Come far funzionare lo Studio Dentistico anche quando non ci sei

Marzo 28, 2025
Podcast

Perché il Tuo Studio Dentistico non Funziona Senza di Te?

Perché un Titolare che ha fatto crescere lo Studio in termini di Profitto, magari anche con un’ottima marginalità, non è ancora riuscito a farlo funzionare senza la sua presenza costante e necessaria?

Se la saturazione delle poltrone e il cash-flow positivo sono le due risorse fondamentali per portare lo Studio all’interno della zona ricchezza e abbondanza, cosa serve per generare Libertà personale e sicurezza per il Titolare?

Questo episodio vuole proprio darti la risposta a queste due domande.
E sappi che la risposta è semplice, anche se forse non è quella che ti aspetti.

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video, oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.
A Te la scelta!

Qui sotto puoi ascoltare il podcast.

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Oppure continua a leggere.

***

Una mini-serie dedicata a rendere lo Studio Dentistico indipendente dal Titolare

Potresti pensare questo episodio come la terza parte di una mini-serie composta dall’episodio 151, dall’episodio 157 e da questo.
Se non l’hai ancora fatto, sappi che puoi certamente fermarti qui con questo episodio e andare ad approfondire le altre due puntate prima di procedere:

Puoi comunque tranquillamente procedere con questo episodio e avere comunque tutto chiaro, per poi tornare dopo ad approfondire le altre due.
Fai quello che ritieni più opportuno, sappi che può certamente funzionare in entrambi i casi, proprio per come sono costruiti e interconnesse queste puntate.

I Concetti Fondamentali per rendere lo Studio sganciato dal suo Titolare

Facciamo un velocissimo riassunto, per riallinearci su quei concetti di fondo che devono essere chiari per poter comprendere le risposte alle due domande iniziali di questa puntata.

L’Evoluzione dello Studio Dentistico: la Fase 1 e la Fase 2

Nella puntata 157 abbiamo introdotto le quattro fasi di evoluzione dello Studio, quelle all’interno delle quali deve passare lo Studio, se il Titolare vuole che il suo Studio, possa funzionare anche senza la sua presenza costante e necessaria.

Abbiamo parlato anche del sistema per comprendere in quale delle quattro fasi ti trovi in questo momento.

La Fase 1 è quella dell’uscita dalla zona pericolo e dell’ingresso della zona ricchezza e abbondanza.

La Fase 2 invece è quella della massimizzazione del profitto, zona nella quale lo Studio, in base alla struttura che ha riesce a massimizzare la redditività potenziale che si trova.

Fermiamoci un istante qua soltanto a queste due perché dobbiamo aggiungere un concetto che abbiamo introdotto.

Il Sistema Operativo

Nella puntata 151, abbiamo parlato di Sistema Operativo, cioè il Metodo organizzativo che genera il Risultato economico, il Risultato finanziario e il Risultato clinico del tuo Studio Dentistico.

Abbiamo spiegato perché è il Sistema Operativo che determina i risultati che ottieni e che, quindi, è necessario evolvere il tipo di sistema operativo che utilizzi, se cerchi un livello di risultati superiore.

E in quell’episodio spiego perché è fondamentale evolvere da quello che chiamo il Sistema Operativo Titolare, ad un Sistema Operativo più evoluto, che permette di generare quello che chiamiamo il Profitto Ecologico.

Il Profitto Ecologico

Il Profitto Ecologico non è un tipo qualsiasi di Profitto, è una tipologia di Profitto che ha quattro caratteristiche fondamentali.
Si concretizza quando:

C’è alta redditività dello Studio
C’è alta solidità finanziaria dello Studio
Il profitto è generato in modo Etico con l’approccio Quality First
Lo Studio funziona anche senza la presenza costante e necessaria del Titolare

Questa è l’unica tipologia di Profitto che un Titolare di Studio Dentistico dovrebbe realmente perseguire, se vuole abbondanza non soltanto di denaro ma anche di Libertà Personale e di Sicurezza per sé, per il suo stile di vita e per le Persone che lavorano insieme a Lui.

Le Quattro Componenti del Sistema Operativo

Nell’episodio, spiego anche quali sono le quattro componenti fondamentali di un Sistema Operativo efficiente e di come le chiamiamo all’interno del Profit Monday Operating System:

La bussola di crescita
È quella che permette di definire in quale direzione e con quale velocità, anno dopo anno, lo Studio deve muoversi per concretizzare quello che chiamo il Grande Piano odontoiatrico del Titolare.
La torre di controllo
É quella che permette di capire cosa sta succedendo e perché sta succedendo, in modo tale da individuare dove intervenire per mantenere la direzione e i risultati dello Studio sempre allineati con quello che dice la bussola strategica.
La macchina del denaro
É l’insieme dei protocolli che servono per concretizzare la saturazione delle poltrone e il cash-flow positivo.
La mappa delle responsabilità
È ciò che permette di organizzare correttamente le varie responsabilità all’interno del Team di lavoro e di farlo diventare un acceleratore di risultati.

Per la Fase 1 e la Fase 2, che sono appunto l’uscita dalla zona pericolo, l’ingresso nella zona ricchezza e abbondanza e la massimizzazione della redditività dello Studio, ci sono alcune componenti del Sistema che sono più strategiche di altre.

Voglio fare una specifica estremamente importante: tutte e quattro le componenti sono necessarie.
Non puoi avere un Sistema Operativo realmente efficiente se non ci sono tutte e quattro e non funzionano adeguatamente.
Ma è importante che ti rendi conto del fatto, che in alcune Fasi di evoluzione, alcune di queste sono più strategiche di altre. Sono più determinanti di altre per passare da una fase a quella successiva.

Per questa ragione, per finalizzare la Fase 1 e la Fase 2, la Torre di controllo e la Macchina del denaro sono le due componenti fondamentali.
Sono quelle che devono essere certamente super efficienti, perché servono a sviluppare quell’attrazione, quel grip, che serve allo Studio per avanzare nel modo corretto e alla velocità corretta.

Certo, anche la Bussola di crescita e la Mappa della responsabilità hanno un ruolo, è che è meno strategico per il risultato in questi due momenti di evoluzione, di transizione, di crescita dello Studio.

L’Evoluzione dello Studio Dentistico: la Fase 3 e la Fase 4

Ok, andiamo avanti.
Ci sono ancora due fasi che dobbiamo vedere e capire quali sono le componenti fondamentali, per poter poi arrivare alle risposte delle due domande iniziali di questo episodio.

La Fase 3 è quella della massimizzazione del tempo, quella nella quale cioè, lo Studio lavora anche senza la presenza costante e necessaria del Titolare.
Abbiamo fatto l’esempio che il Titolare manca per un mese e il flusso di denaro e i risultati continuano ad essere quelli a livello adeguato, quelli che sono stati definiti.

La Fase 4 invece è la fase dello Studio con il pilota automatico, che è quella fase nella quale lo Studio massimizza la sua redditività, anche senza la presenza del titolare. Massima redditività.
Lo Studio in questa fase ha anche raggiunto il suo massimo valore di vendita nel caso qualcuno lo volesse mettere sul mercato, oppure lo Studio ha generato le condizioni per effettuare il passaggio generazionale nel modo più semplice e più sicuro.

La Transizione verso la Libertà del Titolare

Per pivotare dalla Fase 2 alla Fase 3 e 4, non sono più la Torre di controllo e la Macchina del denaro ad essere determinanti.

Ciò che diventa strategico e fondamentale, sono la Bussola di crescita e la Mappa della responsabilità.
Perché in questa fase è fondamentale che:

Ogni membro del Team sia in grado di concretizzare correttamente la sua parte di responsabilità
La direzione sia chiara a Tutti e non sia chiara soltanto nella testa del Titolare
La strategia per arrivarci sia chiara e condivisa con Tutti

È fondamentale che i membri del Team abbiano ben chiaro che margini di manovra hanno, come devono prendere decisioni di qualità tutte le volte che serve riallineare i risultati in caso in cui le cose non stiano andando come si era deciso che dovessero andare.

Perché Sei Ancora Tu a "Tirare il Carretto"?

Ok, abbiamo visto quali Fasi sono mosse da quali elementi del Sistema Operativo.

A questo punto possiamo mettere insieme tutto e ragionare sulle seguenti domande:

Perché se ho massimizzato la redditività del mio Studio e ho una buona marginalità, sono ancora io che devo sempre tirare il carretto?
Perché se non ci sono io tutto si ferma?
Perché le altre Persone sono un ostacolo ai risultati?
Perché non ho libertà personale (non sono un libero professionista, sono uno schiavo professionista)?

Perché tutto questo?

Le 4 Responsabilità di Vertice

Ecco, c’è certamente un elemento in più che va aggiunto a questi ragionamenti.
Fa parte della Mappa delle responsabilità e in modo particolare, chiama in gioco quelle che io definisco le Responsabilità di Vertice, le quattro responsabilità di Vertice.

La gestione delle Responsabilità di Vertice è fondamentale per la fase 3 ed è ultra fondamentale per poter concretizzare la Fase 4.
Perché le responsabilità di vertice sono i pilastri fondamentali sui quali si regge la gestione e l’evoluzione del tuo Studio Dentistico.

Sono le responsabilità “cardinali”, le potremmo definire così, perché determinano la direzione, l’efficacia operativa per il successo dello Studio.
E differiscono tra di loro per l’impatto strategico, direzionale, operativo e motivazionale che hanno all’interno dell’Organizzazione.

Queste responsabilità di vertice, sono dei veri e propri mandati di Leadership. E il loro corretto esercizio, assicura la coerenza, la crescita e la solidità dello Studio.

Vediamo quindi le 4 Responsabilità di Vertice.

La Responsabilità della Visione

È quella che ha a che vedere con la definizione della direzione che si vuole seguire.
Perché è collegata alla realizzazione di quello che ti ho già citato essere il Grande Piano odontoiatrico del Titolare. La sua Visione di Studio. Il suo stile di Studio. La dimensione, la tipologia, eccetera.

Insomma, la stella polare che dà proprio il senso a tutto quanto il viaggio.

La Responsabilità della Strategia

Ha a che vedere, con trasformare la Visione in un piano d’azione, definendo obiettivi, risorse e tempi, per poter procedere anno dopo anno al passo corretto, nella direzione corretta. In modo tale da avvicinarsi sempre di più alla concretizzazione della Visione.

La responsabilità dell'Esecuzione

È quella che ha a che vedere con l’assicurare, il garantire che la Strategia che viene definita, venga applicata correttamente. In modo tale che si possa concretizzare la strategia stessa e concretizzare gli obiettivi dell’anno fiscale.

La Responsabilità della Motivazione del Team

É quella che riguarda il creare un ambiente di lavoro, nel quale le persone siano ispirate, siano motivate e si assumano le loro responsabilità. Assicurando come output il meglio delle performance che possono generare.

Il trasferimento delle Responsabilità di Vertice

Essendo una sorta di fondamento della Leadership e della governance dello Studio, le 4 Responsabilità di Vertice non possono essere abbandonate. Non possono essere delegate con semplicità ma devono sempre essere gestite in maniera efficiente.
Altrimenti non si può concretizzare la trasformazione dello Studio.

E qui arriva il punto.

In Fase 1 e in Fase 2, tutte e 4 le Responsabilità di Vertice sono sul Titolare. Perché è Lui il vertice di tutto ed è Lui che ne è l’effettivo Titolare, quello che ce le ha effettivamente sulle spalle.

Ecco, per permettere al tuo Studio di pivotare dalla Fase 2 alla Fase 3 e poi alla Fase 4, una parte di queste responsabilità di vertice – e te lo spiego tra un istante – deve essere trasferita a qualcun altro all’interno del tuo Studio.

E uso il termine “trasferite” e non il termine “devi delegare” queste responsabilità, perché secondo me è un concetto che spiega molto meglio quello che c’è da fare.
Si tratta proprio di trasferire queste responsabilità da Te a qualcun altro nell’Organizzazione.

Il Percorso di Trasferimento

Per poter concretizzare questo trasferimento occorre fare un percorso. Non è una cosa che avviene dalla sera alla mattina. E soprattutto occorre scegliere con precisione la Persona alla quale trasferire una o più di queste Responsabilità di Vertice.

Dico “Persone” e dico magari anche più di una, perché abbiamo Clienti che per poter entrare nella Fase 3 e per poter entrare nella Fase 4, hanno scelto di distribuire le responsabilità primarie su più Persone all’interno dell’Organizzazione.

È certamente una condizione meno frequente, meno probabile, in alcuni casi anche più complessa, ma certamente è una strada praticabile.

Il Primo Passo: Creare il Braccio Destro

Per concretizzare questo percorso, il primo passo è delegare la responsabilità dell’esecuzione.

È certamente la più semplice da delegare e questo fa sì che Tu continui a tenerti:

la responsabilità della Visione
la responsabilità della Strategia
la responsabilità della motivazione del Team

E al contempo trasferisci su qualcun altro la responsabilità dell’esecuzione, creandoti di fatto quello che io chiamo il tuo braccio destro.

Ecco, questo passaggio è fondamentale per permetterti di entrare nella Fase 3.
È difficile che ti sia possibile entrare nella Fase 3, trasferendo altre responsabilità.

Ma soprattutto, non è possibile che Tu riesca effettivamente ad entrare nella Fase 3, senza delegare almeno l’esecuzione e quindi fare in modo che il Team sappia come eseguire la strategia in automatico e come rimanere allineato al piano senza che Tu ci sia.

Perché se non fosse così, Tu dovresti essere sempre lì a rispondere, a dare le indicazioni operative e spegnere tutti gli eventuali incendi che si possono generare.

Quindi, per entrare in Fase 3, è fondamentale crearti il tuo braccio destro, al quale hai trasferito la responsabilità dell’esecuzione.

Fase 3 Solida: Il Dental Office Manager Reale

Se invece vuoi restare saldamente e solidamente all’interno della Fase 3, devi trasferire un’altra responsabilità di vertice.

Continui ad avere visione e strategia, ma trasferisci oltre all’esecuzione la responsabilità della motivazione del Team.

La Persona che si assume – o quella che riceve – queste due responsabilità è quella che dovremmo effettivamente chiamare Dental Office Manager.
Spesso sento usare questo termine un pochettino a sproposito.
Perché spesso viene chiamata Dental Office Manager, quella Segretaria evoluta, quella Segretaria bravissima ad eseguire tutti i compiti che sono collegati a queste responsabilità.
Ma la reale responsabilità del risultato, la reale abilità di dare un responso alla situazione e mettere a posto le cose quando i risultati non ci sono (non quando i risultati ci sono), spesso rimane sul Titolare.

Ecco, trasferire queste responsabilità, vuole dire mettere la Persona nelle condizioni di essere totalmente autonoma, per fare in modo che ci sia motivazione del Team, anche quando le cose vanno male, non solo quando le cose vanno bene. E che ci siano i risultati, anche dopo che i risultati si sono bloccati.
Perché è questa Persona che definisce tutti i correttivi della strategia per rimettere in moto la macchina e ricominciare a muoversi in direzione della visione.

Ecco, trasferire queste due responsabilità e creare realmente un Dental Office Manager, vuol dire fare questo.

Entrare in Fase 4: il Comandante in Seconda

Per entrare in Fase 4, infine, è fondamentale che Tu trasferisca tre delle quattro responsabilità primarie.

Tre e non quattro, perché Tu devi sempre essere il Titolare della responsabilità della Visione, perché lo Studio è il tuo.
Sei Tu che devi dire in quale direzione vuoi muoverti, che cosa vuoi concretizzare per dare forma al tuo grande piano odontoiatrico. Perché altrimenti, se trasferisci anche quella tipologia di responsabilità, potresti accorgerti dopo un po’ di tempo, quando ti giri a controllare come vanno le cose, che lo Studio stia derivando verso una direzione che non è affatto quella che desideravi per il tuo Studio.

Per questa ragione io ti consiglio di tenertela, di trasferire le altre.
E cioè trasferire la Strategia, l’esecuzione e la motivazione del Team.

In questo modo Tu, con la persona che in questo caso definiamo il tuo Comandante in Seconda, di fatto condividi la Visione.

Lasci che sia questa persona a definire la strategia per arrivarci, a definire gli obiettivi e a definire le risorse necessarie.

Abbiamo detto che può essere anche più di una Persona ma io ti faccio l’esempio con una, perché certamente è la cosa più semplice da fare. Anche se paradossalmente non sembra così.

Lasci che questa persona, una volta che ha definito la strategia, definisca il piano operativo e garantisca l’operatività quotidiana, l’esecuzione di tutto quello che c’è, mentre mantiene motivato il Team e fa in modo che le Persone siano sempre degli acceleratori di risultati.

Inoltre, come abbiamo detto prima, è quella Persona che ha la responsabilità delle cose anche quando non vanno bene. E questa Persona viene da Te solo se ci sono da prendere delle decisioni realmente fondamentali per il funzionamento dello Studio.

Lo Studio con Pilota Automatico

Quando sei in una situazione di questo tipo, hai creato effettivamente il “Second in Command” e di conseguenza uno Studio Dentistico con il Pilota Automatico.

Massimizzare il Valore di Vendita dello Studio e creare le Migliori Condizioni per il Passaggio Generazionale

Perché ti dicevo che questa è la Fase nella quale massimizzi il valore di vendita del tuo Studio?

Beh, semplicemente perché, nel momento in cui un potenziale acquirente vuole acquisire il tuo Studio, acquista tutto quanto il Sistema.
All’interno del sistema probabilmente c’è anche il Second in Command. Lo Studio ha più valore.
La produzione non dipende da Te.
Tu non sei assolutamente un tassello fondamentale della questione, proprio perché lo Studio funziona anche senza di Te e di conseguenza, sia il valore economico che le condizioni di uscita, cioè la strategia di exit, sono le migliori per Te.

Il Valore economico e la Strategia di uscita

Per il valore economico è facile capirlo.

Forse non è altrettanto chiara la questione delle condizioni della strategia di uscita.
Perché vedi, a molti Titolari, capita spesso che trovandosi al massimo in Fase 3 o in Fase 2, quando è il momento di vendere il loro Studio, chi gli fa la proposta d’acquisto li vincola a rimanere a lavorare in Studio per solitamente almeno 5 anni. Proprio per cercare di concretizzare quello sgancio totale, quindi formalmente di mettere quello Studio nelle condizioni di andare in Fase 4 o comunque in Fase 3 con un’altra Persona.

E molto spesso, se lo Studio si trova in Fase 2 (anche questo potrebbe essere un modo per capire in quale fase si trova uno Studio), magari viene anche inserita una clausola.
Una clausola per cui, alla fine di questo piano di ingresso o di uscita – chiamalo come vuoi, dipende dal punto di vista nel quale lo guardiamo – il valore dello Studio viene rivalutato in difetto eventualmente se ci sono dei peggioramenti nelle performance dello Studio.

É evidente che questo viene fatto per obbligare, in un certo senso (uso questo termine volutamente), il Titolare a fare funzionare le cose, proprio perché non c’è la sicurezza che le cose in effetti possano funzionare se non c’è Lui.

Le condizioni per il Passaggio Generazionale

Ti dico che questa è la situazione nella quale crei anche le condizioni migliori per il passaggio generazionale.
Perché ovviamente, quando passi a un tuo familiare, uno Studio che è in Fase 4, gli metti in mano la macchina più sicura con anche il libretto di istruzioni, gli aiuti alla guida assistita, alla guida autonoma, proprio perché hai già costruito tutto questo.
E quindi c’è la maggior sicurezza che le cose possano funzionare anche senza la tua presenza.

Il Sistema Operativo è Fondamentale

Ecco, se vuoi evolvere e soprattutto se vuoi andare oltre la Fase 2 del tuo Studio ed entrare nella Fase 3 e nella Fase 4, avere un Sistema Operativo è fondamentale.
Perché altrimenti, massimizzi semplicemente le performance del tuo Studio da un punto di vista di Profitto, che non è certamente profitto ecologico.
E anzi, all’aumentare del Profitto, vedi probabilmente calare il tuo tempo libero. Perché sei ovviamente incatenato alle tue poltrone, per fare funzionare tutto. E non ti attenti mai ad allontanarti, perché quando ti allontani scoppiano gli incendi e non c’è nessuno che li spegne.
Ed è lì che arrivano le complicazioni grosse.

Creare Profitto Ecologico

Se invece vuoi creare Profitto ecologico – quello che ti dà abbondanza di Profitto, di solidità, mettendo sempre Etica e Qualità al primo posto – ma soprattutto che ti permette di fare tutto questo anche senza la tua presenza costante e necessaria, è almeno necessario che Tu vada ad affiancarti:

Un braccio destro
Oppure un Dental Office Manager
Oppure nelle condizioni migliori, un Comandante in Seconda

Un Percorso Strutturato

Ovviamente tutto questo è un viaggio.

É un percorso strutturato che parte dall’individuazione della persona corretta.
Individuazione che non parte dalla mente del Titolare che fa l’errore di dire “Ok, è quella lì quella persona”. E si fa un film in testa per cui Mario, Maria, Giorgio o Giorgia diventeranno il Comandante in Seconda, quando poi in realtà, queste Persone non hanno minimamente l’intenzione di assumersi queste responsabilità che Tu vuoi trasferire loro.

Quindi si tratta di:

Identificare la Persona corretta
Condividere la questione e avere un ok
Procedere per gradi

Ti ho dato le cose in quest’ordine, perché secondo me, per esperienza, è il trasferimento più semplice e più logico da fare.
È molto difficile che una Persona abbia le capacità di fare la strategia se non è capace di gestire l’esecuzione e di garantire la motivazione del Team.

Quindi trasferisci in ordine:

L’esecuzione
Poi la motivazione del Team
Per ultima la strategia (che è quella che può finire veramente le cose nel fosso, se viene definita in modo sbagliato)

Tu continui a dare il supporto nel modo corretto ma devi costruire un piano per fare questo. Un piano che richiede affiancamento, che richiede formazione a questa Persona, che richiede il fatto che ogni tanto possiate commettere degli errori.

Ma il fatto ogni tanto di fermarsi, fare un pit stop, fa parte un po’ del raggiungere velocemente, o più velocemente, i risultati di questo viaggio.

Ovviamente, sempre che Tu sia interessata o interessato a migliorare in modo ecologico le performance del tuo Studio Dentistico.

In conclusione

La domanda che ti faccio è:

In quale Fase sei?
Dove sono collocate le Responsabilità di Vertice?
E dove ti devi focalizzare per poter velocemente passare alla Fase successiva di evoluzione del tuo Studio Dentistico?

Velocemente perché la velocità è fondamentale. Perché la mancanza di velocità, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni anno, ti costa tempo (il tuo) e denaro (quello che non fai).

Ricordati che se senti bisogno di supporto, noi siamo qua.
E con il Profit Monday Operating System, ti mettiamo nelle condizioni di fare questo viaggio e di trasferire le Responsabilità di Vertice e fare funzionare le quattro componenti del Sistema, nel modo più semplice e veloce.
E di conseguenza, nel modo più efficiente possibile.

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