Gestione Studio Dentistico: più ci lavori dentro, più lo stai limitando
Fare la pizza o avere una Pizzeria?
Fabrizio adorava fare la pizza.
Ed era decisamente bravo.
Aveva una ricetta notevole per l’impasto. E aveva accesso a ingredienti superlativi.
Quando invitava a casa gli amici e faceva la pizza, tutti gli facevano i complimenti: “La pizza più buona che abbia mai mangiato”.
E dopo un po’ i commenti sono diventati sempre gli stessi: “Fabrizio, la tua pizza è fantastica. Perché non apri una Pizzeria?”
Beh. Quale consiglio migliore?
Costruire un’attività attorno a qualcosa che ami.
Ed è esattamente qui che è cominciato l’incubo di Fabrizio.
Quello che pensava fosse il suo sogno, in poco tempo, è diventato il suo incubo.
Perché ha capito presto che fare la pizza e avere una Pizzeria sono due cose completamente diverse.
Il lavoro di chi fa la pizza, il Pizzaiolo, è fare la pizza.
Il lavoro di chi ha una Pizzeria, invece, è generare profitto con la pizza.
Far venire la fila davanti alla porta. Far girare velocemente i tavoli.
Massimizzare il valore dello scontrino medio. Gestire il team. Far quadrare i conti. Gestire il commercialista, tutte le autorizzazioni, gli acquisti fatti nel modo giusto…
Ed è questa la trappola.
La trappola in cui cadono tanti Titolari di una qualsiasi impresa che si basa su una competenza del Titolare, una competenza che diventa il prodotto di quell’impresa.
Pizzaioli che aprono una Pizzeria. Avvocati che aprono il loro Studio. Idraulici. Elettricisti.
E… Dentisti.
La maggior parte dei Titolari corre dentro la propria attività odontoiatrica come un criceto sulla ruota.
Ed è proprio per questo che fa così fatica.
Fai il lavoro vero e proprio. Gestisci le Persone. Sistemi le fatture. Mandi le email. Spegni l’incendio di turno scoppiato stamattina. Ti occupi degli adempimenti.
E da qualche parte, in mezzo a tutto questo caos, dovresti anche capire come riempire l’agenda.
Così lavori tutto il giorno, tutti i giorni, e la sera vai a letto con la sensazione di essere comunque indietro.
Continui a rincorrerti.
Senza mai riprenderti.
In questo episodio ti mostro esattamente quali sono gli unici 4 lavori di cui dovresti occuparti nella gestione dello Studio Dentistico, per evitare questa trappola, e perché sono gli unici che fanno crescere il Profitto Disponibile e la tua Libertà Personale.
E ti mostro come, concentrandoti su di loro, puoi crescere più in fretta togliendoti di dosso un’enorme quantità di stress.
Quale formato scegli?
A questo punto puoi decidere se ascoltare questo argomento grazie alla puntata del podcast “Grassi Risultati in Odontoiatria”, guardare il video oppure se immergerti nella lettura delle mie parole. A Te la scelta!
Qui sotto puoi ascoltare il podcast.
Qui puoi guardare il video
Oppure continua a leggere.
***
Gestione studio dentistico: lavori nello Studio o sullo Studio?
Il motivo per cui oggi tanti Titolari lavorano più di prima ma guadagnano sempre meno è uno solo.
La maggior parte del loro tempo è usata per lavorare nello Studio.
Non per lavorare sullo Studio.
Come il Pizzaiolo che sta solo al forno a fare la pizza, e non dedica tempo a sviluppare il sistema che tiene la sua Pizzeria profittevole e longeva.
Allo stesso modo, il Titolare lavora alla poltrona. E non lavora sul sistema che serve per rendere il suo Studio profittevole e longevo.
Non perché è pigro.
Spesso non sa cosa deve fare davvero.
E spesso non sa come farlo.
In questo episodio voglio che tu abbia ben chiare le uniche 4 cose su cui ti devi davvero focalizzare, e che dovresti mettere accanto alla tua attività clinica.
Così che tu possa smettere di lavorare e vivere in un contesto di scarsità.
E possa entrare, finalmente, in un contesto di abbondanza.
Perché i Dentisti-Imprenditori che fanno crescere davvero il loro Studio — quelli che sembrano tranquilli, che sembrano avere tutto sotto controllo, che danno l’impressione di lavorare meno di te e di guadagnare molto di più — ecco, loro non fanno venti lavori.
Ne fanno solo quattro oltre la clinica.
E tra questi, a volte, la clinica ha assunto un’importanza marginale.
O molto focalizzata.
Non sei un dipendente della tua Impresa: sei il proprietario
Tutto nasce da un concetto che devi chiarirti bene in testa.
Quello che separa i Dentisti-Professionisti che zoppicano tra le difficoltà dai Dentisti-Imprenditori che crescono in modo sano, mentre gli altri restano fermi.
Non sei un dipendente della tua Impresa.
Sei il proprietario.
E queste dovrebbero essere due cose completamente separate.
Quando hai cominciato non avevi scelta, giusto?
Dovevi per forza essere alla poltrona a fare tutto.
Quanti Dentisti hanno fatto anche le sedute di igiene?
Dovevi tenere la contabilità, rispondere al telefono, inseguire i Pazienti.
Tutto contemporaneamente.
Ed è abbastanza normale. Non solo in Odontoiatria: quasi tutte le Imprese che si basano su una competenza monetizzata del Titolare nascono così.
Facevi tutto tu perché non c’era nessun altro, né alcun sistema, che potesse aiutarti.
Ma a un certo punto lo Studio è cresciuto.
E tu hai mantenuto le vecchie abitudini.
Hai continuato a fare tutto come facevi prima.
Ancora oggi ti comporti come il dipendente più anziano della tua Impresa.
Non come il suo proprietario.
E la versione più costosa di questo errore — quella che quasi nessuno nota — è che lavori sullo Studio solo quando ti avanza un minuto, sempre che ti avanzi, dopo che hai fatto tutto il resto.
Invece di farne la parte centrale del tuo lavoro di Titolare.
Ti faccio una domanda.
Se assumessi qualcuno per fare una cosa, e scoprissi che passa metà della settimana a fare altro invece di quello per cui l’hai assunto, gli parleresti, giusto?
Saresti parecchio arrabbiata. O arrabbiato.
Lo prenderesti da parte e gli diresti: “Senti, non è questo il tuo lavoro. Concentrati su quello per cui ti pago”.
E per te non dovrebbe essere diverso.
Il tuo lavoro di Titolare è costruire un’Impresa in grado di generare Profitto Disponibile in modo prevedibile.
Semplificando al massimo, è tutto qui.
E ogni volta che ti occupi di qualcosa che non ti avvicina a questo obiettivo, per definizione, non stai facendo il tuo lavoro.
Perché non hai deciso di mettere a frutto le tue competenze da Dentista facendo il Collaboratore.
Hai deciso di farlo creando il tuo Studio Dentistico.
Quindi il tuo lavoro non è fare la pizza.
Il tuo lavoro è fare in modo che tutte le Persone che desideri mangino la tua pizza. Che tornino a mangiarla. Che portino con sé i loro amici.
E che ti permettano di generare quanto più Profitto Disponibile possibile, mentre tutto questo accade.
Quindi anche se pensi “Ma io volevo solo fare la pizza”, se hai aperto una Pizzeria, te ne devi occupare nel modo giusto.
E se speri che lavorare più duramente, o più intensamente, risolva i tuoi problemi…
Smetti subito.
Renderà tutto ancora più insopportabile.
Il libretto di istruzioni per lavorare sul tuo Studio
Prima di mostrarti quali sono le uniche 4 cose su cui ti devi impegnare, fermati un secondo.
Se ti senti un po’ sopraffatta o sopraffatto da questi discorsi, sappi che ti capisco perfettamente.
Esattamente come al Pizzaiolo hanno insegnato solo a fare la pizza, anche a te hanno insegnato solo a fare il Dentista.
Ci sono molte cose che devi governare e nessuno ti ha strutturato per farlo.
Se vuoi il libretto di istruzioni per lavorare sul tuo Studio, e non solo nel tuo Studio, esiste il Profit Monday Operating System.
È il primo Sistema Operativo per lo Studio Dentistico.
È la metodologia di gestione che ti permette di mettere insieme tutto quello che stai per ascoltare, aumentare il Profitto Disponibile e arrivare a far funzionare il tuo Studio anche senza la tua presenza costante e necessaria.
È il tuo libretto di istruzioni che ti guida senza che tu ti debba inventare niente da zero.
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Bene.
Veniamo alle 4 cose di cui ti devi occupare per lavorare sullo Studio come serve.
Lavoro numero 1: costruire il tuo sistema di acquisizione e fidelizzazione dei Pazienti
È quello che nel Profit Monday Operating System chiamiamo il Motore del Profitto.
La maggior parte dei Titolari ha un’occupazione delle poltrone accidentale.
Nel senso che capita. Senza che ne abbiano minimamente il controllo.
Il problema è che se non controlli la saturazione, non controlli nemmeno il Profitto Disponibile.
Quindi devi costruire una Saturazione Intenzionale.
La Saturazione Accidentale, più o meno, funziona. Sei ancora in attività.
Ma se si parla di generare abbondante Profitto Disponibile — quello che è a tua disposizione, o a disposizione per investire sulla struttura — oppure si parla di toglierti tonnellate di stress da ogni giornata, la storia è completamente diversa.
Uno Studio con Saturazione Accidentale è uno Studio con un Titolare molto stanco.
E probabilmente parecchio arrabbiato.
Quindi il tuo primo lavoro è costruire la Saturazione Intenzionale.
Cioè il tuo primo lavoro è costruire il sistema di acquisizione e fidelizzazione dei tuoi Pazienti.
Da quello che fai per portare le Persone in Studio, a tutto quello che succede durante la prima visita fino all’accettazione etica di un nuovo Piano di Cura, e poi tutto quello che accade per farli tornare e tornare.
Devi avere un processo.
Fatto di protocolli specifici. Lineare. Che le varie Persone coinvolte possano applicare ogni giorno.
Quando lo fai, succedono due cose.
Uno: la saturazione è sotto controllo.
Due: puoi aumentare la saturazione nel momento giusto, e con il ritmo giusto, per sostenere la crescita.
Sistemare il Motore del Profitto dello Studio è una delle cose che i nostri clienti amano di più.
Nella maggior parte dei casi, prima che le cose cominciassero a funzionare nel modo giusto, pensavano che i risultati che stavano ottenendo fossero il massimo che il loro Studio potesse esprimere.
Poi fanno i salti di gioia quando vedono che in 12 mesi il Profitto Disponibile raddoppia.
Proprio perché l’acquisizione e la fidelizzazione dei Pazienti sono finalmente impostate nel modo corretto.
Lavoro numero 2: misurare e monitorare per migliorare
Il sistema che genera il Profitto Disponibile non passa solo dall’acquisizione e dalla fidelizzazione dei Pazienti.
E la tua saturazione non si trasforma automaticamente in denaro in cassa.
La produzione, cioè l’esecuzione delle terapie, deve essere gestita correttamente. I prezzi devono essere quelli giusti. Gli incassi devono essere raccolti nei tempi e nei modi corretti. Le uscite gestite come si deve.
Il sistema che genera il Profitto in uno Studio Dentistico è un sistema complesso.
E l’unico strumento che hai per governarlo è misurarlo.
Renderlo oggettivo con dei KPI, degli indicatori di performance.
Poi monitorarlo, per capire se quello che sta accadendo è quello che dovrebbe accadere.
E poi ritararlo, se così non fosse.
Ecco perché nel Profit Monday Operating System ci sono la Bussola di Crescita e la Torre di Controllo.
La prima ti indica la rotta giusta da seguire per arrivare dove vuoi, nei tempi giusti. La seconda ti permette di capire, ogni giorno, se la stai percorrendo correttamente.
Mi daresti del pazzo, vero, se ti chiedessi di guidare di notte ad alta velocità, senza tachimetro, senza indicatore della benzina, senza vedere niente davanti a te perché hai il vetro appannato?
Certo, se viaggi così sai che ti stai muovendo. La macchina va avanti.
Ma non hai idea di quanto vai veloce. Di quanta benzina ti resta. O se stai per schiantarti contro qualcosa, visto che non funzionano nemmeno i fari.
Guidi e speri che vada bene.
Ed è esattamente così che la maggior parte dei Titolari gestisce il proprio Studio Dentistico.
Si muovono. Il lavoro entra. Un po’ di fatturato arriva. Gli stipendi vengono pagati.
E se gli chiedi come vanno le cose, ti rispondono a sensazione.
Sensazioni che cambiano a seconda che sia una settimana buona o una settimana storta.
Ma non hanno idea se sbatteranno contro qualcosa facendosi male oppure no.
E la cosa peggiore è che vivono sempre in un contesto di scarsità. Non hanno mai il tempo, né il denaro, che desiderano davvero.
Quindi il lavoro numero due di un Titolare è rendere misurabile il suo sistema, monitorarlo e decidere per tempo i correttivi che servono, per avere il controllo del sistema che genera il Profitto Disponibile.
Devi crearti una Dashboard. La tua Torre di Controllo Virtuale.
Uno strumento che ti permette di capire in ogni momento cosa sta succedendo, perché sta succedendo, cosa succederà se continui a lavorare in quel modo, e le uniche cose su cui devi focalizzarti per far accadere quello che vuoi.
Ed è quello che tutti i Titolari con cui lavoriamo, anche se non lo dicono apertamente, desiderano in segreto.
Vogliono potersi sedere a inizio mese con un caffè, guardare i numeri e sapere davvero cosa sta arrivando.
Invece di tirare a indovinare. Di sperare. O di pregare che vada tutto bene.
Invece di stare svegli alle tre di notte nel fine settimana a fare i conti, chiedendosi se riusciranno a pagare tutto.
Quando invece ti siedi davanti alla tua Torre di Controllo, puoi darti una pacca sulla spalla.
Perché tutto il lavoro duro per ottenere gli incassi che servivano è già stato fatto.
Il fatturato l’hai generato nei tempi giusti.
E puoi darti un’altra pacca sulla spalla, e pensare a come userai tutti quei soldi in arrivo.
Quindi.
Lavoro numero uno: costruisci il sistema di acquisizione e fidelizzazione Pazienti.
Lavoro numero due: rendi le attività misurabili, così puoi vederlo e agire di conseguenza.
Lavoro numero 3: formare la squadra che gestisce il sistema
La tua priorità deve essere smettere di essere il collo di bottiglia principale del tuo Studio.
Perché quando sei la risorsa più importante della tua Impresa Odontoiatrica, sei anche il suo più grande limite.
E questo ci porta dritti al lavoro numero tre su cui un Titolare deve concentrarsi.
Devi circondarti delle Persone che servono. E metterle nelle condizioni di far funzionare lo Studio anche senza la tua presenza costante e necessaria.
Di prendere decisioni anche quando non ci sei.
E di far entrare il denaro anche quando sei altrove.
Il lavoro numero tre è formare la squadra che gestisce il sistema. Così smetti di essere il collo di bottiglia per il tuo fatturato, per la tua sicurezza economica futura e per il tuo patrimonio.
Pensa a quanto è assurdo legare i soldi che porti a casa ogni anno al numero di ore che hai in una giornata.
Se nel tuo Studio le cose funzionano così, devi fare i conti con una realtà fastidiosa.
Creando il tuo Studio, ti sei solo costruito un lavoro molto stressante travestito da Impresa Odontoiatrica redditizia.
Devi creare processi e procedure.
Definire le responsabilità di ogni ruolo, e i confini entro cui ognuno può decidere.
Devi collocare nel modo giusto le 4 Responsabilità di Vertice di cui abbiamo parlato più volte in questo Podcast, e distribuirle in base al livello di autonomia che vuoi che lo Studio abbia.
Tutto questo, nel Profit Monday Operating System, è la Mappa delle Responsabilità.
Quando hai un sistema, con processi e procedure collegati tra loro, puoi insegnare a qualcuno a seguirlo.
Perché sono le Persone a dare vita a questo sistema.
Solo loro.
E un sistema ben costruito può letteralmente portare fatturato mentre tu dormi, stai con i tuoi figli o ti dedichi ai tuoi hobby. Continuerà a generare Profitto Disponibile e a far crescere il tuo patrimonio.
O, più probabilmente — perché sia io che te amiamo quello che facciamo, e ci piace lavorare — il sistema porterà Profitto Disponibile mentre tu ti occupi di altre cose della tua Impresa Odontoiatrica.
E quando tutto questo succede, cambiano due cose.
Uno: riprendi il tuo tempo.
Due: il tuo Studio può finalmente crescere oltre te. Oltre il collo di bottiglia. Perché non ha più un tetto fissato da quante ore alla poltrona riesci a fare in una settimana.
E quello non è nemmeno il limite reale che dovrebbe spaventarti.
Perché poi entrano in gioco quanta energia hai. Come ti senti.
Cosa succede nella tua vita privata, in famiglia.
Tutte complicazioni che sono gli effetti collaterali dell’essere il collo di bottiglia del tuo Studio.
Ma, ripeto, una volta che hai creato il sistema e l’hai animato con le Persone giuste al posto giusto, i passi necessari per continuare a far crescere il Profitto Disponibile oltre il punto in cui sei adesso diventano molto più semplici.
Lavoro numero 4: lavorare su te stesso e sulla tua mentalità
È quello che decide, in sordina, se gli altri tre riusciranno a far crescere il tuo Profitto Disponibile.
La verità è questa.
Puoi costruire il sistema di acquisizione e fidelizzazione dei Pazienti perfetto. Puoi creare un sistema a prova di bomba per gestire lo Studio. Puoi renderlo misurabile. Puoi creare una squadra che lo gestisca.
E può comunque crollare tutto.
E il motivo per cui può crollare è sempre lo stesso.
Quel motivo sei tu.
Ed è forse la parte più utile di tutto questo episodio.
Immagina una pianta che cresce in un vaso.
Quella pianta può crescere solo quanto il vaso le permette.
Perché quando le radici hanno riempito il vaso, la pianta smette di crescere.
Non importa quanto sia ricco il terriccio. Che concime usi. O quanto la annaffi.
Quando le radici toccano il bordo del vaso, la crescita si ferma.
Il tuo Studio è la pianta.
E tu, il Titolare, sei il vaso.
Le competenze, le abitudini, il modo di pensare, la mentalità, le convinzioni limitanti che hai adesso sono quello che ti ha portato a duecentomila, a mezzo milione, a un milione di fatturato. O ovunque tu sia arrivata o arrivato.
Ma non sono le stesse competenze che porteranno il fatturato, e nemmeno il Profitto Disponibile, del tuo Studio al livello successivo.
Il Titolare capace di guidare uno Studio da 5 milioni all’anno è una persona completamente diversa da quello fermo a 500.000.
Non è detto che sia più intelligente.
Non è detto che sia più fortunato.
È semplicemente una persona che fa crescere il proprio Studio in un vaso più grande.
Te lo confermo per le centinaia di Persone che ho visto trasformarsi in questi 15 anni di lavoro al fianco dei Titolari. E per come si sono trasformati i loro risultati.
Quindi il lavoro numero quattro è lavorare su te stesso. Costantemente. Con continuità. Per un lungo periodo.
Dovresti chiederti sempre: “In cosa sto frenando il mio Studio?”
E la risposta, come dico sempre durante il percorso di implementazione del Profit Monday Operating System, è diversa per ognuno.
Per alcuni Titolari il problema è che proprio non riescono a smettere di fare il lavoro operativo. Perché è quello che amano.
Per altri il problema è che evitano i numeri. Perché i numeri li obbligano a guardare in faccia la realtà. E loro la realtà non la vogliono, perché fa male. Preferiscono ingannarsi con un’illusione più piacevole.
Per altri ancora è una convinzione radicata in fondo alla mente, nel subconscio.
E finché quella convinzione limitante non se ne va, nessun sistema attecchirà. Perché lo saboteranno in silenzio, senza rendersene conto, appena verrà messo in pratica.
Quindi cerca di capire dove ti stai mettendo i bastoni tra le ruote da solo.
E sii onesta, o onesto, con te stessa o con te stesso.
Se non riesci ad arrivarci da solo, fatti aiutare da qualcuno da fuori a capire quali sono questi nodi. Poi mettiti al lavoro per migliorare le tue capacità da Dentista-Imprenditore e la tua mentalità.
Perché quando cresci tu, il vaso diventa più grande.
E il tuo Studio crescerà di conseguenza.
I 4 lavori del Titolare: tu chi scegli di essere?
Ok.
Questi sono i quattro lavori su cui tu, come Titolare, dovresti concentrarti nella gestione dello Studio Dentistico.
Uno: costruire il tuo sistema di acquisizione e fidelizzazione dei Pazienti. Il Motore del Profitto.
Due: misurare e monitorare, per migliorare. La Bussola di Crescita e la Torre di Controllo.
Tre: formare la squadra che lo gestisce. La Mappa delle Responsabilità.
Quattro: lavorare su te stesso. Perché il vaso sei tu.
E se fai bene questi quattro lavori, smetti di essere il collo di bottiglia.
Esci da quel ciclo così doloroso di vacche grasse e vacche magre, un’alternanza che non riesci a governare e in cui finisce la maggior parte dei Titolari di Studio.
Smetti di essere sempre sotto stress perché ti senti l’unico a tirare il carretto, o a correre a destra e a sinistra per spegnere incendi.
Eviti di andare a dormire la sera con quel dubbio che ti stringe lo stomaco: avrai tutto quello che serve per chiudere il mese?
E finalmente cominci a guadagnare i soldi, e ad avere la libertà, che hai sempre sognato.
Allora fai una cosa. Prima di chiudere la giornata di oggi.
Prendi un foglio e scrivi i quattro lavori, uno sotto l’altro.
Accanto a ognuno, scrivi quante ore gli hai dedicato questa settimana.
Poi valuta.
Da una parte c’è il Titolare che fa la pizza. Dall’altra c’è il Titolare che costruisce la Pizzeria profittevole e longeva.
Tu chi scegli di essere?
Buon lavoro.
Io ti aspetto nel prossimo episodio.
Ciao!
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Il tuo feedback e i tuoi suggerimenti per ulteriori puntate sono molto preziosi.
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