Processi e protocolli extra-clinici per il successo della Parodontologia nello Studio Dentistico

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L’importanza di processi e protocolli clinici extra-clinici

Filippo:

Tu sai che il progetto Bioperio è nato proprio per creare una progettualità clinica ed extra clinica per rendere sostenibile il modello.
Ma questo vuol dire riuscire a dare valore e creare un sistema per cui il valore dato – non solo in termini di salute ma anche di risorsa economica per lo Studio – lo si riesce a comunicare naturalmente al punto che poi naturalmente si cresce con questo.

Qual è la tua visione su questa parte specifica?

Andrea:

Allora, mettiamola così, io sono mentalmente per processi e protocolli.

Ti apro al riguardo una piccola parentesi.
La particolarità del Sistema di gestione dello Studio che diamo ai Titolari è che – grazie al fatto che in questi 14 anni abbiamo sorpassato i 3400 partecipanti e quindi, di conseguenza, visto un numero significativo di Studi Dentistici in Italia (credo che parliamo del 10% degli Studi di proprietà di Dentisti) – ci ha permesso di vederne veramente tanti.
Di vedere cioè quello che funziona e quello che non funziona.
E capire quali sono le cose corrette da fare.

Negli anni mi sono reso conto anche di un’ulteriore cosa: voi Dentisti, più avete delle procedure e dei processi definiti, più le cose sono semplici.
Perché tante volte, soprattutto nel mondo dell’extra-clinica, avere delle informazioni e basta “su come dovrebbero funzionare le cose” non è presupposto per il successo. E ciò perché molti non hanno il tempo, la grinta e la lucidità mentale, per prendere quelle informazioni/conoscenze e trasferirle in quotidianità nello Studio.
Perciò quello che facciamo da tempo, è quello di dare ai Titolari dei protocolli, delle procedure e dei processi per fare quello che siete abituati a fare in clinica.

Perché Voi siete uomini di protocolli nella parte clinica. E sapete che più vi attenete ad un protocollo che è stato dimostrato essere un protocollo efficace, maggiore sono le possibilità di successo.
Più vi allontanate da lì, più vi portate il famigerato “freddo nel letto”.

Vale la stessa cosa per l’extra-clinica, dove – ahimè – la maggior parte delle cose sono fatte in modo approssimativo o rispetto al “secondo me” o “proviamo così”.

É fondamentale avere protocolli, procedure, processi per la parte extra-clinica anche per semplificare la vita di ogni persona.

Ma non solo.

Molti Studi Dentistici – mi collego al discorso della Segreteria e delle ASO – hanno delle persone che sono delle colonne portanti dello Studio. Persone cioè che nella pratica sono quelle che fanno funzionare lo Studio. Vale a dire che lo Studio funziona perché “c’è Maria” o perché “c’è Giorgia”. Ed è una roba che, se Maria si innamora e va ad aprire un chiringuito su una spiaggia a Cuba e decide di cambiare vita, lo Studio si trova totalmente paralizzato. Perché funzionava non per delle procedure o dei protocolli ma funzionava perché c’era Maria.

Per la longevità e l’efficienza dello Studio, è fondamentale – indipendentemente dalla competenza di Maria – trovare delle modalità per risolvere le questioni.
Una modalità cioè che poi diventa lo standard dello Studio.

“
L’extra-clinica dello Studio deve essere gestita come la clinica, con dei protocolli in primis, con delle procedure e con dei processi.
”

Processi e protocolli nella Parodontologia e Igiene Dentale

Quando parliamo di una prestazione multidimensionale da un punto di vista extra-clinico, come la Parodonto e l’Igiene Dentale (in cui come hai detto, deve funzionare la triade Dentista, Igienista e Segretaria) le procedure, i processi e i protocolli operativi sono ancora più importanti.
Perché c’è un gioco di squadra da gestire.

L’efficienza c’è quando queste tre figure collaborano in maniera efficace, si fanno reciprocamente assist e finalizzano gli assist che reciprocamente si scambiano.
Perché in alcuni casi chi lancia l’assist è l’Igienista e finalizza il Titolare. In altri casi l’assist viene lanciato dalla Segreteria e lo finalizza l’Igienista.

Insomma, c’è necessità di gioco di squadra.
E come in tutti i contesti articolati, serve ordine.

Perché all’aumento della complessità, se non c’è ordine e se non ci sono delle procedure, si scatena il caos. Ed è quel caos o è quell’inefficienza, che a tanti fa pensare che in realtà la Perio e l’Igiene, non siano poi quelle prestazioni così importanti per il profitto dello Studio.

Non parlo per la salute della Persona, parlo per il profitto dello Studio.
Ti ho risposto?

Filippo:

Sì mi hai risposto nel modo più totale.
E anche a me viene da fare una riflessione su come, appunto, processi e protocolli siano assolutamente interlinked – si direbbe in inglese – cioè, di come sono agganciati con una maglia molto stretta alla comunicazione interna e alla comunicazione interpersonale.

Tant’è vero che protocolli e processi vanno di pari passo con la capacità di un Team di convergere insieme. Ed è la base per creare una filosofia comune e una visione comune, che trasmetta a chiunque nello Studio (dall’ultima Persona che è arrivata, al capo storico dello Studio) “la lingua” che Tutti si deve parlare.

Questo è fondamentale. Ed è proprio quello che ho imparato.
Io penso che tutte le persone nel mio Team fanno un lavoro eccellente, nonostante me che sono l’elemento di disturbo. Io sono il disturbatore di tutto: dei processi e dei protocolli.
I miei Collaboratori fanno un grande lavoro, proprio perché alla base c’è una grande organizzazione che hanno costruito loro e che io in realtà ho potuto accogliere. Anche in termini di comunicazione interna. Forse, proprio per sopperire alla mia follia, loro hanno creato questo materasso protettivo che poi ha reso una delle leve fondamentali – non voglio usare la parola successo, ma almeno della vitalità – delle mie iniziative cliniche.

La produzione del Titolare e i costi di gestione dello Studio Dentistico

Andrea:

Mi hai fatto fare una riflessione, su una cosa che spiegherò durante il Congresso, il venerdì ai Titolari di Studio. Riguarda il fatto che nell’Odontoiatria moderna, la produzione del Titolare da sola, non basta più oggi per raggiungere determinati livelli di profitto.

Fermo restando che ognuno ha le sue misure, intendo quei livelli di profitto per i quali – dal mio punto di vista – definiscono l’equilibrio rischio-beneficio di tutta quanta la questione.
Il fatto è che avere uno Studio Dentistico, non è come avere un ufficio notarile, cioè è molto più costoso. Quindi, secondo me, ci deve essere un equilibrio costo-beneficio nella redditività e anche nei rischi che uno si assume.

Perciò, di fatto, la produzione del Titolare da sola non è più sufficiente per dare un certo livello di soddisfazione al Titolare stesso.

E se diamo un occhio a quello che sta succedendo alle nuove aperture di Studi Dentistici, è evidente che il modello dello Studio Dentistico monoprofessionale, degli anni d’oro dell’Odontoiatria, non funziona più.
Dal 2008 in avanti, per tutta una serie di cose, non solo per la legge Bersani ma per una vera e propria tempesta perfetta che ha cambiato profondamente le regole del gioco di questo settore, fa sì che gli Studi siano Attività sempre più complesse.

E ciò perché, un numero maggiore di poltrone significa un numero maggiore di Persone all’interno di quello Studio Dentistico e quindi un Team più ampio, che molti Titolari non sono abituati all’idea di avere attorno.

“
Più persone vuole dire Team più ampio,
Team più ampio vuole dire una capacità maggiore di gestire il carburante del Team,
che è proprio la comunicazione interna.
”

Quindi mi ritrovo assolutamente con quello che stai dicendo.
Ecco, credo che molti Studi, anche da questo punto di vista, non siano così attrezzati.

Non sai quante volte mi capita di parlare con dei Titolari di Studio e poi, andando a scavare un po’, ti rendi conto che “costringono il loro Team a leggergli nella mente”.

Perché di fatto, non sono capaci di generare queste dinamiche di comunicazione interna: è un altro elemento fondamentale.
É un po’ quel carburante che alimenta quei processi di cui parlavamo prima, che sono il motore per far arrivare allo Studio ai risultati che sta cercando.

Formazione Universitaria e gestione dello Studio Dentistico

Filippo:

D’altronde, penso che a noi Odontoiatri nessuno ce lo insegna.

Lo dico parlando da Professore Universitario: quando si esce dall’Università si ha un bagaglio tecnico iniziale e un bagaglio teorico molto forte ma gestire uno Studio Dentistico – che è una piccola impresa artigianale – è molto diverso.

La gestione dello Studio, richiede l’acquisizione di un certo know-how, tra cui quello non banale che è appunto quello di riuscire a stabilire una comunicazione interna efficace.
Questa è la più grande difficoltà in assoluto per tanti Colleghi.

Andrea:

Assolutamente. L’Università prepara alla prestazione, prepara a fare il Dentista, non prepara a fare il Titolare di Studio. Se vuoi, prepara a fare il Collaboratore, che è quello che eroga la prestazione senza occuparsi di tutto quello che succede prima e di tutto quello che succede dopo.

Tante volte faccio questo esempio ai Titolari di Studio.

Immagina una Persona che è molto brava a fare la pizza.
Ha una bellissima ricetta per fare la pizza, ha degli ottimi ingredienti per fare la pizza e fa un’ottima pizza. Una pizza talmente buona, che quando invita gli amici a cena gli dicono: “É buonissima la tua pizza, dovresti aprire una pizzeria”.

Ma fare il pizzaiolo e avere la pizzeria sono due cose completamente diverse.
Perché il business della pizzeria non è fare la pizza. Il business della pizzeria è avere le persone che arrivano, che si siedono al tavolo, servirle velocemente, farle pagare, farle alzare, fare sedere altre persone, farne tornare delle altre, farle tornare di nuovo e fidelizzarle.
È quello il business della pizzeria.

Per un Titolare di Studio Dentistico non c’è più “solo l’erogazione della prestazione”.
È far arrivare i Pazienti, farli tornare, incassare nei modi giusti e nei tempi giusti e gestire correttamente la complessità di un Team, che necessariamente deve essere diverso rispetto al passato.

Se tutto questo non funziona, non si riescono a creare i presupposti per poter fare quello che i Titolari amano veramente e cioè mettere le mani in bocca alle Persone. Perché per farlo, ci deve essere una persona seduta su quella poltrona. E non è più scontato come prima, che ci sia una Persona seduta su quella poltrona, se non gestisci determinate attività nel modo corretto.

Come attrarre i Pazienti nello Studio Dentistico

Filippo:

Esatto. Anche perché il Paziente prima arrivava per la tua capacità “di fare le cose” sulla poltrona.

Per quanto mi riguarda, ti posso dire che dal 2013 al 2024 la percentuale di Persone che arrivano nel mio Studio tramite internet, per fare una visita con me è passata dall’8% nel 2013 al 44% nel 2024.

Ciò significa che adesso, un Paziente su due che vedo, mi arriva da internet. Prima era uno ogni dieci.
La società sta cambiando i modelli e ovviamente bisogna adeguarsi.
A meno che uno decida di fare il Collaboratore (che è una strada sicuramente molto nobile) ed è il destino di tanti ragazzi che si stanno laureando.

Avremo Studi sempre più grandi di Odontoiatria.

Tanti Colleghi ancora non lo vedono, perché ricordo che l’età media degli Odontoiatri in Italia è 62 anni. Quindi cosa vuol dire?
Vuol dire che tanti Colleghi sono già in una fase in cui hanno uno Studio solido, probabilmente hanno 10-15 anni di attività. E va benissimo che si continui come sono sempre andati: ci mancherebbe che uno a 60 anni debba stare a cambiare il proprio modello.

Ma chi inizia ora, è molto probabile che vada a lavorare in Studi più grandi.
Perché saranno quelli più facilmente gestibili, con tutte le spese extra-cliniche.
E allora, in quel caso, uno può anche non preoccuparsi del modo con cui i Pazienti arrivano allo Studio.
Ma chiunque voglia gestire un’Attività Odontoiatrica un punto fondamentale proprio è come arrivano i Pazienti.
Tu ne parlerai il venerdì quando parli della Parodontologia extra-clinica?

I costi di gestione dello Studio Dentistico

Andrea:

Dovrò fare una magia per riuscire a toccare tutte queste cose in 45 minuti…ma voglio assolutamente sensibilizzare su questo.
Perché hai dato un altro dato interessante.

Ti confermo che molti Titolari di Studio sono attualmente inconsapevoli di questa cosa.
Basta guardare i trend. Prendiamo anche solo ANDI, che tendenzialmente raggruppa le strutture più piccole. Se guardiamo la struttura media dell’associato ANDI, si tratta tendenzialmente di strutture più piccole, sicuramente molte sono quelle che vengono anche dagli “Anni d’oro dell’Odontoiatria.

All’interno di quel contesto, il numero medio di poltrone si sta alzando, le strutture delle nuove aperture indipendentemente dal fatto che magari all’inizio iniziano con due poltrone, sono pensate già per le quattro poltrone.

É un dato di fatto che sempre più persone stanno andando dal Dentista: è aumentato il mercato da questo punto di vista però aumenta la complessità di gestione dello Studio.

E dal mio punto di vista, ci sarà una selezione darwiniana che farà sì che alcuni Dentisti capiranno di avere l’anima dei Collaboratori, altri invece continueranno evolvendola perché dovrà evolvere la loro struttura.

Sto parlando del futuro, non di domani. Però ci saranno meno Studi Dentistici e tendenzialmente ciascuno con più poltrone.
Questa per una ragione anche molto analitica, matematica, di ripartizione della struttura dei costi dello Studio.
È inevitabile.

Ne deriva che la partita si giocherà ad un livello diverso: ci saranno più Collaboratori e meno Dentisti Titolari, in esatta controtendenza rispetto a adesso.

Parodontologia e Igiene Dentale: la chiave per aumentare la Saturazione delle poltrone

Andrea:

Ecco, Parodonto e Igiene Dentale, in uno scenario come quello che stiamo disegnando, hanno un ruolo fondamentale perché il segreto del successo di una struttura con più poltrone è il livello di saturazione. Vale a dire, quanto queste poltrone sono occupate rispetto a quanto è aperto lo Studio.

E visto che il singolo Professionista, non può “saltare come una cavalletta” da una poltrona all’altra…
C’è Chi magicamente lavora su due poltrone contemporaneamente facendo un certo tipo di prestazioni, però due, non quattro, cinque o sei.

Mettiamola così: Parodonto e Igiene Dentale per le caratteristiche che hanno, sono uno strumento chiave per aumentare la saturazione.
E ne parleremo bene il venerdì durante il congresso nell’ultimo appuntamento della giornata.

Tra l’altro, Tu non ti offendere, te lo dico già. Se in determinati momenti mi vedrai uscire dalla sala è quando farete vedere gengive sventrate o roba del genere.

Io posso lavorare con i Dentisti ma non avrei mai potuto fare il Dentista, me ne rendo conto.
Forse ci si abitua, io non so come si fa.

Filippo:

Non sai quante persone ho visto svenire da Professore in sala operatoria negli anni.
Ci si abitua a tutto.

Andrea grazie per il tempo che hai speso con noi per raccontare non solo i due eventi del venerdì e del sabato al Congresso Periocampus ma anche alcune delle dimensioni della parodontologia extra-clinica.

Spero in tutti i modi che nel 2025 possano esserci progetti interessanti congiunti.

Bioperio e l’opportunità della Parodontologia

Filippo:

Bioperio nasce con questa idea: potenziare tutti gli aspetti della Parodonto.
Perché è un’opportunità per i Pazienti, è un’opportunità per un’Odontoiatria Moderna e contemporanea ed è un’opportunità per lo Studio, insomma, per i professionisti, quindi…

Andrea:

È un’opportunità anche per gli Igienisti che sono un’altra categoria fondamentale e a volte non sempre valorizzata, stupidamente

Filippo:

Devo dire che la valorizzazione non è solo un problema dell’Odontoiatra, è un problema anche dell’Igienista. Lo dico sempre a tutti i miei corsi: si deve entrare in un mondo importante ma io di questo ti faccio un invito Andrea: facciamoci una serata proprio sull’Igiene Dentale.
Perché secondo me dobbiamo catturare le varie dimensioni, perché ci sono delle aree enormi del lavoro dell’Igienista Dentale che l’Igienista stesso neanche considera. E non per ignoranza ma per una questione sempre organizzativa.

Diamoci quindi questo appuntamento.
Ora purtroppo non abbiamo più tempo ma ti volevo ringraziare enormemente.

Grazie per aver accettato questo invito, ti aspettiamo quindi a Verona il 4-5 ottobre per il Congresso Periocampus.

Per Chi volesse partecipare sul sito www.periocampus.it o .com trova la pagina del congresso con tutte le informazioni possibili e dettagliate.

Grazie nuovamente, non vedo l’ora di vederti parlare di parodontologia extraclinica.

Andrea:

Anch’io!
Sono veramente emozionato e felice di condividere questa esperienza insieme e poi per il futuro organizziamo qualcosa di ancora più strutturato, perché secondo me lo merita veramente.

Grazie mille.

Filippo:

Ciao Andrea, grazie!

In conclusione

E così, questo conclude l’intervista.

Ti ricordo se vuoi maggiori informazioni vai sul sito www.periocampus.com li trovi tutte quante le informazioni sul Congresso, i Relatori e il programma.
Tra l’altro, c’è una bellissima parte di programma come hai sentito per Titolari ma anche per il personale di Segreteria e per le ASO.

Io da Relatore sono entusiasta del programma che Periocampus ha organizzato in maniera totalmente disinteressata. Se hai cominciato a intravedere quanto la Parodontologia, la Terapia Parodontale di Supporto e l’Igiene Dentale sono prestazioni strategiche all’interno del tuo Studio, beh allora puoi sicuramente andare a dare un’occhiata e capire quanto fanno per Te quelle giornate.
Nel caso mi farebbe molto piacere se fossi lì e se sei un ascoltatore del podcast, magari vienimi a tirare la giacchetta, così ci conosciamo di persona e faccio più che volentieri quattro chiacchiere insieme a Te.

Da parte mia ciao! Ti aspetto nel prossimo episodio.

Se vuoi saperne ancora di più, sul network Bioperio e sul Congresso periocampus, ti invito a scrivere a questi indirizzi:

• Per il network Bioperio scrivere a Marzia, all’indirizzo info@bioperio.it
• Per il Congresso “Crediamo nella Parodontologia” scrivere a Sandra all’indirizzo congresso@periocampus.it

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