La definizione degli obiettivi e la condivisione con il Team per far crescere lo Studio Dentistico

Ciao e Bentornato o Bentornata su “Grassi Risultati in Odontoiatria”, all’interno della seconda parte del lavoro che abbiamo definito “Iniziare con il piede giusto”.

Infatti, nella scorsa puntata (e nell’articolo precedente a cui puoi accedere direttamente da qui) abbiamo iniziato a condividere un piccolo protocollo 7 passi per iniziare il 2023 con il piede giusto e rendere più semplice il raggiungimento dei tuoi obiettivi di quest’anno fiscale.

Quindi, se non hai approfondito la prima parte, ti consiglio di farlo adesso perché nell’articolo 7 step per iniziare al meglio il nuovo anno nello Studio Dentistico (parte 1) trovi i primi 3 punti di questo protocollo.

Quale formato scegli?

A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole.

A Te la scelta!

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Ricapitoliamo i primi 3 punti del protocollo

Abbiamo visto che i primi 3 passi da compiere sono:

1. La definizione di macro-obiettivi giusti, utili a concretizzare il tuo grande piano, definiti in termini quantitativi ma anche in termini qualitativi.
2. L’analisi di fattibilità per capire quanto questi obiettivi sono fattibili. Cioè che non siano né troppo bassi, né troppo alti ma ben calibrati per farti fare un piccolo sforzo per uscire dalla tua zona di comfort.
3. La definizione delle risorse necessarie per poterci arrivare in termini di quei parametri (KPI di cui ti ho accennato nella precedente puntata). Risorse da intendersi come numero di ASO, di Persone in segreteria e di Collaboratori, quante ore in più ti servono, quante ore/poltrona in più devi saturare, gli orari nei quali devi aprire lo Studio e il numero di Pazienti (in più che devi generare o “vecchi” che devi riattivare).
   Queste sono le risorse che ti servono.

Nota: Io capisco che per Chi non è abituato a lavorare con noi, con il Sistema Operativo del Profit Monday, pensare di fare aumenti di qualche punto percentuale, sia già motivo per essere contento.

Ti dico invece, che avere aumenti ogni anno a due cifre (quindi di più del 10%, del 20% o del 30%) è assolutamente fattibile.

Perché questo è quello che ci raccontano i Clienti.

E questi sono gli aumenti di fatturato (ed i connessi aumenti di profitto) che ci condividono i Clienti.

Ti dò questo dato, per farti capire che è possibile spingerti più in là di determinati limiti che magari ti stai autoimponendo.
E il tuo Studio può essere decisamente più redditizio per Te, in termini di denaro e in termini di tempo, di quanto non lo sia oggi.

A questo punto diventa fondamentale il punto numero 4 di questo nostro protocollo, che è la…

Definizione degli obiettivi primari che devi finalizzare

Che cosa sono gli obiettivi primari?

È una terminologia che utilizziamo all’interno del Sistema Operativo del Profit Monday.

Con cui si intendono quegli obiettivi principali – “primari” da qui il nome – che è fondamentale raggiungere per poter centrare il macro-obiettivo di fine anno.

Le tre categorie di obiettivi primari

Solitamente questi obiettivi primari convergono su tre categorie.

L’ambito di marketing e di accettazione dei Piani di Cura.

Perché ci sono certamente di parametri che devi centrare da questo punto di vista o delle attività che devi organizzare per poterti portare in casa quei pazienti in più.

L’abbiamo detto un sacco di volte, uno dei grandi limiti del passaparola, nonostante sia la forma di marketing più efficace, è una forma di marketing che non è in tuo controllo.

Quindi non puoi schiacciare un pulsante per vedere aumentare il numero di Pazienti che ti arrivano. E non puoi sperare nella divina provvidenza.

Certamente avrai da darti degli obiettivi nell’ambito marketing e nell’accettazione dei Piani di Cura per fare delle cose, delle azioni che ti servono per poter sostenere quei parametri.

Un altro macro-ambito di obiettivi primari che devi certamente fissarti, è tutto l’ambito delle risorse umane.

Perché quasi certamente hai bisogno di inserire persone in più all’interno del tuo Team per gestire una maggior produzione.

A meno che Tu oggi non abbia una saturazione tanto bassa e in alcuni momenti abbia parte delle persone dello staff che “guardano l’amalgama che si asciuga”, perché non hanno niente da fare.

Dato che, probabilmente, la tua struttura dal punto di vista delle Risorse Umane è calibrata correttamente e stai puntando a produrre di più, devi anche definire un altro aspetto.

“Ok, le ore delle ASO me le dà questa mia ASO…Perfetto. Ma ne devo assumere un’altra”.

Assumere un’altra ASO diventa quindi un obiettivo fondamentale per poter portarti a casa il risultato.

E il terzo ambito nel quale probabilmente devi fissarti degli obiettivi riguarda proprio il mondo dell’organizzazione.

L’apertura, il cambiamento dell’orario, l’inserimento di una poltrona in più, l’attivazione di determinate procedure operative per essere più efficiente e così via…

Di fatto però, quelle risorse necessarie che hai definito con il punto 3 ti servono per capire quali obiettivi primari ti devi dare, quindi obiettivi un po’ più piccoli di quello macroscopico. Che però sono quelli fondamentali per poter arrivare al tuo risultato di fine anno.

A questo punto, devi definire anche entro quando questi obiettivi devi realizzarli.

E ciò perché, nel momento in cui, Tu vuoi generare un aumento di fatturato, non devi ragionare semplicemente spalmando sui 4 trimestri l’aumento di fatturato che vuoi.

Per fare un aumento di fatturato, devi avere un aumento di traffico di Pazienti e di Pazienti curati.

Devi attuare delle strategie per poterlo fare.

C’è un’inerzia da quando Tu attui queste strategie a quando queste cose si concretizzano. Passa quindi un po’ di tempo e c’è bisogno che u dia tempo a queste cose per funzionare.

Da ciò ne deriva che quindi, magari, il primo trimestre non è un trimestre nel quale vuoi nemmeno perseguire un aumento di fatturato e rimani sulla media dei trimestri del 2022 o comunque una media, come quello, un livello di performance come l’ultimo trimestre del 2022.

L’inserimento della ASO o del Collaboratore, dovrai farlo quando questo aumento di produzione si deve concretizzare.

Però, vedi, quando si tratta di selezionare una Persona (un Collaboratore, un’ASO o un’Igienista) è fondamentale che Tu ragioni il timing nel quale questa cosa si deve concretizzare per capire quando devi iniziare a farla.

Perché, altrimenti, inizi a fare la ricerca quando hai quei Pazienti da servire.
E di conseguenza, questo mette Te in difficoltà e ti riproietta all’interno dell’hard work.

Ti ricordo che stiamo facendo questa tipologia di ragionamento per metterti nelle condizioni, di aumentare i tuoi risultati, non tanto lavorando più duro con una strategia di hard work. Ma con una strategia di smart work, di lavoro intelligente, fino ad arrivare a generare un po’ di no work. E ciò perché ti produci anche più tempo libero, mentre comunque il tuo Studio va avanti e raggiunge i risultati che ti sei prefissato.

È cruciale quindi arrivare al punto numero 5 del nostro discorso, in cui vai a…

Definire le date degli obiettivi primari

Per ciascuno di questi obiettivi, ti chiedo di fissarti due date:

– la scadenza;

– quando devi occupartene.

Vedi, se non pianifichi quando “il tutto deve iniziare”, di fatto, non ti serve a niente avere quell’obiettivo.

“
Ricordati che non è tanto l’obiettivo in sé a definire il tuo successo ma è poi l’agire in funzione di quell’obiettivo.
”

Avere una scadenza, ti serve per settare il giusto livello di urgenza.

Non serve a niente darti degli obiettivi – e dare degli obiettivi al tuo Team – senza una scadenza ben precisa.

Serve allinearsi rispetto alla scadenza e poi al piano d’azione per perseguirla.

Quindi il tuo focus e la tua attenzione, deve essere sulla scadenza e sul piano d’azione (cioè sulle cose da fare).

E qui ci colleghiamo al punto numero 6 che è proprio:

La definizione del tuo piano d’azione

Una volta che:

• hai definito dove vuoi andare;
• perché ci vuoi andare con il tuo piano macroscopico;
• hai verificato la fattibilità;
• hai ragionato le risorse necessarie;
• ti sei definito la lista di obiettivi primari e le loro scadenze;

diventa fondamentale che tu definisca un piano d’azione.

Voglio darti un consiglio operativo molto semplice ma molto potente.

Peraltro, è uno degli elementi dell’operatività del Sistema del Profit Monday.
E cioè di non ragionare con l’intento di correre una maratona per arrivare al risultato di fine anno, ma agire nell’ottica di 4 sprint, focalizzandosi su piani di 90 giorni.

Agire in funzione di “sprint” di 90 giorni

Per realizzare il tuo piano d’azione, quindi, non stare tanto a concentrarti su tutto quello che devi fare nell’anno.

Una volta che hai definito i tuoi obiettivi e le loro scadenze frammenta questi obiettivi ragionando per trimestri e definisci la soglia di quell’obiettivo specifico che vuoi raggiungere quel trimestre. Oppure in quale trimestre vuoi occuparti di quell’obiettivo in particolare.

Se ad esempio, la questione è relativa al numero di pazienti in più da generare, definisciti non tanto l’obiettivo di fine anno, ma l’obiettivo che hai per il trimestre.

E definisci tutte le cose da fare, chiarendo Chi ha la responsabilità di occuparsene.

Queste azioni altro non sono, che dei micro-obiettivi con un parametro da raggiungere, un responsabile e una scadenza.

Così facendo, il tuo lavoro, altro non è che una serie di 4 sprint durante l’anno.

E non tanto la maratona di cui ti parlavo.

È molto più efficiente, riduci lo stress e aumenti le performance del Team.

Sia ben chiaro: non è una mia invenzione o del Sistema Operativo Profit Monday.

È una strategia comprovata di gestione delle performance e di gestione dei risultati.

Quindi, applicala così com’è.

Arriviamo così al punto numero 7 e cioè: adesso che il tuo piano d’azione è definito, estremamente importante che tu faccia…

 L’attività di allineamento con il tuo Team

È necessario e imprescindibile che a questo punto, Tu condivida il piano d’azione con tutte le Persone del tuo Team.

Non deve essere semplicemente qualcosa che è nella tua mente. Tantomeno costringere le altre persone a indovinare nel cercare di capire che cosa farete quest’anno o perché gli stai chiedendo di fare certe cose.

É importante quindi che Tu faccia questa riunione con tutto il tuo team sia di Dipendenti che di Collaboratori.

Fai infatti ben attenzione: molti commettono l’errore di considerare i Collaboratori esterni come degli outsiders.

Ecco, questo è un momento nel quale la condivisione va fatta assolutamente anche con i tuoi Collaboratori.

Perché sono delle risorse fondamentali, sono parte del Team, sono dei giocatori che sono in campo con Te a giocare la partita. E il campionato di questo anno lo vincete insieme.

Non entro nel merito della modalità: fallo dal vivo, via zoom o con qualsiasi altro strumento utile ad incrociare le agende.

Va bene anche in momenti separati ma è importante che tutte le Persone sappiano.

Cosa condividere con il Team

Cosa comunichi nella riunione di condivisione?

Vediamolo per punti elenco.

• Qual è l’obiettivo macro e perché lo perseguite.

Quindi, perché è importante che arriviate lì, come si contestualizza nel piano di evoluzione dello Studio.

Per le Persone è importante capire che c’è un progetto di medio e di lungo periodo e non stiamo soltanto correndo quest’anno e poi non si sa.

Saperlo dà motivazione e soprattutto dà senso di certezza, di sicurezza e di crescita.

Puoi condividere anche che tipo di ragionamenti hai fatto per capire che quell’obiettivo è fattibile. Farlo è utile per smontare le possibili obiezioni, qualora pensino che l’obiettivo non è realistico.

• Quali sono gli obiettivi primari che dovete raggiungere per concretizzare l’obiettivo quali-quantitativo di fine anno.

Questo ti permette di spiegare, ancora una volta, anche il loro perché.

• Qual è il piano dei prossimi 90 giorni.

Non c’è bisogno che gli parli di tutto l’anno e della pianificazione dell’intero anno. Stai sul piano d’azione del primo trimestre, così da allinearli su quello che è lo sprint.

Poi, magari con il Team di segreteria, con il tuo Dental Office Manager, con il tuo socio/la tua socia, in base a come sei organizzato, alla fine del trimestre fai un checkup.

Verifica cioè quello che è successo, monitora quanto sei allineato con ciascuno di questi obiettivi consuntivi e definisci il nuovo piano di 90 giorni.

In conclusione

I 7 punti che abbiamo visto:

• Obiettivo
• Fattibilità
• Calcolo delle risorse
• Definizione degli obiettivi primari
• Definizione delle scadenze
• Creazione del piano d’azione
• Condivisione con il Team

sono le cose che “devi” finalizzare entro la fine di gennaio.

Dico e scrivo “devi” perché mi rendo conto che l’affermazione è forte e – soprattutto – a me non piace dirti che cosa devi fare. 

A me piace che Tu capisca perché lo debba fare.

Il fatto che poi Tu finalizzi tutto questo, è la naturale conseguenza di questo discorso.

Mi auguro di essere riuscito a spiegarti bene con ogni passaggio che ti ho fatto, qual è il potere di questo lavoro.

E se, giunto a questo momento, dovessi trovarti a pensare:

“Andre, non ho tempo per fermarmi a fare questo lavoro perché sono troppo impegnato alla poltrona.”

Ecco, sappi che questo pensiero (o addirittura questa realtà che ti trovi a vivere) è uno dei più grandi sabotaggi che ti metteranno i bastoni tra le ruote nel 2023.

E ciò perché, come mi hai sentito dire un sacco di volte:

“
La tua responsabilità, in qualità di Titolare del tuo Studio, è usare correttamente parte del tuo tempo per lavorare sullo Studio e non solo nello Studio.
”

Lavorare sullo Studio vuol dire lavorare per farlo crescere. Lavorare per farlo funzionare con più semplicità. Lavorare per creare le condizioni per passare dall’hard work allo smart work e arrivare in parte (perché non puoi stare tutta la vita lontano dallo Studio), al no work.

E se non fai questo lavoro, sai cosa accade?

Che inizi a lavorare senza un piano.

È come se approcciassi un piano di rigenerazione della bocca di un Paziente completamente devastata dove c’è da rifare tutto…a caso.

Senza una logica, semplicemente con il pensiero “intanto partiamo”.

Ci sono delle cose che sono concatenate tra di loro.

E se prima di farne una, non ne hai fatto un’altra, potresti trovarti inguaiato.

Tutto questo:

1. Ti dà una grande lucidità
2. Ti fornisce una forte chiarezza
3. Ti guida, diventando il tuo “piccolo coach” che ti aiuta a rimanere in strada sui binari giusti.
   Perché ricordati che sarà normale, nel corso dell’anno, essere attirati dai canti delle sirene.

 Se hai affrontato nell’ordine corretto queste due puntate, dovresti avere già fatto il lavoro dei primi 3 punti.

Ti sprono adesso a fare il lavoro degli ultimi 4 per rendere il 2023 il tuo anno migliore di sempre.

Da parte mia ti faccio un grande in bocca al lupo per i tuoi risultati.

Come sempre, ti ricordo che se questi argomenti del Podcast ti stanno facendo lavorare sullo Studio, ti stanno facendo generare più risultati e vuoi ottenere di più:

Vieni a scoprire come il Sistema Operativo del Profit Monday può aiutarti ad accelerare la crescita del tuo Studio Dentistico.

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È così che puoi aumentare a doppia cifra il tuo fatturato quest’anno e raddoppiare il tuo tempo libero.

Ti aspetto nella prossima puntata. Ciao.

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