Oppure continua a leggere.

***

Partiamo da una cosa molto importante e cioè…

La definizione di Produttività Personale

Molti, ahimè, confondono la produttività personale con la gestione del tempo.

Io invece, considero la produttività personale quella capacità di un individuo di portare a termine dei compiti e degli obiettivi in modo efficiente ed efficace.

Vale a dire

“
portare a termine gli obiettivi ottenendo il meglio dall’uso del proprio tempo, delle proprie energie e delle proprie risorse.
”

La produttività personale quindi, non si limita semplicemente al numero di compiti, alla quantità di cose che una persona fa ogni giorno.
Ha a che vedere principalmente, con la qualità e l’importanza di quello che viene realizzato rispetto ad un obiettivo più grande e di lungo periodo.
E cioè, quello che io definisco il grande piano personale e/o professionale.

Considera quindi, che la vera produttività personale implica, per poter fare questo, l’abilità di stabilire priorità, di concentrarsi sulle cose che hanno il maggiore impatto o eliminare o delegare dei compiti che sono meno essenziali.

Tra l’altro, la vera produttività personale, è strettamente legata alla gestione del tempo ma anche alla propria organizzazione, alla propria capacità di diventare motivati e anche all’equilibrio tra lavoro e vita personale.

Di fatto la produttività personale – o perlomeno il mio concetto di produttività personale – mira ad ottenere risultati importanti.

Quei risultati desiderati e collegati a quell’obiettivo che contribuisce a realizzare quel grande piano e alla loro concretizzazione con meno stress e con maggior soddisfazione personale.

É evidente pertanto che non stiamo parlando semplicemente di gestione del tempo.

I 5 Autori “mostri sacri” della Produttività Personale

Per inquadrare in modo più ampio questo concetto, andiamo “a scomodare” anche quelli che io considero dei “mostri sacri della produttività personale” o comunque quelle Persone che maggiormente hanno influenzato il mio sistema di produttività personale.

Il mio Sistema di produttività Personale infatti, altro non è, che un insieme di tutte le cose che gioco forza, in questi anni ho scelto di studiare in modo tale da capire e poter trovare un sistema estremamente efficiente per me.

Trovandomi infatti a dover – e voler – gestire la multidimensionalità della mia vita professionale e personale, nel perseguimento del mio grande piano, la produttività è importante.

La Produttività Personale secondo Stephen Covey: l’allineamento con i valori

Inizio subito con citarti Stephen Covey, famoso per aver scritto “The Seven Habits of Highly Effective People”.

Il suo concetto di produttività è molto semplice.
É strettamente legato all’efficienza personale che si ottiene allineando le proprie azioni con i propri valori e i propri principi fondamentali.

Qua si aggiunge una sfaccettatura importante, perché secondo me è corretto inserirla in questo nostro macro ragionamento. E ciò perché, per essere produttivi, secondo me è fondamentale capire che cos’è la produttività.

La Produttività Personale secondo David Allen: un sistema affidabile

La seconda definizione o angolo di produttività personale che ti cito è quello di David Allen, famoso per “Getting Things Done”.

Allen vede la produttività come la capacità di muoversi con efficacia e senza stress attraverso i propri impegni.
E la sua definizione implicita di produttività, si basa sull’idea di liberare la mente dalle preoccupazioni riguardo a ciò che deve essere fatto, sistematizzando e organizzando tutte le varie attività che ci sono da fare in un sistema affidabile che dà tranquillità.
Questo proprio perché, se una persona si sente sovraccarica di mille cose da fare ma ha un sistema affidabile, è il sistema che gli dice in un certo senso:

<< Tranquillo, sono semplicemente tante cose da fare ma con “me Sistema”, le possiamo governare e Tu puoi arrivarci in fondo senza stress.>>

La Produttività Personale secondo Cal Newport: la cernita delle azioni

Un’altra sfaccettatura di produttività che voglio darti, è quella racchiusa nell’idea di Cal Newport che è l’autore di “Deep Work”.

Per lui la produttività, non è solo completare una lista di cose da fare ma piuttosto usare efficacemente il tempo per compiti che hanno un impatto profondo e significativo.

Vale a dire, fare la scelta – “la cernita” – delle battaglie da combattere, in modo tale che ciò che viene fatto quotidianamente, ha un alto impatto in termini positivi sul grande piano .

La Produttività Personale secondo Tim Ferriss: l’automazione dei processi

Un altro Personaggio che ti tiro in ballo è Tim Ferriss, famosissimo per il libro “The Four Hour Workweek”.
É un libro un po’ particolare che io considero interessante in alcuni punti – in altri meno – ma c’è comunque un’idea molto interessante.

Ferris introduce l’idea di lavorare meno grazie all’automazione di certi processi.
Si tratta di un’integrazione di tecnologia mediante l’outsourcing (cioè delegando all’esterno delle attività a basso valore) e l’eliminazione proprio di attività non essenziali.

Di fatto quindi la sua definizione di produttività si basa sull’efficienza, cioè ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo invece di puntare sulla pura quantità di lavoro svolto.

Tantissime Persone diventano estremamente inefficienti perché si gongolano nella quantità di cose che hanno fatto in una giornata.

Si “gongolano” nel senso che alla fine della giornata si sentono soddisfatte per aver fatto un sacco di cose.
In realtà, dovrebbero essere soddisfatti solo se le cose che hanno fatto permettono loro di arrivare più velocemente o di aver accorciato la strada per raggiungere il grande piano.

La Produttività Personale secondo James Clear: l’importanza delle abitudini

Non è finita qua.
C’è un’ultima sfaccettatura che ti voglio dare: quella di James Clear, l’autore di “Atomic Habits”.

Clear in questo suo libro, sottolinea l’importanza delle abitudini nella formazione della produttività e del successo.
Secondo Lui, servono abitudini nuove per instaurare nella propria vita nuove modalità di lavoro e sostiene che piccoli miglioramenti consistenti nel tempo, possono portare a risultati straordinari.

Per Lui quindi, la produttività non è solo una questione di grandi sforzi ma di costruire e mantenere abitudini positive che conducono a risultati cumulativi nel tempo.

Adesso che dovrebbe essere più chiaro tutto quello che va governato con il nostro sistema di produttività personale, vediamo alcune…

Tecniche e Best Practices per essere più produttivo

Considerando l’ampiezza dell’argomento ho scelto di focalizzarmi solo sulle cose che hanno un impatto nella pratica quotidiana. Quelle che, se vuoi, sono più vicine alla gestione del tempo, visto che è uno dei problemi che attanaglia i più.

Attenzione a cosa scegli di inserire nella tua giornata

È necessario però fare un piccolo disclaimer a monte di tutto e cioè: tutte le cose che finiscono nella tua giornata, ci arrivano per un qualche motivo.

Ci arrivano infatti perché sono state scelte da Te o perché sono state scelte da Altri.

La quantità delle cose che arrivano all’interno della tua giornata, scelte da Te o scelte da Altri, dipendono dalla tipologia di bastioni di protezione che il tuo sistema mette.
Bastioni in termini di dare più o meno spazio al controllo del tuo tempo o alla scelta di quello di cui ti devi occupare nel tuo tempo, da parte di fonti esterne.

Ciò dipende certamente, da quanto è chiaro il tuo grande piano e da quanto sono chiari gli obiettivi per raggiungere il tuo grande piano. E di conseguenza, quanto è chiaro nella tua mente su cosa ti devi concentrare: quali sono le priorità.

“
La chiarezza di tutto questo o la mancanza di chiarezza in tutto questo, ha un impatto fondamentale riguardo a ciò che tu decidi di mettere all’interno delle tue giornate.
”

Ovviamente tutto questo è determinante.

In questo articolo, ti sto parlando un po’ del “pezzo finale”.

La gestione del tempo, è veramente l’ultimo pezzettino di un sistema di produttività personale.
Le tecniche di cui ti parlo, funzionano molto bene e vengono utilizzate da decenni.

É ovvio però, che funzionano meglio, se a monte il tuo Sistema di Produttività Personale alimenta le tue giornate nel modo giusto rispetto alle attività di cui ti devi occupare.

Perché se c’è una grande disfunzione a monte, a valle possiamo inserire tutte le tecniche che vuoi (le più avanzate!) ma comunque sia, ti sentirai sempre soffocato dalle cose da fare o insoddisfatto per la qualità di risultati che produci e la velocità con la quale vedi concretizzare il tuo grande piano.

Ciò premesso, ecco quindi un elenco in rigoroso ordine sparso di cosa puoi inserire nelle tue giornate per fare più cose in meno tempo e meno stress.

La tecnica del pomodoro per gestire il tempo e mantenere la concentrazione

Partiamo dalla tecnica pomodoro che se ricordo bene e la memoria non mi inganna, dovrebbe risalire agli anni ‘80.

L’ha inventata Francesco Cirillo e consiste nel lavorare per 25 minuti e poi fare una pausa di 5 minuti.
Dopo 4 cicli di mezzora (25 minuti di lavoro, più 5 minuti di pausa), complessivamente quindi di 2 ore, si fa una pausa più lunga di 15 o 30 minuti.

Per monitorare le tempistiche si utilizza un timer (a forma di pomodoro)…proprio quello che si trova nelle cucine!

Questo, di fatto, aiuta a gestire il tempo e mantenere la concentrazione.

Su questa cosa, ti faccio…

Una mia personale reinterpretazione

Per quanto mi riguarda, quando mi concentro sulla tipologia di attività che devo fare ogni giorno, 25 minuti per me sono un po’ pochi. Perché io mi rendo conto che più o meno in 25 minuti entro nel flow e stopparmi dopo 25, per me è un pochettino presto.

Altre Persone invece si trovano benissimo.

Io ad esempio ho un approccio che ha dei cicli da 40 45 minuti circa con una pausa da 5 minuti.
Mi trovo meglio così: sono più produttivo.

Ti dico questo per darti un consiglio: non ti irrigidire sul fatto che i cicli devono essere da 25 minuti per fare una pausa di 5.

Vai pure anche oltre.
Se senti che tu carburi “in un certo modo” e poi, a un certo punto, il tuo motore diventa iper efficiente: non stopparlo proprio in quel momento lì, sfrutta le inerzie che hai generato.

Per quanto riguarda la pausa di 5 minuti e quella più lunga dopo 4 cicli di 15 o 30 minuti, ti tiro in ballo un’altra tecnica di produttività personale.

La tecnica delle “pause attive”

Sfrutta le pause per generare delle pause attive.

Che cosa significa?
Fai qualcosa.

Vale a dire, non prendere il cellulare per cominciare a scrollare la timeline di Facebook. Non metterti a leggere le email per capire a che cosa devi rispondere.

Perché in quel modo, di fatto, non stai facendo una pausa.
Stai occupando il tuo tempo con spazzatura, o comunque stai lavorando.

La pausa attiva consiste nel fare qualcosa di fisico.
Magari potresti fare qualche esercizio di stretching. Oppure se la pausa è più lunga, puoi fare una piccola camminata.

Chiaramente dipende da dove sei: capisco che se sei in Studio o se stai lavorando a casa, sono cose diverse, però potresti fare qualche piccolo esercizio fisico.

Io ad esempio, in queste pause ne approfitto per fare degli esercizi di stretching per mantenere il più possibile simmetria nel corpo per l’equitazione.

Puoi fare una qualsiasi cosa, l’importante è che sia una cosa fisica: veramente anche fare una passeggiata in giardino e rientrare.

Si tratta di staccare il cervello ed usare il corpo nella logica della pausa attiva.

Dato che siamo entrati nell’argomento, ti cito anche…

La tecnica pomodoro al contrario

È sempre lui, è sempre Cirillo che l’ha inventata.

Di fatto, dice che c’è un’altra cosa che permette di essere estremamente produttivi, mantenendo questa logica di discontinua attenzione focalizzata: di avere cioè un’attenzione estremamente focalizzata ma in modo discontinuo, proprio perché l’attenzione è interrotta da delle pause.

La tecnica pomodoro al contrario, significa questa volta, lavorare senza timer.

Con la tecnica pomodoro al contrario, lavori senza timer ma fai una pausa ogni volta che completi una attività importante o qualcosa di importante.

È una tecnica molto utile per compiti lunghi ed impegnativi.

Ad esempio, tutte le volte in cui sono stato impegnato nella scrittura di uno dei miei quattro miei libri, ho lavorato in questo modo.
Cioè: alla fine di ogni capitolo o alla fine della strutturazione dei punti chiave dei vari capitoli mi fermo. Quindi, scrivo il capitolo di botta, mi fermo, faccio una pausa più lunga (quei 10-15 minuti perché magari il tempo è stato un pochettino più lungo) stacco il cervello, sempre logica della pausa attiva, e poi rientro nella questione e magari faccio la revisione di quello che ho scritto.

Scrivo in prima battuta, poi torno indietro e comincio a mettere a posto.
Faccio tutto il re-editing di prima battuta, la prima rifinitura grande chiamiamola super sgrossatura, completo altra pausa.

La pausa diventa un premio per ogni compito attività importante completata.

La gestione delle priorità attraverso la matrice di Eisenhower

Un’altra tecnica molto potente, un pochettino più di strategia e meno di tattica, è la gestione delle priorità con la matrice di Eisenhower.

Di fatto, è probabilmente la cosa che hai sentito nominare di più tra tutte quelle di cui stiamo parlando.

Consiste nel dividere le attività in quattro categorie, date da quanto un’attività è urgente o non urgente e da quanto è importante o non importante, nell’ecosistema generale.

L’incrocio di queste “2 + 2” variabili, crea quattro categorie di attività:

• le attività urgenti e importanti
• le attività non urgenti ma importanti
• le attività urgenti ma non importanti
• le attività che non sono né urgenti né importanti

Eisenhower, di fatto, discrimina ciò su cui una Persona si deve focalizzare rispetto a quale quadrante queste cose vanno a riempire.

In funzione di ciò, le attività né urgenti né importanti sono attività di cui non dovresti minimamente occuparti in quel momento, perché se non sono importanti non contribuiscono a generare nulla di significativo.

Se non sono urgenti non devono essere gestite immediatamente di conseguenza non ha senso che quella cosa faccia parte del tuo tempo. Ahimè, purtroppo, tante Persone che non riescono a distinguere l’urgenza e l’importanza, si sentono appagate (e il loro inconscio che si sente giustificato) per aver fatto tante cose, e questo agisce come da sedativo per l’inefficienza o l’incapacità di produrre risultati.

Fatto sta, che una cosa né urgente né importante, non dovrebbe fare parte del tuo tempo.

Una cosa invece urgente ma non importante, è un problema di livello diverso .
É urgente perché arriva improvvisamente (perché ad esempio il Commercialista dice che devi assolutamente andare da Lui per firmare un documento): non è importantissimo per Te in quel momento nell’ecosistema della tua giornata ma potrebbe essere una questione importante in generale.

“
Diventa estremamente importante essere efficienti nella gestione dell’agenda perché i fuori programma capitano.
”

E più una persona è organizzata, più ha un sistema forte, più gli imprevisti trovano spazio all’interno del suo tempo.

Vediamo un altro esempio.

Se squilla il telefono perché qualcuno ti sta cercando, è molto probabile che quella cosa sia importante per Chi ti sta chiamando, non per Te.
In quel caso: gestiscila con attenzione, perché riempirti il tempo di cose urgenti ma non importanti, non le fa diventare importanti.

Anche questa è una grandissima trappola della quale si trovano vittime tantissime Persone, che alla fine della giornata hanno fatto un sacco di cose ma sono improduttive.

Sappi che

“
la causa della tua improduttività non è esterna ma è un errore strategico, di scelta di dove viene allocato il tempo.
”

Ovviamente le cose urgenti e importanti e quelle non urgenti ma importanti (come magari studiare qualcosa di nuovo che non è urgente ma è estremamente importante) dovrebbero essere quelle che trovano sistematicamente il tempo nella tua realtà.

Ahimè, se andiamo a vedere nel bilancio di una settimana della maggior parte delle Persone, le attività non urgenti ma importanti sono quelle che vengono gestite in quantità assolutamente minore.
E da questo punto di vista, per fare una discriminazione, potrebbe essere molto utile utilizzare la seguente tecnica.

La tecnica dei “5 Perché”

La tecnica dei 5 perché, è una tecnica molto semplice che consiste nel reiterare cinque volte la domanda “Perché?” per arrivare alla radice di un problema o di una questione quando questa ci si presenta.

Vediamolo con un esempio.

“Dottore c’è da fare questa cosa.”

“Perché?”

“Per questa ragione o per quest’altra…”

“Ok, perché ci sono queste due ragioni?”

“Perché sta succedendo questo…”

“Perché capita così?”

E così via.

Procedendo in questo modo, è possibile capire veramente su cosa ti devi concentrare.

“
In qualsiasi contesto, se non hai chiaro il problema, non sai come risolverlo.
”

E quando ciò accade e Qualcuno del tuo Team arriva da Te per sottoporti il problema che deve risolvere – fermo restando che magari è urgente per lui e non è importante per Te – è sempre focalizzato sui sintomi ma non sul reale problema.

Se Tu vuoi risolvere quel problema una volta per tutte, devi andare alla radice alla fonte di quel problema. Non devi curare i sintomi.
Tu puoi sistemare i sintomi e spegnere l’incendio momentaneo ma sotto la fiamma continua a ad essere accesa e da lì a poco, lo stesso problema riprenderà fuoco con ulteriori conseguenze.

Reiterando la domanda “Perché?” cinque volte, quando arrivi alla quinta risposta ,arrivi veramente alla radice del problema.
Questo ti permette di capire bene dove focalizzarti e non rischiare di perdere tempo.

La regola dei due minuti

Questa per me, è molto potente.

Quando l’ho scoperta, inizialmente, mi ha lasciato un po’ perplesso perché mi dava l’idea di essere qualcosa che mi defocalizzasse.

Invece devo ammettere con grandissima onestà intellettuale, che mi ha cambiato la vita.

La regola è molto semplice.
Se un’attività richiede meno di due minuti per essere completata, fallo subito.

Non pianificarla a distanza di tempo dicendo “Quel giorno mi occuperò di fare questa cosa, in quello specifico momento della giornata.”

No. Fallo subito.

Ti faccio un esempio per capire che cosa intendo.
Immagina di essere davanti al computer e ti arriva una mail. Vedi che c’è una persona che ti chiede di fare qualcosa.

Potresti prendere quell’attività e inserendola nel tuo sistema di produttività personale, pianificarla in un determinato momento.

Ma se quella cosa richiede meno di due minuti non pianificarla e falla subito.

Dove sta la grande potenza che ho visto e che ho scoperto?
Di fatto, se io la pianificassi in un altro momento, dovrei riprenderla, rientrarci dentro, mentalizzarmi nuovamente come quando ho letto la mail e alla fine, tutto questo mi fa impegnare di più di quei due minuti.

Quindi, se ti richiede meno di due minuti, fallo subito, funziona molto bene.

La modalità “batching”

Un altro approccio di cui ti voglio parlare, è la modalità del batching, cioè la logica del raggruppare attività simili eseguendole tutte insieme.

Prendendo il caso delle email. Non rispondo alle mail un po’ all’inizio della mattina, un po’ a metà mattina, un po’ a fine della mattina, un po’ al pomeriggio, eccetera… no.

Tendo a raggruppare attività simili e le faccio tutte insieme.

Devo rispondere a delle mail?
Ovviamente le mail arrivano, le mail vanno gestite e magari ho individuato quelle a cui devo rispondere. Benissimo.
Metto uno slot di tempo nel quale mi occupo di rispondere alle mail. Sono in batching, sono tutte quante lì.

Nella giornata devo fare una serie di telefonate?
Per entrare nel mood della telefonata (che è diverso da quello dello scrivere le mail) raggruppo e impacchetto le telefonate all’interno di un momento specifico.

Questo è il batching.
E voglio farti anche l’aggiunta di un’altra tecnica molto potente che sta a monte del batching e serve proprio per organizzare la giornata.

La tecnica del time blocking

Questa è una tecnica che considero fondamentale per un Dentista, soprattutto da un punto di vista di approccio di organizzazione della settimana.

Il time blocking, di fatto, altro non è che bloccare anticipatamente slot di tempo per fare delle cose.

Tu hai già bloccato tutti i momenti che hai alla poltrona, poi hai il resto del tempo libero.
Quel tempo va bloccato inserendo delle attività specifiche.
Attività che possono essere quelle di batching di cui parlavamo prima, oppure attività urgenti e importanti da fare o non urgenti ma importanti.

Infine, un’altra tematica non meno importante, collegata a tutto questo inerente la forma mentis è…

La delega

Per essere estremamente produttivi, la delega è qualcosa di assolutamente fondamentale e quindi diventa importante saper a Chi delegare certi compiti.
E ciò vuol dire, anche sapere dire “no” quando ti arrivano determinate richieste, rispedendole di fatto al mittente, magari dandogli semplicemente indicazioni.

Di fatto, la delega consiste nel fare in modo che alcune cose siano gestite da qualcun altro.
Questo può essere molto difficile per Chi è un grande maniaco del controllo e tendenzialmente accentratore.

E può diventare anche un problema per Chi tende a delegare attività abdicando la responsabilità di quelle attività, delegando quei compiti in modo errato a persone che non hanno la capacità di portarli a termine.

Ricordati che:

“
delegare significa delegare l’attività, non delegare la responsabilità del risultato.
”

La responsabilità del Risultato, se vogliamo, in un certo senso potrebbe essere sempre tua.
Fai quindi sempre attenzione di delegare a Persone che abbiano la competenza.
Sperare che la semplice applicazione della delega a una Persona che non ha determinate competenze, faccia portare a casa il risultato, è una speranza un pochettino vana.

In conclusione

In questo articolo abbiamo parlato della tecnica pomodoro, abbiamo introdotto il concetto della tecnica della pausa attiva e poi la tecnica del pomodoro al contrario.

Abbiamo visto la gestione delle priorità con la matrice di Eisenhower, la tecnica dei cinque perché e la regola dei due minuti. Abbiamo parlato di batching, di time blocking e poi siamo arrivati alla delega.

Considerando che ho altrettante tecniche che voglio condividere con Te, per adesso ci fermiamo qua.

Inizia a scegliere le tecniche che ritieni utili e comincia ad inserirle all’interno della tua quotidianità.
Nel prossimo episodio ripartiamo da qua e te ne fornisco altre.

In bocca al lupo per i risultati del tuo studio e di tutte le cose che produci nella gestione efficace del tuo tempo.

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