dello Studio farei la sala di sterilizzazione a vista perché è un ottimo gancio per poter fare una serie di discorsi con il Paziente, nel momento in cui lo accompagniamo nei vari ambienti.

Accompagnare infatti un Nuovo Paziente in un tour dello Studio prima di effettuare la visita, è una best practice che contribuisce a creare una prima visita “ad effetto wow”.

Mostrare la sala di sterilizzazione – chiaramente ben gestita – apporta un gran beneficio nella valorizzazione di quanto avviene all’interno dello Studio.

Il laboratorio

Con una struttura di questo tipo penserei anche a strutturare un piccolo laboratorio interno.

Non perché abbia qualcosa contro i laboratori in generale, anzi, (infatti dico piccolo!) ma perché è un laboratorio che almeno parzialmente può risolvere autonomamente alcune tematiche.

Ad esempio per i provvisori, per alcune lavorazioni particolari, per i mockup o operazioni di questo tipo.

Avere un piccolo laboratorio interno credo che sia un bell’asset per riuscire a:
– potenziare l’operatività;
– ridurre i tempi e di conseguenza ridurre i tempi poltrona;
– e pertanto in alcuni casi forse anche ridurre i costi per poter disporre di quel margine per essere competitivo (nei casi in cui è necessario lavorare con le convenzioni).

Considera al riguardo, che efficientare i tempi poltrona vuole dire aumentare il margine di ogni singola prestazione e di conseguenza aumentare la redditività di tutto quanto lo Studio.

La sala di prima visita

All’interno dello Studio metterei certamente una sala di prima visita.
Si tratta di una tipologia di sala che può avere delle caratteristiche diverse sia in termini di dotazione che di spazi, rispetto al classico riunito operativo.

La sala di prima visita diventerebbe un altro asset importante per tutta l’esperienza di prima visita e per la sua gestione.

All’interno di questa sala infatti, dedicherei uno spazio per potere per poter dialogare con il Paziente fuori dalla poltrona sia prima che dopo la visita.

Da poter utilizzare quindi anche per la presentazione del piano di cura.

L’ufficio

A prescindere da ciò, terrei comunque per la presentazione dei piani di cura, uno spazio per un ufficio.
L’ufficio si rende molto utile in tutti quei casi in cui il Paziente viene fatto tornare in Studio in un secondo momento per la presentazione di alternative a valle dell’analisi della situazione.

Avere l’ufficio quindi consente di evitare di occupare la sala delle prime visite occupata.

Faccio questo distinguo perché lo Studio, oltre alle sei poltrone, lavorerebbe con un budget molto ben definito di prime visite.
Anche se fosse ad esempio al decimo anno di attività, verrebbero sempre pianificate prime visite con Pazienti Nuovi per andare sistematicamente ad integrare l’anagrafica dello Studio.

Gli spazi per il Personale

Creerei sicuramente degli spazi comodi per il Team, comprendenti gli spogliatoi ed un angolo relax nel quale attrezzare anche una zona pranzo.

Così facendo le persone non dovrebbero necessariamente fare avanti e indietro da casa o ritrovarsi a mangiare in luoghi poco consoni (sul riunito, negli spogliatoi, nel magazzino, ecc).

Credo fortemente che per il Team, che passa tante ore all’interno dello Studio, avere un area relax di questo tipo, vivibile e comoda, renda migliore l’ambiente lavorativo.

A me interessano le persone e considerando che contribuiscono in prima linea a generare le performance, creare tali spazi sia un elemento chiave in ottica “vincere-vincere”.

La sala riunioni

Nello Studio creerei una sala riunioni.
Ovviamente non intendo una sala riunioni da utilizzare per svolgere un’attività didattica all’interno dello Studio.

La sala riunioni a cui mi riferisco, è una sala all’interno della quale poter incontrare il Team.

Uno Studio di tale dimensione e con una determinata organizzazione oraria, richiede un Team composto da 12-15 persone abbastanza fisse.

Prevendendo questa ripartizione:

•  7-8 ASO per coprire a rotazione tutti gli orari
• 4 Segretarie
• il team dei Collaboratori Odontoiatrici ed il team degli Igienisti Dentali

è verosimile che il Personale superi le 15 Persone.

Nel momento in cui si ha uno Staff così numeroso è fondamentale avere all’interno dello Studio una sala riunioni e comoda, per poter fare le condivisioni dei piani di 90 giorni ed eventuali riunioni di feedback.

Nota:
I piani di 90 giorni, se non hai implementato il “Sistema Operativo del Profit Monday”, sono una delle delle attività di monitoraggio controllo e ritaratura che viene fatta all’interno dello Studio.

All’interno dei piani di 90 giorni infatti, vengono definiti gli obiettivi per i successivi 90 giorni secondo la filosofia “mangia l’elefante un panino alla volta”.
Dove l’elefante, in questo caso, è l’obiettivo di fine anno.

L’orario di apertura al Pubblico

Per quanto riguarda l’orario lavorativo, imposterei un orario continuato più lungo rispetto alle 40 ore settimanali.

Farei ciò perché credo che nel mondo moderno, per i Pazienti sia molto importante avere orari accessibili.

Il lavoro stesso sta cambiando ed è raro trovare il classico 9-18 con un giorno alla settimana libera.

Avere pertanto degli orari lunghi è un modo per dare un servizio migliore ai Pazienti che possono trovare con molta più facilità l’orario adatto alle loro dinamiche.

In questo senso, certamente organizzerei lo Studio per poter operare anche il sabato.

I Collaboratori esterni

Nel mio Studio farei in modo di creare un Team di Igienisti e di Collaboratori Odontoiatrici, il più possibile esclusivisti per il mio Studio, in modo da saturarli.
Ciò discende dal fatto che se hai dei Collaboratori che mettono a disposizione poche ore, Tu hai bisogno di più Collaboratori per ogni branca dell’odontoiatria.

E questo comporta due problematiche.

In primo luogo, l’organizzazione dell’agenda diventa difficoltosa, per non dire delirante.

Secondariamente è più difficile tenere tante Persone che sono per molto tempo “fuori dallo Studio”, allineate ai valori, al codice di condotta dello Studio e a tutte le dinamiche operative.

Con un gruppo invece composto in misura prevalente da Collaboratori esclusivisti dello Studio, tutto diventerebbe più semplice.

Il team degli Igienisti Dentali

Io considero l’igiene dentale un asset, pertanto nel mio Studio metterei tantissimo il focus sul mondo dell’igiene dentale.

Di conseguenza, probabilmente, sarebbe necessario un team di tre Igienisti Dentali con un paio di poltrone che lavorano principalmente con le prestazioni di igiene dentale.

Si tratta infatti non solo di una prestazione importante per un servizio qualitativo orientato alla salute del paziente.
La considero un asset in quanto è l’unica prestazione di cui un paziente ha certamente bisogno periodicamente tutta la vita.

È quella prestazione che di fatto, permette ad uno Studio di vedere periodicamente quel Paziente.
E proprio grazie a quelle sedute, lo Studio può monitorare e se necessario intervenire sulle altre tematiche presenti nella sua bocca, prima che vengano intercettare dalla concorrenza.

Nota:

Ho dedicato al riguardo un’intera puntata del Podcast, puoi approfondirla cliccando qui per andare all’articolo “Il ruolo chiave della prestazione di Igiene Dentale”

Il ruolo del marketing

Nel mio Studio, ovviamente, il marketing sarebbe fatto bene.
A partire dalla customer experience della prima visita, al presidio sull’anagrafica.

E ciò sarebbe fatto fatto attraverso specifiche campagne di marketing.

Nella pura filosofia del “Protocollo del Profit Monday” si trova infatti:

– una campagna di livello 1 cioè una campagna di frequenza sull’anagrafica per far tornare i pazienti in anagrafica, sempre attiva;

– una campagna di livello 2 cioè una campagna finalizzata all’acquisizione di Nuovi Pazienti tramite il passaparola strutturato dall’anagrafica, ogni 30-60 giorni.

E probabilmente farei qualcosa anche di marketing esterno per acquisire Pazienti “a freddo”.
Questo avverrebbe in funzione del gap da colmare tra il numero di prime visite che vengono generate dal passaparola strutturato – che comunque è la forma di marketing più economica per uno Studio – e gli obiettivi di prime visite definiti per raggiungere gli obiettivi di fine anno.

Gli obiettivi di fine anno

Probabilmente con una struttura di questo tipo, con quel buon mix di prestazioni, gli obiettivi potrebbero essere tra i due milioni e mezzo e i tre milioni di euro di fatturato.

In questo contesto non riesco a prevedere precisamente la marginalità ma tali livelli di saturazione, portano a una produzione di 400-500.000 € a poltrona. Pertanto, coperti i costi di tutta la struttura, è ipotizzabile un 35-40%.

In conclusione

Quello che ti ho descritto è lo Studio Dentistico che farei.

Ovviamente si tratta di uno Studio che avrebbe bisogno di investimenti perché una struttura di questo tipo, con i servizi di cui ti ho parlato, richiede una superficie di 300-400 metri quadri.

Mi preme fare un’ultima precisazione in merito alla tipologia di investimento che farei.

Sicuramente non farei subito l’acquisto ma farei un accordo, magari con una formula simile al “rent to buy”. Valuterei cioè un affitto con l’opportunità di comprare l’immobile a distanza di tempo.

Tuttavia, investirei nell’acquisto delle mura dello Studio se ci fosse il progetto di vendere lo Studio perché a quel punto venderei l’Attività “Studio Dentistico” e farei pagare ai nuovi soci l’affitto dei locali.

In ogni caso, comunque si tratta di uno Studio che richiederebbe un buon investimento per la fase di avviamento con un piano finanziario importante.
E per far fronte a tali costi valuterei certamente l’opportunità di ricorrere a fonti di finanziamento esterne avvalendomi delle varie forme messe a disposizione dalle Banche.

Ad ogni modo, a prescindere dall’entità dei costi necessari per avviare uno Studio di questo tipo, sarei molto sereno nel ricorre ad un prestito.

Lo dico perché si tratta di uno di quei “debiti buoni”.

Perché avrei costruito un asset, una piccola fabbrica della ricchezza che, nel momento in cui viene fatta funzionare correttamente (e io mi sentirei tranquillo nel farla funzionare), diventa un’ottima forma di investimento.

Un investimento cioè da fare, per poter generare un profitto costante che non solo ripaga l’investimento ma genera un margine molto superiore.

Se stessi parlando a dei non Titolari di Studio Dentistico, dovremmo parlare di come fare a gestire dei Medici senza essere un Medico.
Ma io mi rivolgo ai Titolari di Studio perché voglio lasciare l’odontoiatria in mano agli Odontoiatri…

…E questa è la ragione principale per la quale non ho aperto il mio Studio Dentistico.

Ti aspetto nella prossima puntata.

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Ciao e in bocca al lupo per il risultati del tuo Studio Dentistico.

In attesa del prossimo episodio, mettiti in contatto con noi!

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