La percentuale di accettazione dei Piani di Cura: il numero che decide i Profitti del tuo Studio

Novembre 21, 2025
Podcast

Il numero chiave sui Piani di Cura che ogni Titolare dovrebbe conoscere con precisione

Qual è la percentuale di accettazione media dei Piani di Cura nel tuo Studio?

Immagino il tuo cervello che frulla, che cerca di ricordare, che pensa: “Aspetta… dovrei saperlo… credo che sia… forse…”

La maggior parte dei Titolari monitora il fatturato.
Conta i Pazienti curati.
Guarda l’agenda piena.
Ma nessuno controlla questo numero.

E se la tua risposta adesso non è stata un numero preciso, tipo
“Andre, è il 78%”
oppure “Andre, non lo ricordo esattamente ma l’abbiamo monitorata nella riunione del lunedì ed era in linea”…
Allora probabilmente stai perdendo decine di migliaia di euro all’anno.
E non lo sai nemmeno.

Magari pensi “Lavoro tanto, dovrei guadagnare di più”… ma il problema non è quanto lavori.
È questo numero che nessuno monitora.

Perché la percentuale di accettazione è l’indicatore che ti dice esattamente quanti soldi escono dalla porta del tuo Studio ogni mese, perché le Prime Visite non si trasformano in Pazienti che pagano.

Quando invece lo tieni sotto controllo, ti permette di migliorare e di crescere senza bisogno di fare più fatica di quella che stai già facendo.
Solo capitalizzando meglio quello che già avviene.

Oggi ti parlo di una delle leve più potenti e più sottovalutate della gestione dello Studio Dentistico.
Una leva che può trasformare radicalmente i tuoi risultati… senza che tu debba lavorare un’ora in più.

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta!

Qui sotto puoi ascoltare il podcast.

Qui puoi guardare il video

Oppure continua a leggere.

***

Il limite di basarsi solo su fatturato e Pazienti

Allora, partiamo da qui.

Moltissimi Titolari di Studio con cui parlo guarda solo due numeri:

Il fatturato
Il numero di Pazienti che cura

E pensa: “Se questi due numeri crescono, tutto va bene. Se calano, c’è un problema.”
Ma è un’illusione.

È come guidare un’auto guardando solo il tachimetro e ignorando completamente il livello del carburante, la temperatura del motore e la pressione delle gomme.
Puoi andare veloce… ma non hai idea se stai per rimanere a piedi.

Perché guardare solo il fatturato e il numero di Pazienti non ti permette di capire quanto sei efficiente nel far aumentare la saturazione del tuo Studio e nell’acquisire Pazienti.
E soprattutto, non ti dice dove stai perdendo denaro.

Lascia che ti spieghi una cosa fondamentale.

Perché senza la percentuale di accettazione dei Piani di Cura stai leggendo male le performance dello Studio

Ogni mese, che sia in tuo controllo oppure no, hai un determinato numero di Prime Visite.
O di visite di Pazienti che, in tuo controllo oppure no, si sono riattivati per altre cure.

Nota bene questa distinzione:
Alcune di queste visite NON sono in tuo controllo quando si verificano spontaneamente:

Il Paziente che hai in anagrafica chiama perché ha un nuovo problema
Un nuovo potenziale paziente ti chiama perché è lui ad averti cercato
Qualcuno ti contatta perché ha chiesto ad amici o conoscenti un consiglio per un Dentista

Altre visite invece SONO in tuo controllo quando sono la conseguenza di un’azione di marketing che hai organizzato affinché accadessero:

Campagne pubblicitarie
Azioni di riattivazione dell’anagrafica
Strategie di passaparola strutturato

Ora, fermo restando che avere la predominanza delle visite che si generano da cose che non sono in tuo controllo è un problema…
(E tra l’altro, se ti interessa che faccia una puntata dedicata proprio a questo tema, scrivimelo nei commenti)
…comunque sia, ogni mese devi ottenere il meglio possibile dalle visite che fai in termini di accettazione delle cure.

Perché?
Perché, per un motivo o per un altro, quelle visite si sono generate.
E magari sono esattamente quello che ti separa da una saturazione adeguata o da una che ti tiene attaccato al punto di pareggio con tutti i problemi che ne conseguono.
Ma qui casca l’asino.

La maggior parte dei Titolari non ha una vera idea di come sta performando in quell’ambito.
Non ha consapevolezza di due indicatori di performance fondamentali:

Percentuale di accettazione
Valore medio dei Piani di Cura accettati

Il valore medio dei PdC accettati dipende da tantissimi fattori:

La filosofia odontoiatrica di chi effettua la visita
Il mix di prestazioni che lo studio eroga
La qualità dell’esperienza di prima visita
E molto altro ancora

Ci sono tanti fattori da approfondire che richiedono ragionamenti e un tempo che non abbiamo in un articolo.

Il KPI da monirorare

La percentuale di accettazione invece è il parametro che voglio approfondire con te oggi.
E devi stare molto attento a questo KPI.

Perché se non la monitori, potresti perderti una delle cause principali che determinano quella sensazione che conosci fin troppo bene:
“Lavoro tanto ma guadagno poco.”
Potresti quindi perderti una delle cause della bassa saturazione e dei bassi guadagni.

Quando invece ce l’hai sotto controllo… massimizzi i risultati della fatica che fai comunque.
Perché, comunque, prima quelle visite le fai lo stesso.
La domanda è: quante di quelle visite si trasformano in Pazienti che accettano e pagano?

Ora dobbiamo fare un passaggio fondamentale.

Il dato che rivela la qualità della tua Prima Visita

La percentuale di accettazione dei Piani di Cura non è “un numerino carino da sapere”.
È l’indicatore che collega direttamente esperienza del Paziente, fiducia e fatturato reale.

Lascia che te lo spieghi.
Dipende principalmente dalla qualità dell’esperienza della Prima Visita.

Non sto parlando della qualità della diagnosi.
Non sto parlando della tua bravura clinica.
Sto parlando della qualità dell’esperienza che il Paziente vive durante la Prima Visita.
Ed è ciò che ti fa capire se quello che fai è capace di sostenere la terapia che proponi, il livello di qualità che proponi, il livello dei prezzi che proponi tanto da far decidere il Paziente per un sì.

La percentuale di accettazione dice quanto è qualitativa la tua prima visita.
Non in termini di diagnosi clinica.
Ma in termini di far capire al Paziente che:

Deve intervenire
Deve intervenire con te
Deve intervenire oggi

Capisci la differenza?
E qui viene il bello.

Ogni punto percentuale in più si traduce in migliaia di euro di profitto.
Non sto esagerando.
Tra poco ti faccio vedere i numeri esatti.

Ma c’è un’altra cosa ancora più importante.

Le tre possibili cause di un problema di performance

Senza questo dato, non puoi capire dove intervenire per aumentare la saturazione nella maniera più efficiente.
Perché non riesci a distinguere tra:

Problema di marketing(non arrivano abbastanza prime visite)
Problema di esperienza(arrivano, ma non accettano)
Problema di presentazione del piano(accettano solo in parte)

Sono tre problemi completamente diversi. Che richiedono tre soluzioni completamente diverse.
Ma se non misuri la percentuale di accettazione, navighi a vista.
Spari nel mucchio.
Provi una cosa, poi un’altra, poi un’altra ancora… sperando che qualcosa funzioni.
E intanto bruci tempo, soldi ed energie.

Come calcolare la percentuale di accettazione dei Piani di Cura

Allora, fammi sentire il rumore dei click del mouse e delle dita che picchiano sulla tastiera per andare a cercare il dato nel gestionale…
O a trovare un modo per calcolarlo.

La formula è semplicissima:
Numero di Piani di Cura accettati ÷ Numero di Piani di Cura presentati × 100

Spero tu abbia i dati imputati in gestionale in modo corretto.
E soprattutto che applichi le logiche adeguate nella gestione delle varianti.
Comunque sia, calcola con precisione questo dato.
E poi torna qui.

Ok, ora che hai il tuo numero (o almeno spero tu abbia iniziato a cercarlo), parliamo di cosa significa veramente.
Perché c’è una prima questione importante che devi capire.
La percentuale di accettazione generale dice poco.
Perché è la media di diverse tipologie di visite.
E non tutte le visite sono uguali.

Ci sono:

visite a Pazienti che vengono regolarmente in studio e a cui si manifestano nuove problematiche,
visite a Pazienti riattivati,
visite a Pazienti provenienti dal passaparola,
visite a Pazienti che provengono dal marketing esterno.

E qui la tipologia di marketing che hai fatto genera visite con risultati leggermente diversi.

Diciamo che se la tua percentuale generale è troppo sotto all’80%, è indicatore di un’esperienza di Prima Visita non adeguata a supportare gli obiettivi dello Studio.
Ma vediamo nel dettaglio.

Piccolo disclaimer prima di continuare:
La posizione privilegiata nella quale ci troviamo, seguendo e avendo seguito così tanti Studi, anche con la presenza dei Dental Business Coach, ci ha permesso di creare dei benchmark anche in funzione della tipologia di Studio.

Non sto a darti tutti questi parametri perché un articolo non è lo strumento adeguato per farlo.
Ma per semplicità, sappi che: se la percentuale di chiusura media, tra tutte le categorie, è inferiore al 80-85%, è sintomo di un problema nella qualità delle visite e della presentazione dei PdC

Ma poi scendiamo nel dettaglio.

Le diverse tipologie di visite che influenzano l’accettazione dei Piani di Cura

Pazienti già in anagrafica: 85–90% di accettazione

Questi sono i tuoi pazienti storici. Ti conoscono. Si fidano.
Hanno già sperimentato la qualità del tuo lavoro.
Se la tua percentuale qui è sotto l’85%, c’è certamente qualcosa di serio che non va nel modo in cui presenti i nuovi piani di cura.

Nuovi Pazienti da passaparola: quasi stessi livelli dei Pazienti già acquisiti (80–90%)

Questi arrivano già predisposti. Un amico o un familiare gli ha parlato bene di te.
Hanno già una base di fiducia “trasferita”.
Se non accettano al 80%, significa che stai distruggendo la fiducia che qualcun altro ha costruito per te.

Nuovi Pazienti da Sponsorizzate su Google: 65–75%

Questi ti hanno trovato cercando attivamente una soluzione.
Hanno un problema, stanno cercando chi può risolverlo.
Ma non ti conoscono. Non hanno referenze dirette.
Quindi la percentuale è fisiologicamente più bassa.
Se sei sotto il 65%, la tua Prima Visita non sta comunicando abbastanza valore e fiducia.

Nuovi Pazienti da ADS Facebook/Instagram: anche 50-60% è un buon risultato

Questi sono i più “freddi”.
Li hai intercettati tu con un messaggio pubblicitario.
Non ti stavano cercando attivamente.
Quindi è normale che la percentuale sia più bassa.

Qual è una buona percentuale di accettazione? I benchmark reali

Ma attenzione: per certe tipologie di prestazioni il 50% è comunque un buon risultato.
Se sei sotto il 40%, probabilmente il problema è a monte: stai targetizzando male o il tuo messaggio non è in linea con quello che poi offri in Studio.
Oppure c’è un problema più subdolo nel tuo ecosistema digitale e nel modo in cui trasmetti il tuo brand.

La differenza cruciale è questa:
Canali di ingresso differenti portano a un tasso di accettazione diverso.
Non puoi confrontare le mele con le pere.
Devi tracciare separatamente ogni canale.
Devi sapere, per ciascuna tipologia di visita, qual è la tua percentuale.
Solo così puoi capire la realtà della tua situazione.

Come migliorare la percentuale di accettazione dei Piani di Cura

Ok, ora che sai quali sono i numeri di riferimento, vediamo come li migliori concretamente.
Perché sapere che hai un problema è inutile se non sai come risolverlo.

E qui ti do 5 cose specifiche da fare che puoi iniziare ad applicare da subito.

1. Dai sempre il giusto tempo alle Prime Visite

Questo è l’errore numero uno che vedo fare.
Non “tagliare” i tempi della Prima Visita.
So che la tentazione è forte.
L’agenda è piena.

I Pazienti aspettano.
Hai mille cose da fare.
La Segreteria non è organizzata correttamente e non ha i tempi giusti a disposizione
E così quella Prima Visita che dovrebbe durare complessivamente 60 minuti… diventa 40. Poi 30. Poi 25.

E tu pensi: “Tanto io sono veloce, riesco a fare tutto lo stesso.”
No. Non ci riesci.
O meglio, riesci a fare la diagnosi.
Ma non riesci a creare quella connessione, quella fiducia, quel rapporto che fa dire al Paziente: “Ok, mi fido. Procediamo.”

E poi c’è l’altro errore mortale:
Non ficcare le Prime Visite nei buchi in agenda.
“Oh, ho 30 minuti liberi tra un Paziente e l’altro, facciamoci una Prima Visita!”
No.

La Prima Visita è il momento più importante del rapporto con un Paziente.
È lì che si decide tutto.
Non può essere un “riempi-buchi” tra le altre attività.
Deve avere il suo spazio dedicato, protetto, inviolabile.

2. Fai sempre un'anamnesi strategica

Qui la maggior parte degli Studi sbaglia completamente approccio.
Viene fatta un’anamnesi unicamente clinica.
Raccolgono dati medici.
Chiedono delle patologie, delle allergie, dei farmaci.
Ma non mappano i desideri del Paziente.
Non usano l’anamnesi per cercare di capire cosa vuole veramente quella Persona.

E qui sto per dirti una cosa che potrebbe sembrarti strana.
La maggior parte dei pazienti non viene da te per risolvere unicamente un problema clinico.

Viene per risolvere un problema emotivo.

Non vuole “riparare il dente”. Vuole tornare a sorridere senza imbarazzo.
Non vuole “sostituire l’elemento mancante”. Vuole masticare di nuovo senza dolore.
Non vuole “allineare l’arcata”. Vuole sentirsi più sicuro quando parla con le persone.

Se fai solo anamnesi clinica, stai raccogliendo solo la metà delle informazioni che ti servono.

Devi fare anche anamnesi strategica:

Cosa ti ha portato qui oggi?
Cosa ti piacerebbe ottenere da questo trattamento?
Come sarebbe diversa la tua vita se risolvessimo questo problema?

Queste domande cambiano tutto.

3. Usa sempre strumenti percettivi

Le parole sono importanti.
Ma le immagini sono potentissime.

Foto intra/extra orali mostrate subito al Paziente.
Non a fine visita. Non “dopo che le abbiamo elaborate”.
Subito.
“Cosa ti piacerebbe migliorare del tuo sorriso?”
“Guarda qui cosa vedo. Vedi questa zona? Ecco cosa sta succedendo.”

Quando il Paziente vede con i suoi occhi il problema…
Non puoi più negarlo.
Non puoi più rimandarlo.
Non puoi più pensare: “Ma sì, non sarà poi così grave”
Il problema diventa reale.
E quando il problema diventa reale, la soluzione diventa necessaria.

4. Fai un colloquio pre-poltrona

Questa è una bomba.
5 minuti che cambiano tutto.

Prima che il Paziente si sdrai sulla poltrona, prima ancora dell’anamnesi clinica…

Prenditi 5 minuti per:

Accoglierlo veramente
Farlo sentire a suo agio
Creare connessione umana
Parlare con lui di lui

Non parlare subito di denti.
Parla con lui come persona.
Sembra una banalità. Ma è il momento in cui si decide se quel Paziente si fiderà di te o no.

Perché le persone non si fidano delle competenze tecniche.
Si fidano delle persone.
E ti fidi di qualcuno che ti tratta come un numero?
O di qualcuno che ti tratta come un essere umano?

5. Standardizzare la struttura di Prima Visita

Ok, ora mettiamo tutto insieme.
Tutto quello che ti ho detto fino ad ora deve diventare un protocollo.
Non può essere “a volte lo faccio, a volte no”.
Non può essere “dipende da quanto sono di fretta”.
Deve essere sempre uguale. Per tutti. Ogni volta.

Una sequenza di benvenuto standardizzata:

Riduce i no-show (perché il Paziente si sente importante)
Aumenta la predisposizione all’accettazione
Rende l’esperienza replicabile anche quando non ci sei tu

E se vuoi una struttura dettagliata di come organizzare una Prima Visita ad effetto wow…
Ne ho parlato in modo approfondito in un altro episodio di questo podcast. Puoi ascoltare qui la puntata o leggere l’articolo completo Come aumentare l’accettazione dei Piani di Cura senza fare sconti (parte 2)

Un esercizio pratico

Ok, ora facciamo un esercizio pratico.
Un calcolo semplicissimo che ti farà capire quanto denaro stai lasciando sul tavolo ogni mese.
Pronto?

Immagina uno Studio con 20 prime visite al mese.
non certamente un buon numero, ma un numero semplice per fare dei conti.

Scenario A: Accettazione al 50%… 20 visite → 10 piani attivi
Scenario B: Accettazione al 80%… 20 visite → 16 piani attivi
Differenza: +6 piani al mese.
Sembra poco, vero?

Ora facciamo il conto.
Se il valore medio di un Piano di Cura accettato è 2.500€…
6 Piani di Cura in più al mese × 2.500€ corrispondono a 15.000€ al mese.
15.000€ in più al mese × 12 mesi corrispondono a 180.000€ in più all’anno

Cento ottantamila euro.
In un anno.
Solo migliorando la percentuale di accettazione.
Senza fare una visita in più.
Senza assumere una persona in più.
Senza investire un euro in marketing.
Solo capitalizzando meglio quello che già fai.

Ti rendi conto?
Stai parlando di 180.000 euro che ogni anno escono dalla porta del tuo Studio perché la tua prima visita non è abbastanza efficace.

E ora dimmi…
Quanto vale investire 30 minuti in più per ogni Prima Visita?
Quanto vale standardizzare la sequenza di benvenuto?
Quanto vale formare il team sulla qualità dell’esperienza?
Vale decine di migliaia di euro. Letteralmente.

E sto usando numeri conservativi.
Perché se il tuo Studio fa più Prime Visite o ha valori di preventivi più alti…
I numeri esplodono.
Stiamo parlando di centinaia di migliaia di euro di differenza.
Non sto esagerando.
È matematica pura.

La scelta che determina i risultati del tuo Studio

Allora, siamo arrivati alla fine.

E ora tocca a te.
Non puoi più dire: “non lo sapevo”.
Ora sai.
Sai che esiste questo indicatore. Sai quanto è importante. Sai quanto denaro puoi recuperare migliorandolo.
E quindi ora hai una scelta da fare.

Puoi continuare a ignorarlo.
Puoi dire: “Sì, interessante, magari un giorno ci do un’occhiata”.
E continuare a lasciare migliaia di euro fuori dalla porta ogni mese.
Oppure puoi agire.

Un piano da oggi

Ecco cosa ti invito a fare oggi stesso.

Passo 1: Prendi i dati dall’inizio dell’anno del tuo Studio.

Passo 2: Conta quante visite hai fatto in totale.

Passo 3: Dividile per tipologia:

Pazienti in anagrafica con nuove problematiche
Pazienti riattivati
Nuovi Pazienti da passaparola
Nuovi Pazienti da marketing esterno (Google, ADS, ecc.)

Passo 4: Per ciascuna tipologia, conta quanti Piani di Cura sono stati accettati.

Passo 5: Calcola la percentuale per ogni categoria.

Quello è il tuo punto di partenza.
Il tuo indicatore sul quale concentrarti per farlo migliorare alla svelta.

Conclusione

Perché, e te lo ripeto per l’ultima volta:
Se non lo misuri, non lo puoi migliorare.
È impossibile.
Puoi fare tutto quello che vuoi, ma se non hai il numero di partenza…
Non saprai mai se stai andando nella direzione giusta.
Non saprai mai se i tuoi sforzi stanno funzionando.
E soprattutto, non saprai mai quanto denaro stai bruciando ogni mese senza nemmeno rendertene conto.

Quindi vai.
Calcola il tuo numero.
Guardalo negli occhi.
E poi decidi cosa vuoi fare.
Perché il potere è nelle tue mani. Hai tutte le informazioni che ti servono. Hai tutti gli strumenti.
Ora devi solo agire.

E ricorda:
Ogni punto percentuale in più si traduce in migliaia di euro di profitto.
Ogni visita che non si trasforma in piano accettato è denaro che esce dalla porta.
Ogni mese che passa senza monitorare questo indicatore è un mese di opportunità perse.
Non aspettare.
Inizia oggi.

E se vuoi un supporto strutturato per implementare tutto questo nel tuo Studio…
Se vuoi i protocolli già pronti, testati e funzionanti…
Se vuoi avere qualcuno che ti guida passo dopo passo in questo percorso…
Il Sistema Operativo Profit Monday è esattamente quello che ti serve.

Per oggi ti auguro di prendere consapevolezza del tuo numero.
E di trasformarlo nel motore della crescita del tuo Studio.
Io ti aspetto nel prossimo episodio.
Ciao!

Vuoi scoprire cosa il Sistema Operativo Profit Monday può fare anche per Te e per il Tuo Studio Dentistico?

Scopri il Sistema Operativo Profit Monday

Vieni a conoscere il Metodo di Gestione Extra-Clinica dello Studio Dentistico

Clicca il pulsante e ti forniremo tutte le informazioni per scoprire come raggiungere i risultati che stai cercando grazie al “Sistema Operativo del Profit Monday”

Fammi arrivare la tua Voce!

Il tuo feedback e i tuoi suggerimenti per ulteriori puntate sono molto preziosi.
Compila il modulo per lasciare un commento in merito al contenuto di questo episodio e/o indicarmi i temi che ti piacerebbe che io approfondissi all’interno del Podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”.

Come Far Accettare 8 Piani di Cura su 10
Senza Bisogno di Fare Sconti

Anche con Pazienti nuovi di zecca che non hanno mai messo piede
nel tuo Studio… Garantito

Richiedi la tua copia per scoprire come Creare un’Esperienza di Prima Visita ad Effetto WOW

LO SLANCIO DEL LUNEDÌ MATTINA

Il Video Corso nel quale condivido la Strategia che permette una crescita rapida e costante dei Risultati economici e finanziari dello Studio.

Ricevilo adesso gratuitamente!

COLLOQUI DI SELEZIONE, SISTEMI DI VALUTAZIONE, FORME CONTRATTUALI E DIMENSIONAMENTO DEL TEAM: UNA GUIDA PER I TITOLARI DI STUDIO DENTISTICO

Scarica l’e-book per fare tuo il Sistema Scientifico per creare un Team da sogno che Lavora (e Produce) anche mentre Tu sei in Vacanza!

LA GUIDA PER LA GESTIONE A 360° DELLE RISORSE UMANE