Come essere pù produttivi: 4 tecniche e 3 consigli per Titolari di Studio Dentistico

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La Produttività Personale e il grande piano di lungo periodo

Diamo nuovamente una definizione, per dare senso al discorso e per contestualizzare il significato di produttività personale che io ho in mente nel momento in cui ti parlo di queste cose.

Io considero la Produttività Personale la capacità di un individuo di completare determinati compiti, raggiungere determinati obiettivi in modo efficiente ed efficace, ottenendo il meglio dall’uso del proprio tempo delle energie che servono e delle risorse necessarie a portarsi a casa questi risultati.

La Produttività Personale quindi, non si limita semplicemente alla quantità di cose che una Persona è in grado di fare ogni giorno. Ma principalmente, ha a che vedere con la qualità e l’importanza di quello che viene realizzato, rispetto ad un obiettivo più grande e di lungo periodo: quello che io definisco il grande piano personale.

Quindi, la vera produttività personale, implica l’abilità di stabilire delle priorità, di concentrarsi sulle attività che hanno il maggior impatto e di eliminare o delegare compiti meno essenziali.

“
La produttività personale, è strettamente legata alla gestione del tempo, all’organizzazione, alla capacità di essere motivati, alla capacità di generare equilibrio nella propria vita/nel proprio lavoro, con l’obiettivo e la finalità di ottenere più risultati con meno stress e con maggior soddisfazione personale.
”

Nella puntata precedente ti ho dato questa definizione.
Ti ho detto che quindi, è evidente che la produttività personale è qualcosa che sta sopra la gestione del tempo. Ma ci siamo anche detti, che per inquadrare questo concetto molto ampio, ci concentriamo e ci focalizziamo sulla parte un pochettino più vicina all’operatività, anche se ci sono molte cose a monte, che sono le tecniche che ho iniziato a condividere con Te per rendere ogni giornata più produttiva.

Per farti il riassunto in modalità elenco, abbiamo visto:

• la tecnica Pomodoro;
• la tecnica della pausa attiva;
• la tecnica Pomodoro al contrario;
• la gestione delle priorità con la matrice di Eisenhower;
• la tecnica dei 5 Perché;
• la regola dei due minuti;
• l’approccio del Batching;
• l’approccio del Time Blocking
• e l’importanza della delega.

Da qui ci agganciamo e continuiamo il nostro elenco…

La tecnica dell’80-20 o il Principio di Pareto

Questa tecnica ha a che vedere non tanto con la gestione del tempo vera e propria ma con il mettere un setaccio a monte dell’utilizzo del tuo tempo, proprio per setacciare la qualità delle cose che vanno a finire all’interno delle ore della tua giornata.

Se vogliamo, si tratta di un approccio simile dal punto di vista della finalità – anche se diverso come approccio – alla matrice di Eisenhower.

La tecnica dell’80-20 o il Principio di Pareto è molto semplice, forse l’hai sentita ma magari non contestualizzata nella produttività personale.

Considera che il 20% delle tue attività, delle cose che tu fai, produce l’80% dei risultati.
E di fatto, il concetto di Pareto applicato alla produttività personale è liberare tempo, liberandosi di quell’altro 80% di attività che fai, che produce però soltanto il 20% dei tuoi risultati.

Per avere così, più tempo per occuparti di cose che invece hanno un grande effetto sul tuo risultato di fine periodo.

Ed è verissimo.

Per me ad esempio, è stato illuminante fare un lavoro di mappatura e di scrittura di tutto quello che stavo facendo in una giornata.
E poi di catalogazione di queste cose rispetto a quante delle cose che faccio, fanno parte di quel 20% che produce l’80% dei risultati.
Oppure di quante cose faccio, fanno parte di quell’80% che produce solo il 20% dei risultati.

E quando l’ho fatto, mi sono reso conto che ero tanto sbilanciato verso attività meno importanti.

Prenderne consapevolezza e alla fine mettersi in testa il “mi devo liberare tempo” è fondamentale per fare quelle attività chiave che fanno veramente la differenza sul grande piano.

La Tecnica del “Se…Allora…”

Un’altra tecnica, anche qui un pochettino più strategica che ha come finalità quella di permetterti di evitare sorprese è la tecnica del “Se…Allora…” o parafrasandomi la Tecnica del “Meglio arrossire prima invece di sbiancare dopo”.

Molto spesso si perde tanto tempo quando, magari facciamo tutto nel modo giusto, definiamo un obiettivo, progettiamo una strategia, eseguiamo la strategia, poi si presenta il caro buon Signor Murphy e il nostro piano va letteralmente a gambe all’aria.

E quindi, tutto quello che avevamo pensato di fare, scompare in un istante.

Quando questo succede, molto spesso, a parte il panico iniziale, segue tutta un’attività di riprogettazione in corsa, che tante volte brucia molto tempo.

In questo caso, viene tantissimo in aiuto questa tecnica del “Se…Allora…”, perché è una tecnica che permette di prevedere possibili ostacoli o situazioni difficili e di pianificare in anticipo come affrontare queste cose.

Questo tipo di approccio, aumenta notevolmente la produttività perché di fatto, se capita tutto questo, sai già come reagire, sei più veloce, sai già qual è il comportamento desiderato necessario, se si dovesse presentare questa cosa.

Ora, questa tecnica, va utilizzata con cura.
Perché ho visto tantissime volte applicare fino all’estremizzazione questa modalità perché diventa un tutto “Ok allora se succede questo, allora facciamo quell’altro. Se succede questo e questo…se allora, se allora, se allora, se allora, se allora…”.

E a quel punto anche pensare al piano B, al piano C, al piano Z diventa una perdita di tempo, quando si genera quella che viene definita dagli anglosassoni l’analysis paralysis. Cioè l’analisi che paralizza perché Tu rimani fermo continuamente ad analizzare scenari e così via.

Va quindi usata con cura e non si deve cadere in questo loop.

Ma progettare a monte il piano B e il piano C in caso degli ostacoli più probabili, in realtà fa partire Tutti con maggior sicurezza nei confronti del progetto e rende, in generale, il tempo più produttivo perché sei molto più rapido a reagire.

Passiamo a questo punto a un’altra tecnica, che in realtà è un meccanismo di base neurologico ma è giusto sottolinearlo…

La tecnica del monotasking o la tecnica del “no multitasking”

Questo meccanismo è molto semplice e si basa sul fatto che il nostro cervello non è fatto per il multitasking.

Studi clinici dimostrano che il cervello di un essere umano, uomo o donna che sia, non è fatto per il multitasking.
Il multitasking è un’attività altamente stressante: può essere gestita in brevi periodi ma concentrarsi su più cose contemporaneamente e saltare da una cosa ad un’altra fa consumare molta più energia e alla lunga rende meno produttivi, anche se nel breve, dà il senso di essere molto più produttivi e molto più efficaci.

É un po’ come la tua macchina.
Se la metti in tangenziale ai 90 km/h costanti, consuma molta meno benzina rispetto ad andare ai 50 km/h nel traffico cittadino in cui è un continuo accelerare e fermarsi.

Questa dinamica di guida, oltre a consumare molta più benzina, stressa molto più anche tutti gli organi meccanici del motore.
Quindi centomila chilometri fatti con un filo di gas in tangenziale o centomila chilometri fatti nel traffico cittadino in questo modo, generano uno stress completamente diverso.
Entrambe hanno fatto centomila chilometri ma il fatto sta, che la nostra definizione di produttività personale, a monte parte dal presupposto che tutto questo lo facciamo per ottenere il meglio dei risultati con il minimo dello stress e della fatica.

Il multitasking è un grandissimo nemico.

Ed ecco che allora il Batching o il Time Blocking di cui parlavamo nella puntata precedente, sono due strategie che ti possono aiutare nell’impostazione di una corretta gestione di Monotasking.

“
Evita sempre di occuparti di più cose contemporaneamente soprattutto saltando da una cosa all’altra perché questo, alla lunga, abbassa la quantità di risultati che riesci a portarti a casa.
”

La prossima tecnica, è una tecnica che ha un nome che a me ha sempre fatto ridere tantissimo perché è la tecnica che viene definita…

La tecnica “Eat the frog”

La traduzione sarebbe “Mangia la rana” ma italianizzandolo è “Mangia il rospo” perché deriva proprio da ingoia il rospo subito.

Questa è una tecnica controintuitiva, perché solitamente le Persone cosa fanno?

Se in una giornata devono occuparsi di più cose, partono da quelle che gli piacciono di più o quelle più semplici e si tengono per ultima quella che invece è il “rospone” della giornata.

Con la conseguenza, che si devono occupare di questa cosa alla fine della giornata, quando sono più stanchi, quando hanno meno energia ed è anche la cosa che gli piace meno fare.

Quindi, di fatto, sono nelle peggiori condizioni per affrontare questa cosa.

Di fatto, la tecnica “Eat the Frog”, consiste semplicemente nell’affrontare la cosa più difficile o meno piacevole per prima cosa al mattino, subito.

Completando questo compito più difficile, più impegnativo, più antipatico, per primo – a parte che lo fai nel momento in cui hai più energia, sei più fresco e quindi comunque ci metti meno tempo – il bellissimo effetto collaterale è che crei un senso di realizzazione di motivazione che ti fa affrontare in modo completamente diverso le altre attività della giornata.

Tre consigli per aumentare la tua Produttività Personale

L’uso di applicazioni e l’automazione

Oggi l’efficienza nella produttività personale sta anche in questo: utilizzare delle applicazioni per supportarci.

Banalmente questi 3 supporti…

Io spesso, quando parlo o quando condivido la mia strategia di produttività personale, dico che:

“
Il nostro cervello non è fatto per ricordare. É fatto per creare, è fatto per pensare, ma non è pensato per ricordare grandi quantità di informazioni.
”

E quando le Persone mi dicono:

“No vabbè, ma tu non dimentichi mai una scadenza!”

In realtà dico:

“No no, io sinceramente non mi ricordo mezza scadenza! Ho dei sistemi che se li ricordano per me.”

Perché vedi, io voglio avere la mente libera da dovermi ricordare le cose e avere dei sistemi che me le ricordano nel momento in cui io ho deciso che me le ricordino.

Ecco perché scherzando, dico sempre che il mio Sistema di Produttività Personale è molto semplice: perché utilizza un quaderno per appunti e tre applicazioni che tutti hanno sul cellulare.

Chi mi conosce bene lo sa – e ci scherzo anche molto spesso – io vivo in ambiente Apple e quindi per me le tre applicazioni sono “in casa Apple”.

Calendario per tutta la parte di pianificazione.

Promemoria, usato in un modo molto particolare, per ricordarmi le attività di cui mi devo occupare al momento giusto.

E poi l’applicazione Note, anche questa utilizzata in un modo molto particolare per costruire quello che nella produttività personale viene definito il Second Brain.

Il Secondo Cervello è quel contenitore all’interno del quale vanno a finire tutte le informazioni che non dobbiamo ricordare ma che devono essere sempre a nostra disposizione per poter essere efficienti.

Dalle piccole alle grandi cose.

Perché io poi, mi rendo conto, che tante volte le Persone perdono banalmente tempo quando non so devono configurare la mail su un altro computer e non sanno più dove recuperare i dati di accesso. Oppure devono creare il loro nuovo corso clinico e perdono un sacco di tempo per farlo, per riorganizzare tutte le informazioni che avevano raccolto proprio per poterlo fare.

Ecco ti ho fatto due esempi per l’uso delle applicazioni.

E poi diventa anche importante nel mondo moderno.
Ti dico questa cosa, più per aprirti la mente che per darti un consiglio operativo, perché c’è un po’ di tecnologia da dover dominare.
Oggi, puoi decidere di farti mandare una mail ad un certo momento della giornata (che decidi Tu) perché magari è il momento in cui nella tua logica di time blocking hai deciso di rispondere alle varie mail. Può arrivarti cioè una mail, che ti sintetizza tutte le varie mail che hai ricevuto nella giornata e ti cataloga quelle che hanno bisogno di una risposta.

Con un po’ di tecnologia e l’intelligenza artificiale generativa, puoi fare cose di questo tipo.
Google ad esempio, sta integrando degli strumenti che ti permettono di comporre in automatico una risposta ad una mail che ricevi.
Tra l’altro, è in una fase di apprendimento molto interessante, perché legge tutte le mail e tutti i modi in cui hai risposto alle mail proprio per adattarsi al tuo stile.
É molto potente anche se suona un po’ di fantascienza.

So che fa paura a qualcuno però

“
tutto ciò che può essere automatizzato, deve essere automatizzato per quanto riguarda Te e per quanto riguarda le tue Persone.
”

È un po’ come quando nei corsi all’interno del Sistema Operativo Profit Monday,  tiro un po’ le orecchie ai Titolari di Studio, perché c’è qualcuno che fa un uso massiccio di carta sprecando ore uomo importanti e non fa automatizzare determinate attività.

Prendi il caso del gestionale: se non c’è l’automatismo, non serve a è un bel niente.
Perché non ha senso far fare a una persona un’attività che può fare una macchina e di conseguenza non ha senso far sprecare del tempo ad una persona su un’attività che non produce degli output di qualità invece di metterla su qualcosa che invece è strategico e importante.

Altro punto, il penultimo di questo lungo elenco che ti ho fatto riguarda…

Eliminare le distrazioni

Devi identificare e rimuovere le distrazioni dal tuo ambiente di lavoro, inclusi i tuoi Collaboratori.

Io ad esempio ho un segnale per cui:

– se la porta è aperta, “entra”;

– se la porta è chiusa, “non bussare neanche” perché se la porta è chiusa significa che in questo momento sono in focus.

Considerando che nessuno di noi è un cardiochirurgo, se quella cosa me la dici fra 20 minuti quando riapro la porta, non succede niente.

Attenzione però: sto parlando di quando devi pensare a come far crescere lo Studio, non del tempo alla poltrona che è un tempo governato da regole completamente diverse.

Un altro terribile elemento di distrazione è lo smartphone.

Considera infatti che se lo hai con lo schermo verso l’alto, le notifiche che fanno accendere lo schermo e lo fanno muovere, hanno un potere attrattivo esagerato.

Solitamente il telefono è ai limiti del nostro campo visivo perché comunque vogliamo tenerlo sott’occhio. Si accende, arriva una notifica, ci attira lo sguardo e ci distraiamo.

Non si dovrebbe mai avere la preview nelle notifiche se si vuole essere produttivi.

E te ne dico un’altra.

Tu cosa fai? Prendi in mano il telefono e cominci a guardare quella notifica: quella notifica ti interrompe il flow e ti butta nel multitasking.

Quando io lavoro, il mio cellulare è vicino ma è sempre in silenzioso ed è sempre con lo schermo verso il basso perché decido io quando è il momento di guardare le notifiche. Non voglio lasciare decidere agli altri – cioè quelli che mi mandano un messaggio o ai social o a chissà cos’altro – perché sono io che governo l’utilizzo del tempo.

Sempre in merito alle distrazioni da eliminare, mi collego all’ultimo punto che voglio condividere con Te che è…

Creare un ambiente di lavoro ottimizzato

Cercare di rendere il più ergonomico possibile, il più comodo possibile, il più confortevole possibile il tuo ufficio di lavoro è qualcosa di importante. Soprattutto cercando di isolarlo dalle distrazioni.

Io ho un ufficio in casa, oltre ad un ufficio in Ekis che condivido con Livio, comunicante attraverso una parta con l’ufficio della nostra Assistente.
Se vuoi, questo è uno step di evoluzione di quella delega.
Io nell’ottimizzare il tempo e la produttività personale, ho assunto un’Assistente personale, Greta, la santa donna che in realtà mi serve proprio per gestire parte di quelle attività che sono urgenti ma non sono importanti per il grande piano. E comunque, non sono quelle attività che nel principio di Pareto fanno veramente la differenza.

Come ti dicevo, io ho un ufficio anche in casa dove registro questo podcast.

Il mio ufficio è nel vecchio fienile di questo antico casale riconvertito ed ho cercato di costruirlo proprio perché sia il più confortevole possibile.
Davanti a me c’è un enorme vetrata che praticamente prende tutta quanta la lunghezza del fienile e da cui vedo le montagne e le colline davanti…Figurati! Ti puoi perdere a guardare il paesaggio!
Ecco perché, quando faccio delle sessioni focalizzate di qualsiasi tipo, chiudo le grandi tende oscuranti in modo da isolare le distrazioni.
Poi, quando faccio l’applicazione della tecnica Pomodoro o la tecnica pomodoro al contrario, le apro. Oppure esco fuori e faccio quattro passi.

Cerca di rendere comodo e ottimizzato anche a livello di comfort il tuo spazio di lavoro.
Perché più tutto è comodo e confortevole più sei efficiente.

Vorrei aprire anche la parentesi dell’ordine sulla scrivania e nel posto dove lavori ma non voglio entrare in un tema troppo francamente articolato.

In conclusione

Ricapitoliamo tutto quello che ti ho detto in questo episodio:

– Tecnica 80-20 o Principio di Pareto

– Tecnica del “Se…Allora…”

– Tecnica del monotasking

– Tecnica dell’Eat the Frog

– Tecnica dell’uso di applicazioni e automazioni

– Tecnica per eliminare le distrazioni

– e Tecnica dell’ambiente di lavoro ottimizzato.

Come ti dicevo all’inizio di questo episodio, la Produttività Personale implica l’abilità di stabilire priorità, di concentrarsi sulle attività che hanno il maggiore impatto e di eliminare o delegare compiti meno essenziali.

La produttività è strettamente legata alla gestione del tempo, all’organizzazione, alla motivazione e all’equilibrio tra lavoro e la vita personale e deve mirare a ottenere i risultati che cerchiamo con meno stress e con maggior soddisfazione.

In questo articolo abbiamo soltanto scalfito la superficie partendo da delle tecniche che sono tanto nella protezione del tuo tempo.

Ma per creare un tuo Sistema che amplifichi la tua produttività personale, occorrerebbe ampliare la questione anche su tutto quello, ad esempio, che riguarda il definire con chiarezza il tuo grande piano, il percorso per arrivarci.

Così da avere ben chiare le attività che hanno il maggiore impatto a quelle che dovrebbero entrare nelle tue giornate, quelle che non dovrebbero e entrare.

È così che puoi costruire degli efficaci piani settimanali che ti permettono davvero di lavorare per priorità in modo da avere tutti quegli strumenti per gestire al meglio gli imprevisti che certamente si generano.

Perché vedi, molto spesso le Persone mi dicono:

“Eh ma io mi organizzo…è che poi arrivano gli imprevisti e va tutto all’aria!”.

La risposta è che non sei organizzato.

“
Chi si organizza bene sa che il suo piano non è mai quello che si realizza nella pratica perché comunque ci sono degli imprevisti ma una buona organizzazione permette di gestire il tempo anche per risolvere gli imprevisti e per riallinearsi ai binari.
”

E queste tecniche, ti aiutano.

Se hai la volontà, perché ne senti il bisogno, di aumentare la tua Produttività Personale, allora potrebbe interessarti un corso che ho lanciato all’inizio del 2023 che si chiama Produttività Personale Svelata.

É stata la conseguenza di una serie di amici che alla richiesta di aiuto “Andre spiegami come fai ad essere così produttivo” mi hanno detto:

“Ma che figata, Tu questa roba la dovresti spiegare, la dovresti insegnare perché un sacco di persone ne ha bisogno!”

E allora, durante gli ultimi mesi dell’anno scorso, ho messo insieme tutto questo e proprio i primi giorni dell’anno ho fatto questa cosa per permettere a quante più Persone do fare proprio questo programma.

É un videocorso che ti spiega questo Sistema completo, basato su un Quaderno per Appunti e tre Applicazioni che chiunque ha già sul cellulare, che ti permettono di triplicare quello che concretizzi ogni giorno. E la cosa più bella di tutte è eliminando ansia e stress.

Quindi, se stai cercando di ottenere più velocemente i tuoi Risultati, puoi certamente valutarlo o frequentarlo.

Le Persone che hanno iniziato ad utilizzare questo metodo mi stanno dando feedback entusiasti.
Quindi: valuta Tu  quello che è meglio per Te.

Trovi tutte le informazioni in questo link per scoprire i dettagli.

Da parte mia ti faccio un grande in bocca al lupo per i risultati dello studio e per la tua capacità di far crescere la tua produttività personale. Ti aspetto nel prossimo episodio. Ciao!

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