Produttività dello Studio: come trasformare l'anno in un successo

Gli ultimi 100 giorni dell’anno: come aumentare la produttività dello Studio

Settembre 5, 2025
Podcast

Mancano quasi 100 giorni alla fine dell’anno fiscale.
Se il tuo Studio Dentistico non è in linea con gli obiettivi di profitto che ti eri prefissato, non tutto è perduto.

Perché quando combini urgenza e consapevolezza possono nascere i miracoli.
E magari tu oggi le hai entrambe.

Ti guido passo-passo nel metodo che ti permette di recuperare qualsiasi ritardo e trasformare questi ultimi mesi in un’opportunità per aumentare la produttività dello Studio Dentistico.

La regola dei 3 focus principali finale poi cambia tutto…

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta!

Qui sotto puoi ascoltare il podcast.

Qui puoi guardare il video

Oppure continua a leggere.

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Una sessione di coaching per il tuo Studio

Questa puntata del Podcast è una vera e propria sessione di Coaching.
Ti consiglio di prendere carta e penna e di ascoltarla o leggerla due volte: la prima per comprenderne il metodo, la seconda per applicarlo.

Alla fine della puntata sai esattamente dove ti devi focalizzare per chiudere l’anno con un successo.
È molto importante.

Come sfruttare gli ultimi 100 giorni per aumentare la produttività dello Studio

Sono i giorni che decidono se quest’anno sancisce una crescita… o un anno sprecato.

E sai perché?
Perché succede sempre la stessa cosa.
Gennaio: “Quest’anno sarà diverso, ho mille progetti!”
Marzo: “Beh, stiamo procedendo…”
Giugno: “Mmm, potrebbe andare meglio…”
Settembre: “Minchia, dove è finito l’anno?”
Novembre: “Beh, ormai è andata così…”

Ti suona familiare?
Se sei onesto con te stesso, probabilmente sì.

Urgenza e consapevolezza: le leve del cambiamento

Il problema non è che non hai lavorato abbastanza.
Il problema è che probabilmente hai lavorato senza una strategia e senza un piano.
Ma questi ultimi 100 giorni possono avere qualcosa di diverso.

In questo momento hai due elementi che non avevi a gennaio:

L’urgenza: sai che il tempo sta per scadere
La consapevolezza: sai dove sei e sai dove vorresti essere

E quando combini urgenza e consapevolezza… nascono i miracoli.

L’effetto scadenza

“L’effetto scadenza” fa si che quando sappiamo che il tempo stringe, il nostro cervello si attiva. Elimina le distrazioni. Elimina le scuse. Elimina la procrastinazione.
E si focalizza su quello che conta davvero.

Ecco perché spesso le persone ottengono più risultati negli ultimi 30 giorni prima di una deadline, che nei 300 giorni precedenti.
Non è furbo, né strategico, né intelligente per il lungo periodo, ma spesso funziona così.

È per questa ragione che puoi trasformare questi ultimi mesi in un’opportunità per aumentare la produttività dello Studio Dentistico.
Ma per farlo, devi prima capire dove sei.
Quindi, visto che le sensazioni sono pericolose, e con i “secondo me” nessuno ha mai costruito Studi Dentistici di successo, la prima cosa da fare è un po’ di chiarezza.

La prima analisi: dove sei davvero?

Per questo sprint finale devi oggettivare la realtà con dei numeri, e non con delle sensazioni.
Perché solo quello che viene misurato può essere migliorato.
Quindi, apri i tuoi Cruscotti di Controllo di Gestione oppure il tuo Gestionale e andiamo alla ricerca di alcune metriche importanti.

Le metriche fondamentali da analizzare

MOL e saldo di cassa

Guarda il Margine Operativo Lordo e il saldo di cassa.
Come spesso spiego nel Podcast, il focus non è solo sul profitto di carta, quello del bilancio o della dichiarazione dei redditi, ma anche sul profitto disponibile, quello prelevabile, sul conto corrente e a tua disposizione.

Prendi queste cifre e confrontale con quello che ti aspettavi di guadagnare quest’anno.
Se non ti eri dato un obiettivo… beh, già questo è un problema.
Ma confrontala almeno con quello che avresti voluto guadagnare.
Sei in pari? Sei indietro?

Poi…

Il valore di produzione residuo

Quantifica il valore di produzione che hai in coda, cioè, quanto lavoro accettato dai Pazienti hai ancora da eseguire.
Quanto di questo è già incassato, quanto è ancora da incassare.
Gli incassi che devi avere da questa produzione quanto coprono del gap con il risultato di fine anno?
È fieno che hai in cascina, ma probabilmente non è abbastanza.

Trasformare i numeri in obiettivi concreti

Per semplificare il discorso: se aggiungi i ricavi di esercizio ai quali sei arrivato oggi, con il valore della produzione ancora da incassare, hai idea di quanto fatturato devi generare entro fine anno,
per centrare i tuoi obiettivi di profitto, sempre che la redditività dello Studio resti nei parametri corretti.

Se hai pianificato delle spese entro la fine dell’anno che cambiano la redditività, prendile in considerazione.
Bene, metti tutto insieme.

Adesso sai indicativamente quanto fatturato devi fare entro la fine dell’anno.
Ma è un numero troppo astratto per essere utile per una strategia di questi 100 giorni.

Dal fatturato ai Pazienti

Adesso ti serve dimensionare questo numero rispetto a quanti Pazienti potenzialmente ti servono per concretizzarlo.
Avremmo bisogno di un sistema sofisticato, distinguendo Pazienti vecchi e nuovi per fare conti precisi.
Ma siamo in un articolo e dobbiamo semplificare un po’ la faccenda.

Come tagliare le attività che ti rubano tempo

Calcolare i Piani di Cura necessari

Prendi il Valore Medio dei Preventivi dei Piani di Cura che sono stati accettati dall’inizio dell’anno.
Togli dal conteggio le cose piccole, come le sedute di igiene.
Dividi l’obiettivo di fatturato per questo numero e il risultato ti dice quanti Piani di Cura dovrai farti accettare da adesso alla fine dell’anno.

Dovremmo inserire un coefficiente di smorzamento in base alle tempistiche di pagamento che mediamente hai ma, come ti ho detto, in un articolo dobbiamo tenere le cose semplici.

Adesso sai quanti piani di cura probabilmente servono,
dobbiamo capire quante Prime Visite li generano perché è da li che parte tutto.

Quindi, quanti preventivi presenti e quanti vengono accettati?
Fai una media dell’anno fino a questo punto.
Ragiona in termini percentuali e capisci la tua percentuale di accettazione media dei Piani di Cura.
Questo numero ti fa calcolare quante prime visite ti servono.

Esempio pratico

Se hai bisogno di 100 Piani di cura accettati e la tua percentuale di accettazione è del 50%, ti serve fare 200 prime visite.
Se hai bisogno di 100 Piani di Cura accettati e la tua percentuale di accettazione è dell’80% ti serve fare 125 prime visite.
Fai il calcolo.

La capacità produttiva dello Studio

Ultima analisi: hai abbastanza spazio in poltrona e ore uomo per erogare tutta la produzione collegata a questo fatturato?

Per capire quante ore in poltrona ti servono puoi anche qui fare un calcolo semplificato: dividere il fatturato che devi generare entro fine anno per il fatturato medio orario per poltrona dello Studio.
Se ti rendi conto che la produttività dello Studio è sufficiente, tutto ok.
Se ti rendi conto che non lo è, nel piano dei 100 giorni, dovrai fare qualcosa per risolvere.
Dovremmo ragionare anche in questo caso in modo più sofisticato.

Prendendo in considerazione i tempi medi di esecuzione delle terapie e i tempi medi di incasso per pianificare temporalmente tutto, ma dobbiamo fare con quello che questa modalità di comunicazione ci permette.

Comunque sia siamo sufficientemente precisi.
Adesso hai una dimensione quantitativa di quello che devi far accadere per raggiungere l’obiettivo di profitto.
Per costruire la strategia dei 100 giorni voglio farti avere un po’ di chiarezza in più.

Individuare il blocco principale

Sai cosa devi fare ma, per riuscirci, devi individuare, per poterlo eliminare, il limite principale attuale del tuo Motore del Profitto.

I 3 blocchi tipici

Dalla mia esperienza, i tre blocchi principali sono sempre questi:

1. Il Blocco del Flusso

Non hai abbastanza Pazienti nuovi che entrano nel tuo Studio.

2. Il Blocco della Conversione

Hai Pazienti che entrano, ma una percentuale di accettazione non adeguata non li trasforma in produzione accettata.

3. Il Blocco della Produzione

Hai produzione accettata, ma non riesci a eseguirla in tempi ragionevoli.

La tecnica dei 5 Perché concatenati

Guarda ancora i tuoi numeri e individua il tuo blocco principale utilizzando la tecnica dei 5 Perché concatenati di cui ho già parlato in questo Podcast: “Due strategie per Risolvere i problemi e trovare Soluzioni innovative “

Ad esempio:

“Il MOL è più basso del previsto”
Perché? “Perché i ricavi sono calati”
Perché? “Perché sto eseguendo meno produzione”
Perché? “Perché ho meno produzione accettata”
Perché? “Perché presento meno Piani di Cura”
Perché? “Perché faccio meno prime visite”

Ecco. Ora hai individuato il vero problema: un blocco del flusso.
Non è che “guadagni poco”. Quella è la conseguenza.
Il vero problema è che “fai poche prime visite”.
Lì va introdotta la soluzione.

Il piano dei 100 giorni

Bene, ora che sai dove sei e sai qual è il tuo blocco principale, è ora di creare il piano d’azione.
Ma attenzione: non stiamo parlando di una lista di buoni propositi.
Stiamo parlando di un piano di battaglia.
Con obiettivi specifici, azioni concrete, scadenze precise e responsabilità chiare.

La regola dei 3 focus

La prima regola per il Piano dei 100 giorni è: solo 3 focus principali.
Solo 3 cose sulle quali ti concentri.
Non 5, non 7, non 10.
Tre.
Perché hai solo 100 giorni. Non avresti tempo ed energie per voler far tutto.
Prendi il tuo blocco principale e definisci i 3 obiettivi strategici che possono sbloccarlo.

Ad esempio, se il tuo blocco è nel “Flusso di Pazienti” (pochi Pazienti nuovi), le tue 3 priorità potrebbero essere:
1. Riattivare 200 Pazienti dormienti dall’anagrafica
2. Implementare un sistema di referral per i Pazienti attuali
3. Ottimizzare la presenza online per intercettare nuovi Pazienti

Attenzione: se i conteggi che hai fatto prima hanno fatto emergere anche un problema di produttività dello Studio, uno di questi focus deve assolutamente essere rivolto lì (l’inserimento dell’ASO o del Collaboratore che ti serve, un ampliamento dell’orario, o qualsiasi sia la tua soluzione).

Come concretizzare gli obiettivi strategici

Bene. Adesso definisci tutte le azioni e i micro-obiettivi che ti serve finalizzare per concretizzare i 3 obiettivi strategici.
Ti consiglio di utilizzare un evergreen del Sistema Operativo Profit Monday: la matrice 3×3.
Ne ho parlato nel dettaglio in questo episodio del Podcast: “La metodologia in 3 step per definire gli obiettivi del nuovo anno nello Studio Dentistico – parte 1.”

Quando definisci le azioni mi raccomando: dai priorità alla specificità.

Non “migliorare la situazione”.
Ma “ottenere 40 nuovi primi appuntamenti entro dicembre”.
Non “fare marketing”.
Ma “inviare 3 mail di riattivazione a settimana agli ultimi 500 Pazienti che non vediamo da più di 18 mesi”.
Metti sempre scadenze precise. Non “entro fine anno”.
Ma “entro il 15 novembre”.
E definisci sempre chi se ne deve occupare.
Non “il Team”.
Ma “Maria della segreteria si occupa delle chiamate, io mi occupo delle mail”.

Se sei disciplinato, il tuo miglior alleato degli ultimi 100 giorni sarà l’effetto Compound.
Se fai una cosa piccola ogni giorno per 100 giorni… il risultato complessivo è enorme.
Non devi fare sforzi enormi.
Devi fare piccole cose con costanza.
Una chiamata al giorno per 100 giorni = 100 Pazienti contattati.
Un piano di cura presentato in più alla settimana = 14 opportunità in più.
Un referral generato ogni 3 giorni = 30 nuovi Pazienti potenziali.

Capisci il potere?
Non servono rivoluzioni. Servono piccole evoluzioni quotidiane.
Ma c’è un acceleratore segreto che può moltiplicare per 3 i tuoi risultati.

Il coinvolgimento del Team

Se tutto dipende da te, sei fregato.
Ma se riesci a coinvolgere il Team nel piano, diventi inarrestabile.

Ecco come fare:

Condividi la Situazione
Spiega al Team dove siete e dove volete arrivare.
Coinvolgi nella Soluzione
Chiedi loro cosa potrebbero fare per contribuire agli obiettivi.
Crea Responsabilità Condivise
Ogni persona ha un ruolo specifico nel piano.
Monitora e Celebra
Check settimanali sui progressi e festeggiamenti per ogni traguardo raggiunto.

Quando il Team sente di essere parte della soluzione, non solo dell’esecuzione… succede la magia.
A questo punto non ti resta che eseguire il piano.

Come gestire l'imprevisti

E tu potresti pensare: “Andre, tutto bello, ma poi arriva l’imprevisto…”
Certo. Arriverà.
Il Collaboratore che si ammala. Il Paziente che fa casino. L’attrezzatura che si rompe.
Ma ecco il punto: gli imprevisti accadono, e tu semplicemente continui con il piano.
Gli imprevisti al massimo possono solo rallentarlo.

Se questa settimana non riesci a fare le 10 chiamate, ne fai 5.
Se questo mese non riesci a presentare 20 Piani di Cura, ne presenti 15.
L’importante è continuare senza fermarti mai.
Perché la differenza tra chi ottiene risultati e chi no, non è che uno non ha imprevisti.
È che uno, nonostante gli imprevisti, continua ad andare avanti.

Conclusione

Fai un patto con te stesso.
“Per i prossimi 100 giorni, farò tutto quello che è in mio potere per trasformare il mio Studio nella versione migliore di se stesso.”
“Non sarò perfetto. Ma sarò costante.”
“Non avrò sempre voglia. Ma lo farò lo stesso.”
“Non otterrò risultati immediati. Ma continuerò a investire nel futuro.”
Questo è il patto.

E se lo rispetti, questi 100 giorni potrebbero cambiare il tuo bilancio di fine anno.
Sia quello economico che quello emozionale.
Fra 100 giorni devi farmi sapere come è andata.

Ciao, ti aspetto nel prossimo articolo.

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