Come regolamentare il rapporto tra i soci dello Studio Dentistico

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Le 11 regole per patti chiari e redditività lunga

Sono 11 regole molto semplici, molto chiare, molto precise.
Ma che tantissime volte nel rapporto tra Soci vengono violate, perché Qualcuno non ha esperienza di Società e di rapporti con i soci.

Avviare una Società: dall’idillio iniziale alle insidie dietro l’angolo

Tutto nasce da una scintilla che scatta insieme in un determinato momento.

In quel momento certamente è tutto bello e non si pensa a costruirsi attorno un perimetro di sicurezza che possa rendere questo tutto bello, longevo e durevole nel lungo periodo.

Quando parte un progetto nuovo, non si riescono mai a vedere le insidie che ci sono da questo punto di vista.

Insidie che queste regole proteggono molto bene e mettono i soci in sicurezza da questo.

Considera peraltro, che il nostro cervello tende a sopravvalutare quello che possiamo fare, pertanto all’inizio il pensiero è: “Beh, quando si genererà qualcosa lo risolveremo!”.

E non solo.
Il nostro cervello, tende anche rendere più semplici le questioni e le problematiche che dobbiamo gestire, rispetto a quelle che magari non sono in realtà.

Tutto questo è un po’ una ricetta per poter far esplodere il fantomatico “bubbone”.

Le 11 regole che adesso ti elenco, sono davvero semplici nel rapporto con il tuo Soci o con i tuoi Soci.
Forse, non tutte e 11 devono essere certamente rispettate perché le cose possano funzionare bene insieme.
Ma mettiamola così:

“
quante più di queste regole sono rispettate nella vostra relazione,
quanto più riuscite a costruire un rapporto corazzato che sia in grado di proteggervi da tutte quante le dinamiche esterne o interne che si possono generare e che possono andare ad attaccare questa relazione.
”

Qual è il corretto numero di Soci?

Questa per me è una questione molto importante.
Io sono totalmente contrario alla frase “I soci devono essere sempre numero dispari minore di tre”.

Certamente avere un Socio è impegnativo.
E Chi dice questa frase, Chi ti dà questo consiglio, è perchè è più semplice toglierti il problema alla fonte che dover gestire correttamente il rapporto con i tuoi Soci e applicare le undici regole per patti chiari e redditività lunga.

D’altro canto però c’è un prezzo da pagare molto alto.
Che sta proprio nel fatto, che io credo profondamente che una Società che ha dei Soci che insieme aggiungono valore al progetto, è certamente più forte, se gestita correttamente, di una Società che basa tutto quello che può sviluppare, attorno al valore di un’unica Persona.

Io sono un grande sponsor del fatto che Società con più Soci che diano valore all’Organizzazione e al progetto.
Non ho nessuna delle mie Società nella quale sono Socio Unico (tranne ovviamente la mia Holding personale ma è una è una questione completamente diversa).

Ti invito quindi davvero a seguirmi in queste 11 regole se stai ristrutturando la situazione con il tuo Socio/i tuoi Soci, se stai pensando di unirti a Qualcuno per un progetto.
Ed anche se hai uno o più Soci e sta andando tutto bene ti invito a seguirmi per fare una sorta di check-up del vostro rapporto e identificare se ci possono essere potenzialmente delle bombe inesplose.

Perché vedi, queste 11 regole, servono fondamentalmente per fare questo: evitare di costruire senza accorgersene all’interno delle dinamiche interpersonali, con la compagine societaria, di una sorta di campo minato. Un contesto quindi che potrebbe fare sì, che un giorno, Qualcuno mette un piede nel posto sbagliato e scoppia tutto quanto.

Vediamone una dopo l’altra e poi, sul finale, voglio farti anche alcune considerazioni rispetto a cosa fare se la situazione è diventata difficile e ci sono da fare degli interventi.

Ma arriviamoci per gradi.

Regola n°1: Diversità

Questo per me è un concetto molto importante perché tante volte, uno degli errori che si commettono, è costruire una Società con Persone similissime a noi.

Io credo profondamente, che le differenze arricchiscano.
Se costruisco un progetto con una Persona molto simile a me, che magari anche da un punto di vista di competenze è molto simile a me, di fatto aggiungo lo stesso valore o aggiungo di più dello stesso valore. Ma non metto all’interno dell’Organizzazione un valore differente.

Di conseguenza, il progetto risulta sbilanciato: magari molto forte su un ambito, molto debole su un altro e magari i punti di forza non sono mai sufficienti per controbilanciare queste aree di debolezza proprio perché il progetto in questo modo è sbilanciato.

Ecco allora che fare un progetto con un Socio che ha delle competenze diverse, permette di mettere all’interno della compagine societaria qualcosa che può rendere certamente più solido il progetto, definire, delineare delle competenze ben precise o aggiungere delle competenze ben precise.

Per questo fare uno Studio Dentistico con un Dentista esattamente uguale a Te, magari anche da un punto di vista di competenze, potrebbe non essere la scelta migliore.

Certamente non è una scelta perdente ma si porta in casa meno del valore aggiunto che ci potrebbe essere.

Detto questo, in merito alla diversità, passiamo alla…

Regola n° 2: Allineamento Valoriale

Qua la questione è estremamente importante.
Se è vero che serve diversità su competenze, sulla visione del mondo e anche alcune diversità di tipo caratteriale possono essere utili (es. Uno un po’ più prudente e l’Altro un pochettino più intraprendente), deve esserci allineamento valoriale totale.

Ciò significa che

“
i valori più profondi che animano i Soci, devono essere gli stessi perché se non c’è congruenza tra i valori non ci potrà essere nessun’altra tipologia di congruenza a valle
”

e prima o poi, i nodi a un pettine a un altro pettine, arrivano.

E quando c’è mancanza di allineamento valoriale – che potrebbe addirittura diventare incongruenza valoriale – salta veramente il banco molto velocemente.

Discorso analogo per quanto riguarda la

Regola n° 3: Allineamento sul Grande Piano

È molto difficile che due Soci possano costruire qualcosa di solido, di profittevole e di longevo, se non sono d’accordo su che cosa vogliono realizzare e concretizzare con il loro progetto di Studio nel lungo periodo.

Tante volte, Uno dei due vuole fare il piccolo Studiolo, che produce giusto quello che serve per non farsi mancare il cibo in tavola e l’Altro invece vuole costruire lo Studio che diventa il punto di riferimento della zona.

Ecco: una mancanza di visione – perché di visione stiamo parlando – sul Grande Piano di lungo periodo, prima o poi fa arrivare quei nodi al pettine semplicemente perché alcune mine vengono sotterrate e cioè non prese in considerazione.

“Intanto partiamo!” – uno pensa – “l’Altro cambierà idea…”.
Fino a quando, ad un certo punto, una delle due visioni diventa totalmente inconcepibile e incompatibile con l’altra proprio perché richiede dei comportamenti che sono o delle scelte o delle mosse o delle decisioni che diventano inaccettabili, proprio per questa mancanza di allineamento sulla visione.
E il banco salta.

Anche in questo caso vale quella che è una regola che io cito molto spesso che è “Meglio arrossire prima invece di sbiancare dopo”.

Pertanto…

Siamo diversi? Benissimo.
Possiamo andare avanti? Sì, ottimo.
Non c’è allineamento sui valori? Prendi subito il toro per le corna. Non fare finta di niente. Questa cosa non si risolve da sola.
Non c’è allineamento sul Grande Piano? Chiariamoci subito perché magari forse una strada è proprio da non intraprendere o comunque troviamo un progetto una visione che soddisfi entrambi.

Fai ben attenzione anche al fatto che costruire su dei compromessi è quasi sempre un altro modo per sotterrare delle bombe.

Queste prime tre regole sono le condizioni sine qua non affinché tutto possa funzionare.
Sono qualcosa di molto alto che prescinde anche dall’organizzazione dello Studio e che vanno a definire il terreno su cui vengono piantate tutte le altre fondamenta di lungo periodo del rapporto.

Regola n° 4: Compensi correttamente calcolati

Che cosa significa?
Uno degli errori più grandi che vedo fare all’interno degli Studi Dentistici, che ha compromesso tante situazioni o comunque che ci ha messo davanti a tante situazioni complesse anche da gestire da un punto di vista relazionale (alcune volte recuperate e altre volte no), deriva da quel grandissimo errore del:

“Ok siamo Soci, apriamo il cassetto alla fine dell’anno, tiriamo fuori i soldini che ci sono e dividiamoli a metà”.

Facciamo un esempio per capirci.

Tante volte gli Studi Dentistici sono fatti da Dentisti con competenze diverse. Ti estremizzo la situazione per essere il più chiaro possibile.

Ipotizziamo che ci siano l’Implantologo e l’Altro. Lavorano insieme e va tutto bene: fino a quando lo Studio produce un determinato livello di entrate, tutto è a posto.

Poi quando i risultati crescono tanto e c’è tanto denaro, o i risultati calano e comincia a esserci meno denaro di quello al quale questi due Titolari si sono abituati, Uno dei due (ad esempio l’Implantologo) alza la mano e dice:

“Beh però, scusami alla fine noi apriamo il cassetto e dividiamo a metà. Ma il grosso di tutto questo lavoro l’ho prodotto io.”

E l’Altro magari dice:

“Ho capito che l’hai prodotto Tu ma Te sei qua due giorni alla settimana. Io sono qua cinque giorni alla settimana. Te lavori solo due ore al giorno, io lavoro otto ore al giorno. E poi è anche giusto che facciamo così.”

Al che l’Implantologo risponde:

“Ma cosa c’entra scusami? Io lavoro due ore al giorno perché c’è questo lavoro da fare. E comunque sia, il mio lavoro produce <<X>> che è due volte e mezzo quello che produci Tu in cinque ore.”

E l’Altro controbatte:

“Ho capito. Ma io poi quando sono qua, gestisco anche il Personale, gestisco questo e quest’altro…”

Tutto questo accade perché non c’è un approccio di compensi correttamente calcolati.

Io dico sempre – ma questa è una tematica che va ben oltre la gestione corretta del rapporto tra Soci – che ogni Studio dovrebbe pagare l’operatività del Titolare/dei Titolari, esattamente come quando quell’operatività è svolta da un Collaboratore.

Si tratta di avere un pensiero organizzato e strutturato, fondamentale per poter costruire uno Studio realmente efficiente e capace di generare profitto.

Alla luce di ciò, ricorda che se non ci sono regole chiare che definiscono i compensi correttamente calcolati, prima o poi, quando comincia a girare troppo denaro o quando comincia a girarne troppo poco, questo è un elemento che fa saltare il banco molto velocemente.

Quindi, per mettersi al sicuro: compensi correttamente calcolati, misurati e bilanciati indipendentemente dalla maniera nella quale poi vengono corrisposti per evitare qualsiasi problema di questo tipo.

Il denaro ahimè è sempre un elemento che deteriora i rapporti se non è gestito correttamente.

Altro discorso, che se vogliamo è un pochettino collegato è quello della…

Regola n° 5: Allineamento sulle regole d’ingaggio

Questo aspetto deve essere molto, molto, molto chiaro visto che, potrebbe non essere così.

Basti pensare, anche solo banalmente, a quanto tempo “passo in Studio io” e quanto tempo “passi in Studio Tu”.
Tutto viene molto risolto dai compensi calcolati correttamente.

E magari anche per le parti extra-cliniche.

Perché c’è qualcuno che si deve occupare anche di tutta quanta la tematica extra-clinica.
E, un po’ con lo stesso concetto, io spesso dico: “Separate Voi stessi dalla vostra Impresa quando ragionate.”

Se Voi ingaggiaste qualcuno per occuparsi della parte gestionale, probabilmente dovreste pagarlo.
Se un Socio non vuole occuparsi della parte di gestione e preferisce demandare all’Altro, è giusto che ci sia una logica di compensi correttamente calcolati.

E anche qua, sempre per la serie “É meglio arrossire prima invece di sbiancare dopo”:

“
ci deve essere molto allineamento su quali sono le rispettive regole d’ingaggio e le aspettative reciproche.
”

Regola n° 6: Chiarezza sulla Visione di lungo periodo

Serve chiarezza totale sulla proiezione di lungo periodo.
Può accadere infatti che tra i Soci non ci sia la stessa idea di tempo nel quale si vuole continuare a lavorare: magari uno vuole andare in pensione prima.

Quindi, è sempre bene prendere accordi chiari relativamente a quali sono le dinamiche di uscita di uno dei soci e di ingresso di nuovi Soci, prima che si generi una situazione di uscita di uno dei Soci.

Regola n° 7: Job description ben definite

Ha a che vedere con qualcosa di molto operativo e assolutamente fondamentale.

I due Soci devono avere due job description ben definite.
Per job description intendo devono avere due ruoli chiari, distinti. Ciò significa che le responsabilità devono essere totalmente separate.

Tranne alcune decisioni strategiche di macro impostazione dell’Attività, per cui è fondamentale quell’allineamento di valoriale e al Grande Piano, di cui abbiamo parlato nella regola 2 e nella regola 3, un Socio ha la responsabilità sul suo specifico ambito d’azione. E lì decide autonomamente con la totale fiducia dell’altro l’altro Socio.

Questo perché, se i due Soci si trovano a dover mettere sempre sistematicamente bocca su questioni che riguardano il campo dell’Uno e dell’Altro, si genera una contaminazione del rapporto e un attacco alla relazione troppo grande, potenzialmente deleterio nel lungo periodo.

Bisogna mettere tutto questo in protezione per evitare che accada.
E l’unico modo per farlo, è proprio distinguere totalmente le responsabilità senza che ci sia nessuna area di sovrapposizione (tranne che per le questioni macroscopiche di indirizzo della Società).

Un Socio ha totale fiducia dell’Altro nella sua area di responsabilità.

Partendo da ciò, mi collego alla…

Regola n° 8: Evitare dinamiche di tipo <<mamma e papà>> all’interno del Team

Le responsabilità separate e distinte, devono definire molto bene, anche le questioni che riguardano le decisioni nei confronti del Team o la gestione di determinate dinamiche del Team.
Ciò, proprio per evitare che i componenti del Team, come metaforicamente accade nelle Famiglie, si comportino come il Bambino che impara che è meglio andare dalla Mamma per certe cose e dal Papà per altre.

E così come questa dinamica del Bambino crea una situazione non ok in Famiglia, non la crea nemmeno il Membro del Team che comincia in maniera intelligente ad andare dall’Uno o andare dall’Altro Titolare in base alle questioni che deve affrontare.

Queste dinamiche vanno sempre evitate.
Perché a parte creare un ambiente non ok all’interno del Team, vanno anche a sabotare la relazione tra i Soci mettendo tensione tra di Loro.

Regola n° 9: <<Uccidere il mostro quando è piccolo>>

Questa per me è una regola fondamentale.
Ogni volta che c’è qualcosa che non va, ogni volta che viene fatto qualcosa in un modo che ci genera un mal di pancia, quello è il momento nel quale andare a dare un feedback al proprio Socio.
Questo è fondamentale per evitare che quel piccolo mostro rimanga lì e venga nutrito da altre dinamiche simili che normalmente (attento, normalmente!) succederanno.
Perché nel lavorare insieme è normale.

La dinamica in sintesi è la seguente: capita qualcosa, sorge il mostro. Capita qualcos’altro, lo nutro e lui cresce. Capita qualcos’altro, continuo a nutrirlo e lui cresce ancora e prende forza.
Più cresce, più è forte, più è difficile da sconfiggere.
E arriva ad un certo punto, che quel mostro mangia completamente la relazione.

Quindi a ogni sentore di mal di pancia, affronta la questione e uccidi il mostro finché è piccolino.

Regola n° 10: Totale trasparenza sulla situazione finanziaria

Uno dei Soci probabilmente ne ha la responsabilità ed è estremamente importante condividere con l’Altro o con gli Altri le informazioni.

È fondamentale al riguardo impostare in maniera precisa, puntuale, organizzata, strutturata e trasparente la situazione finanziaria.
Ancor più, creando anche tutti quei sistemi di backup, in grado di mettere tutte le Persone che non hanno le mani sul denaro, nella condizione di essere tranquille che ci sono dei double check sulla situazione finanziaria che impediscano che del denaro possa sparire.

É chiaro che, Due persone che stanno pensando di fare un progetto insieme non pensano mai che Una sia scorretta.
Però devi renderti conto, che quando si crea tensione nella relazione e magari le cose non vanno bene e Uno dei due non se n’è mai occupato, il dubbio può sorgere. E questo per fattori come: la mancanza di chiarezza, la tensione, lo stress e così via.

Questa regola, serve per blindare un aspetto fondamentale così come la successiva…

Regola n° 11: I momenti di feedback

Questa regola riguarda il fatto che sono necessari momenti di feedback e allineamento frequenti, con KPI che oggettivizzino le performance.

Proprio perché ci sono responsabilità distinte e ben separate, è importante che i Soci facciano delle riunioni periodiche.

Una volta al mese è il massimo di frequenza, una volta ogni tre mesi, dal mio punto di vista, è il minimo di frequenza.
Un cruscotto ben chiaro, con dei KPI che oggettivizzino le performance.
Non solo dello Studio ma anche delle varie e personali aree di responsabilità.
Esattamente come un qualsiasi altro Membro del Team, che avendo delle responsabilità, probabilmente ha anche dei KPI (Key Performance Indicator) che oggettivizzano la performance e il fatto che quella responsabilità venga correttamente presidiata.

3 consigli per gestire le situazioni di contrasto tra i Soci

Con queste regole – e ovviamente con impegno – crei le condizioni per patti chiari e reddittività lunga.
Senza le regole che abbiamo visto, rischi di mettere all’interno del Team societario, tutta una serie di bombe nascoste sotto la sabbia che trasformano la relazione in un campo minato.

Bombe che, in un momento di tensione, dove magari c’è da correre velocemente a destra e a sinistra, possono iniziare a scoppiare e far degradare anche in maniera irrecuperabile il rapporto, il progetto, la Società e così via.

Ecco, se sei in una situazione difficile, perché magari ti sei reso conto ascoltando queste 11 regole, che i presupposti sui quali è costruito il rapporto con i Soci non sono sane, voglio fare con Te alcune considerazioni rispetto a quello che farei.

Se la situazione non è ok o se la situazione è già compromessa, affrontala subito con lucidità e onestà intellettuale. Si tende sempre a rimandare con pensieri del tipo:

“Adesso non è il momento…Aspettiamo ancora un po’ che magari la situazione si sistema da sola.”

No, non si sistema. Peggiora.
Il mostro cresce e tutto diventa più difficile.
Affronta la situazione subito: se col tuo Socio o i tuoi Soci non c’è allineamento, fate una riunione. Metti la questione sul tavolo, spiega come ti senti, spiega cosa dovrebbe essere fatto diverso secondo Te, chiedi un parere da parte loro.
Ricorda che quella che Tu vedi e senti è la tua percezione, è la tua verità.
Non è la realtà oggettiva e inconfutabile per Tutti.

Ecco perché c’è bisogno di un confronto.

Cerca di capire la percezione dall’altra parte. E dovete affrontarla subito, se volete in qualche modo recuperarla. Altrimenti lasciandola così com’è senza toccarla, la portate ad un punto di degrado progressivo che la fa diventare probabilmente insostenibile. E in quel momento, gestirla diventa estremamente doloroso da un punto di vista emotivo e da un punto di vista economico.

Eventualmente, se la situazione è emotivamente complessa, coinvolgi una Parte Esterna obiettiva che possa fare mediazione, non solo nel trovare un accordo ma anche nel mediare nella visione e nella percezione della realtà.
Perché quando si genera una situazione compromessa, uno dei problemi certamente è una visione del mondo totalmente diversa, che a volte accade per tutta una serie di filtri che si sono generati negli anni.
E questo, proprio a causa del fatto che le undici regole non erano rispettate.
E quindi si sono create tutta una serie di situazioni, che hanno cambiato completamente la percezione delle singole Persone.

Infine, indipendentemente dal progetto, sii disposto a separare le strade nonostante quanto sarà impegnativo e oneroso da un punto di vista di energie o anche magari di denaro.
Ti dico ciò perché, avere una situazione così compromessa all’interno di un ambito nel quale ognuno di noi passa così tanto tempo (ed è di fatto per qualcuno la fonte principale del nutrimento finanziario della propria vita), ha un impatto sulla percezione della qualità dello stile di vita troppo grande.
Ed è un prezzo che non va pagato.

Quindi, sciogli la Società se c’è da scioglierla, liquida il tuo Socio o i tuoi Soci se ti rendi conto che non ci sono i presupposti per il progetto.

Tra l’altro quando ti dico “liquida”, ho molti casi di situazioni compromesse irrecuperabili. Però con una liquidazione del Socio che proprio per una visione molto diversa del Grande Piano, è stato messo a fare semplicemente il Collaboratore. Il Collaboratore felicissimo. Il Titolare felicissimo perché è diventato il Socio unico e lo Studio che ha accelerato come non stava accelerando da tempo.

Quindi, indipendentemente da quanto ti può spaventare la questione, approcciala disposto a separare le strade se non trovate una soluzione, che è veramente la soluzione: non un compromesso.

Perché sai che se anestetizzi il problema con un compromesso e andate avanti ancora un po’ e magari fate crescere ancora un po’ lo Studio comunque quel problema quando finisce l’effetto anestetico torna fuori perché non l’hai risolto, l’hai semplicemente anestetizzato.

Quindi non fare come il tuo Paziente che prima di venire a curarsi da Te, continua a prendere degli aulin sperando che gli passi il male. Perché sai perfettamente che quella situazione può solo degenerare, quindi sii disposto a separare le strade. Affronta subito la questione ed eventualmente coinvolgi una parte esterna se la situazione è emotivamente complessa.

In conclusione

Io non so qual è la tua situazione con il tuo Socio o i tuoi Soci. Non so qual è la tua visione futura magari nel pensare di avere un Socio o più Soci ma segui comunque le 11 regole. A meno che Tu non sia da solo, perché in questo modo puoi veramente avere i famosi patti chiari e redditività lunga.

Da parte mia in bocca al lupo ti aspetto nel prossimo episodio. Ciao!

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