Problem Solving: come trovare soluzioni innovative nello Studio Dentistico

Oppure continua a leggere.

***

La capacità di essere creativi

Il libro che mi ha dato l’idea della puntata, tratta un argomento che è alla base del problem solving, cioè la capacità di essere creativi.
Il libro si chiama “A Technique for Producing Ideas”, ed è di James Webb Young. È un classico nel campo della creatività e della pubblicità, perché di fatto è nato da un Pubblicitario.

È stato pubblicato per la prima volta negli anni ‘40.
E nel libro Young presenta un metodo sistematico per generare idee innovative.

Il suo metodo, si basa sul concetto che l’innovazione deriva sempre da una nuova combinazione di vecchi elementi.

E secondo Young, una persona per essere molto creativa, deve conoscere tante cose diverse in modo tale da generare delle interconnessioni tra queste cose che già esistono, per creare qualcosa di nuovo e sorprendente.

Il libro è brevissimo, è veramente un fascicolo di qualche millimetro di spessore ma è potentissimo.

Tra l’altro, viene spesso raccomandato proprio per la chiarezza che ha e per l’approccio pratico, strutturato in cinque step.

È considerato un testo sacro, per Chiunque sia interessato a migliorare le proprie capacità creative. Ovviamente è molto adatto alla creatività in ambito pubblicitario ma in realtà è applicabile in qualsiasi altro ambito professionale e personale.
Ecco perché te ne parlo in questo contesto, perché per me è molto utile per la produzione di soluzioni di alto livello. Nel senso di generare soluzioni, ogni volta che vuoi apportare cambiamenti di paradigma a ciò che fai o al modo in cui lo fai.

Il metodo è molto semplice, si compone di cinque passaggi che fanno parte di tre momenti specifici.
Vi sono infatti: un momento iniziale, una parte centrale di decantazione e una parte finale di azione.
Questi sono i tre momenti di questo metodo.

I cinque passaggi fondamentali per il problem solving

Nella strategia del metodo di Young, tutto parte dallo step numero uno, che è quello della…

Raccolta del materiale

La Persona o il Gruppo di Persone che è chiamato a risolvere la problematica, deve avere informazioni a supporto.

Lui divide le informazioni in due ambiti macroscopici.
Il materiale specifico e di fatto questo passaggio implica raccogliere quelle informazioni che sono direttamente collegate al problema o al campo di interesse che si deve gestire (dati, informazioni, casi, analisi, trend, feedback dei Clienti/Pazienti, insomma tutto ciò che ha a che fare con la specifica situazione che deve essere gestita).

Il materiale generale in quanto più ci sono informazioni trasversali, più il cervello di questa Persona/di queste Persone, è in grado di poter fare delle interconnessioni e trovare delle soluzioni nuove.
Young consiglia proprio di raccogliere materiale generale e ad ampio spettro sull’argomento, in modo da avere quanto più possibile una base di conoscenze ampia e variegata su cui ispirarsi e avere nuove prospettive.

Dopo la fase di raccolta del materiale, entriamo nella seconda fase, che è quella della…

Lavorazione del materiale

In questa fase digeriamo un po’ queste informazioni e facciamo l’attività di brainstorming all’interno, in cui si cercano soluzioni ai quesiti, anche insolite.
Questo processo, può essere consapevole ma può anche avvenire in modo molto più creativo.
Ora non voglio aprire un tema sulle mille tecniche del brainstorming ma in effetti, nel lavoro mentale c’è il confronto e c’è l’analisi degli scenari, delle possibili interconnessioni e delle possibili soluzioni.

In seguito a questa, per Young, c’è la fase numero tre che è quella che cambia un po’ la dinamica ed è quella che Lui chiama:

La fase di incubazione

Di fatto il concetto è che viene interrotta la generazione della soluzione con la fase di elaborazione mentale  e di analisi, perché non è quello il momento in cui deve uscire l’idea della soluzione.

Lì bisogna semplicemente preparare il terreno e “gettare dei semi” dentro il nostro cervello. Semi che vanno lasciati lì ad attecchire.

Infatti Young, dice che una volta fatto il lavoro mentale, bisogna fare una pausa consapevole dal pensare attivamente al problema e la soluzione.
Perché in questa fase, la creatività è più un processo inconscio nel senso che è proprio l’inconscio che deve lavorare sul problema mentre si svolgono altre attività non collegate, mentre si fa tutto il resto.

Cioè bisogna lasciare lì quel “lavoro di semina” svolto con il lavoro mentale, lascialo incubare per germogliare da solo.
È un passaggio cruciale perché permette al cervello di lavorare sulla questione al di sotto della soglia della coscienza.

Questa è la fase in cui il cervello digerisce ed elabora, producendo in sottofondo le soluzioni per Te all’interno di ciò che è nel suo processo la fase 4 che è…

Il momento dell’illuminazione, del satori o il “momento eureka”

È il momento di quell’ispirazione improvvisa, quando ti nasce quell’idea apparentemente “dal nulla”.
E questa cosa, tra l’altro, spesso accade nei momenti di relax o quando sei impegnato in attività ben più comuni (come fare la doccia, guidare, fare una passeggiata, …).

Per me, personalmente, è incredibile perché mi accade quasi sistematicamente sempre in due momenti.
A me accade spessissimo quando sono sotto la doccia, quindi mi sono ritrovato moltissimo da subito in quello che ha detto Young.
E il secondo momento in cui mi capita, è mentre monto a cavallo.
Non so se hai mai sentito parlare dell’effetto “rebounding” in merito alle strategie di sviluppo della creatività, in base al quale il rimbalzare e il saltare su un tappeto elastico, proprio per l’effetto delle accelerazioni e delle decelerazioni sul cervello, impatta positivamente sulla sua capacità di generare delle idee.

La fase 3 e la fase 4 di incubazione e momento eureka, sono la chiave dell’approccio di Young.
E ti confesso che la prima volta che l’ho letto mi ha lasciato un po’ perplesso perché sono una Persona che cerca di essere sempre molto produttiva ed efficiente e l’idea di alzarmi da un tavolo o da una riunione senza aver partorito una soluzione, all’inizio mi lasciava un po’ così.

È vero anche però che sono molto semplice nel mio modo di ragionare. Pertanto, se ascolto una cosa detta da una Persona che mi sembra una intelligente e che produce risultati, mi dico che “deve esserci qualcosa che non sto intuendo”.
A quel punto, il modo migliore per intuirlo, è fare ciò che quella Persona sta suggerendo di fare e nel peggiore dei casi, imparo l’arte e la metto da parte. Oppure imparo qualcosa che mi fa fare un salto in avanti come crescita personale.

E infatti è quello che ho fatto e questa capacità mi ha veramente stupito.

Non ti so dire “quando” ti arriva l’illuminazione.
Ma se Tu nutri con le informazioni all’inizio e rimani focalizzato sul problema (ciò significa che non te ne dimentichi completamente ma sai che è un retropensiero presente) ad un certo punto il tuo cervello ci lavora e “bam!” ti giunge quell’illuminazione, quel satori, quel momento “eureka”.

In merito a ciò, io uso molto l’applicazione “note” del cellulare per tenere traccia di ogni illuminazione che mi giunge e non rischiare di perderle.

E non è finita qui.

C’è un quinto punto che è quello della

Verifica e applicazione

Fissata l’idea, dopo aver avuto l’illuminazione, il passo successivo è quello di valutare l’idea alla luce della realtà, contestualizzandola nella realtà.

Ed è la fase in cui, magari, ci si ritrova insieme con la restante parte del Gruppo, oppure in modo autonomo, per analizzare in modo critico l’idea al fine di valutarne fattibilità, praticità ed efficacia.

Questa fase può anche richiedere un po’ di test e sperimentazione. Fatto sta, che si tratta di una fase di verifica, in cui la capisci, valuti i feedback, ti confronti, affini e poi lanci la tua idea.

Ti incoraggio davvero ad applicare questo approccio, questo metodo. Perché anche se è molto particolare il tema dell’inconscio e dell’informazione che rimane lì, è un po’ come se il pensiero fermentasse, lievita, cresce, si sviluppa.
È difficile capirlo razionalmente. Ma è un po’ come la nostra mente che di notte rielabora le ultime informazioni con cui entriamo in contatto e su queste poi genera il sogno e costruisce cose.

Io ho capito che Young ha ragione, perché un approccio di questo tipo, è potentissimo nello stimolare il cervello e ti dico che succede sempre.

“Andrea ma sempre, sempre, sempre?”

Sì: sempre.
Non so dirti quando ma ad un certo punto arriva l’idea.

L’importanza della curiosità e della contaminazione di informazioni

Permettimi di fare un ulteriore piccolo inciso.
Ti stimolo e ti sollecito ad essere curioso, guardarti intorno e leggere libri o ascoltare podcast relativi ad argomenti distanti dalle “classiche cose”.

E ciò perché più ti contamini il cervello con informazioni che ruotano attorno a ciò che ti interessa, più puoi creare queste connessioni.
Anche io sono un grande sostenitore del fatto che, oggi, essere creativi – al di là “dei geniali” – consiste principalmente nel prendere “cose normali”, combinarle in modo insolito e creare qualcosa di completamente nuovo.

Detto questo, la tecnica di Young prevede, come ti dicevo all’inizio, soluzioni ampie.
Mi piace molto utilizzarlo per individuare soluzioni che siano un po’ cambi di paradigma, magari necessari tutte quelle volte in cui vuoi o devi fare dei cambi di passo o magari stai cercando delle soluzioni a di problemi che stanno limitando la crescita della tua Attività.

Il Problem Solving

La seconda Strategia di voglio parlarti per diventare come Mr. Wolf che risolve i problemi, è un approccio che puoi adottare quando devi trovare velocemente una soluzione ad un problema che magari si manifesta. E che deve essere gestito rapidamente.

Il punto da cui partire è che molte Persone, sono altamente inefficaci nel risolvere i problemi perché si concentrano sulla cosa sbagliata. Non scavano abbastanza in profondità e le soluzioni che partoriscono e che magari poi mettono in pratica, dopo aver speso tempo e denaro, non risolvono nulla perché in realtà non sono soluzioni.
E questo accade perché il vero problema non è stato individuato.

In questa trappola ci cade spesso il Titolare dello Studio Dentistico, quando un Membro del Team gli sottopone quello che questa Persona del Team ritiene essere il problema che deve essere affrontato.

Individuare il vero problema da risolvere

Nella realtà è quasi sempre e solo, il sintomo del problema, quello che arriva.
Quello che arriva è quasi sempre il modo in cui si manifesta il problema ma non è il vero problema.
Ma Tu – da Medico – sai che se vuoi veramente curare una Persona, bisogna farla guarire dalla malattia e non semplicemente rimuovere il sintomo.

Perché altrimenti la malattia si ripropone a distanza di tempo.
Magari anche più aggressiva perché ha avuto modo di prendere forza nel tempo, perché è rimasta lì ad attecchire.

Ecco, con i problemi accade la stessa identica cosa.
Prima di tutto, bisogna capire la vera causa di un problema e focalizzarsi sulla sua radice più profonda. Altrimenti le soluzioni sono solo inutili o parziali e il problema continua a fare danni.

È un po’ come un’erbaccia.
Se vuoi estirpare definitivamente un’erbaccia, non puoi limitarti a strappare le foglie superficiali che affiorano e che vedi.
È necessario andare alle radici di quell’erbaccia, per poterla rimuovere completamente.

Per risolvere questa problematica che causa danni a tantissimi Titolari di Studio – tra l’altro in modo del tutto inconsapevole in quanto non capiscono perché le soluzioni che pensano non siano funzionali, e il motivo è semplicemente perché non si stanno concentrando sul problema corretto – la tecnica che viene in aiuto è…

La Tecnica dei 5 “Perché?”

È un metodo semplicissimo ma ultra potente per esplorare ed individuare le radici di un problema

Questa tecnica fu sviluppata da Sakichi Toyoda, il fondatore della Toyota, e, tra l’altro, poi entrò a far parte del sistema produttivo Toyota, poi tutta quella filosofia che influenzò quello che poi divenne l’approccio “lean” per non chiamarlo Toyota.

La tecnica si basa sul chiedere ripetutamente – generalmente cinque volte ma non obbligatoriamente – “Perché? Perché? Perché? Perché? Perché?”.

Facendolo, puoi comprendere, svelare e portare alla luce, tutta la catena di causa ed effetto che è alla base di un particolare problema.

Di fatto, l’approccio è molto semplice.
Si inizia cercando di dare il più possibile una definizione chiara del problema osservato.
Chiaramente, quanto più il problema è specifico, concreto e misurato, meglio è.

A quel punto si comincia con la catena di domande “Perché?”.

Quindi, la prima cosa che ti chiedi è: perché il problema si verifica?
E la risposta a questa domanda, ti porta a una nuova causa.

A questo punto ti chiedi il perché di quella nuova causa. E continui a fare questa cosa per 5 volte, per ogni risposta che ti esce da quel “perché”.

Attraverso questo processo iterativo, arrivi a scoprire sempre, entro le cinque domande, la vera causa profonda di un problema. Vale a dire le vere ragioni che spesso sono meno evidenti, rispetto ai sintomi superficiali ma che sono quelle realmente importanti. E che poi, una volta identificate, vanno verificate e su queste va costruita l’azione correttiva.

Così facendo, si va veramente a risolvere la questione.

Vediamo due esempi: uno generale e poi un consiglio di attuazione all’interno del Team.
Immagina che un gruppo di lavoro di un Team aziendale, sta riscontrando un calo significativo nella sua produttività.
Ok, qual è il problema?
Il Team sta completando meno compiti del solito: l’output è più basso.

Ok. Qualcuno dice: “Dobbiamo aumentare la produttività delle Persone”.

Aspetta, aspetta, aspetta!

La domanda da cui partire è:

“Perché queste Persone stanno completando meno compiti del solito?”

Ipotizziamo che la risposta sia:

“Beh, se guardiamo il tempo, in effetti passano molto tempo nelle riunioni.”

A quel punto la domanda successiva è:

“Ok, perché passano molto tempo nelle riunioni?”

Qualcuno potrebbe rispondere:

“Eh, perché ci sono molte riunioni di aggiornamento sullo stato avanzamento dei progetti.”

Domanda: “E perché ci sono  molte riunioni di aggiornamento dei progetti?”

Risposta: “Perché i progetti richiedono frequenti aggiustamenti…”

Domanda successiva: “E perché i progetti richiedono così tanti aggiustamenti in corso d’opera?”

Risposta: “Beh, perché la pianificazione dei progetti non è mai accurata”

Domanda: “E perché la pianificazione dei progetti non è mai accurata?”

Risposta: “Ehmmm…Perché non c’è una sufficiente comunicazione tra il Team che vende il progetto e chi esegue quel progetto…”

Ah, ok. Allora la causa, la radice del problema è l’insufficiente comunicazione tra i Team.

E allora non è necessario implementare software aggiuntivi o aumentare i Membri del team.

No, l’azione correttiva è semplicemente migliorare i canali di comunicazione tra i Team.

Comprendi quindi la differenza e la potenza di questo approccio?
Tantissime volte ciò che accade è che non si scava sufficientemente il problema, si entra in modalità reattiva e si opta per azioni come “multe e premi” per incentivare le Persone a fare di più.

La verità invece, è che tutte le soluzioni che non vanno ad indirizzare il vero problema (come il nuovo software, la nuova linea di produzione, ecc) sono costi energetici, emotivi e finanziari, che però non portano alcun beneficio.

Alla luce di ciò, la prossima volta che un Membro del tuo Team verrà da Te dicendoti:

“Dottore, c’è questo problema… dobbiamo risolvere questa cosa… sta succedendo questa cosa…”

La tua risposta dovrà essere:

“Ok, perché sta succedendo? Spiegami…”

La Persona ti darà una causa.

 “Ok, perché sta succedendo questa causa?”

La Persona ti darà una nuova motivazione e Tu continuerai:

“Ok e perché questa nuova motivazione si sta verificando?”

Ed è così facendo, che all’interno della quinta domanda, arrivi al nocciolo della questione e hai la chiarezza su cosa devi lavorare e magari usi la tecnica di Young per partorire una soluzione se stiamo parlando di qualcosa di macroscopico.

In conclusione

Tecnica di Young e Tecnica dei 5 perché di Sakichi Toyoda.

Fanne buon uso, da parte mia, ti faccio un grande in bocca al lupo per diventare velocemente il Mr. Wolf che risolve tutte le problematiche della tua Organizzazione.

Ti aspetto al prossimo episodio. Ciao!

Se questo articolo ti è stato utile e hai trovato interessante la puntata: condividilo e “segui” il Podcast in modalità audio sulle piattaforme.
Potrai così ricevere le notifiche delle prossime pubblicazioni.

> Apple Podcast
>> Spotify
>> Amazon Music
>> Google Podcast

Scopri il Sistema Operativo Profit Monday

Clicca su questo link e ti forniremo tutte le informazioni per scoprire come raggiungere i risultati che stai cercando grazie al “Sistema Operativo del Profit Monday”.