La differenza che salva e amplifica i tuoi Risultati: impara a separare l'agenda personale da quella dello Studio
Sei mai arrivato a fine giornata con la testa che scoppia, senza nemmeno capire dove sia andato a finire tutto il tuo tempo?
Se sei mai stato sopraffatto da questa sensazione di correre tutto il tempo senza mai riuscire ad arrivare dove volevi, allora questo episodio potrebbe aiutarti.
Perché se adesso, guardando la tua agenda, ti senti di più uno “schiavo delle attività attorno a Te”
invece di un “architetto dei risultati” della tua Vita…
…allora stai vivendo il problema che affrontiamo e eliminiamo oggi.
Perché quando non sei TU a controllare la tua agenda, allora è lei che sta controllando Te.
E se sei controllato dall’esterno, non sei nelle condizioni di poter generare le condizioni che servono, per concretizzare quello che vuoi veramente.
Solo Chi controlla come usa il suo tempo, controlla il suo futuro.
E oggi vediamo come riprenderti quel controllo.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta!
Qui sotto puoi ascoltare il podcast.
Qui puoi guardare il video
Oppure continua a leggere.
***
L'agenda personale
Fai attenzione: qui non parliamo dell’agenda dello Studio, quella che organizza i Pazienti sulle poltrone.
Quella deve essere piena. Anzi, deve essere pienissima, perché ogni buco è perdita di saturazione e quindi di redditività.
Qui parliamo della tua agenda personale.
Quella che decide come usi il tuo tempo da Titolare di Studio.
Ecco il grande paradosso:
Molti credono che avere ogni giorno un sacco di cose da fare e avere la propria agenda personale strapiena sia un segno di successo perché si è Persone impegnate.
Sorpresa: è una trappola.
Se riempi la tua giornata senza un pensiero strategico, ti trasformi inconsapevolmente nel peggior Dipendente del tuo stesso Studio.
Perché?
Perché un Dipendente esegue. Un Dipendente reagisce. Un Dipendente è sempre immerso nell’operatività.
Ma Tu sei il Titolare.
Se la tua agenda personale è piena di reazioni e attività operative, Tu non stai guidando lo Studio.
Stai semplicemente spegnendo incendi tutto il giorno o inseguendo i disegni del caso che ti spingono a usare un po’ di tempo qui e un po’ di tempo là.
Agenda personale piena, è estremamente diverso da Agenda personale produttiva.
Una vera agenda da Titolare di Studio, è pensata e costruita per proteggere tempo per:
- Pensare
- Creare strategia
- Far crescere lo Studio
La tua agenda personale deve essere il terreno in cui pianti i semi per il tuo futuro.
Non deve essere una lista infinita di compiti che ti risucchiano tutte le energie.
Perché è il primo strumento che ti permette di lavorare sullo Studio e non solo nello Studio.
Ora entriamo nel concreto.
Le categorie di attività da mettere in agenda
Ogni settimana, nella tua agenda personale, devono essere presenti 3 categorie di attività.
Perché?
Perché ognuna di queste categorie ha un impatto diverso sul futuro del tuo Studio.
Devi avere spazio ovviamente per la Produzione Clinica: è l’attività dove generi ricavo diretto (eseguendo prestazioni). E questo è ovvio.
Poi devi avere spazio per la Gestione Operativa: è l’attività di organizzazione interna, di gestione del Team e l’analisi dei numeri.
E poi, devi avere spazio per tutte le attività legate alla Crescita Strategica dello Studio: attività nelle quali sei impegnato a innovare, pensare strategie di marketing, sviluppare nuove attività, cercare nuovi Collaboratori, fare nuove Partnership, eccetera. Tutto per far crescere il volume d’affari dello Studio, con l’obiettivo di far crescere il profitto e far funzionare meglio il tuo sistema.
Ecco, nel tuo tempo: come sono le proporzioni tra queste 3 categorie di attività?
Perché il valore che hanno per la tua capacità di concretizzare gli obiettivi di fine anno, è totalmente diverso.
Un esercizio pratico per oggettivare il valore del tempo del Titolare nell'Impresa Odontoiatrica
Ti spiego un esercizio semplice ma molto potente per misurare quello di cui stiamo parlando e permetterti di oggettivare la tua situazione.
Calcoliamo il valore tempo che Tu metti nella tua Impresa Odontoiatrica.
C’è un assioma molto importante che dice che per aumentare il profitto della tua Attività, devi aumentare il valore del tempo che ci metti dentro.
Quindi, più è alto il valore del tuo contributo, più è alto il risultato che può ottenere il tuo Studio.
E con l’esercizio che facciamo adesso, più è alto il risultato del calcolo che facciamo insieme, più può crescere il tuo Studio. Più è basso invece, più rischi di continuare a saldare le sbarre della tua trappola dorata.
Ora, per fare il calcolo usiamo dei numeri semplici.
Diamoci questi parametri, ipotizziamo che ogni ora nella tua agenda dedicata a:
– Produzione Clinica, vale 10€
– Gestione Operativa, vale 100€
– Crescita Strategica, vale 1000€
Probabilmente stai pensando: “Andre ma sei pazzo? Il valore più grande del mio tempo è nelle ore di Produzione Clinica, non nelle ore di Crescita Strategica del mio Studio!”.
Mi dispiace deluderti ma non è così.
Perché ogni ora dedicata alla Crescita Strategica del tuo Studio, ha un effetto moltiplicatore sul futuro dello Studio.
Quando usi il tuo tempo in questo ambito, non stai creando valore solo per oggi. Stai costruendo dei Sistemi che genereranno del Valore e dei Risultati, nei mesi e negli anni futuri.
So che come Dentista sei portato a pensare che il Valore lo generi quando produci alla poltrona.
Ma il vero salto si genera quando impari a moltiplicare il tuo impatto.
Come?
Attirando nuovi Pazienti, aumentando la saturazione, riducendo la tua percentuale di produzione Clinica rispetto al totale, innovando i servizi… giusto per citare alcune di queste cose.
Un’ora in Crescita Strategica, crea fondamenta che possono raddoppiare il tuo Profitto perché costruisci degli asset.
Mentre un’ora di produzione clinica, è valore immediato ma finisce appena il paziente esce dalla porta.
Capisci dove voglio arrivare?
Se la tua settimana è tutta produzione clinica, il Valore che stai generando è bassissimo rispetto al tuo reale potenziale o rispetto a quello di cui lo Studio ha bisogno.
Se invece sposti sempre più tempo verso la gestione e la crescita strategica, stai costruendo uno Studio che cresce, che aumenta il suo Valore e che può creare le condizioni per liberarti.
Adesso facciamo il calcolo insieme.
Come ti ho detto è semplice ma potentissimo, perché il risultato potrebbe – o dovrebbe – cambiare completamente il modo in cui ragioni, progetti e organizzi le tue giornate.
Prendi l’agenda delle ultime 4 settimane.
Quella vera: quella dove hai segnato i tuoi appuntamenti e impegni. Ripercorri ogni giornata e, ora per ora, chiediti:
“In quale delle tre categorie rientra questa attività? In tematiche di Produzione Clinica, di Gestione Operativa o di Crescita Strategica?”
Somma tutte quante le ore di queste 3 categorie nelle 4 settimane e poi assegna il valore economico a ogni ora:
10€ per ogni ora di Produzione Clinica
100€ per ogni ora di Gestione Operativa
1000€ per ogni ora di Crescita Strategica
E calcola il valore che hai generato ogni settimana.
Mentre lo fai, tra l’altro, osserva anche la “forma” di ogni settimana. Per “forma” intendo come è la distribuzione delle tue ore e la distribuzione del Valore all’interno delle settimane.
È tutta spostata e sbilanciata verso la produzione? Oppure è tendenzialmente equilibrata o addirittura spostata verso Gestione e Crescita?
Questo esercizio è molto potente, perché non è solo un esercizio matematico. Credo che sia uno specchio della propria consapevolezza molto potente.
Se vuoi ferma la lettura e fai il calcolo. Poi torna qui e se vuoi, scrivi nei commenti come sono distribuite le tue ore all’interno della settimana.
Ok.
Sei in Zona Rossa quando oltre il 70% del tuo tempo della settimana che passi al lavoro, è per la Produzione Clinica. Sei intrappolato nell’operatività. Urge intervenire.
Sei in Zona Arancione quando il 50%-70% è in Produzione Clinica, poca Gestione, e soprattutto il restante tempo è pochissimo dedicato alla Crescita. Anche qui bisogna intervenire perché c’è rischio di stagnazione.
Sei in Zona Verde quando meno del 50% è in Produzione Clinica, tutto il resto del tempo è per la Gestione Operativa e c’è una buona fetta del tuo tempo dedicato alla Crescita Strategica.
Aumentare il Profitto dello Studio
Ecco, per aumentare il Profitto del tuo Studio, il tuo vero obiettivo da oggi diventa uno solo: creare le condizioni per aumentare sistematicamente il Valore del tuo tempo.
Tradotto: spostare ore dalla produzione, a quelle della Gestione. E soprattutto fare in modo che arrivino quante più ore dedicate alla Crescita Strategica del tuo Studio.
Perché è lì che generi la vera Ricchezza e la tua Libertà Personale.
Per riuscirci, dobbiamo eliminare un’abitudine sbagliata.
Perché anche se hai capito che devi dedicare tempo alla Gestione Operativa e alla Crescita Strategica, c’è un altro problema.
La gestione dell'Agenda
Nella maggior parte degli Studi, Chi gestisce davvero l’agenda – e di conseguenza il tempo – del Titolare? La segreteria.
E la segreteria, per definizione, tende a riempire ogni spazio possibile dell’agenda del Titolare con dei Pazienti da curare.
E ci mancherebbe: lo fa con le migliori intenzioni! Certo: è formata per saturare l’agenda e per massimizzare la produzione.
Ma questo ti condanna a restare schiavo delle tue poltrone
Devi intervenire Tu, devi essere Tu a mettere dei paletti.
Devi essere Tu a proteggere il tempo che serve per costruire il futuro dello Studio.
Invece di far gestire la tua agenda personale dalla segreteria, fai così invece.
L'Approccio Macro e poi Micro: Come gestire l'agenda personale nel modo corretto
Prima di tutto, devi decidere – in anticipo – quanto tempo lavorerai su:
- Crescita Strategica (es. marketing, innovazione, sviluppo, protocolli, procedure)
- Gestione Operativa (es. riunioni Profit Monday, revisione numeri, formazione Team)
Bene, battezzi quanto tempo ci vuoi lavorare: slot di tempo che devi bloccare in agenda. Sono blindati e intoccabili. “Blindati” in questo senso: li puoi spostare all’interno della settimana ma non li puoi mai eliminare. Come se fossero gli appuntamenti più importanti della tua Vita, gli appuntamenti clinici più importanti già fissati, una questione di Vita o di morte.
Il loro ammontare in termini di tempo non è negoziabile. Può essere solo spostato all’interno di quella settimana.
A questo punto, solo adesso che hai definito e protetto il tuo tempo più importante, c’è lo spazio per gli appuntamenti clinici. Non il contrario.
Perché se lasci il calendario vuoto per permettere alla segreteria di metterti gli appuntamenti clinici, pensando “poi vediamo quando faccio queste cose, quando c’è spazio”…non c’è mai quello spazio.
E se stai leggendo questo articolo, forse è perché ti rendi conto che quello spazio, con questo approccio, non c’è mai.
Questa è la prima parte di quello che chiamo Approccio Macro poi Micro.
Macro, perchè blocchi a calendario le grandi aree:
- Slot di Crescita Strategica
- Slot di Gestione Operativa
- (e poi per sottrazione) Slot di Produzione Clinica
Micro, perché solo DOPO vai a inserire le singole attività di cui ti occupi specificatamente all’interno di ogni slot di tempo.
Sempre Macro e POI Micro, mi raccomando. Perché se parti dal Micro, ti proteggi il tempo ma lo usi magari per lavorare su quelle cose che in quel momento non sono le più importanti e che sono quelle che spostano l’ago dei tuoi risultati.
Se parti dal Macro, invece, costruisci delle settimane che ti avvicinano molto più velocemente ai tuoi Risultati.
Devi ragionare come un Architetto, non tanto come un muratore: prima disegni il progetto, poi metti i mattoni.
Ricorda: il tuo Studio cresce nella misura in cui cresce il Valore del tempo che gli dedichi.
E tutto questo inizia dalla tua agenda.
Deep Work: l'importanza di pensare in profondità
E adesso, per mettere in cassaforte tutto il Valore del tuo tempo, dobbiamo parlare di un’altra cosa.
Perché anche se hai pianificato bene e anche se hai bloccato correttamente i tuoi slot strategici, c’è un altro pericolo dietro l’angolo.
Il pericolo si chiama lavoro superficiale.
Mi spiego meglio.
Ogni volta che ti interrompono mentre stai lavorando su una strategia, ogni volta che salti da un’attività all’altra senza finire davvero nulla, ogni volta che rispondi a una domanda anche banale mentre stai progettando la crescita del tuo Studio…
…Stai sprecando la risorsa più preziosa che hai: la tua capacità di pensare in profondità.
Ed è scientificamente provato: ogni volta che interrompi la concentrazione, il tuo cervello impiega anche 15-20 minuti, per ritornare davvero allo stesso livello di focus.
Capisci l’effetto devastante che ha sulle ore di Crescita Strategica?
Ora…
Non basta che ti ritagli del tempo. Devi anche difendere quel tempo.
E qui entra il principio del Deep Work di Cal Newport (tra l’altro libro che ti consiglio di leggere).
“Deep Work” lavoro profondo, senza distrazioni, che spinge al massimo il tuo potenziale imprenditoriale.
Come si applica al contesto dello Studio Dentistico?
Il tempo che dedichi alla Crescita Strategica dello Studio deve essere di Deep Work, di lavoro iper focalizzato.
Devono essere dei momenti blindati nei quali:
- Nessuno può disturbarti
- Non controlli email, WhatsApp, messaggi, le notifiche sono tutte disattivate e il telefono è oltre la lunghezza di un braccio di distanza
- Ti dedichi solo a creare Valore: nuove idee, miglioramenti, decisioni strategiche
Anche solo 2 slot di 90 minuti a settimana, possono cambiare completamente la traiettoria del tuo Studio.
Perché è lì, nel lavoro profondo, che nascono le soluzioni migliori. È lì che costruisci i Sistemi che ti liberano. Ed è lì che generi quella profondità di pensiero, che nessun altro nel tuo Studio può generare.
Perché è così importante?
Perché nel mondo attuale, il vero vantaggio competitivo non è lavorare di più. È lavorare meglio.
E Chi sa proteggere meglio i momenti di Crescita Strategica, è Colui che costruisce più rapidamente i suoi Risultati.
Come proteggere il tuo Tempo
Ciò detto – perché è inutile raccontarcela – le giornate perfette non esistono.
Tra imprevisti, urgenze vere e false, Pazienti che chiedono, Collaboratori che bussano… è facilissimo vedere sparire quei momenti preziosi che ti eri promesso di proteggere.
E allora servono strategie pratiche.
Ti dò subito le tattiche che consiglio ai Titolari che lavorano con me.
Allena il tuo Team a rispettare il tuo lavoro di Crescita Strategica
Non basta blindare l’agenda: devi formare il tuo Team.
Spiega con chiarezza che in questi momenti non devi essere interrotto per nessun motivo. Al massimo per un’emergenza reale (un grave problema clinico o una gravissima situazione in Studio da dover gestire).
Fagli capire che qualsiasi altra richiesta deve aspettare la fine di quello slot di tempo.
Devi insegnargli a rispettare il tuo tempo.
Perché se non educhi il tuo Team, il team continuerà a educare Te a reagire a ogni stimolo.
Crea un rituale di ingresso
Prima di ogni sessione di lavoro strategico, crea sempre un piccolo rituale.
Può essere semplice, una cosa tipo:
- Chiudi la porta
- Spegni le notifiche
- Allontani il cellulare
- Chiudi la mail
- Prendi un foglio bianco e ci scrivi sopra: “L’output di oggi che voglio ottenere è: _______.”
Questo piccolo rituale, ripetuto ogni volta in cui vuoi fare Deep Work, insegna e allena il tuo cervello ad entrare nella modalità di Lavoro Profondo più velocemente e più facilmente.
Fai anche un’altra cosa…
Proteggi il tuo tempo anche da Te stesso
Il nemico più grande delle tue sessioni di Crescita Strategica, spesso sei proprio Tu.
Se non stai attento, nei primi 10 minuti di ogni sessione inizi a pensare:
- “Aspetta, controllo un attimo le mail…”
- “Rispondo a quel messaggio veloce…”
- “Intanto vediamo anche cosa ha detto il Laboratorio…”
No.
In quei momenti, combatti per restare concentrato.
Ricordati sempre: non stai soltanto lavorando, stai costruendo le fondamenta per i Risultati del tuo futuro.
E ultimo consiglio, non meno importante…
Festeggia ogni slot completato
Ogni volta che completi uno slot di Crescita Strategica, anche piccolo, festeggia: concediti una pausa, vai a prendere un caffè, vai a fare una camminata… Datti anche semplicemente una pacca sulla spalla.
Perché hai fatto una cosa preziosa e difficile allo stesso tempo.
Stai diventando un Titolare che crea valore strategico, non solo un Operatore che esegue dei compiti.
Come restare fedele all'obiettivo
E ricorda sempre una cosa molto importante: all’inizio sarai tentato di mollare.
Il telefono squillerà. La segretaria busserà. La tua mente vorrà fuggire su qualcosa di più semplice.
Tu tieni duro.
Stai allenando il muscolo più importante per il futuro del tuo Studio, quello che ti permette di fare sessioni di Lavoro Profondo.
Stai proteggendo la tua Crescita Strategica.
E ogni volta che proteggi un’ora di Crescita Strategica, stai investendo in mesi o anni di Risultati moltiplicati.
La tua agenda personale è molto di più dell’elenco dei tuoi impegni: è lo strumento del tuo futuro.
E ogni ora che proteggi e ogni slot che dedichi davvero alla Crescita Strategica, è tempo speso bene: è un mattoncino in più verso uno Studio che cresce con Te e soprattutto, che cresce senza la tua presenza necessaria.
Un futuro dove non sei più schiavo della poltrona.
In conclusione
Voglio lasciarti con una domanda semplice:
Come usi il tuo tempo, oggi? Come Architetto del tuo successo… o come operaio dei problemi degli altri?
La scelta è tua.
Io ti auguro di saper scegliere ogni giorno il ruolo dell’Architetto.
Perché il tuo Studio, il tuo futuro e il tuo benessere iniziano esattamente da lì.
Ciao e in bocca al lupo. Io ti aspetto nel prossimo episodio!
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Fammi arrivare la tua Voce!
Il tuo feedback e i tuoi suggerimenti per ulteriori puntate sono molto preziosi.
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